文秘-公文知识

公文知识讲座2010年8月13日公文的概念行政机关的公文（包括电报），是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。行政机关公文的性质决定了其在公务活动中的地位和作用，由此也决定了公文质量的好坏，在一定程度上代表着机关的水平，影响着机关的形象，关系着机关的运转。一、关于公文内容格式中应注意的问题行政机关公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。其中置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。（一）文头中应注意的问题。国家行政机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度等组成。占文件首页的三分之一到五分之二，用横隔线与正文分开。1．发文机关标识中应注意的问题。发文机关标识即通常所称的“红头”，它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。2．发文字号中应注意的问题。发文字号，由发文机关代字、年号和该年度的发文序号组成，位于文件名称之下、横隔线之上的正中位置（函的发文字号标注在标题的右上方）。两个以上机关联合行文，只标明主办机关的发文字号。发文字号主要是为文件的登记、交办、引用、检索提供方便，便于收文机关与发文机关进行联系。3．签发人标识应注意的问题。签发人标识仅是在上行文中出现。在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是让上级机关了解下级单位谁对上报事项负责。4．秘密等级、紧急程度标识中应注意的问题。秘密等级、紧急程度，应视文件内容需要从上至下依次标注在文件名称的右上角。秘密等级依次分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种，机密、绝密文件应标注份号；紧急程度分为“急件”、“特急件”。电报紧急程度分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（二）公文主体部分中应注意的问题。公文的主体部分，也就是我们常说的正文部分，一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关等。1．标题书写。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称、内容提要和文种三部分组成。如《成都市人民政府关于加强城市综合管理的通知》，其中“成都市人民政府”是发文机关，“加强城市综合管理”是内容提要，“通知”是文种。联合行文标题的简化对三个以上单位联合行文，由于发文单位多，标题可能很长，可采用两个办法使标题简化一些：一是使用各发文单位的规范化简称，如《市物价局市经济委员会市发展和改革委员会成都电业局关于征收电网地方附加费的请示》可简写为《市物价局市经委市发改委成都电业局关于征收电网地方附加费的请示》；二是使用概括法，将标题改写为《市物价局等４部门关于征收电网地方附加费的请示》。2．主送机关的书写。主送机关，是指收受、办理文件的单位。俗称“抬头”。除“公告”、“通告”以外，正式公文一般都应标明主送机关。主送机关一般在标题之下，正文之上左端顶格位置书写。主送机关的选定准确选定公文的主送机关，是文件发出能否得到及时处理的关键。在工作中要根据对方单位的职责分工和工作需要来确定主送文件。既要防止错送、漏送，致使工作脱节；也要防止撒大网式的滥送，造成人力、物力和时间的浪费。3．正文写作。常见的问题有：一是公文引文不规范。二是常用提法不规范。三是日期使用不规范。四是公文层次不规范。五是文字表述不规范。一是公文的引文不规范。引用公文时要先引标题，后引发文字号，比如要引用成府发〔2009〕18号文，应这样引：“成都市人民政府《关于印发〈成都市依法行政第二个五年规划（2009—2013）〉的通知》（成府发〔2009〕18号）。若用（成府发〔2009〕18号）成都市人民政府《关于印发〈成都市依法行政第二个五年规划（2009—2013）〉的通知》，把文号放在前，标题放在后，就是不规范的引文。二是引用常用提法不规范。比如，在引用“两枢纽、三中心、四基地”、“推进城乡规划、产业发展、基础设施、公共服务、市场体制、管理体制‘六个一体化’”，“带头推进‘两个加快’，切实做到‘五个走在前头’”等一些常用提法方面还不规范。又比如，至今还有个别单位在引用城乡统筹、“四位一体”科学发展总体战略时，写成：统筹城乡、“四位一体”科学发展。等等。三是日期使用不规范。在公文文内，日期应使用阿拉伯数字，年、月、日书写要完整规范。比如今天，就应写为“2010年8月13日”，若用“2010.8.13”或“10年8月13日”，就是不规范的表述。此外，文件中如“今年”、“明年”、“上月”、“下月”、“今天”、“明天”等，都是不规范的表述。四是公文层次的不规范。如有的文中前面用“（一）”后又标“一、”，有的前面用“一、”，下面的层次中直接用“１.”等等。正文需要使用字序符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“１.”，第四层用“（１）”。每一层次序数用法，前后应当一致。行政规章视需要按章、节、条、款、项标明层次。五是文字表述不规范。可分为两种情况：一是一般性的质量问题，如错字、漏字、多字；部门名称未使用规范简称、排序不正确；同一文稿前后提法不一致；数字用法不规范；标点符号使用明显不当，等等。二是比较严重的质量问题，如不符合现行法律法规或中央、省上的方针、政策；未与市上的重大战略部署、重要工作部署、最新精神保持一致；不符合市委、市政府有关会议纪要规定；关键数据、时间及姓名、职务等表述错误，等等。4．附件中的应注意的问题。公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往会隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述。需要明确的是，公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。5．成文日期书写应注意的问题。