秘书国家职业标准

秘书国家职业标准1．职业概况1．1职业名称：秘书。1．2职业定义：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。1．3职业等级：本职业共设四个等级，分别为：五级秘书(国家职业资格五级，原初级)、四级秘书(国家职业资格四级，原中级)、三级秘书(国家职业资格三级，原高级)、二级秘书(国家职业资格二级)。1．4职业环境：室内、常温。1．5职业能力特征：具备文字与语言沟通能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力等。1．6基本文化程度：高中毕业(或同等学历)。1．7培训要求：1．7．1培训期限：全日制职业学校教育，根据其培养目标和教学计划确定。晋级培训期限：五级秘书不少于220标准学时；四级秘书不少于200标准学时；三级秘书不少于200标准学时；二级秘书不少于150学时。1．7．2培训教师：应具有本职业2年以上培训经验。培训五级秘书、四级秘书的教师应具有三级秘书及以上职业资格证书或相关专业中级及以上专业技术职务任职资格；培训三级秘书的教师应具有二级秘书职业资格证书或相关专业中级及以上专业技术职务任职资格；培训二级秘书的教师应具有二级秘书职业资格证书3年以上或相关专业高级专业技术职务任职资格。1．7．3培训场地：在标准教室内。1．7．4培训设备：电视机、VCD机、录音机、录像机、投影仪。1．8鉴定要求：1．8．1适用对象：从事或准备从事本职业的人员。1．8．2申报条件：——五级秘书(具备以下条件之一者)：(1)经五级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。(2)在本职业连续见习工作2年以上。——四级秘书(具备以下条件之一者)：(1)取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作2年以上，经四级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。(2)取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作3年以上。(3)连续从事本职业工作4年以上。(4)取得经劳动和社会保障行政部门审核认定、以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业(专业)毕业证书。——三级秘书(具备以下条件之一者)：(1)取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经三级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。(2)取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作5年以上。(3)取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作2年以上。——二级秘书(具备以下条件之一者)：(1)取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经二级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。(2)取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作6年以上。(3)取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作4年以上。1．8．3鉴定方式：项目时间考核内容题型与考核方式(1)8：30一9：00职业道德标准化试卷(2)9：00一9：40秘书专业标准化试卷lO：10—11：10情景录象笔答11：10一12：00工作实务笔答(3)2：00一3：30秘书英语(涉外)听力、选择、写作等1．8．4考评人员与考生配比：考评人员与考生配比为1：20，每个标准教室不少于2名考评人员。1．8．5鉴定时间：职业道德：标准化试卷：30分钟秘书专业：标准化试卷：40分钟情景录像：60分钟工作实务：50分钟秘书英语：笔答：90分钟1．8．