浅谈新时期的秘书工作

浅谈新时期的秘书工作[摘要]：秘书是个大众化的话题。当前，政治多极化、经济全球化、社会信息化，挑战与机遇并存，形势复杂，作为秘书工作人员如何才能得心应手的做好本职工作，更好地发挥岗位效能呢？本文从秘书的定义、工作特性入手，结合新形势新特点、新要求，对当前秘书的主要职能、必备职业素养、工作艺术进行了探讨。[关键词]：秘书工作职能职业道德职业素养艺术秘书，是一个特殊的职业群体，上至国家机关，下到厂矿企业、社会团体，都频繁活跃着秘书的身影，“王秘书”、“李秘书长”、“丁主任”等等称呼常在耳旁想起，秘书工作岗位越来越受到社会的重视。近日，与朋友聊天常听朋友抱怨，“这年月工作真难做，当好秘书也真不易”等等话语，我从事办公室工作十余年，也深有此体会。下面，让我们一起来寻找问题的答案。了解秘书及秘书工作，这是做好工作的前提。一、秘书与秘书工作什么是秘书？什么是秘书工作？古今看法不同，说法各异，查阅史学资料，我国“秘书”一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。“秘”取神秘之义，“书”为图书，指神秘色彩的图书。至东汉后期，“秘书”不仅指物，也指机构和人员。古代对秘书工作者的称呼林林总总，有“史官”、“御史大夫”、“尚书”、“长史”、“主簿”等。三国时期，魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的尚书台的势力，设秘书令，不仅掌管图书典籍，而且收发奏章、草拟政令、负责上传下达。至清末，我国的秘书工作真正名实相符。对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以“秘书”相称。后经百余年的演变，秘书已发展为党政机关、企事业单位、社会团体普遍设立的行政职位。秘书承担着辅助领导决策、协调各方面关系、处理领导交办事务等工作。当前，随着经济管理全球化、信息化、专业化，秘书则以一种全新的思维方式进入到诸多领域之中，承担起政务性与事务性工作，成为领导者不可或缺的得力助手。秘书工作成为为辅助领导管理,提供综合服务的一项重要工作,发挥上呈下达,联络各方,参与政务，管理事务等作用，是现代企业管理工作中不可缺少的重要组成部分，愈来愈受到社会的重视。二、当前秘书的职能当代秘书的职能归纳起来主要有以下六大类：1、助手职能。是指帮助和代替领导部门处理日常文书、通讯、联络、接待等事务；帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转；办理领导交办的各项工作。2、参谋职能。是指为领导决策提供所需信息资料，支持领导决策；参与研究情况，提出分析或预测意见；应领导要求参与讨论或制定工作计划或实施方案；对下属组织和部门各种文件中的问题或差错提出解决建议或修改意见；对领导未能顾及的突发事件或工作缺陷提出应变计划和弥补措施；收集并研究反馈信息，为领导再决策提供依据。3、枢纽职能。即沟通上下、联系左右的枢纽职能，是指向下级传达领导部门各种书面指示、计划、批示、通知以及口头指令；向下级转发上级领导和政府机关及有关部门的政策、法规、指令性文件；向下级转发相关地区、单位、部门的有参考价值的文件；向领导部门呈报下级的书面请示和报告；向领导部门和上级机关汇报下级的情况、要求、建议或批评意见；负责与有关地区（包括国外）、单位的业务联系，包括文件、信函、电报、电传、电话以及人员往来；负责与政府部门、新闻媒介单位、顾客与社区群众的沟通联络；负责领导人与领导人之间、领导人与职能部门之间、领导人与员工之间的沟通联络。4、协调职能。是指秘书部门还负有在上下左右之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。5、保密职能。是指秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密会议、安排重要会晤，自然负有保密职能。6、公关职能。是指在不设公关部门并无专职公关人员的组织中，秘书还承担着处理公共关系的职能。