文秘工作培训

昆明长水国际机场文秘工作培训发文流程公文格式收文办理OA操作交流答疑理解电子公文电子公文是指有别于纸制公文的以计算机电子文档为载体，以计算机为处理和贮存工具，以计算机网络以及其它数据通信介质为传递渠道的新的公文形式。集团公司办公自动化系统（OA）是实现集团公司电子公文的工具。电子公文与原纸质公文具有同等效力。涉密文电不适用于电子公文。计算机传递即时送达便于查询检索电子介质电子公文人工传递时间损耗依赖人工检索纸介质纸制公文电子公文传递是将传统纸质公文传递过程抽象化，同时达到提高效率、准确率，节约资源的目的。理解电子公文办公自动化系统(OA)基本操作进入OA方法1.集团主页办公自动化系统2.在浏览器直接输入：“oa.ynairport.com”技巧：可以将“oa.ynairport.com”放入收藏夹。3.外网进入OA（1）VPN登录：用OA用户名密码即可，需要输入验证码。（2）点击“集团OA系统”3.如遇浏览器安全拦截，请点击“继续访问”并在弹出对话框全部选“是”。OA桌面注意查看便笺、会议通知等待办事项提示，在办文过程中，经常回OA桌面查看。进入办文界面办文界面显示全部待办工作待阅公文无承办单，只能看到文件正文和文件信息无需填写意见阅后点击“已阅”自动归档已阅公文在待阅公文中点击“已阅”后，该文件转至已阅公文。可以查看之前已阅的公文。未完公文显示还在办理过程中的公文。可以查看办理状态。技巧：鼠标指针放在文件标题上会自动显示当前办理人。新建正文单击要新建的公文种类后，右侧会显示办理流程，实线流程在OA系统中不能省略，虚线流程根据办文实际可以跳过。单击页面下“确定”方可新建公文。新建正文查询页面查询条件丰富，支持模糊查询，无时间限制。经手公文查询支持模糊查询必须选择经手时间，方便查找技巧：可以不用关键字查询，结果为选定时间段内所有经手文件。会议通知新建会议通知注意使用存草稿，确认无误后方可发送。会议通知一般采用打印办理方法，按领导批示流转，落实完毕后归档会议通知发出时会有短信通知，请完善电话号码智能手机用户注意不要拦截会议通知短信提醒参会会议通知公司黄页可以查询OA覆盖单位（部门）机构、人员和联系方式。便笺新建便笺单个附件体积原则要求10M以内，超过会报错。默认可以上传3个附件。便笺查询只能以发件人或标题查询。完善个人信息添加的个人信息会在“公司黄页”中查询到。手机号码用来接收OA系统短信，如会议通知。个人群组设置群组设置1.选择部门群组或个人群组。2.点击“确定”。2.填写名称，选择成员。群组的使用在流转公文时，可以快捷地选取办理人。为避免错误，在系统预读出群组信息后再选取办理人。判断方法：1.个人群组时，在不进行任何操作下“可选人员列表”显示办理人所在科室人员，而不是“正在加载数据。。。”2.部门群组时，左下角显示“反选”按钮而不是空白。发文流程一、部门发文拟稿科室审核部门文秘审核部门领导签发编号套红盖章校对封发部门发文（包括中心下属部门）拟稿人部门文秘中心发文：（属于部门发文，总工办适用）拟稿科室审核部门文秘审核部门领导审核编号套红盖章校对封发中心文秘核稿中心总监签发拟稿人中心文秘中心文秘二、行政发文部门代机场行文（行政发文）拟稿科室审核部门文秘审核部门领导审核编号套红盖章校对封发总经办核稿机场领导签发总助、总师审批会签拟稿人机场文秘机场文秘中心代机场行文（行政发文）拟稿科室审核部门文秘审核部门领导审核编号套红盖章校对封发中心文秘核稿中心总监审核总经办核稿机场领导签发总助、总师审批会签拟稿人中心文秘机场文秘机场文秘拟稿3.主题词：参照集团公司规章制度汇编。4.抄送：根据实际需要填写，并在“收文单位”里选中，未在OA覆盖范围内的单位（部门）以纸制文件传递。要求1.公文格式要规范。2.内容属实，观点明确、条理清楚、层次分明、文字简练。拟稿2.核对发文稿纸是否正确，注意区分行政发文与部门发文。3.先“新建正文”，之后再填写发文稿纸上“电话”、“标题”和“主题词”等信息。