如何成为主管得力助手(W013)

1如何成为主管得力助手专业秘书训练2专业秘书的定义一位秘书可以说是一位主管的助理，他（她）们：具备熟练的办公技能无需旁人指挥而能负责完成任务表现积极主动，运用判断力行事在他（她）的许可权内做决策他（她）们同时也是沟通，协调及合作的中枢，使大家能合力为达成公司目标努力3专业秘书的工作职能协助主管达成工作目标加强、扩大主管的社会关系辅助主管的例行业务沟通协调联系中心部门窗口促进部门工作推展参与工作小组推动专案工作办公室管理/资讯管理客户服务/公共关系4秘书工作特性服务性复杂性事务性时效性主动性创造性5秘书应具备的工作技能电脑语言人际关系/沟通技巧-口头，文字资讯搜寻整理组织计划能力专案管理其他基本秘书工作技能6秘书应具备的工作知识公司组织、人事、产品、产业公司、部门、主管及个人之工作目标公司制度、惯例、规定及作业程序基本管理知识电脑及网际网络知识7我们的优势常能取得第一手信息掌握先机拥有宽广的个人发挥空间良好的人脉关系基础较多机会应用观察敏锐度了解主管的工作模式及想法8新世纪秘书的挑战关键才能客户导向人际建立分析思考说服影响积极主动发挥关键才能的原则了解需求快速回应顾客满意度9数位秘书工作八大法则严守机密，取得信任公私分明，一视同仁工作准确迅速随时让人感觉到我的存在积极搜集资讯，传递资讯随时随地做好联络工作先一步做好所有准备工作诚恳有礼，时常微笑10成功秘书的特质大将之风解决问题的企图心与技巧从公司的眼光看事情完善的基本技能积极正面思考广大人际关系承担责任即时回馈敏锐的观察力及反应力自我提升的期许11ASecretaryIsExpectedtoLooklikeaGirlActionlikeaLadyThinklikeaManWorklikeaHorse12搞定主管有一套HowtoManageYourBoss13与主管共事需知1了解他的工作重心及紧急度了解他的人际风格类型了解他的人际网络了解他的情绪和压力正确接受及传达指令保持良好的沟通对主管的地位及能力表示敬意14了解他！细心的上司-你工作更要谨慎性急的上司-你要维持高效率爱交际的上司-你要具备公关知识，礼貌的对待他的朋友脾气坏的上司-你要有绝大的耐心及包容心没有时间观念、松散的上司-你要有组织力、协助他争取时间疑心病的上司-你要更坦然、更尽忠职守取得信赖15与主管共事需知我接受命令时是否留意到：主管呼叫时，是立刻有精神得回应？是否用5W1H的方法记下命令内容？是否耐心听主管把话说完？是否向主管重复确认命令的重点？不清楚的地方是否问明白？是否就自己的能力、完成期限、命令的难易度…等，检讨自己执行的可能性？16主管交办事项MEMO表交办事项具体内容确认What做什么When何时完成Where使用场所Who相关人员Why理由与目的How方法与手段Howmany多大与多少Howmuch预算17PDSSee检讨Plan计划Do实施5W1H下个计划18回报注意时效向发出命令的人回报，不可越级先说结论，再说过程报告简洁19结论[非常抱歉，还没有做好]理由[由于刚才接到客户抱怨电话，处理上费了些时间…..]经过[现在大概完成了三分之三……]对策[我尽快办好。再三十分钟完成，来得及吗？]20传递讯息的注意事项正确，忠实，完整不可添加已意不可歪曲事实不可遗漏重点不可模棱两可不可妄加判断Confirm!Confirm!Confirm!21与主管共事（2）协助主管事先发现问题迅速响应主管要求主动提供主管需要的讯息资料剔除不必要的工作及接触电话访客信件等省下主管时间提出具建设性建议22替主管安排约会注意时间分辨轻重缓急去轻就重酌留弹性时间边更尽早通知适时将相关文件交给主管确认重要约会提醒主管准时赴约23老板最不喜欢的六个理由那不是我的工作我忘记了我不知道你没告诉我我猜想我的工作太多了24设定工作优先级了解主管个性需求对所有主管一视同仁不抱怨不批评主管沟通彻底一次做对保持工作水准同类工作一起做避免拖延-过手一次处理请求他人协助25主管心目中的理想秘书五心做事要细心工作要专心学习要用心经常保持开心后援工作要做得令人放心为主管分担工作，使主管在竞争激烈的商场上，得以更有充足的时间及精神全力以赴，立于不败之地(自己的饭碗也保得住)。