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接待计划与安排1、说明接待计划的三项内容：（1）接待规格；（2）日程安排；（3）经费列支。2、人员安排中计划中应写明；（1）主要陪同人员；（2）主要工作人员；（3）住宿地点、标准、房间数量；（4）宴请时间、地点、标准、人数；（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。3、日程安排计划：（1）日期、时间、地点；（2）活动内容；（3）陪同人员。4、接待经费计划（列支）；（1）工作经费；（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费；（5）参观费；（6）其他不可预见费用。公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是；1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。信息登记和编码1、登记：（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。（2）登记分为两种类型；①总括登记，对存储信息按批分类登记；②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。2、编码：（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数（3）编码的两种方法：①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类。经常在录象题中出现的问题包括以下几点：1、环境问题。如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置/清洁/办公用品的摆放/、整齐、卫生、光线、绿色植物等。2、职业形象。包括坐/站/走姿等/服饰等方面。3、接待方面。环境情况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。4、沟通方面。包括沟通的基本技能、具体技能要求、内容等。5、接打电话和处理通话中的问题。如方法，语言等等。6、会议方面。会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调、商务活动和旅行的工作事宜等。7、档案信息。收集方法、档案收集流程、档案信息管理、信息开发工作等等8、办公室事务管理。库存管理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备用品的采购等。一、参考答案：1、办工作面杂乱。（×）2、服装不规范。（×）3、会使用答录机留言。（√）4、对重要信息记录不规范。（×）5、资料未进行整理。（×）6、资料未进行分类。（×）7、用过的文件没及时归档。（×）8、知道工作计划有督察作用。（√）9、要求工作计划要明确承办人或负责人。（√）10、要求工作计划要有阶段性检查。（√）11、要求工作计划一定要符合实际，分出任务的轻重缓急。（√）12、了解《事故情况记录表》的登记与填写要求。（√）13、了解《工伤情况报告表》的登记与填写要求。（√）14、能够耐心指导新员工的工作。（√）15、能合理安排新产品宣传册和会议文件的印送。（√）二、参考答案：1、着不装规范，不符合礼仪要求。（×）2、办公桌不整洁、干净，文件归类不清楚。（×）3、对下属下达口头会议通知时，时间、地点具体准确。（√）4、能提前达到会议室检查准备情况，并调试会议设备。（√）5、未督促提前做好会议前的设备检查工作，造成会议延时开始。（×）6、能够使用多媒体设备来辅助会议的发言内容。（√）7、能够提出一些开放式的问题，鼓励与会者积极参与，积极引导会议的进程。（√）8、积极消除会议交流的障碍，限制挑衅性的行为，鼓励和尊重不同的意见。（√）9、适时总结会议的发言，引导与会者达成共识。（√）10、能够明确具体地给团队下达工作任务，分工明确，责任到人，并注意反馈。（√）11、注意做好横向的沟通协调，选择有针对性的沟通形式，如：与马经理的谈话。（√）12、在沟通时，能够引导被协调者学会换位思考。（√）情景录象一1、不应在办公室补装（X）2、电话应接及时，语言规范。（V）3、能够根据领导工作日志的调整、更改自己的办公日志。（V）4、能及时向张副总经理介绍此次活动的有关情况。（V）5、向领导汇报情况时，准备资料不够完整详细，书面资料没有及时送交上司。（X）6、在向上司汇报情况时，坐姿不规范，不能翘二懒腿。（X）7、此次接待不属于高规格，而属于对等接待。（X）8、向上司汇报情况，一些重要的信息要转述完整。（X）9、接待工作准备有漏洞，如参加时所需的物品没有落实。（X）10、接待人员没到公司的大门口去迎接客人，无人引领客人到接待室（X）11、因我方的变化影响到即定的接待规格，必须向客人解释原因，并向客人道歉。（X）12、接待室的环境没有做到清洁、明亮、整齐、无异味。（X）13、主要客人应坐在离门较远的三人沙发上，坐次安排不对。（X）14、能够正确敬茶，姿势规范。（V）15、不应将公司的重要文件和保密文件随便放在办公桌上，不注意保密。（X）16、办公桌干净整齐，文件分类清楚。（V）情景录象二1、宴请订菜，没有考虑到客人的情况和饮食习惯。（X）2、宴请选择的地点合适，安静。（V）3、引领客人的动作和手势正确，合乎礼仪要求。（V）4、宴请的坐次不正确，不应让客人坐在门口，也不能让客人坐在一起，应与主人相间而坐。（X）5、能主动帮客人抽出座椅，合乎礼仪要求。（V）6、秘书抢先祝酒，不符宴请规范。（X）7、发现有回民，能主动道歉，并及时调整合适的菜肴。（V）8、用自己的私筷给客人夹菜，不符合公共卫生要求。（X）9、当客人的面在饭桌旁脱衣服，不讲礼貌。（X）10、谈论不适宜的话题。