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秘书国家职业资格培训教程基础知识姚媛媛文秘专业人才的素质需求情况“德才兼备”“思想和道德素质(33％)、文化素质(27％)、业务素质(13％)、心理素质(8％)、团队协作精神和沟通协调能力(5％)等”“职业道德(75％)、事业心(63％)、良好人际关系(43％)、吃苦耐劳精神(38％)、忠于职守(28％)。”语言表达能力、应变能力、文字表达能力、面试的第一印象、社会实践经历、外语水平和计算机水平等。据调研显示，民营企业对文秘专业人才的需求有很多的共性，概括起来有四个特点，一要有良好的工作态度，有谦虚好学的品行；二要肯吃苦耐劳，学会适应环境；三是注重情商，善于沟通协调、与人共事；四要一专多能，有能胜任文秘工作的综合素质、能力，属复合型通才。国家职业资格培训教程秘书基础知识本章内容：第一节企业管理常识第二节企业文化知识第三节企业的人事管理知识第四节企业公共关系知识第五节企业经营常识企业管理几点常识一、企业与企业管理1、企业与事业的区别？——企业的特点自收自支，通过成本核算，进行盈亏配比，通过自身的盈利解决自身的人员供养，社会服务，创造财富价值。2、什么是企业管理？是指对企业从事的生产经营活动进行计划、组织、指挥、监督和调节，有效地利用人力、物力、资金、信息、时间和技术等资源，实现最大化的企业经营目标。企业管理中的重点工作：决策和计划；组织和指挥、监督与控制、调节与激励。二、企业的管理者管理的层次和职位高层管理者：董事长、CEO、总裁、副总裁、COO、CFO、CIO中层管理者：主任、地区经理、部门经理、主治外科医生、团队主管；基层管理者：监督者、业务经理、领班个人贡献者：操作者、专业人员高层管理人员中层管理人员基层管理人员组织层次计划组织领导控制各级管理人员执行各项管理职能所需的时间管理的任务与职能低效率高效率有效果无效果有效果/低效率管理者目标选择正确，但不善于利用资源以实现目标。结果：产品是客户需要的，但是太贵而买不起。有效果/高效率管理者目标选择正确，并充分利用资源以实现目标。结果：产品是顾客需要的，且质量、价格都合适。无效果/低效率管理者目标选择错误，利用资源不力。结果：低质量的、顾客不需要的产品。无效果/低效率管理者目标选择不当，但利用资源充分有效。结果：高质量的产品，但顾客不需要。资源利用效果－－做正确的事资源利用效率－－正确地做事管理的意义在于提高效益——正确地做正确的事第一节企业管理常识一、企业创办程序(一)、企业登记申请程序1、申请设立登记程序1)有限责任公司设立——90日——需提交的文件和证件（P200）2)股份有限公司设立登记——30日3)分公司设立登记——30日2、申请变更登记程序——概念3、申请注销登记程序(二)、注册成立个人独资企业、合伙企业程序企业名称预先核准（工商局）前置审批（前置审批部门）办理地税登记（地税局）开立基本存款账户（银行）开立注册验资临时存款账户（银行）办理国税登记（国税局）取得验资报告（会计师事务所）对外贸易经营资格备案（对外经济贸易合作局）领取组织机构代码证书（技术监督局）刻制公章（公安局）领取营业执照（工商局）二、现代企业制度的基本内容和基本特征现代企业制度的涵义是指适应社会化大生产的需要，反映社会主义市场经济体制的要求，以产权为核心，以公司制度为主体的新型企业制度。(一)、现代企业制度的基本内容1、现代企业法人制度主要特征：三权分离2、现代企业组织制度主要形式：公司制；公司治理结构：所有者（股东）公司法定代表（董事会）执行管理部门（经理）3、现代企业管理制度(二)、现代企业制度的基本特征1、产权清晰什么是产权产权形式2、权责明确3、政企分开4、管理科学科斯产权理论1991年诺贝尔经济学奖现代产权理论的奠基者和主要代表火车烟火引起经过处农场树木、庄稼着火，损失谁负责？