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国家行政机关的公文和公文处理工作闫书勤前言•国家行政机关的公文，是行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具•国家行政机关的公文处理工作，是领导工作的助手,是办公厅（室）的一项基本职能•公文处理工作的主要任务是，提高公文质量，提高办文效率，为政府各项工作服务•公文处理工作的目标是，规范化、制度化、科学化•具有公文写作能力和公文处理能力，是公务员应当具备的基本素质第一讲现行《国家行政机关公文处理办法》是行政机关公文处理的基本准则第二讲行政机关的公文第三讲行政机关的公文处理工作第四讲如何提高公文质量第五讲关于公文的一般写法第六讲行政机关13种法定公文的写法第七讲关于几种常用公文的写法第二讲行政机关的公文一、行政机关的公文属于通用公文(法定公文)二、文书、公文、文件三个概念的异同三、行政机关公文的定义四、行政机关公文的主要种类五、选择使用文种应注意的问题六、行政机关公文的格式七、公文一般格式（文件式格式）应用中应注意的问题八、信函式格式应用中应注意的问题九、命令格式应用中应注意的问题十、会议纪要格式应用中应注意的问题十一、公文的字体字号十二、公文用纸主要技术指标第二讲行政机关的公文一、行政机关的公文属于通用公文（法定公文）通用公文二分法通用公文专用公文法定公文事务公文三分法经济专用公文外交专用公文司法专用公文经济专用公文外交专用公文司法专用公文三分法的通用公文=二分法的法定公文三分法的常用公文=二分法的事务公文专用公文常用公文•公文分类：第二讲行政机关的公文（一）通用公文（法定公文）：经法定机关批准的在党政机关文件中直接使用的文种，即党的机关的14种和行政机关的13种公文（二）常用公文（事务公文）：除通用公文（法定公文）外各类各级机关单位经常使用的文种（三）专用公文：在一定工作部门或一定业务领域根据特殊需要专门使用的公文文种从以上分析可以看出，国家行政机关的公文属于通用公文（法定公文）一、行政机关的公文属于通用公文（法定公文）第二讲行政机关的公文（一）相同点：都是指在处理公共事务的过程中形成的具有一定格式的书面文字材料（二）不同点：１.文书是一个集合名词,通常不用来指个体２.公文，包括文件和电报３.文件，不包括电报４.文书概念的外延大于公文，公文概念的外延大于文件（文书＞公文＞文件）二、文书、公文、文件三个概念的异同第二讲行政机关的公文定义：行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具三、行政机关公文的定义●第一个“是”,是实质定义，体现了公文的四个特性:鲜明的政策性,法定的权威性,严格的规范性,较强的实效性●第二个“是”,是指行政机关公文的作用,概括了公文的四个作用:传达政令,指导工作,公务联系,记载凭证第二讲行政机关的公文（一）《办法》规定行政机关公文种类主要有１３种：(1)命令（令）、(2)决定、(3)公告、(4)通告、(5)通知、(6)通报、(7)议案、(8)报告、(9)请示(10)批复、(11)意见、(12)函、(13)会议纪要四、行政机关公文的主要种类上行文：请示、报告、议案平行文：函下行文：其他文种。其中“意见”,可以是下行文也可以是上行文,还可以是平行文第二讲行政机关的公文1.命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实施重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。与原《办法》相比有以下几点不同：一是将“发布”修改为“公布”。二是将“奖惩有关人员”修改为“嘉奖有关单位及人员”。三是删去了“撤销下级机关不适当的决定”。四、行政机关公文的主要种类（二）１３种公文各自的适用范围2.决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。与原《办法》相比，增加了“奖惩有关单位及人员”、“变更或撤消下级机关不适当的决定事项”。3.公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4.通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。现行《办法》将“公告”“通告”分别列为独立的文种第二讲行政机关的公文四、行政机关公文的主要种类（二）１３种公文各自的适用范围5.通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。删去了原《办法》中规定的适用于“发布规章”的规定。6.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。无修改。7.议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。无修改。第二讲行政机关的公文四、行政机关公文的主要种类（二）１３种公文各自的适用范围8.报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。删去了原《办法》中“提出意见或建议”的内容。9.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。无修改。10.批复：适用于答复下级机关的请示事项。无修改。第二讲行政机关的公文四、行政机关公文的主要种类（二）１３种公文各自适用范围：11.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。新增文种。12.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。增加了不相隶属机关之间“答复审批事项”的内容。13.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。无修改。