电子文件与纸质文件的鉴定区别

================精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，欢迎阅读下载==============--------------------精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，感谢阅读下载---------------------~1~电子文件与纸质文件的鉴定区别电子文件与纸质文件的鉴定之比较随着计算机的普及以及知识经济时代的迅速发展,电子文件已经成为目前社会上数量最大的文件种类,对其进行收集、鉴定、归档、整理已经是档案界目前工作的主要任务内容。电子文件的鉴定与纸质文件鉴定相比,在时间、程序、内容、方法、鉴定人员等方面上都有很多的不同之处。电子文件鉴定工作，包括真伪鉴定，开放鉴定，密级鉴定，价值鉴定等。电子文件鉴定的概念是价值鉴定，即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期限已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理的过程。电子文件的鉴定比纸质文件的鉴定更具复杂性和难度。一.鉴定的时间“纸质文件的鉴定时间一般都是在文件形成之================精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，欢迎阅读下载==============--------------------精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，感谢阅读下载---------------------~2~前，于电子文件中的“微观数据”有时候并不是独立存在的。在动态数据库中，最新的数据覆盖刚过时的数据，分散的数据不断地汇入结论性的数据中。因此，为了保证电子文件的原始性，鉴定工作被提前到文件管理系统后设计阶段，鉴定在时间上的变化要求档案工作者介入文件的管理。”①二．鉴定的程序于电子文件的特殊性，电子文件的鉴定程序也与传统文件有所不同。“纸质文件和电子文件具有不同的文件运动生命周期，鉴定工作也分别处于运动生命周期的不同阶段。”②纸质文件鉴定程序，初次鉴定是文件在文书处理程序完毕后立卷归档时进行的，以确认其是否有保存价值；档案室对保管期满的档案进行第二次鉴定，以决定其是否继续保存；第三次鉴定是档案需移交给档案馆时进行的，以确定是否进馆；第四次鉴定是档案对长期保管的档案进行期满鉴定。纸质文件的鉴定是针对文件实体进行的文件内容价值的评估。电子文================精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，欢迎阅读下载==============--------------------精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，感谢阅读下载---------------------~3~件的初次鉴定不可能像纸质文件那样等到文书处理程序完毕之后再进行，也就是在编制信息系统软件时，就把有关鉴定的标准和程序编入到系统软件之中，计算机自动对电子文件进行鉴定。电子文件的第二次鉴定在形成阶段进行的，电子文件在这一阶段进行网络归档脱机保存到介质载体上，有档案部门对保存于介质载体上的电子文件进行鉴定。这次鉴定既包括了内容鉴定，也包括了电子文件的技术鉴定。电子文件的第三、四次鉴定主要是维护阶段进行，档案部门肩负起了对电子文件进行维护的职责。三．鉴定的内容档案文件的鉴定，包括真伪与价值两方面。于纸质文件的物理载体相对稳定，信息与载体是紧密结合难以分离的。即使要使其分离，也难免不留痕迹。因此，其真伪的鉴定与保护是件轻而易举的事，故而纸质文件鉴定一般不包括真伪鉴定而专指价值鉴定。而电子文件的鉴定则不同，于电子文件信息的易变性和信息与载体================精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，欢迎阅读下载==============--------------------精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，感谢阅读下载---------------------~4~之间易分离的特性，使得对电子文件原始性的鉴定显得格外重要。电子文件信息是编码信息，需要通过机器的还原才能为人所识读，电子文件的价值不再像纸质文件那样可以直接为利用者获取，而是需要借助于计算机软硬件系统这个中介。电子文件的鉴定，包括文件的内容鉴定和技术鉴定。内容鉴定和传统纸质文件的鉴定基本相似，就是采用“直接鉴定法“对电子文件的信息进行鉴定，确定电子文件的保管期限。技术鉴定主要包括电子文件的完整性，真实性，可读性，无病毒鉴定，介质状况检测。与纸质文件不同，电子文件的完整性可以分为检查文件要素和检查要素集中手段两个方面。电子文件的双重鉴定，“法国档案学者哈罗尔德·瑙格勒1984年在其研究报告《机读文件的鉴定》中深入分析电子文件鉴定与传统文件的差异，首次明确提出并系统阐述了电子文件双重鉴定的思想。他认为“机读文件的鉴定包括文件所含信息的鉴定和文件技术状================精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，欢迎阅读下载==============--------------------精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，感谢阅读下载---------------------~5~况的鉴定”。这一思想在实践上为电子文件的鉴定工作提供了一条新的思路，在理论上为鉴定电子文件的保存价值建立了两个支点——内容的有用性和技术状况，从而引起了各国档案研究人员和实际工作人员极大的关注，这在文件鉴定理论的发展史上是很有创见的。毫无疑问，和纸质文件一样，对电子文件的内容需要加以鉴定，以便从难以数计的文件河流中“淘出”经得起历史考验的真正具有价值的“金子”。随着我们对电子文件了解的增多，逐渐发现在电子文件中“淘金、’比纸质文件还困难，还重要，原因在于电子文件的量更大，流向和分布更为复杂。电子文件“制成材料”的物理性能比纸质文件材料要脆弱得多，电子文件中的信息也比纸质文件要易变、易失得多，这就意味着电子文件的有用性对于支持其存在的技术状况的依赖性要大得多，良好的技术状况是电子文件真实、可靠、完整、可读的基础。