注意事项：1.核对拟稿时身份角色。科室审核要求：1.审核文稿内容是否准确。2.审核文稿格式是否符合公文要求。3.审核文体、主送和抄送单位是否正确。科室审核操作：拟稿人选择“科室审核”，需要选择办理人核稿人签写意见注意事项：1.要对文件全面把关。2.可采取先审草稿再上OA方式进行。3.无论上OA前草稿是否审过，在正式OA行文时，必须审查。部门文秘审核要求：1.重点审查文稿格式和行文规范，无错别字。2.发现问题及时与拟稿人沟通，改正错误。3.部门文秘必须认真审核，不得跳步，杜绝“只看不审，只转不核”部门文秘审核注意事项：1.在发文时，拟稿人操作选项中无“部门文秘审核”。因此，统一部门文秘审核在发文稿纸“科室审核”处签字。操作：拟稿人选择“科室核稿”，办理人选择部门文秘2.部门文秘审核后须在发文稿纸上落“部门文秘已核稿”或其它同义字样。部门领导签发1.审查重点是公文内容是否与所事实相符合。2.确保文件中涉及的数据表格准确。3.签发意见明确并落实在发文稿纸上。要求：部门领导签发注意事项：1.签发人为所在部门二级机构副职以上管理人员。2.根据签发领导的意见可以进行多位领导签发，签发意见中必须要有同意发文的明确批示意见才可发文。3.若无明确发文意见，提醒签发领导。操作：拟稿人选择“签发”，办理人选择相应部门领导。部门领导审核1.审核人一般为拟稿人所在部门二级机构管理人员（特殊要求情况除外）要求：2.对文件进行全面审核3.提出审核意见，并落实在发文稿纸上.部门领导审核操作：拟稿人选择“部门审核”，办理人选择部门相应领导1.部门领导审核意见中要明确呈给某位中心领导批示，不能直接签发.注意事项：2.根据签发领导的意见可以进行多位部门领导审核.中心文秘核稿要求：同部门文秘核稿。操作：拟稿人选择“变换经办人”，办理人选择所在中心文秘。注意事项：1.核稿后可不在发文稿纸上落实核稿意见。2.如无法修改正文，联系拟稿人更改。中心总监签发同部门领导签发。注意事项：操作：中心文秘选择“签发”，办理人选择相应中心领导。会签会签是撰拟公文的过程中，主办单位主动与有关单位协商并核签的一种办文程序。要求：当公文的内容涉及本单位的多个部门或与其他单位有关时，需要进行会签。会签操作：拟稿人选择“会签”，需要选择办理人注意事项：1.选择办理人时根据领导意见直接选择需会签的领导。2.会签人一般为平行部门的领导，可以多人会签。3.会签意见与发文各级审核意见有出入时，及时请示领导。收文办理办文的实质是办事区分部门收文与行政收文发起收文三种途径收文通知单收文从上级“承办”的公文发起新的收文新建公文收文（全部信息要手动添加）123收文分类阅知类（不需要办理具体事务，对于文件中的信息阅知即可）一般事务类（需要承办部门具体办理事务或从事某项工作，需要将办理结果以公文或其它形式反馈至相关部门）等待意见返回类（需承办部门提出处理或解决问题的方案、方法的拟办意见供领导参考）收文流程收文承办单登记将文件标题、来文单位、来文号、收文日期等信息填写按《收文登记表》（三标表单，便于查找文件和记录）编号：部门内定义字段分类编号。编号时注意选择年份（一般默认当年和上一年两年都在）编号字段可由文秘设定注重时效性（收文不过夜）登记技巧：1.按承办单顺序来做可以降低错误。2.一定要看正文和“上级承办单”。3.当前部门承办单中无法查看流程相邻上级、下级承办单的备注。根据需要添加正文和附件，添加的正文和附件只有添加人可以删除，发文稿纸同理。文件传递根据流程和批示意见选择下一步办理方式和办理人员。落实完承办单领导批示和文件上内容后方可归档。一般事务类文件必须有明确承办人具体承办。承办人应以公文或其它方式在要求的办理时限内反馈办理结果。建议办理结果反馈后再归档，方便查找。等待意见返回类多级承办单目前OA当前部门承办单只能看到流程相邻的上级、下级承办单，而无法看到多级承办。例如：总经办承办单看不到集团公司承办单。中心收文办理等待意见返回类文件办理方法：将部门承办单下载后，通过添加附件方式添加到中心文件承办单，同时注重加强沟通。