搜索
—1—一、常用文种的写作二、公文格式三、公文起草及运转流程四、案例分析一、常用文种的写作每一文种都有其使用范围，要将公文内容与文种使用范围来识别。下面只讲各部门、基层单位在工作中经常用到的公文文种：请示、报告、通知、通报、函（一）请示请示适用于向上级机关请求指示、批准。哪种情况下用请示？凡是本机关无权决定、无力解决或必须由上级批准后才能办理的事项，都必须向上级请示。根据内容可分为求示性请示与求答性请示两类：求示性请示：是下级机关对上级机关有关指示精神不明确，或对某一方面问题不理解，或下级机关在工作中遇到某些新情况、新问题，报请上级机关明确指示，以便执行的。求答性请示：是下级机关在工作中遇到某一具体问题或实际困难，无法自行解决，请求上级机关明确答复，然后办理的。请示一般只送一个主送机关，一般不送领导者个人，不越级请示。请示的标题：一般由发文机关、事由和文种构成，有时可省去制文单位。—2—请示的正文：一般由请示缘由、请示事项和结语三部分组成。请示缘由：是正文的开头部分，概述请示的背景、原因和根据，阐明理由，引出请示事项主体。请示事项：是文章的重点，是上级机关了解请示事由、给予答复和审批的依据，必须写得明确具体。如要求上级明确什么政策，批准什么事项，帮助解决什么困难，都要一目了然，不能模棱两可。结语：可用“以上请示当否，请批示”或“妥否，请批复”。注意：“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话号码。（二）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告属于上行文，它的使用频率也很高。根据报告所涉及的内容，可分为综合报告、专题报告、工作报告、情况报告4种。综合报告：常用于向上级机关汇报本单位、本部门一段时间全面工作或几方面工作的情况，使领导机关了解下情，对工作正确作出决策。专题报告：以内容单一为其特点。常用于向上级反映某项工作、某一事件、某个特殊情况或专门事项，便于领导及时加以指导。工作报告：以汇报工作为其特点。常用于向代表大会汇报一个时期内工作进展情况和存在的问题，提出今后工作的安排意见，提请大会审议、批准。情况报告：以反映情况为其特点。常用于报告实际工作中的某些突出问题。—3—标题：由发文单位、事由和文种构成。有时也可省去发文单位。有的报告，涉及的情况紧急，可在文种前加“紧急”二字，以引起上级重视。正文：包括报告缘由、报告内容和结尾三部分。报告缘由：常用概括性语言直陈其由。报告内容：即需要向上级报告、反映的情况。这是正文的重点。要按事物的本来面目，实事求是地加以评估。结尾：以呈请语“特此报告，请审阅”或“以上报告如有不妥，请指正”作结。请示与报告的联系与区别：报告和请示均属报请性公文，都是上级机关开展工作的参考或进行答复的依据。但二者不能混用，更不能在报告中夹带请示事项。二者的区别：一是行文目的不同。请示是下级在其职权范围内无法解决，或无权解决，或不知怎样解决，因此必须上级予以批复的上行文。具体而言，重大事项的决策、重要规章的制发、重要会议的召开、大额费用的开支，须请示；工作中遇到的无章可循的新问题、对上级某项政策不理解的，须请示；增补经费、编制等，须请示；本单位意见分岐难以统一的问题，须请示。报告是单纯汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问的上行文，目的是让上级了解情况、掌握动态，以便加强领导，为领导决策提供依据，因此不需要上级回文批复。区别请示与报告这两个文种的关键，在于是否必须上级予以批复。二是行文时机不同。请示是事前行文，上级批准之后才可以实施；报告是在事中或事后行—4—文。三是二者内容的“容量”不同，构成也不同。请示是“一文一事”，报告可“一文多事”。请示由请示事项和理由、解决意见和建议、要求构成，报告则由前言、内容、结束语构成。（三）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知是我们使用得最多的一个文种。