秘书办事的工作

第六章秘书“办事”的工作学习目标思考练习主要内容知识框架图本章小结通过讲解秘书所从事的各项事务工作，包括信息工作、办公室管理工作、日常事务处理、有关会计报表与银行事务以及现代办公设备与现代交通工具的使用。掌握处理办公室日常事务、收集处理信息的基本能力，掌握调查研究的基本方法和基本知识，并且能够熟练地使用现代办公设备。第一节信息工作第二节秘书办公室的管理工作第三节办公室日常事务第四节秘书工作中的会计报表与银行事务第五节现代办公设备与现代交通工具第六节秘书“办事”工作案例第一节信息工作本节点睛二、调查研究工作三、简报工作一、秘书信息工作综述四、信息资料工作信息工作是秘书做好“辅助管理”的一项重要工作。它的重要性体现在工作的方方面面。一、秘书信息工作综述人们很早以前就认识到秘书出主意、想办法、拾遗补阙职能。这实际上已经认识到秘书在信息工作中的重要作用。将信息工作融其他工作中，又以信息工作推动其他工作的展开，是秘书在当前开展工作的一个特点。秘书在工作中把听的、看的经过加工整理变成对领导决策管理有帮助、有价值的参考，而且这种价值体现越来越高，这才是对秘书信息工作的要求。（一）“信息”的概念作为科学技术术语，信息一般是指接收者收到的预先不知道的消息、报道或知识。随着社会的进步和科学技术的发展普及，人们对物质世界中普遍存在的“信息”认识越来越明确。今天，对信息的研究，已经成了一门专门的“信息论”。因此，在秘书学研究领域，对信息的研究也有了新的认定。信息的几种认定对信息的认定主要有以下三种。王千弓先生认定“信息是事物存在的方式或运动状态，以及这种存在方式或运动状态的直接或间接的表达。”王千弓1徐瑞新、李欣、李登柱提出：“世界是物质的，物质是运动的，运动着的物质是互相联系互相作用的。运动着的物质及其相互联系的变化的最新反映（反应），都有可能在另一事物的特征中再现出来，产生痕迹、标记，即表征。这表征就是信息。因此，是不是可以这样简单地说：所谓信息，就是客观事物及其联系的变化的最新反应的表征。”“就是事物的新变化通过各种形式给予人的一种感知。”朱传忠、叶明主编《秘书理论与事务》中的观点与此相似。侯玉珍引用了美国著名的哲学家、数学家，控制论和信息论的创始人之一诺伯特·维纳（N.Wiener）关于信息的论述片断。认定：“信息是人们在适应外部世界，并且使这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行交换的内容的名称”，“接收信息和使用信息的过程，就是我们适应外部世界环境的偶然性变化的过程，也是我们在这个环境中有效地生活的过程”，“要有效地生活，就要有足够的信息。”侯玉珍以上诸家对信息的认定，有一个共同的认识，就是认为“信息迄今尚无统一的定义”或“目前尚无一致公认的定义。”但是为了从事秘书工作和开展信息工作的便利，我们是不是可以从秘书工作的角度，将信息归纳为这样几个要点（见图6-1）。图6-1信息的要点信息含义的要点这种最新的变化对我们应当是有用的信息反映的是外部客观世界的变化这种变化是最新的信息反映的是外部客观世界信息的特性信息的特征表现在以下四点（见图6-2）。图6-2信息的特性信息的特性普遍性时限性开发性非消耗性时间上空间上内容形式信息的合成不是简单的加法，两则信息合成，就有可能生成第三则更有用的信息信息依赖于载体，但信息的载体是可以转换的2（二）秘书的信息工作我们认识信息的目的，就是要围绕信息的利用开展秘书工作范围的信息工作。秘书的信息工作我们认为秘书针对信息所开展的发布、收集、集中、筛选、分析、综合、汇报、利用和反馈等等活动的总和，都是秘书的信息工作。邓小平同志曾经说过，做管理工作的人没有信息，就是鼻子不通，耳目不灵。他说的“做管理工作的人”，就是领导人，做决策的人。对秘书而言，我们的信息工作在某种意义上说决定了领导和决策者的正误和水平。21世纪将是中国在世界崛起的世纪，秘书的信息工作，也必将以世界为范围。1秘书信息工作的特点秘书信息工作的特点，是由围绕着秘书工作的信息的特点决定的。