对机关新进秘书工作的几点建议

1对机关新进秘书工作的几点建议摘要：秘书是个社会实践性极强的职业，对于缺少实战经验的新进秘书而言，自然而然，面临着被非专业的经验“负向同化”的可能。机关秘书是领导者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办会、办事等为主要职能，是领导者的参谋和助手。一个机关办公室可能分设两三位秘书，从事不同的工作，或内勤或“专业笔杆”或接待，但机关新进的秘书则会接触到各方面的工作。由于对工作的不了解、不熟悉常会面临多方面的问题，例如怎样尽快进入角色，怎样和领导、同事相处，怎样做好电话接听工作，怎样来克服一些官场中的坏习惯等等。注意相关常见的问题以使自己不被负向同化，让自己能在这个岗位上“如鱼得水”，灵活自如地处理方方面面是每位秘书人员努力追求的目标所在。关键词：机关秘书；常见问题；负向同化；建议；正向同化Abstract:Secretaryisahighlysociety-practicalvocation.Itisnaturalandpossibleforanewsecretarywholacksofexperiencetoencounternegativeassimilation.Administrationsecretarywhoneedtoassistleadertomakedecisions,deliverinformation,holdmeetings,etc,serveasanassistant.Possibly,aofficesetstwoorthreeplacesforsecretarieswhoneedtofacedistinctkindsofworksuchaswriting,receiving,etc.Arookie,however,willcontactdifferentwork.Ashavingfewexperience,anewsecretaryneedtolearnsomedispensablethingsregardinghowtogetwellwithcolleaguesandleaders,howtodealwithacall,andhowtoavoidOfficialdom.Itisagoalforeverysecretarytostrivetopreventnegativeassimilation,andtosparenoeffortstobeaproficientsecretary,handlingthingsflexibly.Keywords:secretary;commonproblems;negativeassimilation;suggestions;positiveassimilation2第1章引言近几年，公务员的待遇、福利津贴、各种社保、工作的轻松稳定被众多的人迷恋，再加之去年由华尔街引发的全球性金融危机波及我国，进一步导致就业难，越来越多的人走上考公务员的道。通过在行政能力测试、申论的闯关中脱颖而出，在面试中的精彩表现，完美展示自己的口头表达能力、思维能力等各方面的综合素养，最终获得面试官的肯定而被录用为机关公务人员。对于很多人来说，能进机关单位意味着自己的人生有了一定的保障，只要不犯原则性的错误就不会轻易被辞退。可是机关新进的秘书，却因缺乏必要的实战经验，在工作中不可避免的存在或这或那的问题。即使对于科班出身的“准秘书”人员，在实际工作中也遇有难以调和的矛盾，遭受难以启齿的尴尬。现在的教育体制、教育培养模式和社会需求之间的脱节，不少学校的精心培养只是“单纯知识”灌输，以致用人单位在实际采用人才的过程中总有“难以上手”的难。怎样在新的岗位上找准自己的位置，让没有机关工作经验的自己迅速和所担当的角色契合是新秘书首先要考虑和琢磨的。此外，在现实工作中，由于秘书这个职业曾经历漫长的由“泛乱”化向职业化的转变，在这个过程中，不少人都存有误解，简单地认为任何人、任何专业的人都能“做秘书”。