行政机关公文的成文日期应标明公元年、月、日，一律用汉字小写数码书写，不使用阿拉伯数字。年、月、日要写全。6．加盖印章应注意的问题。印章是公文的生效标志。一般情况除了会议纪要以外，不加盖印章的公文应视为无效。（三）文尾部分应注意的问题。文尾部分包括主题词、抄送栏、印发机关与印发日期、印制份数等项。文尾部分存在的不规范情况主要有以下几点：主题词标注不规范；抄送书写不规范；印发日期标识不规范。1．主题词标注应注意的问题。一般的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。标注主题词应准确、规范。上报的文件从受文机关制发的主题词表中选词标注，其它文件可从本机关制定的主题词表中选词标注。标注主题词一般选3—5个单一词组，以先内容、后形式的顺序排列。书写上，“主题词”采用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。2．抄送书写应注意的问题。根据相关要求，为简化和规范公文格式用语，无论对上级、平级或下级，抄送机关标注用语可一律用“抄送”，抄送范围如涉及各方面机关，一般按党委、人大、政协、法院、检察院、军队、政府部门的顺序排列。抄送机关的名称用全称或规范化简称。3．印发日期中应注意的问题。标识印发日期是为了准确反映公文的生成时效。一般来说，公文在领导签发之后，也就是生效时间之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节。通过了解生效时间与印发时间的时间差，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，均有利于公文的办理。二、行文规则中应注意的问题行文规则，是制发、办理公文中必须遵循的基本准则。《国家行政机关公文处理办法》第四章规定的“行文规则”共11条。主要是从行文原则、行文方向和行文要求三个方面确立了国家行政机关公文的行文规则。（一）注意行文的必要性和实效性。确定行文一定要首先明确行文的目的和作用，要有的放矢，有针对性，使发出的公文产生预期的效果。要根据实际需要确定是否行文。在上行文中，如果要制发请求解决问题的文件，要研究问题的本身是不是属于上级应当解决的，还要研究解决这个问题的可行性。制发平行文件，要注意明确职权，防止推倭扯皮。对下行文，要符合实际，有针对性。同时，要坚持少而精的原则。（二）注意准确把握行文关系。工作中存在的问题有：涉及其它机关、部门职权范围的问题，未经协商一致向下行文；越级请示；请示直接送领导个人；行政机关的公文，向党委机关交任务，等等。要解决好这些，需要我们在行文关系上把握好以下10个要点：一是各级行政机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。按行政隶属关系报送政府审批的请示，可由政府批复，也可由政府授权其办公厅（室）或主管部门答复。政府部门报请政府批转执行的公文，可由政府批转，也可由政府授权其办公厅（室）转发，还可冠“经XXX政府同意”由部门下达。二是凡属各部门职权范围内的事项，需要行文的，一律以部门名义直接行文。下级政府需要解决的问题，属上一级政府职能部门权限范围内的，可直接向上一级政府职能部门行文。各地区之间、同级政府各职能部门之间需要商洽解决的问题，可以相互行文。三是政府各部门可以向上一级或下一级政府有关业务部门行文，也可以根据本级政府的授权向下一级人民政府直接行文，但在向下一级政府行文时，在文中应当注明已经政府同意。四是同级政府之间、同级政府的部门之间、各级政府与上一级政府的部门之间可以联合行文；政府（及其部门）与同级党委（及其部门）、军队机关（及其部门）可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文由主办机关与协办机关共同签发，由牵头主办机关编号印发，原稿由主办机关存档。五是地方各级国家行政机关公文中涉及其它机关、部门职权范围的问题，未经协商一致或未经上级机关批准、裁决的，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。六是地方各级国家行政机关不得越级请示。因特殊情况必须越级请示的，应抄送被越过的直接上级机关。七是请示一般只写一个主送机关，并一律送交受文机关的办公厅（室）统一办理，一般不直接送领导个人，也不得抄送下级机关。八是受双重领导的机关上报公文，根据公文内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责处理、答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应同时抄送该下级机关的另一上级机关。九是国家行政机关的公文，不得向党委机关作指示、交任务，如内容涉及党的工作，与同级党委机关联合行文。十是对上级行政机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，也可以收文的形式下发，不另重复行文。已在会议上印发的领导讲话、会议纪要，不再另行发文。经批准在报刊上全文发表的文件，视为正式文件依照执行，不另行文。在报刊上发布的行政规章，由发文机关印制少量文本，供存档备查。（三）注意规范把握行文方式。不规范之处突出表现在“请示”和“报告”混淆，该写“请示”的，写成报告；该用“报告”的，写成请示。造成这种情况的主要原因，主要是对“请示”和“报告”的相同点和区别认识还不是很清楚。“请示”与“报告”的异同“请示”与“报告”相同之处有四：第一，都是上行文；第二，都包含有汇报情况或反映问题的内容；第三，都能起下情上达的作用；第四，都有主动争取上级机关指导与帮助的作用。“报告”与“请示”的主要区别在于：一是报送目的不同；二是两者性质不同；三是内容重点不同；四是报送时间不同。使用“请示”要防止两种片面倾向一是滥用“请示”，事无巨细，通通“请示”，把矛盾上交；二是忽视“请示”，超越职权，不经“请示”，擅作主张。“请示”要严格执行“一文一事”的规定，以免造成阅批和处理上的困难，影响公文处理的效率和质量。三、发文处理中应注意的问题发文处理程序，一般包括拟搞、核搞、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。（一）公文拟制环节。拟搞一般应本着“谁主办、谁拟搞”的原则进行。草拟文稿应按