第二讲行政机关的公文四、行政机关公文的主要种类（二）１３种公文各自的适用范围：第二讲行政机关的公文四、行政机关公文的主要种类（三）怎样理解《办法》第九条“行政机关的公文种类主要有”这13个文种不敷使用的时候,可以考虑增加新的文种(“公报”、“指示”)（一）总的原则是，选择使用文种要根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定五、选择使用文种应注意的几个问题第二讲行政机关的公文●从行文目的上看，同是向上级机关行文，由于行文目的不同，使用的文种也不同（“报告”、“请示”、“意见”）；同样道理，同是下行文，由于行文目的不同，使用的文种也应不同（“命令”、“决定”、“通知”、“通报”）●从发文机关的职权上看，有些文种，只能是具有相应职权的机关才能使用（“命令（令）”公布行政法规，只适用于国务院；公布规章，只适用于具有规章制定公布权的行政机关；议案，只适用于各级人民政府；公告，一般只只用于省级政府以上机关和特定机关）●从发文机关与主送机关的行文关系上看，有些公文，尽管行文目的相同，由于发文机关与主送机关的隶属关系不同，选择使用的文种也应有所不同（同是请求批准，报上级机关，用“请示”，报不相属机关用“函”；同是答复审批事项，答复下级机关用“批复”，答复不相隶属机关用“函”）（二）嘉奖有关单位和人员要正确选择使用“命令（令）”、“决定”和“通报”“命令（令）”、“决定”、“通报”均适用于嘉奖、表彰有关单位及人员五、选择使用文种应注意的几个问题第二讲行政机关的公文1.总的原则是：发文机关应依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。2.“命令(令)”：是表彰、奖励的高级发文形式。用于嘉奖贡献突出的单位或个人，授予荣誉称号。国务院、中央军委常用3.“决定”：是表彰、奖励的主要发文形式或基本发文形式。用于对事迹突出、有典型意义的先进个人或单位的表彰、嘉奖、授予荣誉称号。各级行政机关均可以使用4.“通报”：是表彰先进人物、先进单位的发文形式，用于介绍先进事迹、推广典型经验等，在各类评优达标活动中使用得比较多。从高层机关到基层单位都可以使用（三）如何正确选择使用“公告”和“通告”五、选择使用文种应注意的几个问题第二讲行政机关的公文●“公告”，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项●“通告”，适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项●“公告”与“通告”的区别：（1）内容的重要程度不同；（2）制发机关有所不同；（3）公布的范围不同；（4）公布的形式不同。（四）既要向上级机关汇报工作、反映情况，又要向上级机关请求指示、批准，如何选择使用文种五、选择使用文种应注意的几个问题第二讲行政机关的公文1.既要报告，又要请示，应选择使用“请示”，不可使用“报告”2.“报告”中不可提出意见和建议3.请示上级机关批转的“报告”可以提出意见和建议，但必须使用“请示”上报，将内容有意见或建议的“报告”附在“请示”之后，在“请示”中说明请求批转报告的依据、原因、会签情况（五）关于“意见”的使用五、选择使用文种应注意的几个问题第二讲行政机关的公文•“意见”，适用于对重要问题提出见解和处理办法，可以用于上行文、下行文、平行文•作为上行文：•作为下行文：文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行•作为平行文：提出的意见仅供对方参考一是应按请示性公文的程序和要求办理二是所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商会签三是上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复第二讲行政机关的公文（一）公文为什么必须具有规范的格式●便于起草、阅读、登记、办理、立卷、归档和查找利用●公文法定权威性、严格规范性、较强时效性的外在标志●有利于计算机录入、存储和传输六、行政机关公文的格式第二讲行政机关的公文（二）公文格式的内容：公文用纸幅面及版面尺寸；公文的组成部分及其排列顺序和标示规则。六、行政机关公文的格式（三）公文用纸幅面尺寸为国际标准纸型Ａ４型（210mm×297mm）。(详见附图1)（四）公文版心尺寸为156mm×225mm;天头（上白边）为37mm;订口（左白边）为28mm。(详见附图1)六、行政机关公文的格式第二讲行政机关的公文附图1：A4型公文用纸幅面及版心尺寸第二讲行政机关的公文（五）公文格式分为一般格式和特定格式六、行政机关公文的格式公文格式信函式格式(用于处理日常事务的平行文、下行文，发文机关标识中无“文件”二字)命令格式（国家行政机关发文的最高级形式）会议纪要格式（以固定形式印发机关办公会议纪要的一种格式）特定格式一般格式（文件式格式）第二讲行政机关的公文（六）公文一般格式（文件式格式）的“发文机关标识”的标示规则1.“发文机关标识”，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。例如：《吉林省人民政府文件》（详见附图2）2.“发文机关标识”的字体字号：字体为小标宋体，字号一般不得大于22mm×15mm，用红色标示。六、行政机关公文的格式附图2：一般格式第二讲行政机关的公文（六）公文一般格式的“发文机关标识”的标示规则3.下发的公文和上报的公文二者“发文机关标识”的标注位置有所不同：（1）下发的公文的“发文机关标识”上边缘至版心上边缘为25mm，距上页边为25mm＋37mm＝62mm（详见附图2）六、行政机关公文的格式附图2：一般格式第二讲行政机关的公文（六）公文一般格式的“发文机关标识”的标示规则3.下发的公文和上报的公文二者“发文机关标识”的标注位置有所不同：（2）上报的公文的“发文机关标识”上边缘至版心上边缘为25mm＋55mm＝80mm，距上页边为80mm＋37mm＝117mm（详见附图3）六、行政机关公文的格式附图3：第二讲行政机关的公文（六）公文一般格式的“发文机关标识”的标示规则4.联合行文的“发文机关标识”应使主办机关名称排列在前；“文件”二字在各个发文机关名称右侧，上下居中排布；必须保证公文首页显示正文。（详见附图８）六、行政机关公文的格式附图８：多个签发人标注规范第二讲行政机关的公文１.公文一般由１６个要素组成，其排列顺序为(详见附图３)：六、行政机关公文的格式（七）公文一般格式（文件式格式）的组成部分和排列顺序第一，秘密等级和保密期限(非密级公文不标注)第二，紧急程度(非急件不标注)第三，发文机关标识第四，发文字号第五，签发人(下行文、平行文不标注)第六，标题第七，主送机关第八，正文第九，附件说明(无附件不标注)第十，成文日期第十一，印章第十二，附注(无需要说明的问题不标注)第十三，主题词第十四，抄送机关第十五，印发机关和印发日期第十六，附件（无附件自然不附）２.发文机关标识、发文字号、标题