三、当前对秘书工作的要求（一）秘书工作自身的要求1、秘书工作的从属性，决定秘书人员必须有正确的服务观点秘书人员是领导与群众，上级与下级，领导与各部门之间联系的桥梁，这就决定了文秘人员地位的从属性，但其一言一行，都直接影响机关或领导的形象及信誉。作为一名文秘人员首先得有平常心。不骄不躁，不愠不火，甘于清苦操劳。文秘人员属于低收入阶层，但工作任务十分繁重，办文要撰写、打印、审校文件，办会要接待、布置、端茶，还要办事、电话记录、通知会议等琐碎事务集于一身，工作千头万绪，常常忙得焦头烂额。平时还得比别人早上班晚下班，节假日还得值班，这些都是家常便饭。到某乡镇、局委、企业，有些工作明确分工，你可能一会手持扫帚打扫卫生，一会又要握住笔杆写材料，一会还要端茶倒水。在有些人眼里是属于“打杂的人”干的活，但是办公室工作的性质决定了我们决不能有这种偏见。这时候，最需要秘书人员心平气和的态度，深刻认识到秘书工作是一个脑体结合，知识型和服务型融为一体特殊职业。其次要有敬业心。要时刻牢记肩上的责任，干一行，爱一行，钻一行，专一行，满怀热忱，踏踏实实，一丝不苟地工作。竭尽所能，全力以赴把事情做的最好，不可马虎大意，更不能应付差事，也不能凭主观臆断和妄加猜测办事。要时刻清醒地明确自己的职业定位，恪尽职守，为领导分忧，为群众解难，脚踏实地于平凡岗位，执著于自己的事业。再次要有责任心。文秘人员地位的从属性不等于工作的被动性，严明和纪律性不等于谨小慎微。要自觉服从领导，服从大局，把发挥主观能动性和增强服从意识统一起来，自觉做到事前参谋，事后服从，不出杂音，不唱反调；传达领导的意见钉是钉，铆是铆，绝不走样变形；认真领导意图，全力承办领导委托的工作；工作中充分发挥职能，正确运用手中的权力。如果我们的服务观点不正确，就很容易把服务当成别人有求于我。因此，秘书人员要树立正确的服务意识，从服务于工作，服务于大局出发，认真做好办公室日常服务工作。2、秘书工作的实践性，决定了秘书要有全局的、战略的眼光和思考能力一是秘书工作是领导工作的组成部分。一般来说，出思路、出点子，是领导职责范围内的事项，但思路的进一步修订完善，则需由秘书完成。日常工作中，人们见得最多的是领导出观点，秘书则从理论上去酝酿构思，从逻辑上去丰富完善，从文字上去阐述整理。如同领导确定图纸，秘书则具体进行施工。而“图纸”和“施工”则相互结合成一个系统整体。因为没有施工，图纸永远是一张纸；没有图纸则施工难免误入歧途。从这个意义上说，秘书工作本身已融入了领导工作的全过程。如若秘书人员没有领导者的视野和高度，则只能被动地为领导提供服务，不可能成为领导者的出色助手。二是秘书人员必须要学会思考。毛泽东的政治秘书胡乔木同志对此曾精辟地论述：“秘书一要正确观察、分析、判形势，尤其是政治形势。二要依据对宏观形势的正确判断，从宏观上提出相应的微观政策。作为秘书，只要头脑中始终牢牢把握住这两根弦，不论是处理领导交办的重大问题，还是草拟重要文稿，都有取得政治上的主动和工作上的成功。”因此，想领导之所想，谋领导之所谋，自觉、主动地与领导在思想上同频共振，息息相通，这是当好秘书、做好工作的基本要求，否则“你就是你，我就是我，永远相分离”。因此要求秘书要有观察全局、分析全局、研究全局，对全局了然在心，对大局洞若观火。做到“胸中陈兵百万，心中波澜不惊”。3、秘书工作的广泛性，决定了秘书人员要有开放广博的知识结构秘书工作的综合性离不开智能结构的优化，需要广博的知识积累。俗话说：先有领导后有秘书。秘书的身份、角色，资历等决定了秘书可有像领导一样深入全面地驾驭把握某方面的人和事，一旦工作需要又必须下笔成文，怎么办？一要善于借鉴历史，历史知识丰富了，可以“寂然凝虑，思接千载；情焉动容，视通万里”，进而开阔眼界，提高精神境界。如果秘书人员在分析具体问题时，能够由此及彼，穷源竟委，溯观来路，那么认识就更为准确了。要善于借助哲学。二要有电脑网络知识，很多的问题我们可以借助信息网络来找到答案。三要有哲学哲学知识。哲学是世界观，更是方法论。拥有哲学知识，具备理性思维，秘书就能在纷繁的矛盾中看到本质，抓住关键，就不仅能由此及彼，而且会由点到面，由浅到深，决不会“一叶障目，不见森林”。4、秘书工作的协调性，决定了秘书人员要有良好的协调公关能力秘书作为领导的左右手，其工作内容具有广泛性，工作特点是操作性，但从根本上讲，秘书要与各级、各色人打交道。