--区社区居委会档案管理办法

**区社区居委会档案管理办法**区社区居委会档案管理办法：**区社区居委会档案管理办法（摘要）第一章目的与原则第一条为了加强社区居委会档案的科学管理，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《**市**区人民政府转发区民政局关于筹建社区居委会的工作意见的通知》（京兴政发[2002]65号）文件精神，结合我区社区居委会工作实际，特制定本办法。第二**区社区居委会档案管理办法本文内容：**区社区居委会档案管理办法（摘要）第一章目的与原则第一条为了加强社区居委会档案的科学管理，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《**市**区人民政府转发区民政局关于筹建社区居委会的工作意见的通知》（京兴政发[2002]65号）文件精神，结合我区社区居委会工作实际，特制定本办法。第二条社区居民委员会档案（以下简称社区档案）是指社区党组织、社区成员（代表）大会、社区居民委员会以及社区群团组织在居民自治、街道建设等各项工作活动中形成的具有查考利用价值的文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。社区档案管理工作是社区工作的重要组成部分。社区档案管理应同社区各项工作同步进行，并列入工作计划、总结和考核之中，以保证落实。第三条区档案局负责指导和监督各街道办事处开展社区档案工作，制定业务标准、制度，为全区社区居委会提供业务指导服务。第四条各街道办事处应加强对辖区内社区档案工作的具体指导和协调，创造条件，支持和保证社区居委会档案工作的正常开展。第五条个社区居委会应明确一名专（兼）职档案人员具体负责本社区档案管理工作。档案工作人员的职责和基本任务是负责收集、整理、保管本社区全部档案，积极提供利用。从事档案管理工作人员应经过档案业务培训，社区要确保档案工作人员有相对集中稳定的时间从事档案工作。第六条社区档案工作所需的必要经费由社区办公经费列支。第七条区政府、街道办事处、社区居委会对档案工作成绩突出的档案工作人员应给予表扬或奖励。对工作失职造成档案损失的，应视情节轻重给予批评教育或行政处分。第二章文件材料的归档要求第八条社区在各项工作活动中形成的反映本社区职能活动、办理完毕、具有查考利用价值、应归档的文件材料，均应按规定由社区档案工作人员收集齐全完整，立卷归档。第九条归档文件整理的质量要求做到分类清楚，排列有序，保管期限划分准确，归档文件目录填写清楚无误，整理规范，必须用蓝黑墨水或碳素墨水书写，禁用圆珠笔、铅笔、复写纸、红色和纯蓝墨水书写。归档的声像材料必须原版、原件、底片正片相符，图像清晰、声音清楚、底片不得磨损。第十条归档时间文书档案一般按年度，每年度档案材料，在次年的4月底前归档完毕。会计、声像档案由部门负责人员整理完毕后于次年4月底前向档案室移交。实物档案应随时归档。科技档案中的基建档案应在基建项目竣工验收后归档；设备档案在设备开箱验收后及时归档。第三章文件材料的整理第十一条档案整理应做到区分年度、区分类别、区分保管期限。区分年度，即不同年度的文件材料应分别立卷；区分类别，即将具有有机联系的同一类别、同一问题的文件材料组合在一起；区分保管期限（社区保管期限分为3种：永久，即保存时间为50年以上；长期，即保存时间为16—50年；短期，即保存时间为15年以下），分别组卷、排列编号、编目。第十二条档案的分类与整理社区档案目前一般由文书档案、声像档案、会计档案、科技档案、实物档案五大门类和载体构成。其中文书档案设党群工作类、行政工作类、文教卫生工作类、治安环境工作类、服务工作类。一、声像档案是指反映本社区历史概貌以及重大事件、重要活动等形成的照片（底片）录音带、录像带等。1、声像档案主要分为照片（底片）、录音带或录像带两个类别。2、声像档案立卷（1）照片档案可按拍摄时间先后顺序装册立卷，照片较多也可按类别立卷，底片与照片影像要相符，每组照片要配有文字说明。（2）录音带、录像带档案按盒组成保管单位，并分别按时间先后顺序编流水号，盒上填写录音、录像说明。3、声像档案的排列与编号声像档案按年度——类别结合问题，按时间先后顺序排列编号。