现代企业秘书实务(下)

商务礼仪与职业形象1现代企业秘书实务(下）秘书培训资料商务礼仪与职业形象2目录时间管理和旅行会议安排信息管理人际交往商务礼仪与职业形象3五、时间管理和旅行时间管理时间管理是效率的保障。爱迪生说：“世界上最重要的东西是时间。”马克思说：“可支配的时间，就是财富本身。”商务礼仪与职业形象4秘书一天的工作1、开门前后：a、取邮件报纸b、开门，定格观看办公室（有，无）c、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器商务礼仪与职业形象5秘书一天的工作1、2、常规工作：（迅速按优先顺序排列）A、查阅日志（准备、提醒-----）B、处理邮件、来件（拆封、分类、呈送、发出邮件-----）C、聆听上司指示（笔记----）D、接打电话、收发传真、电子邮件E、制备文稿（起草、修改、审批-----打印、装订）F、接待访客G、安排会议、约会H、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）商务礼仪与职业形象6秘书一天的工作1、3、日志项目：（当日必完成）A、为上司——外出，会议，会客等（准备，参与--结束）B、为自己——外出，会议，会客等（准备，参与--结束）2、4、新增内容：（立即调整先后次序，张而有序，忙而不乱）A、新加工作——B、应急工作——C、突发事件——商务礼仪与职业形象7秘书一天的工作5、关门前后：A、查看日志（提醒上司，自己清晰）B、回顾当日（是否结束，加班否）C、离前必做（清理办公桌，存放信息，关闭机器，切断电源，保密检查，柜屉上锁，关窗关门）商务礼仪与职业形象8秘书：化平凡为伟大每日记录，一周统计，周志显示：接电话500次，打电话380次，接访客70位，做文件36份（5万字），出外访17家，参加会14个，处理事务68件------再加入分析、评价，送交上司结论：自己小结获鼓舞，上司清楚受感动，加强沟通近感情，平凡工作有伟大商务礼仪与职业形象9如何管理时间明确目标建立计划，写成清单设定先后顺序，分清轻重缓急遇事马上做，现在就做第一次就做好，次次做好专心致志，不要有头无尾珍惜今天，当日事当日毕养成整洁和有条理的习惯养成快速的节奏感设定完成期限善用零碎时间商务礼仪与职业形象10如何管理时间ABCD法则：急迫先做A既重而急次做B重而不急再做C急而不重不做D不重不急重要ABDC商务礼仪与职业形象11如何制定计划行动计划和时间表——是用于管理时间和任务的文件，包括：任务的名称和摘要；衡量进度的目标、最终期限和阶段任务；需要来完成该工作的物质资源的信息；任务的分配——已经分配特定任务的人员和部门的细节；商务礼仪与职业形象12如何制定计划意外情况的处理——万一有时间拖延如何处理，例如设备发生故障进展信息报告——报告何人、何时和怎样报告监督和管理——何人、如何监督工作的进展和质量；当目标实现时，有明确的标记的方法，例如在方框打勾商务礼仪与职业形象13如何进行日志管理日志管理要做到：输入会议的完整准确的信息，最终期限等，立即标上开始和结束的时间在每月或年的开始，输入固定的会议，约会在一周的开始和一天的开始查看日志，及时更新需要取消时，清楚和立即输入取消记号。安排隔开假日商务礼仪与职业形象14如何安排旅游计划：包括日期、时间、地点、交通工具、具体工作和活动、相关信息、联络方法交通工具：包括选择、如何订票、再确认以及国际旅行中的国际时差换算订宾馆：包括宾客要求、选择、确认办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅行文件商务礼仪与职业形象15六、会议安排会前筹备会中职责会后任务商务礼仪与职业形象16会议安排——会前筹备工作：确立议题：（多由领导定）主题、内容、时间、会期、方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。发送请柬和通知。准备资料：会议日程、各类文件、声像资料、广告、报导、证件类、表格、材料袋等。会务工作：会场布置、设备物资准备、车辆安排、报到登记、餐饮安排、安全保卫等。经费预算：来源、计划、审批等。商务礼仪与职业形象17会议安排——会中责任提前到会，检查设备和安排（设施、座位、标签、存衣架等）需要时，实施备用方案（如人员、地点、设备等出现意外）做好迎客、签到工作（迎接佳宾和与会者、办理签到手续等）做好会议记录、录音、录象工作（摘要记录、详细记录、代表名册等）商务礼仪与职业形象18会议安排——会中责任辅助会议正常进行（提供材料、复印，协助主持人掌握会场情况、控制会议进程、观注会议动态、做好联络协调、处理电话应急等）安排好会中的后勤服务（会议休息、饮料、用餐、住宿、娱乐、车辆、照相、卫生、医疗等）集会议的信息（发新闻、写简报、会议调查、反馈等）妥善做好送客工作（购票、车辆、留宿等）商务礼仪与职业形象19会中责任——会议简报目的----反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的问题，摘录会议发言要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息）类别---摘要式—将有代表性、启发性的发言摘录整理，让其他组了解。概括式---根据会议记录分析综合，概括大会、小组情况，供阅。综合式---包容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、花絮等。商务礼仪与职业形象20会中责任——简报写作要求快---抢时间，不拖拉，边听、边记、边分析、边整理，满足时限性。新---提出新情况、新问题、新经验，引人注目，满足交流性和指导性。实---内容真实准确可靠，数字、事实核对清楚，不夸大缩小。短---行文简明扼要，开门见山，朴实无华，一语中的商务礼仪与职业形象21会议简报目的----反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的问题，摘录会议发言要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息）类别---摘要式—将有代表性、有启发性的发言摘录整理，让其他组了解。概括式---根据会议记录分析综合，概括大会、小组情况，供与会者阅。综合式---包容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、会中花絮等。商务礼仪与职业形象22会议简报写作快---抢时间，不拖拉，边听、边记、边分析、边整理，满足时限性。