6鉴定场所设备：考试在具备电视机、录音机、录像机、VCD机和投影仪等标准教室进行。2．基本要求2．1职业道德2．1．1职业道德基本知识(1)职业道德概述及其价值(2)职业道德规范文明礼貌爱岗敬业诚实守信办事公道勤劳节俭遵纪守法团结互助开拓创新(3)《公民道德建设实施纲要》2．1．2职业守则谦虚谨慎，文明礼貌；办事公道，热情服务；实事求是，讲究时效；兢兢业业，甘当无名英雄；忠于职守，自觉履行各项职责；钻研业务，掌握秘书工作各项技能；奉公守法，不假借上司名义以权谋私。2．2基础知识2．2．1文书基础(1)公务文书的含义与制发(2)公文格式(3)文种辨析与拟写(4)文书拟写基础知识2．2．2办公自动化知识(1)计算机基础知识(2)Windows窗口操作系统(3)办公室常用设备(4)计算机网络常识2．2．3速记基础(1)速记概述(2)汉字速记(3)拼音速记2．2．4法律与法规(1)公司法相关内容(2)外商投资企业法相关内容(3)合同法的相关内容(4)劳动法的相关内容(5)知识产权法相关内容(6)世界贸易组织法相关内容2．2．5企业管理基础(1)企业管理常识(2)财税常识(3)金融常识(涉外秘书外语要求另行规定)3．工作要求本标准对国家职业资格五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书的能力要求依次递进，高级别涵盖低级别的要求。3．1五级秘书(原初级)职业功能工作内容能力要求相关知识一、商务沟通(一)商务礼仪1．能够展示规范姿态和表情2．能够得体着装3．能够规范地介绍、握手、接递名片、问候及引导客人1．仪容、仪表、仪态常识2．职业着装常识3．介绍、握手、使用名片、问候及引导客人的礼仪要求（二）接待能够做好日常接待工作日常接待工作的内容和程序（三）沟通1．能够正确地倾听和有效的提问2．能自信地提出要求和恰当拒绝3．能与客户进行有效沟通1．沟通的概念2．客户的概念3．有效沟通的七个原则二、办公室事务和管理（一）办公环境的维护和管理1．能够维护责任区的工作条件，保持工作环境整洁2．能够识别办公场所及常用设备的隐患1．责任区工作环境的基本要求2．常见办公场所及设备隐患（二）日常办公室事务1．能够处理文件，发放邮件2．能够正确接听、拨打电话及处理通话中出现的问题1．文件处理及邮件发放的程序2．电话机的功能和注意事项3．电话沟通的方法（三）办公用品的发放和管理1．能够使用常用办公用品2．能够发放办公用品1．常用办公用品的性能、规格和用途2．办公用品发放程序（四）办公效率和时间管理1．能够做好自己的日常工作并按时完成上司交办的工作2．能够协调处理日常事务性工作1．时间管理的基本方法2．工作日志的编写方法3．协调管理简单事务工作的方法三、常用事务文书常用事务文书的拟写1．能够拟写简单事务文书2．能够拟写礼仪文书：邀请信、感谢信、贺信、请柬1．事务文书基本格式2．邀请信、感谢信、贺信、请柬的写作要求四、会议与商务活动(一)会议筹备1．能够按要求发送会议通知，制发会议证件，发放会议文件资料、用品2．能够预订会议室3．能够做好接站、报到工作4．能够做好签到及座位引导工作1．会议的构成要素和常见会议种类2．会议通知、会议证件及会议资料的基本要求3．会议室预订知识4．会议接待工作程序(二)会议的善后工作1．能够安排与会人员返程2．能够清退会议文件资料3．能够整理会议室1．与会人员返程工作的注意事项2．清退会议文件资料的基本要求3．整理会议室的注意事项(三)商务活动1．能够做好会见与会谈的准备2．能够完成开放参观活动的准备，并做好接待1．会见与会谈准备工作的基本要求2．开放参观活动的准备内容与接待要求(四)商务旅行能够完成出差旅行的一般性准备工作1．常见的商务旅行类型2．旅行社服务项目五、信息与档案(一)信息管理1．能够分辨信息的种类2．能够准确地收集信息1．信息的基本知识2．信息收集的基本知识(二)档案收集能够对文件资料等进行立卷归档1．档案的概念、作用和种类2．立卷归档的基本要求3.2四级秘书(原中级)职业功能工作内容能力要求相关知识一、商务沟通(一)接待1．能够区分接待对象，确认接待规格2．能够拟订接待计划1．区分接待规格的原则2．接待计划的基本要求(二)沟通1．能够实现双向沟通2．能够应对沟通中的冲突1．横向沟通基本知识2．纵向沟通基本知识3．