二、实物档案是指本社区荣获区级以上（含区级）的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书；具有纪念意义和凭证性的实物、纪念品；停止使用的印信（章）。1、实物档案的整理实物档案可按获奖时间顺序分别进行整理。2、实物档案的排列与编号实物档案在年度内按时间先后顺序排列编号。三、会计档案是指被社区在财产管理和财务管理工作中形成的各种会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料。1、会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告（会计报表）及其他四个类别。2、会计档案的立卷（1）会计凭证按月份组卷；（2）会计账簿按账簿名称、年度组卷；（3）会计报表按月、季、年度组卷。3、会计档案的排列与编号会计档案采用类别——年度分类法，然后按不同类别和保管期限各自流水编号。四、科技档案分为两大类，即基建档案和设备档案。1、基建档案是指社区办公及活动场所的基建文件材料和图纸。（1）基建档案的立卷，按工程项目将文字材料和图纸分别组卷。（2）基建档案按工程项目分类，然后在每一工程项目内编制流水号。2、设备档案是指社区重要的办公和交通车辆等设备的随机文件材料。（1）设备档案的立卷，按每台（件）设备（含说明书、图纸等）组卷。（2）设备档案按设备型号分类，然后按台、件编制流水号。第十三条个门类和载体的档案应按要求分别编制案卷目录。一、卷内编目每个卷内的文件材料经过系统化排列后按归档文件整理规则进行编目。1、编写页号。卷内文件凡有文字、图表、印章标记的每个页面均用阿拉伯数码在文字材料的正面右下角、背面左下角编写页码顺序号，空白页不编号。2、填写卷内目录。卷内文件逐件按项目登记卷内目录，文件目录放在卷内文件之首。3、填写备考表。备考表要填写需要说明的情况、立卷人、检查人、日期等。要真实的逐项填写清楚，背靠表至卷内文件之尾。二、案卷封面的书写应按规定逐项填写清楚。案卷封面项目要用毛笔、钢笔或碳素笔书写，或者计算机打印，字迹要清晰工整。三、案卷装订案卷装订前应去掉金属物，对破损褪色的文件材料要进行托裱和复制。装订时要以文件底边和右边为齐，三孔一线，用线绳装订结实整齐。第四章档案的保管和利用第十四条社区应配备必要的档案装具保管档案，应设必要的档案专柜，档案排放应自上而下，从左至右统一编号，案卷的排列，应将不同门类和载体的档案分别排列。第十五条档案的保管要做到有良好的防火、防潮、防盗、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等设施，做到无虫、无鼠、无霉变，确保档案的完整与安全。第十六条档案室要根据实际需要编制必备的案卷目录并编写社区大事记、组织机构沿革、基础数字汇编、专题参考资料等编研材料，积极地为本社区及两个文明建设服务。第十七条查借阅档案时应履行批准登记手续，用毕及时归还。如有特殊情况需要查阅有关人事、经济、合同、民事纠纷等档案的应经社区主要领导批准同意，方可借出或复印。查阅利用档案不得擅自抽页、涂改、勾划、摘抄，复印档案要严格审查，并履行批准手续。非档案工作人员一律不准擅自翻阅档案。第十八条档案管理人员要严格遵守《中华人民共和国档案法》和《保密法》等有关规定，严格保管档案，确保档案机密安全，不得擅自扩大借阅档案范围和泄露档案内容。第十九条档案人员应按规定做好各类档案数量和利用情况的登记和综合统计。第二十条档案人员调动或离开本工作岗位时，要严格办理档案移交手续。第二十一条档案室要严防档案损毁丢失，严禁出卖、涂改、伪造档案，如发生上述情况，要及时上报街道办事处和区档案局等相关部门，并依据有关法律法规严肃查处，追究相关人员责任。第二十二条本法适用于**区社区档案管理。第二十三条本办法由**区档案局负责解释。第二十四条本办法自2003年5月1日起施行。**区社区档案管理制度一、**区社区文书档案管理制度（一）文书档案是指本社区居委会在各项活动中形成的办理完毕的，具有保存价值的各种文件材料。它是记录和反映社区居委会在历史各个阶段中重要活动的主要史料和依据，是社区居委会档案工作的重要组成部分。