科斯产权理论当火车驶过一片种有树木和庄稼的土地时，机车排出的烟火经常引起周围的树木、庄稼着火，这是一种外在性。如何克服它呢？科斯认为关键在于明确产权。如果这块土地是属于有树木、庄稼的农场主的，农场主就有权禁止火车排放烟火，火车若要排烟，火车的所有者就必须向土地的主人赔偿一定的费用。反之，如果赋予火车主人具有自由释放烟火而又不负责任的权力，那么农场主若想避免由于火车释放烟火所导致的火灾造成的损害，进而要求火车不放烟火，就必须向火车主人支付一笔费用，以使火车主人愿意并能够不排烟火，甚至停止运行。三、企业融资常识(一)、企业融资方式内部融资和外部融资：1、股权融资特征：长期性；不可逆性；无负担性2、债务融资特征：短期性；可逆性；负担性(二)、企业对融资方式的选择首选内部融资，次选外部融资股权融资相对来讲，风险大，资金成本高债务融资限制条件多，机会成本大企业年检：工商行政管理机关依法按年度对企业进行检查，确认企业继续经营资格的法律制度。(一)、内资企业年检程序1、内资企业年度网上年检审报流程2006年开始调整为3月1日至6月30日，企业凭营业执照到所在地工商行政管理部门领取年检报告书，或通过登陆北京市工商行政管理局网站申报年检。网上年检申报网址：2、企业年检应提交的材料（P209-210）注意不同类型企业需提交的材料（1）法人企业、个人独资及合伙企业（2）非法人分支机构、营业单位（3）外国（地区）企业承包工程、承包经营管理、外国银行分行、外国保险公司分公司四、企业年检常识(二)、外资企业年检程序企业直接登录外资投资企业网上年检系统或中国外资登记网，按规定在先填写并申报年检报告书。第二节企业文化知识企业文化是企业在长期经营实践中形成的全体员工共同的精神、观念、风格、心理、习惯的总和。物质制度精神三层论：文化结构（一）精神层1、企业最高目标2、企业哲学3、企业精神4、企业风气5、企业道德6、企业宗旨（二）制度层1、一般制度2、特殊制度3、企业风俗（三）物质层1、企业标识2、企业外貌3、企业产品4、企业造型、标志性建筑5、企业纪念品6、企业媒介网络7、企业文化体育生活设施二、企业文化的特征和功能（一）企业文化的特征1、独特型——个性2、普遍性3、可塑性（二）企业文化的功能1、激励功能2、导向功能3、约束功能4、凝聚功能5、稳定功能6、辐射功能——企业文化对社会的影响什么是CIS——MI;BI;VI（一）CIS策划的原则1、全方位推进2、以公众为中心3、实事求是4、求异创新5、两个效益兼顾三、CIS策划（二）理念识别（MI）——是灵魂、原动力（三）行为识别（BI）——是主要载体（四）视觉识别（VI）——是最直观最有冲击力的部分注意三I的关系4种洗发水品牌的MI品牌名称MI飘柔给头发飘逸柔顺的美感海飞丝头屑去无踪,秀更出众潘婷养发护发,改善发质沙宣专业美发大师的护理享受不同品牌的MI品牌名称MILEVTS牛仔裤休闲时尚万宝路香烟男人味十足哈雷(机车)品味超群百事可乐动感活力柯达平实稳重练习巩固200页ABD88.申请设立有限责任公司须向登记机关提交的文件及证件包括（）A股东法人资格证明B企业名称预先核准通知书C受理通知书D公司章程多选208页ABC120.企业年检的特点有()。A、行政审批性B、年检对象的特定性C、法定性D、监督性多选88B88．为使企业真正成为独立产权主体和市场运行主体，企业必须建立()。A企业管理基本准则B现代企业制度C现代企业资源管理体系D现代企业运作体系单选61C61．现代企业制度内容的核心是()。A公有制B公私合营制C公司制D集体制单选64A64．下列选项中，属于企业文化功能内容的有()A稳定功能B独特功能C可塑功能D普遍功能单选76D76．现代企业管理制度改革的目的是建立严格的（）体系。A财务制度B工资制度C合作制D责任制单选88D88．企业管理资源包括人力、物力、资金和()。