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第八章（二）文书写作要求、格式单击此处添加副标题主要内容•一、文书写作要求•（一）主题要求•文书的主题是文书中通过各个材料所表达的基本观点和意图，是文书的核心、灵魂和统帅•1.正确：反映实际和党的路线方针政策、国家的法律法规及规章•2.主题集中•主题要集中、简明、单一，“一文一事”。•3.主题鲜明•旗帜鲜明，是非善恶褒贬奖惩都泾渭分明，不可模棱两可、含糊笼统，•（二）材料方面要求•真实可靠。•1.收集和使用材料要实事求是，客观、全面、真实、系统•2.坚持调查研究，提高材料的准确性和可靠性，重点收集第一手资料•3.严格把好文书的起草、修改、审核、校对四关，避免手工书写、电脑操作、印刷排版错误造成材料商的差错•4.重要的引文要标明出处。•（三）结构要求•1.结构完整•包括标题、主送机关、开头、主体、结尾、成文时间等•各部分之间相对齐备•2.结构规范•开头、主体、结尾各部分具有特定的功能•每部分都有特定的写作模式•，每部分都有相对固定的位置，不可随意变动•3.结构严密•前后提法要照应•观点材料要统一•4.层次分明、条理清楚•（四）语言方面要求•1.朴实•2.简练•3.准确•4.庄重•规范化书面语代替口语（必要时文言）•陈述句和祈使句为主，少用感叹句和疑问句•主要运用消极修辞应用文书的格式•公文的格式•【复习与训练】第一节公文的格式•程式化是公文的特征之一。公文的程式化，在很大程度上通过书面文字材料形成的相对固定的格式来表现。•一份完整的公文由文头、主文和文尾三部分组成，公文格式主要是这几部分内容的组成与写作规定。•《国家行政机关公文处理办法》规定，公文的组成部分一般有：发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等。公文的格式•图2—1公文格式简图000001机密★×年□□□□文件××××〔2006〕××号关于××××工作的通知××××(主送机关)：(正文)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××份2.×××××份×××××二00六年一月一日（印章)(附注：××××××)主题词：×××××××××抄送：××××××××××××(印发单位)××××年×月×日印发(共印××份)公文的格式一、文头部分公文的文头，又称版头，包括：文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。（一）发文机关标识（文件名称）文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“××省人民政府文件”、“××公司文件”。公文的格式（二）发文字号–发文字号又称发文号、文号、文件字号。–发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。–发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。公文的格式–发文字号中三个部分的书写顺序是：先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。如“粤科院字〔2006〕14号”，表示是广东省科学院在2006年度内发的第14号文。年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。不能把“2006”简化为“06”，括号须用六角括号“〔〕”，不能用半圆括号“（）”。公文的格式–联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。–发文字号的作用主要有三个：一是便于登记；二是便于分类、归档；三是便于查找、引用。（三）签发人–上报的公文需在首页标识签发人姓名。•“签发人”是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。第一节公文的格式（四）秘密等级（密级）–秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。–秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。–秘密标志为★。如“机密★5年”（五）紧急程度（急度）–紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。（六）份号–份号，又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。公文的格式二、主文部分题注发至级限发文机关印章正文成文日期签署附件主送机关标题主文第一节公文的格式（一）标题公文标题是公文内容和作用的高度概括。完整的公文标题由发文机关名称、公文事由（或公文主题）、公文种类三部分组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题的三个组成部分一般要写完整，也有部分省略的情况：单位内部使用的公文，标题可省略发文单位；省略事由，如“新大地公司通知”。•例文一：•《关于上报2004年党支部工作要点的报告》•答案：•随意省略发文机关，有失庄重严肃，更不利于公文运转和办理。•例文二：《××人民政府决定》•答案：•随意省略事由。受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点，不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外（如国务院、法院、司法部门发出的“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情况下不得省略事由。•例文三：•《××局关于召开全市水土保持工作会议的有关事宜》•答案：•随意省略文种。使受文者不得要领，失去公文的严肃性。•例文四•《××局××局××局优先提高有突出贡献的科技带头人生活待遇的通知》•《关于出国考察的请示》•《中共××党委关于认真做好表彰2003年度优秀党员和党务工作者的通知》•例文五：•《××局关于解决办公室的申请》•《××局关于购买办公设备经费的请示报告》•《××局关于解决项目前期费的报告》•公文标题错误小结：•标题不全•事由省略•文种混乱第一节公文的格式（二）题注题注即注释、说明标题的文字。一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。有的题注用括号括住，有的用破折号标识。第一节公文的格式（三）主送机关主送机关，是指公文的主要受理机关，又叫“抬头”、“受文机关”或“上款”。