特别是秘书们置身于领导之间，是群众，但从群众看来又在一定程度上代表着领导和领导机关。秘书工作的社会角色，决定了秘书们经常“关起门来当领导”，跟领导同步思维，互换角色，这种“提笔为官，搁笔为民”的特殊性，决定了秘书要有善与人合作沟通的协调能力和水平，在协调人际关系上匠心独运，技高一筹。（二）当今时代对秘书工作的要求1、国际形势近年来，国际政治错综复杂，不确定因素似乎越来越多，国际政治专家学者们议论纷纷，或担心美国“霸权永续”，或担心世界更不太平，还有一些人认为世界非美国莫属，当今“民主形式”和“发展模式”惟美国最佳。随着俄罗斯经济的复苏，其大国地位在上升，美俄之间矛盾深化，很多人向往并认定，未来的世界将是一个多极化的世界。但同时又认为，美国是唯一超级大国，太强大了，美国霸权至少还要维持50年，甚至更长。2008年，美国爆发了金融危机，正在影响世界经济与格局。世界多极化只能在曲折中缓慢前进。2、国内形势我国是社会主义国家、是发展中国家，北京奥运会的成功举办，“神七”问天的惊世壮举，国际地位上升很快，在当前世界金融危机下，我国的发展面临前所未有的机遇，同时也面对前所未有的挑战，既有许多有利条件，也有不少不利因素。因此，始终坚持对内改革，开放的发展战略，保稳定、保增长、保民生、保就业是当今社会的主题。秘书工作人员必须认清当今政治、经济形势，紧紧围绕这个主题，以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及三个代表重要思想为指导，认真贯彻科学发展观，履行责任，发挥作用。四、秘书的职业道德和职业素养（一）秘书工作人员应遵守以下职业道德规范：1、自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作；有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职；2、服从领导，当好参谋，严格按照领导的指示和意图办事，同时发挥参谋作用，为领导出谋献策；3、兢兢业业，甘当无名英雄。要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨，脚踏实地，密切联系实际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神；4、谦虚谨慎，办事公道，平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。办事要公道正派，对领导对群众都要一视同仁，平等相待；5、热情服务，秘书人员要把为领导服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用；6、遵纪守法，廉洁奉公。不假借领导名义以权谋私，遵纪守法、廉洁奉公；恪守信用，严守机密。7、实事求是，勇于创新。实事求是，秘书人员要坚持实事求是的工作作风，一切从实际出发，联系实际，秘书工作的各个环节都要求准确、如实地反映客观实际，从客观存在的事实出发。搜集的信息、汇报的情况、提供的意见、拟写的文件，都必须思想端正，实事求是，切忌主观臆断、捕风捉影。勇于创新，要求不空谈、重实干，在思想上是先行者，在实践上是实干家，不断提出新问题，新，走出新路子。8、刻苦学习科学文化素质。秘书人员必须刻苦学习，努力提高自身的思想素质。秘书工作头绪繁多、涉及面广，要求秘书人员有尽可能广博的知识，做一个“通才”和“杂家”。9、钻研业务。从掌握秘书工作各项技能的角度看，秘书人员，必须了解和懂得与秘书工作有直接或间接关系的各项技能。（二）秘书人员应具备的职业素养做好秘书工作离不开必要的知识准备，主要有以下三个方面：基础知识、专业知识、相关辅助知识。1、基础知识是指作为一个企业秘书所必须具备的最起码的知识面。基础知识越扎实、丰富，秘书的潜力发挥就越大。那么，应有哪些方面的基础知识呢？秘书的基础知识主要包括自然科学知识和社会科学知识两方面。（1）自然科学基础知识，指数学、生物、天文和地理知识等等。这些常识企业秘书都应掌握。据有关研究表示，数学学得好的人智商都很高。因此，在对秘书工作的研究和实