A信息B设备C时间D技术单选214面ABCD77．现代企业文化是现代企业在长期经营实践中形成的全体员工共同的()的总和。A风格B习惯C精神D观念多选214页D46.下列叙述中不正确的是()。A、物质层是企业文化的载体B、精神层是企业文化的核心C、制度层约束着精神层的建设D、制度层是企业文化的灵魂单选第三节企业的人事管理人力，简单讲就是人的体力和脑力，延伸一些，还应包括人所掌握的知识和技能。人力资源，则是指的能够推动整个社会和经济发展的劳动者的能力，包括了劳动适龄和尚未适龄但已投入社会建设的人口的能力。包括：智力劳动能力和体力劳动能力；现实劳动能力和潜在劳动能力。人力资源的载体：劳动能力拥有者人口、人力资源、人力资源、劳动力和人力资源的关系人口丧失劳动能力者人力资源学生、失业者劳动力普通劳动者人才资源19世纪中20世纪初20世纪60年代70年代80年代90年代年代一般员工工头普通管理者中层经理高层管理者企业最高领导层管理者层次人力资源管理的功能档案记载制度管理人事管理人事与员工关系人力资源管理人力资源战略人事管理的内容人力资源管理员工培训工作分析与评价薪酬福利管理人力资源计划绩效评估职业生涯管理员工招聘国际人力资源管理第三节企业的人事管理一、团队管理（一）团队管理与团队精神（二）高性能团队具备的条件一个真正高性能的团队要具备以下几个条件：1.共同的愿景;2.队员之间有开放的交流;3.队员之间需要互相信任，互相尊重.4.在不同的领域，不同队员可做团队领导;5.要有高效的工作程序;6.在团队内要求同存异;7.队员做事有共同的方法和工作流程二、人事档案管理制度（一）人事档案保管制度的基本内容1、归档制度2、核查制度3、保卫保密制度4、统计制度5、转递制度（二）人事档案利用制度1、人事档案利用的手续1）查阅手续2）外借手续3）出具证明材料的手续2、人事档案利用的方式1）设立阅览室以供利用查阅2）借出使用3）出具证明材料三、人员招聘与培训（一）人员招聘流程、方式与招聘原则1、人员招聘流程1）招聘计划阶段2）招聘信息发布阶段3）招聘测试阶段4）人事决策阶段5）职工入职阶段6）招聘报告阶段2、人员招聘方式1）笔试2）面试（注意一下面试的常见方式）3）心理测试3、人员招聘原则1）公开原则2）竞争原则3）平等原则4）能级原则5）全面原则6）择优原则500强企业面试的心理测试题注意：每题只能选择一个答案，应为你第一印象的答案，把相应答案的分值加在一起即为你的得分，准备好纸和笔了吗？1、下列运动中挑选一个你最喜欢的（不一定擅长）？A、瑜珈2分B、自行车3分C、乒乓球5分D、拳击8分E、足球10分F、蹦极15分2、你平时休闲经常去的地方A、郊外2分B、电影院3分C、公园5分D、商场10分E、酒15分F、练歌房20分3、你认为容易吸引你的人是？A、有才气的人2分B、依赖你的人3分C、优雅的人5分D、善良的人10分E、性情豪放的人15分4、你更喜欢吃那种水果？A、草莓2分B、苹果3分C、西瓜5分D、菠萝10分E、柑橘15分5、天气很热，你更愿意选择什么方式解暑？A、游泳5分B、喝冷饮10分C、开空调15分6、如果必须与一个你讨厌的动物或昆虫在一起生活，你能容忍哪一个？A、蛇2分B、猪5分C、老鼠10分D、苍蝇15分7、你喜欢看哪类电影、电视剧？A、悬疑推理类2分B、童话神话类3分C、自然科学类5分D、伦理道德类10分E、战争枪战类15分8、以下哪个是你身边必带的物品？A、打火机2分B、口红2分C、记事本3分D、纸巾5分E、手机10分9、你出行时喜欢坐什么交通工具？A、火车2分B、自行车3分C、汽车5分D、飞机10分E、步行15分10、你认为自己更喜欢在以下哪一个城市中生活A、丽江1分B、拉萨3分C、昆明5分D、西安8分E、杭州10分F、北京15分11、如果你可以成为一种动物，你希望自己是哪种？A、猫2分B、马3分C、大象5分D、猴子10分E、狗15分F、狮20分12、