普遍性对于秘书来说，在信息收集工作中，甚至没有职内职外之分，一切对工作有用的最新变化信息，都是我们的收集对象；在别人眼中，秘书的言行也都是在发布或传递着某方面有关的信息。21紧迫性信息工作出色的秘书，不仅在于信息获取量大，更在于准确率高，信息处理周期短。紧迫性就是要求秘书的信息工作又快又准。又快又准地向领导和决策者提供信息，是“做管理工作的人”耳聪目明、决策科学的重要保障，是秘书做好“辅助管理”的重要保障。开拓性信息能不能有所开发，关键是秘书的信息工作是否有开拓性。早在20世纪80年代中期，中共中央办公厅在北京召开的部分省区市和中央部门秘书长、办公厅主任座谈会上，温家宝同志第一次提出了“高层次信息”的概念。23高层次信息：他在《进一步做好信息工作，充分发挥办公厅的参谋助手作用》的讲话中指出：“信息的开发和处理，可分为两个层次；初级信息是对现有网络上的信息和各地、各部门报送材料的初加工，领导机关可以用它了解动态，但不能仅仅据此决定政策。高层信息是对原始信息的归纳、综合、分析，并在此基础上提出的对策意见和处理方案，也包括经过调查研究对其中的问题写出的有深度的材料。初级信息是信息工作的基础；高层次信息是初级信息的开发和深化，有更大的参谋咨询作用。在实际工作中，两者相辅相成，不可偏废。”努力开发并及时向领导提供高层次信息，是秘书信息工作的重要特点。它包括两方面含义（见图6-3）。图6-3两方面的含义两方面的含义信息载体的现代化和信息加工手段的现代化，是秘书开拓性信息工作的重要保证秘书对信息内容的开发，即初级信息转化为高层次信息（三）秘书做信息工作的基本程序秘书做信息工作，信息内容是多种多样的，信息工作形式也是多种多样的。所以，秘书掌握正确的信息工作处理程序相当重要，如表6-1所示。表6-1秘书做信息工作的基本程序基本程序具体阶段基本要求信息收集对信息收集、汇总和初步整理的阶段基本要求就是收集面要广，秘书的分辨力要强，建立完善的秘书的信息渠道加工分析对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式要求是分析要准，对信息的价值评判要准，综合处理要快基本程序具体阶段基本要求载体转换信息利用的准备阶段，也是选择信息存储形式、手段的过程要求一是选准载体，努力利用先进的运载手段，使信息效率提高；二是注意保密信息利用信息工作的核心阶段、终极目的要求是注意对信息的综合利用信息反馈对信息的适用程度、信息工作的效益效率以及存在问题的考察阶段关键是对信息工作目标的量化。质量、效率标准定在工作之先，才能对信息反馈有所分析续表二、调查研究工作调查研究工作在秘书工作中是目的性极强的信息工作。其特殊性就在于秘书是专门为了获取某方面信息而特意广泛收集加工，经过严格的信息处理程序，得到有用的信息，并及时投入利用的。比起一般的信息工作程序，调查研究工作投入大、要求产出高，对信息加工的技术水平的要求就更高。（一）调查研究方法和秘书的调查研究工作调查研究作为我们党的优良传统，是指一种科学的领导方法和工作方法，是各级领导机关制定政策、执行政策的基础，也是人们了解社会，掌握实际情况的重要科学方法。毛泽东同志早在1925年就开始了对中国革命方法的调查研究工作，1926年至1927年，毛泽东通过对湖南几十个县的农民生活和农民运动的调查研究，写出了《中国社会各阶级的分析》、《湖南农民运动考察报告》等。调查研究作为秘书的工作内容之一，是指秘书为领导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作。调查研究作为工作过程，是两个既相互联系又相互区别的工作环节（见图6-4）。图6-4调查和研究的工作过程研究是秘书对已经掌握的信息情况，运用科学的理论、知识和方法进行综合分析和推断，以探究研究对象的本质及事物发展规律调查是秘书运用各种方法、手段对调查对象进行了解核查，掌握确凿的实际情况的过程调查是研究的基础和前提研究是调查的深化和发展为领导和上级机关所贯彻的各项政策方针提供反馈信息，保证下一步工作的开展（二）秘书做调查研究工作的意义秘书做调查研究工作的意义包括以下五点（见图6-5）。