做好份内工作，让主管在客户或上司面前拿出漂亮的成绩单26专业秘书自我检核表我了解组织的任务与经营理念吗？我了解主管的工作执掌吗？我了解主管的工作目标吗？我了解主管的工作习惯吗？我了解主管的长处与短处吗？我了解主管的工作压力吗？我了解主管对我的工作期许吗？我了解自己在部门中扮演的桥梁角色吗？我工作时想到的是如何把[我们]的工作做好，而不只是把[我]的工作做好。主管不在公司时，我能把办公室工作安排得顺畅吗？27为了把工作做得更好，我该加强哪些能力与知识？28人生过程阶段幼儿学习1---6岁基础学习6---25岁经验累积25---35岁发挥专长35---45岁高原期45---55岁就业第二春，退休计划55---65岁29与秘书相关的节目国际秘书周四月的最后一周（ThelastfullweekofApril)国际秘书日秘书周的周三（Wednesdayofsecretariesweek)老板日10月16日30秘书的时间管理317years=27,375days(1/3sleep)18,250days32你的时间值多少钱？本表以小时计算你的时间的价值，以每年244个8小时工作天计算（假设每周工作五天，减去假日与假期）若你年薪为每小时的价值（四舍五入）每分钟的价值¥20，000¥10.00¥0.17¥25，000¥13.00¥0.21¥30，000¥15.00¥0.26¥35，000¥18.00¥0.30¥40，000¥20.00¥0.34¥50，000¥26.00¥0.43¥60，000¥31.00¥0.51¥75，000¥38.00¥0.6433时间管理的理念时间的特性时间是人生中独特且必要的资源时间的供给无弹性时间无法租、买、借时间无法储蓄累积时间无替代品时间过了就不能重来时间本身是无法管理的34时间管理的原则效率与效能Efficient效率：把时间做对Effective效能：做对的事情80/20原理重要的少数，琐碎的多数，重点管理关键工作关键人物关键活动35时间管理的方法订出计划，设立优先顺序工作计划表了解优先顺序---第一优先重要且紧迫之事---第二优先重要且不紧迫之事情---第三优先紧迫但不重要---第四优先不重要不紧迫的例行工作科技的运用电脑软体Microsoftproject,Outlook,etc.PDA36时间管理的方法万用手册行事例与日程表便条与备忘录通讯簿名片簿提醒自己的方法小纸条闹钟outlook37我有这些好习惯吗？自我管理=好习惯=效率事先要有安排排定优先顺序临事要集中精神沟通要彻底避免杂乱无章不苛求尽善尽美不要怕说“不”不要拖延要能当机立断善用零碎时间养成“过手一次”的处理原则38请你订出周一的工作计划1紧急事项处理2重要事项处理3联络/追踪事项4会议计划5今天完成事项39帮主管安排日程-设计“日程预定表”“日程预定表”最好是一周一张，一个月四-五张，以便于查阅在一张表中，每天都有四个固定栏位：时间、活动项目、结果、备注活动项目固定为会议、面谈、受访、聚会、出差、演讲等，最好用不同符号来代表，如三角表示会议、圆表示面谈、方表示受访等结果栏要填上如期或更动，最好是写明更动的情况备注栏专门记载重要事项填写例子：上司今天有三个活动，我们先在确定时间旁的活动项目上填10：30与某公司某总经理在公司开会（三角）、11：30接受某电视台访问（方）、12：30与某教授在饭店会餐（圆