新---提出新情况、新问题、新经验，引人注目，满足交流性和指导性。实---内容真实、准确、可靠，数字、事实核对清楚，不夸大缩小。短---行文简明扼要，开门见山，朴实无华，一语中的，不过千字。商务礼仪与职业形象23会议简报例格式---报头XXX会议简报（第X期）XXX会议秘书处编XXXX年X月X日正文XXXXXX（标题）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX报尾送：XXXXXXX（上级）发：与会代表（共印XX份）商务礼仪与职业形象24会议纪要定义---按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报和下达贯彻执行。写作---1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。2、突出会议中心，内容概括，有取有舍，有主有次，言语精练。3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时加理论说明。4、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、约束作用。商务礼仪与职业形象25会议纪要格式---列为法定公文，版面编排由版头、本体、版尾三部分，可不盖公章。本体：标题---公文式或简式（会议名称+纪要）时间---标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间正文---概况：会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、号召签署---正文右下方署明主办单位或会议名称商务礼仪与职业形象26会议纪要主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。表达方式有:概述式；综合原始材料，围绕议题概述多用小型会议条块式；规模大，议题多的会根据不同内容分块表达独立意思，或分条列项归纳会议内容，或先块后条混合使用，层次明确记录式：有重要讲话时用记录方式构成记要主体商务礼仪与职业形象27会议安排——会后工作1、收回所有单位（部门）物品（文件材料、设备文具物品等）2、清洁、检查会议地点、场所（借用还回、移动恢复等）3、向有关提供帮助者告辞致谢4、结请帐目（场地、住宿、设备、餐饮、服务、文具复印费等与预算比较，并检查订金最后结算。现金、支票、信用卡——索要发票凭证）商务礼仪与职业形象28会议安排——会后工作5、会议分析和评估（统计、分析调查、问卷等，包含对会议内容、展示、管理、地点设施、材料、服务等评估）6、整理会议文件材料（如记录的整理、会议材料的存档）7、编制会议报告、纪要、通讯8、进行会议催办和备忘（执行催办会议交办决定，整理待做工作表等）商务礼仪与职业形象29会后工作——会议纪要定义---按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报和下达贯彻执行。写作---1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。2、突出会议中心，内容概括，有取有舍，有主有次言语精练。3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时加理论说明。4、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、约束作用。商务礼仪与职业形象30会后工作——会议纪要格式列为法定公文，版面编排由版头、本体、版尾三部分，可不盖公章。本体：标题---公文式或简式（会议名称+纪要）时间---标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间正文---概况：会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。商务礼仪与职业形象31会后工作——会议纪要表达方式有：概述式；综合原始材料，围绕议题概述多用小型会议条块式；规模大，议题多的会根据不同内容分块表达独立意思，或分条列项归纳会议内容，或先块后条混合使用，层次明确记录式：有重要讲话时用记录方式构成记要主体商务礼仪与职业形象32会后工作——会议纪要结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、号召签署---正文右下方署明主办单位或会议名称商务礼仪与职业形象33七、信息管理-国家机构、社会组织、个人从事政、军、经、科、技、文、宗等活动中直接形成的对国家、社会有保存价值的各种文字、图表、声像记录（行政管理类、经营管理类、科研类、工艺技术类、法律类、财会金融类、基建设备类、人事类等）商务礼仪与职业形象34信息管理档案特点---1、社会实践中的原始记录；2、是有条件转化来的文件3、来源广泛、内容丰富、形式多样档案作用---1、凭证作用；2、参考及情报作用商务礼仪与职业形象35信息管理——档案业务6个环节1、收集工作---获取积累档案的手段，统一管理的措施，力求丰富完整高质2、整理工作---按一定原则分类、组合、排列、编号、编目的有序化过程3、鉴定工作---对库存进行鉴别、挑选、去粗取精，最佳优化，发挥价值商务礼仪与职业形象36档案业务6个环节4、保管工作---采取保护措施，妥善管理延长寿命，加强保密，确保安全5、统计工作---进行收进、移出、利用数量登记、统计和分析，掌握情况6、提供利用---开发和直接提供档案，为事业服务，达到建档根本目的商务礼仪与职业形象37信息管理——分类按字母排列---以英文姓氏顺序排，同姓再按名的首字，中文按拼音如客户名单李L在前，张Z在后按主题内容---同类内容的文件归在一起，建立一个易区分的主题如建立供应类文件和销售类文件不同主题按形成时间---文件形成时间年、月、日的先后，看发展变化如将财务发票本按年、月分类商务礼仪与职业形象38信息管理——分类按地区范围---业务活动以地区更显重要和方便时，确定地区名如西北分公司、东北分公司按数字规律---按规律用数字给文件编号归档，便于增添和查找如人事档案的编号，病历，微机管理商务礼仪与职业形象39信息管理——分类按档案来源---保持文件形成的来源地的清晰，不随意拆散、搬家如市办公厅文件、市经贸委文件按载体形式---根据档案载体的不同而分类如纸质类，音像类，电子类，缩微胶卷综合应用各类，如先时间，后主题，再地区商务礼仪与职业形象40七、人际交往人际关系气质类型约哈里窗户与同事相处与上司相处商务礼仪与职业形象41人际