图6-5秘书做调查研究工作的意义为领导在某方面决策和管理工作提供准确的信息和第一手材料，保证领导正确地决策和指导工作秘书做调查研究，可以全面了解和掌握基层情况秘书做调查研究可以及时了解和掌握市场动向，为领导提供市场信息听取收集并综合处理基层各方面的意见，为领导“拾遗补阙”（三）秘书调查研究的内容秘书调查研究的内容是多方面的，不同行业岗位的秘书，调查研究的内容就有所不同。一般情况下，秘书的调查研究内容大体分为以下五类，如表6-2所示。表6-2秘书调查研究的内容秘书调查研究的内容具体内容政治性调研了解调查对象对政治性问题的态度和反应、对国际国内事件情况的看法，为领导和上级开展宣传教育工作提供信息政策性调研了解调查对象对有关法律、法规、制度等的制定贯彻情况，了解法律、法规贯彻落实情况，为领导和有关部门政策的贯彻、实施和落实提供重要的依据和反馈信息秘书调查研究的内容具体内容市场调研了解掌握重大的经济活动状况、经济发展趋势；了解企业发展状况和趋势；了解组织投资前景、市场地位等；了解企业一定时期的经济情况以及企业生产、销售、技术水平等情况，为有关部门分析经济状况情况提供信息专业性调研对自然资源、社会生活以及人文状况的了解分析；对有关事故、事件的调查；对先进人物、先进集体事迹的调查舆论热点调研是针对基层所关心的舆论热点以及带有倾向性、显露“苗头”问题的调查，为领导提供“以小见大”的启示性信息续表（四）秘书调查研究的主要形式对调查研究形式的介绍很多，又各有各的说法。下面按照不同的标准分别进行简单介绍（见图6-6）。图6-6秘书调查研究的主要形式调查研究的主要形式从调查研究对象范围的选择上分从调查研究的内容上分从调查研究采取的主要研究形式分普查抽样调查典型调查专题调查综合调查对比调查抽样调查民意调查专家调查统计调查从调查研究对象范围的选择上分：普查形式全面，真实性强，但是秘书不容易有充足的人力、物力、财力投入；典型调查深入、深刻，但是偏难盖全；二者折中的科学方法是抽样，抽样的关键是取样的科学性问题。从调查研究内容上分：专项调查内容单一，调查工作灵活，但不利于秘书统观客观事物的全貌；综合调查对调查对象考察全面，但面上的东西多了，反而容易忽略点上的问题。从调查研究采取的主要研究形式分：对比调查有利于在对比中进行鉴别，但要防止研究思想只局限在对比范围之内；民意调查也叫民意测验，它的调查研究结果真实充分，但关键要把握表格问卷的科学设计；专家调查有相当的权威性。像所谓“特尔斐法”、“头脑风暴法”和“反头脑风暴法”，实质上都是专家调查的形式。统计调查是数字数据体现的真实，但要注重引进现代研究技术和方法。这些形式是被专家和研究者条分缕析、分门别类地写出来的，而在实践中，它们常常是混合使用的，采用哪几种形式，是依秘书调查研究的具体内容而定。（五）秘书调查研究的方法调查的一般方法调查的一般方法，如表6-3所示。表6-3调查的一般方法调查的一般方法具体内容个别访问根据调查需要，选择单一调查对象进行采访、问询，了解情况。个别访问的关键是调查员必须做好充分的准备，访问必须有计划，访问目的要明确召开座谈会根据调查需要，选择若干调查对象，组织目的明确的聚会、会谈。开会的关键一是要组织充分，使会议紧凑切题；二是对象要选择恰当、准确，参加座谈的都能畅所欲言，毫无顾忌，又真实可信1调查的一般方法具体内容现场观察调查者亲临实际，亲自感受现实情况的方法。现场观察的关键是秘书不要过于相信感觉，涉及人际关系、社会关系的问题要防止表象的东西掩盖实质发放书面问卷或表格实质是调查者以问卷或表格为介质，最大范围地对调查对象进行一次单向的个别访问。关键在于问卷和表格，一要指导思想明确，调查目的明确；二要讲究设计技巧，问询水平和问询艺术。实际参与就是调查者拿出相当的时间，对调查对象、调查环境做一段亲历。这种方法要防止调查者的主观色彩和过强的感情因素查阅档案资料信息查询翻阅现成的档案资料和有关信息