如向别人打听收入。（X）11、当别人的面剔牙，不文明，姿势不雅。（X）12、席间接电话能用礼貌用语，向客人道歉，出去接电话处理方式正确。（V）13、能正确使用便条的形式向上司报告不便明言的事情。（V）14、能应上司的要求通过电话处理各种紧急的事务。15、能以暗示的方式向上司报告处理结果，与上司有一定的默契。（V）实务题答题方法（仅供参考）1．你是正大公司的行政秘书，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。请你拟出信息收集的基本方法和信息传递工作中应注意的事项，并于今天下午在小会议室向她做一下介绍。参考答案：（1）介绍收集信息的基本方法：1）观察法2）阅读法3）询问法4）问卷法5）网络法6）购置法7）交换法（2）介绍信息传递工作中应注意的事项：1）区别对象按需传递信息2）做好例行信息的传递工作3）加强非例行信息的传递工作4）收到的信息中发现重要情况要立即传递信息2．公司经理要求你整理刚刚收集到的几份反映同一问题的信息，在决定信息取舍时，你将采用哪些方法？参考答案：在这种情况下，信息的取舍可采用两种方法：一是将几份信息选择其重点、特点，综合成一份信息材料；二是择优录用，选择宏观的，淘汰微观；或选用典型的，淘汰一般的。3．你是宏达公司的行政秘书，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。请你向她介绍信息收集的渠道和信息传递的方法。参考答案：（1）介绍信息收集的渠道：1）大众传播媒介（广播、电视、报纸、期刊等）2）图书馆3）数据库4）供应商和客户5）贸易交流活动6）信息机构7）关系渠道（海关、银行、商检、工商、税务、保险、统计等部门）8）调查渠道（深入市场，实地调查）（2）介绍信息传递的方法：1）语言传递（对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等）2）文字传递（将各种信息编成文本、表格、图表等进行传递）3）电讯传递（电话、传真、电子邮件）4）可视化辅助物传递（影像、投影、展示架、展示或示范、布告栏）4．公司最近研发出几种新产品，为了向社会推广，拟在展示新产品期间举行一次新闻发布会。作为秘书的你将如何为这次新闻发布会做准备？参考答案：1)要落实发布会日期、地点、出席名单；2)准备展览用品、赠品；3)制作工作人员及展览会使用标牌；4)发请柬和资料5)拟写及印发有关信息材料6)布置会场5．下面是择取的XX市卫生局某年度形成的10份文件材料，请你按已学过的立卷方法，将其进行分类并组成案卷、拟写出案卷标题：1）XX市卫生局关于干部职工中级培训的几点意见2）XX市卫生局关于全市卫生系统干部职工免费脱产学习几个问题的通知3）XX市卫生局关于2004年卫生护士学校招生的通知4）XX市中心医院关于对余XX所犯错误的处分决定5）XX市卫生局转发市中心医院《关于对余XX所犯错误的处分决定》的通知6）XX市卫生局关于举办中等技术培训班的通知7）中共XX市委关于任命刘X为卫生局党组副书记的决定8）XX市卫生局关于王X等同志职务任免的通知9）XX市人民政府关于卫生局李X等同志的任职通知10）XX市卫生局关于钟X等同志的任职通知参考答案：（1）将1、2、3、6组成一卷，案卷标题是：XX市卫生局关于干部职工培训学习、2004年卫生护校招生的意见、通知（2）将4、5组成一卷，案卷标题是：XX市卫生局、市中心医院关于对余XX所犯错误的处分决定、通知（3）将7、8、9、10组成一卷，案卷标题是：中共XX市委、市人民政府、市卫生局关于刘X、王X、李X、钟X等同志职务任免的决定、通知6．下面是正大公司的几份待归档文件，请你判断一下应放在哪一年度立卷，并说明理由：1）正大公司2004年工作计划（2003年12月30日成文）2）正大公司2004年工作总结和2005年工作重点（2005年1月10日成文）3）正大公司2002年－2004年三年发展规划（2003年1月15日成文）4）正大公司2002年－2004年三年工作总结（2005年1月10日成文）5）正大公司第三届科研成果交流会材料（该次会议于2004年12月25日召开——2005年1月5日闭幕，材料包括会议议程、开幕词、参加交流的科研论文、获奖者名单、闭幕词等）参考答案：（1）第一个文件应归入2004年；（2）第二个文件应归入2004年；（3）第三个文件应归入2002年；（4）第四个文件应归入2004年；（5）第五个文件应归入2005年。7．下面是广东省妇联的几份文件，请你鉴别一下哪些需要立卷归档，哪些不需要立卷归档？理由是什么？1）广东省妇联XX主席在全国妇女工作会议上的典型发言2）中共XX省委关于省委组织部XX、XXX等同志的任职通知3）中共XX省委关于广东省纪律检查委员会刘XX贪污腐化的处理决定4）广东省妇联关于全省妇女教育发展规划参考答案：（1）第1、4文件必须归档，因这两个文件都是反映了省妇联的主要工作职能；（2）第2、4文件不必归档，因这两个文件跟省妇联的主要工作职能无关，并不反映省妇联的历史发展面貌。8．小刘是华美贸易有限公司的档案管理员，在一次档案鉴定中，她发现几份关于该公司已撤销的一个内部机构的管理性文件，他当时想，反正那个机构已经撤销了，这几份文件自然没用了，于是，她把那几份文件用碎纸机销毁了。过了一段时间，公司领导想找出这几份文件作为参考，而小刘再也无法找回来了。她这样做对吗？请你谈谈档案鉴定工作应从哪些方面分析档案的保存价值。参考答案：（1）小刘的做法是不对的。因为销毁档案应得到档案主管领导的批准，她私自销毁是错误的。再者，该公司一个内部机构虽然撤销了，但其管理性文件反映了该公司的工作职能和历史发展面貌，是重要的文件，应该保留下来。（2）鉴定档案的价值应从下面7个方面来分析：1）分析档案的内容（着重分析档案内容的重要性、独特性、时效性）2）分析档案的来源（分析文件的责任者，本单位形成的文件大于外单位的）3）分析档案产生时间（产生的时