特点：1.部门文秘在上级承办单“承办”状态发起收文。2.需要承办部门提出具体办理意见供领导参考。等待意见返回类1.如无明确办理时限要求，则三个工作日内完成拟办意见提交。要求：2.具体拟办意见提出后，再将原始文件（上级承办单）提交，并在承办填写办理情况。3.在提交原始文件（上级承办单）后，部门文件暂不归档，待机场领导具体批示意见后，视情况办理后归档。等待意见返回类注意事项：1.提出的意见是“拟办”意见，而不是直接办理或阅处。2.要在明确上级承办单领导要求的情况下办理。3.所提拟办意见必须是明确、确定的。等待意见返回类4.承办部门不能越级办理（提交给机场领导），如有必要，须事先与来文单位（总经办）沟通。5.严格办理时限，无明确要求的办理时限为三个工作日。6.若确不能在时限内提交拟办意见的，要主动与来文单位（总经办）取得联系，说明原因并明确提交时间。注意事项：等待意见返回类办理情况按钮本部门意见记录记录文件到承办部门发起收文后所有的办理、流转过程及每一步办理时间。记录内容不可更改。记录内容包括误操作，记录是线性不可逆记录。本部门意见记录各单位办理情况在各单位办理情况页面上，可以查看所有公文经手单位的办理承办单。如果文件是OA发文，则可以查看发文单位的发文稿纸所有信息。可以用来查看多级承办单。为保证所有用户流转公文顺畅，此功能有使用时间限制。各单位办理情况意外处理：收回文件任何状态文件经此步后均会回到“办理（经办人）”。无论公文办理到哪里，传递到哪里，所有公文经手人都可以对文件进行收回。收回文件只能进行最近一次操作的逆操作，收回后，文件回到最近办理人。本部门办理情况会记录收回文件操作。意外处理：收回文件打印按钮在新窗口中弹出承办单打印预览在承办单打印预览页面上，上、下级承办单默认关闭，打印时不会展开，在打印前根据需要展开打印。打印按钮有时不显示，但是实际存在的，按钮位于承办单右边线上约1厘米处，当鼠标划过时，指针形状会变成手形，即可打印。打印按钮完整保存承办单目前多数采用截图方式保存承办单。巧用打印功能完整保存承办单。点击打印按钮后弹出选择打印机对话框中选择虚拟打印机MicrosoftOfficeDocumentImageWriter或AdobePDF。Office打印机所保存格式为mdi,因此，推荐使用AdobePDF，可以直接保存为PDF格式，方便查看。Office打印机所保存格式为mdi,因此，推荐使用AdobePDF，可以直接保存为PDF格式，方便查看。选择保存位置后点确定即可保。获得AdobePDF方法：推荐安装AdobeAcrobat。关于收文技巧航信替换正文后重进浏览器点提交后一定要看回执公文写作基本要求符合党和国家的路线方针政策和法律法现符合上级机关的有关指示同现行有关公文相衔接完整准确地体现发文机关的意图全面准确地反映客观实际信况提出的政策、措施切实可行表述准确严密文字精确简练文种使用恰当公文结构和格式规范公文常用表达方式叙述：陈述事物发生、发展和变化过程或人物活动、经历等的表达方法，在公文写作中使用最广泛。基本要求是线索清楚、详略得到、中心突出。时间、地点、人物、事件、原因、结果等要素均应交待清楚，但力求简炼。三种：叙述、说明、议论说明:用简要的文字解说事物、阐明事理，即对事物的形态、成因、性质、种类、功能，或对事物的概念、特点、来源、演变等作明白的介绍、解说的表达方法。基本要求要客观、准确（按事物的本来面目作介绍）。议论:对客观事物或问题进行分析、评论，提出看法和措施，表明观点和态度的表达方法。阐明立场观点、政策原则和决策主张时使用；配合叙述、说明两种文体使用，从叙到议，要做到从事实中直接作出符合逻辑的结论。公文常用表达方式上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如：函。下行文：下行文是上级机关向所属的下级机关的行文。如：通知、批复、通报等。公文