大致分为事务性通知、转发性通知、指示性通知三类。事务性通知：是单位处理日常工作常用的文件，起传递信息、沟通情况、知照办理的作用。转发性通知：在转发上级机关、不相隶属机关的文件时，就用转发性通知。指示部署性通知：是在机关传达指示、发布规章、部署工作时使用。标题：一般须“三要素”俱全，根据发文需要可在文种前面加上“联合”、“紧急”、“补充”等字样。转发性通知的标题，在发文机关名称后面用“转发”取代“关于”二字，接着将被转文件标题照录，然后加上“的通知”。如果是多层转发，省略中间环节，直接转发正文中最上层机关的原文标题，以避免标题过长，文种最多出现2个“的通知”不需要用“的通知的通知的通知”一长串。对转发多个联合机关的发文，标明一个主要机关，其它机关用“等”省略。—5—正文：通常由三部份组成：一是通知的原由部分，主要写发文的原因、根据、目的；二是内容事项部分，可分层次段落或分条列项将有关内容逐一叙述；三是结尾部分，可用一段话交待有关未尽事宜，或用“特此通知”、“以上各项，望各单位遵照执行”等公文专用语作结。（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况时用的公文。根据其内容和作用，可分为表扬性通报、批评性通报、情况类通报三类。表扬性通报：包括好人好事和宣传先进典型、经验两种。批评性通报：可分为事故通报和反面典型通报两种。情况类通报：用来传达重要精神或通报情况，让下级知道。总之，凡是具有典型示范和普遍教育、警戒意义的人和事，均可用通报下发。它的特点在于广泛性、及时性、真实性、典型性。标题：一般仍由公文标题的三要素构成。也有省掉发文机关的。如《关于××交通事故的通报》。正文：正文写法应用较多的是直述式。就是直接叙述表扬或批评的内容，一般包括四个部分：第一部分，简述基本事实。概括叙述先进事迹或错误事实，让人们知道有关情况的来龙去脉（概述起因、发展、结果）。第二部分，分析性质意义。通过分析综合，点出先进事迹体现了一种什么精神，学习这种精神有什么现实意义；或点—6—明错误属于什么性质，产生错误的原因是什么，它有什么危害、影响及应吸取的教训。第三部分，说明有关决定。明确给予什么奖励或惩罚。第四部分，提出要求和希望。对受文单位或发出号召，提出希望或提出要求，发出警戒。通报与决定的区别：决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。决定适用于“奖惩有关单位及人员”，通报适用于“表彰先进，批评错误”。表面上看，二者都用于较为重要的表扬或批评事项，都起较大的教育、导向作用。但严格来讲，决定的内容更为重要、严肃，其所表彰的先进人物、集体的事迹都很突出，且经某一组织研究决定给予具体的精神或物质奖励（包括记功、晋升、授予称号等），影响力很大，制发机关通常级别较高，能在更大的范围内起教育和导向作用。而奖励性通报所表彰的事迹往往不是很突出，影响不是很大，只是在较大范围内一般地号召大家学习。处罚性决定与批评性通报在使用上也明显不同：对于错误程度较轻，并未给予具体处分或只给予轻微处分的，一般用通报；而性质恶劣、影响极坏、后果严重者，且经某一组织研究决定给予党纪、政纪处分的，则应用决定行文。（五）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和—7—答复审批事项。函即信件，是不相隶属机关、单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准某一事项的公务文体。函有便函和公函之分。重要事项用公函。公函具有行文方向的多向性和写作灵活性的特点，所以应用范围十分广泛。公函按其写作目的和内容的不同，可分为请批函、商洽函、询问函、答复函和告知函。请批函：常用于向无隶属关系的上级有关部门请求批准某些事项。如向税务部门减免部分税费就用请批函。商洽函：常用于平行机关和不相隶属机关之间，互相商洽公务、协调工作步骤、联系有关事项、开展经济协作或请求互相支援等。