在机关单位中，不是中文秘书专业毕业的人从事着秘书工作很常见，专业知识的缺乏及其引发的“工作陋习”让机关的新进秘书面临着被负向同化的可能。尤其是受3过专业学习的人员，在面对那些常在这个工作岗位上而又非文秘专业长辈的经验教导中怎样保持自己的专业所学，怎样在工作中保持专业才识的兑现，让他人被自己正向同化，使自己的本职工作更加专业化是一个很现实、很棘手的问题。本文针对上述问题，切实结合文秘专业学生的所学分三个篇章来初探新进秘书工作常见问题并给予相应的建议：第一章引言；第二章阐述机关秘书的含义、特征及发展概况；第三章阐述新进秘书工作的开展，从秘书部门含义、应当明确意识到的六点及在工作中常出现的问题及建议三方面来阐述。第2章机关秘书2.1机关秘书的含义现代秘书作为一种社会职业，在不同的国家和社会制度下，因为职责范围不同，服务对象多样，工作存在粗细之别，使得秘书的种类越来越多、越分越细。从秘书的来源和服务对象划分，可以分为公务秘书和私人秘书两大类。公务秘书是指在国家机关、团体、部队、国有企事业单位中，由组织部或人事部门选派的担任秘书工作的人员，在编制上属于该单位干部。目前我国党政机关的秘书均属于此类。他们直接或者间接地为领导人或领导机关的公务活动服务，在工作制度和工作的方法上，必然严格执行国家有关法律，遵守国家机关公务人员的统一工作规范。本文谈及的机关新进秘书主要是指被国家机关单位新录用的、从事秘书工作的人员。2.2机关秘书工作的特征秘书工作作为一种社会职业，其从属性、辅助性是其广泛意义上4的本质属性，其主要内容是指秘书工作本身不能脱离它所服务的领导而独立存在，领导工作涉及到哪里，它的工作范围就延伸到哪里，辅佐、协助领导从事和管理其他管理工作，并尽可能地为领导、机关创造各种便利条件，以提高其工作效率和质量。与其他具有辅助性职能的工作相比，机关秘书工作同样具有以下的特征：1.中介性秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的纽带和桥梁的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。2.直接性秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上3.全面性是体现在职能辅助的全面性上是体现在过程辅助的全面性上4.服务性人们把秘书工作比喻为上管天文地理，下管鸡毛蒜皮，把秘书工作说成没大没小，没完没了。5.被动性秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。6.潜隐性秘书工作的潜隐性表现在三个方面：5活动名义的假借性活动过程的幕后性劳动成果的潜在性7.机密性秘书和机关领导的联系最为紧密，参加的各类会议也较多，对政策的制定、执行也比其他同事先了解。第3章机关秘书工作3.1秘书部门的涵义从事秘书工作，也离不开对秘书机构、秘书部门的了解。秘书机构有广义和狭义之分。从目前的状况来看，我国从中央到地方，个机关单位、人民团体、企事业单位都设有秘书机构，凡从事秘书工作的都可称为秘书机构。狭义的秘书部门，就是典型的秘书部门，是指各级党政机关与企事业单位的领导机关中的办公厅（室）、秘书处、科、股等。它们由秘书长或办公厅(室)主任领导，承担各种基本的秘书工作，通过良好服务和发挥参谋助手作用，保证领导机关的正常运转。机关的新进秘书人员就是在这么一个机构里发挥着自己的上传下达的作用，做领导的助手。3.2秘书人员对开展工作的认识机关新进秘书人员在日常事务工作中应当明确以下几点，做到六“要”：一要保持良好的心态。对于新任的机关秘书来说，心态的好坏将直接影响到他们能否顺利地适应环境，开展工作。到机关工作，有的6人兴奋不已，有种“船到码头车到站”的感觉；有的却战战兢兢，对新的工作不敢放开手脚，缺乏足够的信心。面对领导的表扬和批评，有的人不当回事，依旧我行我素；有的则把表扬和批评看得过重，由此而大喜大悲。这些都是不良心态的表现，都会在一定程度上给工作带来影响。新任机关秘书应该把从事新的工作当成人生新的起点、新的挑战，把领导的表扬和批评当作自我磨砺的动力，以平和、冷静、自信、积极进取的良好心态来面对新的工作。