纸质文件鉴定中把鉴定的思想和原================精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，欢迎阅读下载==============--------------------精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，感谢阅读下载---------------------~6~则转化成明确、具体的保管期限表的作法在电子文件的鉴定中依然必要，这可以给文件管理人员提供一个清晰的，易于执行的标准。纸质文件的保管期限表对于从内容上鉴定电子文件具有一定的参考价值，但于电子文件的种类、成分和形成、积累过程有诸多特点，一些文件的价值还会随着信息技术的发展而有所改变，因此不能简单地套用原有的保管期限表，我国应该在积累经验的基础上为电子文件编制专用的保管期限表，用以体现文件内容和信息技术对保管期限的双重要求。”③电子文件价值鉴定的内容比传统文件鉴定扩大了许多,增加了对电子文件所依赖的技术状态的鉴定,形成双重鉴定:既有对文件所含信息的鉴定,又有对文件技术状况的鉴定,而且技术鉴定比对文件所含信息的鉴定更重要。四.鉴定的方法纸质文件多采用直接鉴定法，即要求鉴定人员逐件逐张地审查文件，根据其内容所记载和反映的重要性判断其价值的大小。再================精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，欢迎阅读下载==============--------------------精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，感谢阅读下载---------------------~7~分析档案来源和形成实践、文件名称和稿本、文件的有效性和外形特点。如果电子文件继续沿用纸质文件的鉴定方法，通过直接阅读文件内容，决定其保管期限，其工作量是文件管理人员难以承受的。其结果可以导致越来越多的电子文件因来不及鉴定而流失或积压。这样的鉴定方法显然不适用于电子文件的鉴定，尤其初次鉴定。与纸质文件相比，电子文件具有多变性和转瞬即逝以及载体的脆弱性等特点，因此，电子文件鉴定应采用一种高效的鉴定方法。“1989年以来加拿大国家档案馆开始实行“新宏观鉴定接收战略”，采取了一种“职能结构研究模式”，将档案的鉴定方法于一种以文件前后关系为基础，以来源为中心的框架中，而不是于以内容为基础的历史文献框架之中。荷兰国家档案馆也采取了类似的鉴定方法，即根据文件在政府活动和任务中的作用来鉴定其情报价值，各机构首先应分析对其履行使命和完成任务至关重要的活动，通================精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，欢迎阅读下载==============--------------------精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，感谢阅读下载---------------------~8~过挑选和鉴定出来的信息必须反映活动的价值。”④宏观鉴定理论是件伴随信息技术在现代社会广泛而深入地渗透应运而生的。它反映了信息社会机构和文档的特点，阐明了电子文件的来源是动态的、虚拟的、多元的。在电子环境中，虚拟机构在网上大量涌现。与纸质文件产生的机构不同。在机构的职能和内部结构不断变动且难于辨别的情况下，继续用传统的理论方法鉴定电子文件的价值显得十分困难。职能鉴定法是宏观的、以职能为基础的鉴定方法。职能鉴定法依据电子文件形成过程、机构职能活动、文件的本质联系，其思路较内容鉴定法是宏观的。因此，职能鉴定法从总体上判断机构形成有价值文件的能力，而不是直接对文件加以处理。我国在电子文件的保管、整理方面仍采用输出纸质拷贝，在纸质文件保存系统内管理的方式，即电子文件的“双套制”管理都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的，两种共存状态下电子文================精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，欢迎阅读下载==============--------------------精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，感谢阅读下载---------------------~9~件的社会属性和功能有所不同，这种不同随着电子文件和纸质文件的互动发展，最终将使电子文件的管理经验和信息技术逐渐丰满完善，“两套制是文件介质转换时期不可避免的一种现象，可以预见，这种模式将持续相当一个时期。随着技术的成熟、法律的完备和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为电子文件，纸质文件的数字化应有所选择”⑤，并逐步取代纸质文件。五.鉴定的人员主持鉴定工作人员的组成、及所处的立场、出发点、价值取向等，很大程度上影响着档案鉴定工作的前进方向。“我国的纸质文件鉴定分三步走。第一步立卷前鉴定，鉴定人员文书或业务部门人员组成，他们确切了解自己的需要，对文件的第一价值能做出较为准确的判断，而对文件的第二价值则关注得很少，这种做法可能产生的后果是有相当历史价值、值得永久保存的文件还未进入档案人员的视线，就被判处死刑，进了废纸堆。第二================精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，欢迎阅读下载==============--------------------精选公文范文，管理类，工作总结类，工作计划类文档，感谢阅读下载---------------------~10~步鉴定工作主要机关或企业的档案室工作人员承担，对立卷归档时确定的保管期限进行检查并适当调整，经鉴定无继续保存价值的剔出销毁。档案馆人员也要实行超前控制，介入档案室鉴定工作，进行业务指导。第三步鉴定工作档案馆人员主持，主要对进馆档案保存期限不当的进行调整以至销毁。此可见，在我国，对文件的生死处置发生在立卷前鉴定，掌握生杀大权的实际是机关或企业的文书或业务部门人员，后两次有档案人员参与的鉴定在一定程度上只起到修正作用，这种鉴定方法对全面考量文件价值的弊端不言而喻。”⑥经过电子文件与纸质文件鉴定的比较，分析两者异同，各取其长，从而推动电子文件和纸质文件鉴定工作的发展，为档案的鉴定工作提供宝贵经验。注释：①江苏常州信息职业技术学院孙文靖《电子文件与纸质文