询问函：常用于有关机关、单位之间，对一些不清楚、不了解的问题，互相提出征询。答复函：常用于对不相隶属机关或兄弟单位、友邻单位来函的回复。告知函：常用于将本机关的某一决定或某项意图、活动告知对方，让对方了解。标题：通常由发文机关、函告事由和文种（函）构成。有时也可省去发文机关。如果是复函，在函告事由中还需写明是答复什么问题的“复函”。受文机关：又称抬头、上款，顶格书写全称，后加冒号。正文：一般由引语、函告事项和结尾构成。—8—引语：力求简短。如果是去函，应写明函告缘由和目的；如果是复函，则需扼要引述来函，如“你处×月×日关于……来函收悉”或“从贵处〔2004〕×号来函中得知”，引出函告事项。函告事项：须因事而异。请批函：应详细陈述请求批准事项、理由和依据；商洽函：应写明商洽的事由和意见，提供对方参考；询问函：应写明询问事项和疑点，征询对方意见；答复函：针对对方提出的问题，逐一作出答复或说明；告知函：直接写明告知事项即可。结尾：根据函告内容的不同，分别选择适当的结尾语：商洽函：可写“请予考虑”、“望予支持”；询问函：可写“特此函达，望予赐复”；请批函：可写“请予批准”、“望予审批”；告知函：可写“特此函告”、“专此函达”等。在撰写公函时应注意：函属平行文范畴，要注意语气谦和，多用谦恭语、礼貌语，文字要力求简短。函与请示的区别二者的行文对象不同。请示是针对具有隶属关系的上级机关行文；而函是针对不相隶属机关行文。隶属关系有2种情况：一是领导与被领导关系，如重庆市电力公司与武隆供电公司，武隆供电公司与巷口分公司。二是业务上具有指导与被指导关系，如重庆市电力公司生产技术部与武隆供电公司生—9—产技术部。公文写作的一般规律：（一）公文的开头1、常规式开头（1）交待发文原因：由于、因为、鉴于……（2）交待发文根据：遵循、遵照、根据、依据……（3）交待发文目的：公文具有鲜明的政治性、明确的目的性。为、为了……（4）文件形成过程：经……研究，现将……2、引据式开头：主要用于批复、复函,如果是批复：用你单位、你司……（引文）已悉，经研究，现作如下批复或批复如下如果是复函：用贵单位、贵司……（引文）已收悉，经研究，现作如下复函或回函如下注意：凡是引文，应先引公文标题，后引发文字号。引用公文标题应用书名号，发文字号用括号。注意：不要把（武电〔2004〕2号）写成（武电〔2004〕2号文）或（武电〔2004〕2号文件）3、介绍基本情况：适用于通报、会议纪要、公报和奖惩决定。（二）公文的主体表述方法1、条款式：分条列项2、篇段合一式：适合于主题集中、内容单一、文字很少的公文。最大的特点是把缘由、主体溶于一体。基层的请示、函最适合于此种。—10—3、观点句领先式：先提观点句，后阐述。4、以引导语开头：引出下面的主体内容。主要有会议纪要、决议、决定、公报4个文种。5、用小标题式：主要用于内容、篇幅很长的公文。这一种我们接触较少。（三）公文结尾的表述方法结尾用语是公文中非常有特色的用语。主要有两种表述方法：1、用一自然段交待有关未尽事宜。2、使用公文结尾专用语：如表强调：“特此通知”、“专此函告”。表祈请：主要用于请示和请求函，不能省略。请示用“妥否，请批复”，“妥否，请指示（请批准）”，请求函就用“请予批准”或“望予审批”。语气十分委婉。表指示：主要用于下行文，用“以上各项，望各单位遵照执行”。总之，公文的结构通常是规范化的三段式结构，三段式结构是公文最主要、最基本的结构形式。由开头（缘由）、主体（事项）、结尾三部分组成。—11—二、公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。1、秘密等级和保密期限：涉及国家和企业秘密的公文应当标明密级和保密期限。秘密等级用3#黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识保密期限，用3#黑体字顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。2、紧急程度：紧急公文