主送机关不止一个时的标点用法：同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关：各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育厅），语委（语言文字工作机构），国务院各部委、各直属机构人事（干部）部门，新疆生产建设兵团人事局：第一节公文的格式普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称，如“校各直属单位”。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。第一节公文的格式一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。•练习：•以绍兴文理学院为发文单位，起草一份文头的基本框架：•文号0000121•发文日期2010年11月•密级“机密三年”、紧急程度“急件”第一节公文的格式（四）正文正文内容一般分开头（又称原由或引据）、事项、结尾三部分。正文表述公文的具体内容，是公文的核心部分。（五）发至级限发至级限指文件发至层次。发至级限要用圆括号括上。第一节公文的格式（六）附件附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。附件是正文的补充说明或参考材料。附件主要有随文发送的文件、报表、材料等。不是所有公文都需附件，根据需要而定。第一节公文的格式附件必须写所附内容的标题或名称。附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码（如“附件：⒈××××”）。附件名称后不加标点符号。“附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。对于被批转、转发的文件来说，不必再标之为“附件”，因为作为按语的正文已写清附上这些文件、材料的名称。第一节公文的格式（七）发文机关发文机关，是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。若是联合行文，主办机关排列在前。（八）签署签署是签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章。第一节公文的格式（九）成文时间一般文件，以领导人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准；法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准；成文时间要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。第一节公文的格式（十）印章公文，除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。印章要盖得端正、合乎规范。上不压正文，下要压年、月、日。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。第一节公文的格式三、文尾部分文尾部分主题词抄送机关印发机关印发日期附注页码第一节公文的格式（一）主题词主题词，是指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组。标引主题词要注意三点：1.要掌握选词原则。2.要使用主题词表。3.坚持“谁办文，谁标引”的原则。第一节公文的格式1.要掌握选词原则。要选用最能反映公文主题内容的词语。一份文件的主题词，一般不超过5个。其标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。各主题词之间空1格，不写标点符号。如:《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”，最后标上文种名称“通知”。第一节公文的格式一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如：会议纪要《听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报》，先标反映第一个主题内容的类别词“财政”，再标类属词“税务”；然后标反映第二个主题内容的类别词“公安”，再标类属词“缉私”，最后标“会议纪要”。第一节公文的格式2.要使用主题词表。–国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》(1997年12月修订),由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词，词表分为三个层次:第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政”、“金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。第一节公文的格式（二）抄送单位（抄送机关）指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。（三）印发机关、印发日期和印数印发机关，即印发公文的机关，要写全称。印发日期，以公文付印的日期为准。印数，是指公文的实际印制份数。第一节公文的格式（四）附注附注用于说明其他项目不便说明的事项。如说明有关引文的出处；解释有关名词术语。发至级限，有时也以附注的形式来说明。“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。（五）页码页码，即公文的页码顺序，在一页公文的最下端。第一节公文的格式四、公文格式以外的其他规定(一)公文用纸规格规定公文用纸一般采用国际标准A4型纸。规定从2000年开始，图书期刊一律采用国际标准A4型纸，取消常用的16开纸型。国际标准A4型纸，宽210mm，长297mm。国际标准化组织在1975年制定书写纸的规格标准为A4型。A4型纸公文用纸版心尺寸为156mm×225mm。第一节公文的格式(二)排印公文排印，一律从左而右横排、横写。少数民族按其习惯书写和排印。字距、行距自定，眉边空留要恰当，一般是上空白宽于下空白，左空白宽于右空白。横排的公文在左侧装订。(三)字号公文中印刷字号也有相应的规定，一般按发文机关名称、大标题、小标题、正文及附件项目顺序，依次从大到小选用。•法规与规章文书和公文的格式明显不同。•法规与规章文书没有文头、文尾两部分，内容大致包括：标题、题注、正文。正文表现形式则为章断条连式或条文并列式结构。第二节法规与规章和杂体文书的格式•杂体文书也没有公文那种文头、文尾部分。•杂体文书文种类型多，内容和形式表