（二）归档的文件材料应齐全、完整、可靠，文稿字迹清楚，文字简练，标点符合准确，一律用钢笔、炭素笔或毛笔书写。（三）反映归档的文件材料，必须证件与附件、文件正本与定稿、请示与批复、转发文件与原件齐全无缺页、破损现象，并能准确地反映各项工作活动的真实内容和历史全貌。（四）同一年度机构（问题）的文件按时间顺序进行排列，依次编写件号、页号，并对应填写“归档文件目录”及“备考表”。（五）文书档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。（六）档案材料移交时，应登记造册，交接双方签字后各留一份，以备查考。（七）文书档案的销毁要按鉴定销毁制度的规定办理。（八）文书档案归档于次年4月底前完成，向综合档案室移交。二、**区社区会计档案管理制度（一）会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告（会计报表）及其它会计材料。（二）会计档案原则上保持原卷册的封装，如个别需要重新整理时，应会同财务负责人、经办人共同拆封整理。（三）会计档案原则上不外借，如有特殊需要，须报主管领导批准，但不准拆散原件册，并限期归还。（四）会计档案的保管期限根据其特点分为永久、25年、15年、5年。（五）会计档案的销毁按档案鉴定与销毁制度办理。（六）会计档案由专门负责人员整理完毕后于次年4月底前向档案室移交。三、**区社区声像档案归档管理制度（一）声像档案是在各项重要活动中形成的，对本社区居委会有保存价值的以感光材料和磁带为载体，以显像和声音为主题的反映方式，辅以文字说明的历史记录，包括照片、底片、录音磁带、录像磁带等。（二）本居委会各项重要活动中形成的，有保存价值的声像档案任何人不得私自留存。（三）应归档的照片底片，要图像清晰、内容完整连贯。（四）应归档的录像带必须图像清楚、内容完整；录音带要声音清晰、内容完整。（五）应归档的声像档案应按分类方案进行分类、编号、填写题名记文字说明。（六）声像档案要使用专用装具保存。（七）声像档案应在每次活动后随时归档，由摄像人筛选整理后于次年4月底前向综合档案室移交。四、**区社区实物档案归档管理制度（一）实物档案是指荣获区级以上包括区级领导机关授予的奖杯、奖章、奖状、奖旗、证书及有关部门赠与的赠品等实物材料，这些实物材料客观反映了本社区居委会的功绩，从另一侧面反映了本社区居委会的历史面貌。（二）凡是本居委会荣获的奖牌、奖杯、奖旗、奖状、证书等实物材料，要由专人负责，分件登记、统一管理。任何个人不得私自留存。（三）反映归档的实物档案获取1个月内有档案员登记造册，归档保存。五、**区社区档案保管制度档案资料是党和国家的宝贵财富，为了做好档案保管工作，防止档案的销毁，延长档案的寿命，维护档案的完整与安全，特制定以下制度：（一）保存的档案资料，要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号，柜架要排列有序。（二）存放档案的房间应有“八防”设施，即：防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防尘、防虫、防污染。房间内不准存放易燃易爆及其它同档案无关物品，并定期进行安全检查。（三）室内要卫生清洁，有温湿度计，温度控制在14—24℃，相对湿度控制在45—60%，不同季节要采取相应措施，并做好温湿度记录。（四）室内严禁吸烟，下班后及时关闭电闸，库房周围要灭绝火源现象。（五）无关人员未经许可，不准进入库房，对库存案卷要定期检查，如发现问题应及时采取措施，并向主管领导报告。（六）要提高警惕，做好保密工作，严防发生任何盗窃破坏档案资料的事件。六、**区社区工作人员外出带回材料归档制度（一）社区居委会工作人员外出学习、考察外地工作经验，所带回的材料是一种很重要的参考资料，对照外地的经验可以找出自己的差距，制定出有利于本居委会更好发展的各项工作措施。（二）机关工作人员外出，带回的考察材料要及时移交、统一管理，一般包括书籍、经验介绍材料，有参考价值的照片、录音带等。（三）为保证外出工作人员带回的材料及时归档，采取切实可行的措施，对有意隐瞒不交文件的人员，经发现要追究其应有的责任。七、**区社区档案保密制度（一）档案工作人员应严格遵守和执行国家的保密制度，保护档