二要保持勤奋工作的劲头。古人云：“业精于勤慌于嬉，行成于思毁于随。”新任机关秘书尤其是领导身边的秘书，应该把“勤奋”作为自己的座右铭。常常有这样的情况，几个本科生同时被选调进入机关，当初的水平能力可能差不了多少，可是一两年下来彼此间的差距就拉大了——有的成为工作的主干，给领导的印象很好；有的却“整天在那无所事事”，给领导的印象很差。要做好自己的工作，要手勤、脑勤、嘴勤。三要保持严谨。新任秘书刚到工作岗位，很多事情可能会出现纰漏，因工作粗心大意处的问题并不少：有的调研粗枝大叶，不能为领导提供准确的依据；有的办事丢三落四，影响工作的进度；有的遣词造句不严谨，写材料、起草文件漏洞百出。这些都是机关人员的大忌。新任机关秘书如果没有一种严谨的工作态度，将严重影响以后的发展。这就需要每位新秘书一定要牢记这一点，要有意识地培养在工作中的严谨作风。四要把握主动工作而不“越位”的原则。领导不可能事必躬亲，7这就要求秘书工作要有主动性，能够独挡一面，替代领导处理一些问题。在机关里，几乎没有人会告诉你什么事情应该做，什么事情不应该做。这就需要自己去揣摩，去吸取些经验教训。对于事情要把握好，有些时候等领导真要下达命令指示让你去做某件事情时，你可能在工作节奏上慢了半个节拍，会招致领导产生不好的印象，认为你这个人喜欢拖延，做事不灵活、效率不高。因而对于自己工作涉及的事务一定要及时、准确地出击。当然，还要注意度，不要越级去做事情，要正确认识自己的社会角色，摆正自己的社会位置，防止和克服出现“越位”现象。五要看到秘书与领导相处最容易出现的问题。秘书对每位领导都要尊重与服从，不可因人而异，亲疏有别；要善于领会和理解领导的意图；工作要能独当一面，替领导处理一些棘手的问题；要维护领导的面子和尊严，领导有错时，不要当众纠正，不要让领导感到你比他强；秘书要特别讲究礼貌礼节，遵守时间，称谓得体，与领导要亲密有度；多做实事，不要说空话，多做少说，甚至光做不说；不计较个人利害得失，工作要出色，作风要谦虚谨慎、实事求是；要常汇报，多请示。汇报要简明扼要，不要让小事、杂事分散领导精力。要注意领导的兴奋点和关注点，想领导所想、急领导所急，把领导交办的任务完成的漂亮些。六要具备一定的政治素养，切忌犯政策性的原则错误。要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，掌握哲学、政治经济学的基本原理，不断提高政治理论水平；要认真学习党的路线、方针、政策8和有关法律法规，掌握本地区、本系统的具体政策规定。这些东西看似很虚，但只有有意识地去学习才能不断提高政策法律水平；同时还要认真学习汉语言文学和逻辑学的基础知识，学习秘书知识和有关专业知识，全面掌握秘书工作理论和领导所分管范围的有关业务知识，不断提高业务水平。3.3针对机关新进秘书常遇问题给予的建议从事任何一项新工作都有一个磨合期，怎样最快调整自己的状态，找准自己的位置，让自己和工作岗位契合是每位机关新进秘书都必须面对的。（一）融入办公环境进入新的环境都不可避免地对周围一切产生陌生感，不知该从何开展自己的工作。熟悉自己工作的地方、了解基本的办事程序、扩大自己的人际半径是日后工作的基础。1．熟悉办公环境。对于新机关秘书而言，最客观、最亟待解决的问题就是要让自己以最快的速度融入自己的办公环境。首先应当利用下班时间去串门或者借用办公大楼前或办公大厅内简单的楼层区域分布图来熟悉，花点心思、精力来记住每个楼层科室的分布。一来能帮助自己找寻一种安全感、归属感，便于今后工作拿送文件，二来也能避免应对来访者询问时一问不知或报错门户的尴尬。其次要记准每位领导的姓名、办公室门号、分管工作内容、办公联系电话，在工作中用心去了解各个科室负责办理的事务及基本的办9事流程。承办领导交办的事情时，正确领会意图，抓紧办理，落实后及时汇报，做到件件有着落，事事有回声。工作中，要多请示，多汇报，不可自作主张，随意答复。再者是熟悉办文程序。办文是机关秘书大量的、经常的一项工作，比如，代领导