投资公司综合管理部行政秘书职务说明书

投资公司综合管理部行政秘书职务说明书岗位名称行政秘书岗位编号所在部门综合管理部岗位定员直接上级行政公文副经理工资等级直接下级无薪酬类型所辖人员无岗位分析日期2009年1月本职：协助分管副经理负责综合管理部的文书、行政事务、档案管理和采购物资发放等工作职责与工作任务：职责一职责表述：负责公文处理及会议通知、布置工作工作时间百分比：30%工作任务登记、批分、送签各类文件频次：日常根据登文记录和时间传递文件并督促办理频次：日常负责机要文件的交换和传递工作频次：日常承担公文及会议内容的安全和保密责任频次：日常承担公司总经理办公会等会议的通知和会场布置频次：日常职责二职责表述：负责采购物资入库、保管、发放等工作工作时间百分比：30%工作任务负责起草、完善公司物资管理制度，报请主管领导审批频次：1次/年负责对入库物资按照“入库验收单”验收数量、规格、品质等项目，登记入库，填写相关单据，底联送交相关部门备案频次：2次/年根据入库单对入库物资进行分类、存放，定期整理、清检入库物资，维护物资保存环境清洁，进行日常安全检查频次：4次/年承担物品的发放工作，包括审核、保存物资领用单据，查核被领用物资库存，照单发放被领用物资等频次：日常负责建立物资出库账目，按规定保管采购文件频次：日常负责及时知会后勤管理专责各类库存物资的动态存放数量，以确保公司常规性物资使用的连续性频次：日常承担准备、管理公司定期各类礼品的工作频次：日常职责三职责表述：承担公司档案整理、保管和使用的工作工作时间百分比：20%工作任务负责起草公司档案管理制度，报请主管领导审批频次：1次/年按照文书、基建类等档案管理制度的规定对文件材料进行收集、登记、归档，并对所接收的文件资料进行分类、编号、组卷、复印副本、确定密级并办理入库手续频次：日常负责入库档案的保管、整理工作，完成对档案的入库验收、登记、检索卡编制、档案上架、保管和统计等工作，建立健全档案数据库，及时更新数据频次：日常负责档案的使用管理工作，包括办理档案的借阅手续，定期催还档案；按规定进行档案的复制、调拨和外来文件的处理，以及提供档案借阅和使用咨询并参与档案的编研工作等频次：日常负责档案库房的管理，即定期清点库藏档案，保证帐、物、卡相符；及时修复破损档案；定期参加档案鉴定，对应销毁档案进行监销，以及维护档案库房的清洁、卫生和安全工作，即落实对库房的“七防”(防火、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗)等频次：日常协助分管副经理监督、指导、检查公司职能部门档案管理工作频次：日常职责四职责表述：负责印鉴、信证的管理工作时间百分比：5%工作任务保管印鉴、介绍信并对其使用进行权限内的管理，权限外上报分管副经理频次：日常职责五职责表述：承担其他行政事宜工作时间百分比：10%工作任务具体承担公司领导的后勤保障、差旅费用的借还、外出机车票的订购等工作频次：日常接待来访，接听、传达日常电话，收发传真，处理、回复信函频次：日常负责打字工作，即及时、规范地完成规定范围内的文稿录入、校对和排版打印工作，存档、上交、送还或销毁录入后的文稿，负责计算机内文件的安全和保密工作，并维护打字设备的频次：日常承担复印工作，即文档的复印及复印记录单的填写、复印设备的日常维护等频次：日常负责公司报刊征订工作，即收集、汇总报刊征订信息，具体办理报刊征订的交款和相关手续工作频次：1次/年职责六职责表述：完成上级交办的其他工作工作时间百分比：5%权力：办公室文件传递的督促权印鉴、介绍信使用的审查权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系省政府、省委秘书处、省委企业工委、省财政厅、省工商局、省档案局、省保密局、省技术监督局、人行太原中心支行、省委机要交换站任职资格：教育水平大学专科及以上学历专业文秘专业、中文专业或者其他文科类专业培训经历经过文秘及相关专业的培训经验2年以上工作经验知识具备相应的行政管理知识、秘书知识、文书撰写知识技能技巧能够熟练使用办公自动化设备和办公软件；具备一定的写作能力、表达能力其它：使用工具设备一般办公设备：计算机、电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜工作环境一般工作环境工作时间特征正常工作时间所需记录文档通知、简报、印章、介绍信等备注：