）再在结果栏上记下：如果顺利则打V；如果有更动句写改至某月某日某时备注栏上可以写：某公司写某大型超市/公司或受访主题为LG产品的促销活动商讨等40帮主管安排日程-运用“日程预定表”例行会议可提早填入“日程预定表”中下周日程最好在本周四或周五再确认一次，并影印一份交给上司，同时，以口头提醒上司每日下班前将第二天日程交给上司，并做口头说明，如果来不及，一定要在当天上司到达公司时立即告之养成随时将变更情形及新日程填入“预定表”中的良好习惯，以确保内容的正确性在公司放长假或上司出差、休假后，将上司回公司后一周内日程影印给上司，并做口头说明用另一张记下其他相关部门或公司内重要干部的日程，以便在上司需要了解时，立即说明情况条例外界与上司往来密切者的动向，并主动将情报报告上司，以做为上司与人交谈时的重要资讯上司活动中凡是与其他部门或同仁有关者，在确定前要再通知一次。如果是个人或人数少的单位可以用电话或口头通知：如果会议，最好发“会议通知”，并存入档案事前先确认上司活动所使用的场地是否安排妥当临时性的日程，衡量轻重后，可立即与上司商量插入，并安排其他受影响的活动，再将更动情形，通知相关人员或单位41把握今天因为昨天不过是一场梦而明天只是一个幻影。但是好好地度过今天，就会让每一个昨天都是一场美梦，而每个明天都是可预见的希望。因此，好好地把握今天。42有效率的整理办公桌桌面的整理办公桌抽屉的安排除非是极机密的文件，公司的文件资料应尽量放在公开的柜、架上在自己专用或私人文具上做明显记号个人办公环境可以适当地表现个人品位43桌面的整理用一只组合式文具把常用的文具放在里面，如各式各色的笔、订书机、订书钉、剪刀、美工刀、小尺、回纹针、大头针、图钉、修正液等。其他如：计算器、印台、名片整理盒、便条纸、桌历、公文夹等都可以放在桌面上，以便方便取用。44办公桌抽屉安排可以按自己的习惯做分类整理，私人物品（如皮包、化妆品、卫生用品、私人物件、衣物….）应集中放置，一面公司物品混淆，以使得自己或他人找不着公司文件。45个人办公环境可以适当地表现个人品位种一盆水生植物、养有尾小鱼、插鲜花或干燥花，挂幅艺术作品，桌垫下压一张艺术作品，或隔板墙上挂一幅自己欣赏的诗句…..在求同存异中可以帮助上司和同事更了解你。在适当的位置种植绿色植物。如：会客室茶几上、门与走道之间、主管办公桌对角上（财位）、办公室的死角上等。46一切由我开始生长在没有根据的民族，我们都有着壮志凌云,当我还年轻的时候，我决定改变世界,在我年长一点的时候，我发现这个志向过于宏大,所以我决定改变我的国家,等我更老成的时候，我又发现这个志向太遥远,所以我决定改变我的城市,后来我发现连这个也办不成的时候,我决定改变我的家人.现在，在我生命的晚年，我才了解我应该改变自己.如果，我“从自己开始”我就可能回改变我的家人，我的城市，甚至我的国家.谁知道，说不定我可以改变世界……….一位犹太长老的临终遗言47会议记录与安排48为什么要开会开会最主要的目的就是传递信息(information)与达成决议/任务（mission)信息布达意见沟通达成决议解决问题开发创意激励士气学习与经验分享49会议的规划与安排会议前的准备：决定日期、时间、地点、与会者拟定会议议程分发开会通知准备开会资料察看布置场地安排会议器材、用品安排茶点、住宿、交通50会议规划与安排投影片的制作要点：清晰，易说每张字型不超过两种每张颜色不要太多一张一个主题字数不可太多清单行例整齐，条理不乱多用图形51会议的规划与安排会议当天的准备:查看会议场所的布置视听器材，桌椅安排报到手续、资料分发贵宾与讲员接待文具用品、茶点安排52会议记录三步骤听做笔记---决议，负责人，完成期限是重点Whodowhatandwhen---使用缩略语---使用速记符号撰写会议记录53会议记录