冲突产生的原因二、办公室事务和管理(一)办公环境的维护和管理1．能够进行安全检查及基本防范，并对办公室环境提出改进建议2．能够按要求做好保密工作1．办公区域建议及办公环境安全的基本要求2．保密工作措施(二)日常办公室事务1．能够安排值班工作，并编制值班表2．能够管理零用现金和履行报销的手续3．能够按规定进行文书处理4．能够管理印章及介绍信1．值班工作的内容及值班管理制度2．现金管理和报销的知识3．文书形成与文书处理的一般程序4．印章及介绍信的管理要求(三)办公用品的发放和管理1．能够办理办公设备和办公用品的进出手续2．能够进行库存管理1．办公设备和办公用品进出基本要求2．库存管理的基本知识(四)办公效率和时间管理1．能够编制工作时间表2．能够管理自己的工作日志3．能够根据上司要求，安排并管理上司的工作日志1．时间表的基本内容和要求2．工作日志的基本内容和要求三、常用事务文书常用事务文书的拟写1．能够拟写会议记录2．能够拟写双方或多方单位业务的合作意向书3．能够拟写商务文书(订货单、产品说明书)4．能够拟写简报1．会议记录的写作要求2．意向书的写作要求3．订货单、产品说明书的写作要求4．简报的写作要求四、会议与商务活动(一)会议筹备1．能够拟订会议议程、日程2．能够选择会议地点1．会议议程、日程的内容2．会议地点选择要求(二)会议中的服务1．能够做好会议记录2．能够做好会议中的信息沟通3．能够做好会议值班、保卫工作1．信息沟通的基本要求2．值班保卫工作内容(三)会议的善后工作1．能够做好会议文件资料的收集整理2．能够做好会议经费结算工作1．会议文件资料收集管理的要求2．会议经费结算的方法(四)商务活动1．能够拟订开放参观活动的方案2．能够安排宴请活动1．开放参观活动的注意事项2．宴请常识(五)商务旅行1．能够拟订商务旅行计划2．能够完成国外商务旅行的准备工作1．旅行计划及日程安排表的内容2．出国旅行常识五、信息与档案(一)信息管理1．能够对信息进行系统整理2．能够对信息进行有效传递3．能够对信息进行有序存储1．信息工作程序。2．信息整理、传递、存储的基本知识(二)档案管理1．能够对档案(包括电子档案)进行分类、检索2．能够根据档案价值划分保管期限并进行安全保管1．档案分类、检索知识2．划分档案保管期限3．档案保管的基本要求3．3三级秘书(原高级)职业功能工作内容能力要求相关知识一、商务沟通(一)商务礼仪能够进行涉外接待1．涉外接待礼仪2．涉外交往常识(一)接待1．能够拟订涉外接待工作计划2．能够正确安排礼宾次序3．能够指导安排涉外宴请1．外事工作的原则及要求2．迎送外宾的要求3．涉外宴请常识(三)沟通能够选择、运用有效的网络沟通工具，完成内、外部的沟通网络沟通的特点和形式二、办公室事务和管理(一)办公环境的管理1．能够按照要求设置办公环境2．能够实施办公环境的安全管理3．能够应对办公环境中出现的紧急情况1．办公环境和办公布局设置要求2．办公室人、财、物、信息的安全管理要求3．常见的紧急情况应对和方法(二)办公室事务管理1．能够提出改进办公室事务流程的建议2．能够审核文稿1．办公室事务工作流程改进的基本要求2．文稿审核的方法及相关知识(三)办公用品的采购和管理1．能够选择办公设备和办公用品的供应商2．能够进行库存监督3．能够完成办公设备、办公用品的采购工作1．办公设备和办公用品供应商选择的基本原则2．办公设备和办公用品收发及库存管理的监督要求3．采购程序及步骤(四)办公效率和时间管理1．能够拟订和实施办公室工作计划2．能够建立承办周期制度1．制定和实施办公室工作计划的基本要求2．日常办公事务承办周期的要求三、常用事务文书常用事务文书的拟写1．能够拟订市场调查报告2．能够拟写述职报告3．能够拟写计划、总结4．能够拟写招标书、投标书1．市场调查报告、述职报告的写作要求2．计划、总结的写作要求3．招标书、投标书的写作要求四、会议与商务活动(一)会议筹备1．能够拟订会议的筹备方案2．能够提出会议预算1．会议方案的内容2．会务机构的分工3．会议预算方案的内容4．电话会议及视频会议知识(二)会议协调1．能够做好会务协调2．能够辅助引导会议按计划进展1．会务协调的基本要求2．引导会议进程的方法(三)会议的善后工作能够做好会议的总结工作会议总结工作的内容与要求(四)商务活动1．能够组织签字仪式的准备工作2．能够完成典礼仪式的准备与服务3．能够组织信息