办公室精细化管理

办公室精细化管理阶段性实施办法探讨本阶段目的：夯实基础，提高效率，落实职责，发挥职能。夯实基础，练好内功从四个方面入手提高职业能力，办好事，反应快，不疏漏，有条理。办好事，是业务水平问题。能较好完成职责范围内的工作。常规事情做到位。反应快，是工作效率问题。是减少无效工作，迅速准确应对。不疏漏，是严格按流程办事，养成良好习惯。强调把下一个流程责任人作为服务对象的工作意识。有条理，是工作作风问题。诸多事务把握轻重缓急，单个事情讲求善始善终如何着手？（一）以下是办公室基本业务工作清单，包括：文稿起草、综合协调、会议管理、财产管理、劳动工资、人事教育、宣传工作、信息反馈、督促检查、接待安排、后勤保障、临时交办、外联接待等等每个人在所有这些事务中找到与自己相关的工作如果是分工，那么要明确自己在其中承担的份额输入是谁？输出是谁？协作者是谁？相关工作的时限要求，质量要求？可能发生的导致无法完成的因素是什么？在什么环节上容易出错？预防性措施是什么？可借助的帮助有哪些？存世一千三百多年的赵州桥，其奥秘就是在于每一块砖石都完美的分工并很好地肩负起自己的职责。标准就是最低要求办公室的精细化管理，说到底就是每个人对于各自职责的明确并把事情做到位。但是这个只是常规要求，是标准。什么是标准？标准就是最低要求。而精细化的原则是把最平凡的事情做到极致。（二）从精细化出发追求效能我在几分钟之内找到领导急需的书面或电子文档？我明明记得把一份材料放在办公桌上，怎么不见了？为什么开大会前，领导总要花几分钟亲自指挥坐在最后的人员移到前排？为什么白天忙杂事晚上忙正事可工作还是做不完？很多时候，让你感到疲惫不堪的往往不是工作中的大量劳动，而是因为没有良好的工作习惯——不能保持办公桌的整洁、有序，从而降低了办公室生活的质量。也就是说，是这种不良的工作习惯加重了工作任务，从而影响工作热情。时间久了，会感到厌倦、懈怠。定置管理在办公室同样有重要意义1.合理的摆放文件物品并固定下来；橱柜存放的文件物品要有标识；2.电子文档要归类清晰，标识清楚。不得存放在系统盘。3.建立位置台帐或索引，对需要保存的文件资料进行登记。4.会场等场所人员位置安排按部门固定。不同类别会议所使用会议室相对固定。没有优良的工作习惯，是绝不可能获得高效的芝加哥和西北铁路公司的董事长罗南·威廉士说：“一个桌上堆满很多种文件的人，若能把他的桌子清理一下，留下手边待处理的文件，就会发现他的工作更容易，也更实在，我称之为家务料理，这是提高效率的第一步。”一个公司无论如何简单，管理如何有序，公司有待完成的工作总是远远多于用现有的资源所能做的事情集中整块时间办大事。利用零星时间办琐事。利用黄金时间办要事。整体：强化精品意识、精细意识，集中人、财、物，全力以赴抓好重要文稿起草、重要公文传输、重要信息报送、重要事项督办、重要会议和重大活动筹办个人：每日上班前用5分钟，排出由急到缓、由主到次、由重要到一般事务顺序。写在便条粘贴在电脑屏幕一角备忘。（三）按流程办事办公室工作的要领员工最应该掌握的制度应该是“工作指导书”举例：公文处理作业指导书1目的本作业指导书对公文处理工作进行规范，以及时、准确传达贯彻党和国家的方针、政策、法律、规章、制度，确保相关文件资料的传递与处置。2范围本作业指导书适用于本所各类公文处理。3职责3.1所办公室文件收发岗负责所部公文收发管理。3.2各部门配合办公室对公文处理工作实行规范化管理。4程序4.1收文管理4.1.1办公室文件收发岗收到密级文件和事先不能公开的有关内部事项的文件，直接送有关领导阅办。4.1.2办公室文件收发岗对收到的文件按规定程序进行登记，交办公室主任提出拟办意见，送主管领导阅批。根据主管领导批示意见，送分管领导批办。4.1.3办公室文件收发岗根据分管领导批示意见将文件送相关部门。4.1.4承办部门负责人根据所领导批示提出批办意见，落实承办人员。4.1.5办公室文件收发岗对文件办理情况进行跟踪，及时催办。4.1.6办公室文件收发岗每年年终将当年全年纸质文件移交档案管理岗。4.2发文管理4.2.1部门工作人员拟稿，送部门负责人初审。需要会签的文件，由拟稿部门送相关部门或单位会签。4.2.2拟稿部门将初审或会签后的文件送办公室文件收发岗办理文件审批程序:办公室文秘初核无误→移交办公室主任审核同意→送主管领导签发。4.2.3主管领导签发后，送办公室文件收发岗对文件进行登记、编号、输入、排版，由办公室文秘岗负责对文件进行校对、复核。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按上述程序复审。4.2.4办公室文件收发岗根据本所存档和有关部门、单位所需文件的份数印制文件。4.2.5办公室文件收发岗将文件分发给有关部门、单位，并分送给分管领导。4.2.6文件拟稿版、会签和签发版、最后定稿版存档备查。4.3文件的更改4.3.1对外来文件本公司无权更改。4.3.2拟发过程中的文件更改，必须经会签或签发人审阅同意，必要时重新会签或签发。对已发文件的更改，应按照原发文渠道重新拟发、收回或撤销原件，或拟发更正、补充文件。4.4失效文件的管理公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。5支持性文件5.1《国家行政机关公文处理办法》6记录6.1《收文登记簿》6.2《发文登记簿》6.3《文件轮阅表》强化对下道程序的服务意识认真掌握并严格按照指导书的程序操作，是充分体现精细化管理的必然要求。更高标准：强化对下道程序的服务意识。有没有多次返工现象？有没有初审、会签文件被领导退回现象？态度问题：对下道程序的责任意识就是对大桥的责任意识。从精出发、从细要求。方法问题:别让工作追着跑因为没有时间而赶着把事情做完的人，通常事后要花更多的时间把第一次没做好的事情做好。如果真的没有时间把每件事都做好、做完，那就把最重要的事做完。（四）办公室工作清晰有序是发挥职能的保证精：体现在科学简洁、清晰明了的工作过程、流程当中窗口与形象：优美整洁的环境形象整理：要与不要必要品使用频率和常用程度基准表：常用程度使用频率处理方法低过去一年都没有使用过的物品，而且不能再使用申请报废上报统一安排中在过去6个月中只使用过一次的物品；或一个月试用一次的物品集中存放(例如归档或存放在库房中)高一周使用一次的物品；或每天/每小时都使用的物品保存在办公桌或随身携带事务与政务：精干高效的队伍形象既要抓好政务服务，又要搞好事务管理；既要推进智力服务工作出新出彩，又要实现后勤服务工作保障有力，使办公室工作平衡推进、全面发展；.日常与突发：严明和谐的管理形象战略、结构、制度是硬性管理技能、人员、作风、目标是软性管理内务与外联：顺畅协作的公关形象内：协调各部门的工作行为，使工作流程顺畅，实现共同的战略目标外：负责公司对外形象宣传、公共关系和公司企业文化建设工作上通与下达：真诚奉献的服务形象以人为本尊重领导的风格，按领导意图办事，坚决服务领导决策，切实维护领导权威为部门工作开展办好事，解难事，促进机关内部和谐共处、合作共进，服务