医院人事档案管理困境与建议

医院人事档案管理困境与建议医院人事档案管理的难点和建议关键词：档案管理，难点，人员，建议，医院医院人事档案管理困境与建议本文简介：随着我国医疗卫生事业改革的不断推进，医院发生了一系列政策、制度的变革，其中人事制度的改革作为改革的重中之重，各项配套措施的改革也不断跟进。医院人事档案管理同样面临新的机遇和挑战，医院人事档案能为医院提供人才的全面、客观的信息，为医院选拔及培养人才提供重要的参考信息。鉴于此，进一步加强医院的人事档案管医院人事档案管理困境与建议本文内容：随着我国医疗卫生事业改革的不断推进，医院发生了一系列政策、制度的变革，其中人事制度的改革作为改革的重中之重，各项配套措施的改革也不断跟进。医院人事档案管理同样面临新的机遇和挑战，医院人事档案能为医院提供人才的全面、客观的信息，为医院选拔及培养人才提供重要的参考信息。鉴于此，进一步加强医院的人事档案管理工作，提高人事档案的有效利用率显得尤为重要。一、医疗人事档案管理面临新的困难及问题（一）医务人员身份多样化，导致档案归类困难近几年来，随着社会的不断发展及人才使用方式的多元化，医务人员的身份也逐渐呈现出多元化趋势。自2015年发布《关于全面推开县级公立医院综合改革的实施意见》以来，各地纷纷出台相关具体政策，创新公立医院机构编制管理方式，逐步实行编制备案制。以某县级医院为例，医务人员中有在编人员、经人社局考录的聘用合同制人员、单位自行考录的合同制人员以及新政策下考录的编制备案制人员等。人员身份的多样化，也直接导致了人事档案管理的不一致，上级部门现阶段对于人事档案的管理也是政出多门，只管理自己职能隶属的人员，医院在对各类人事档案材料收集的时候，需要根据员工身份进行归档分类，困难重重。（二）医务人员流动性加大，致使档案归类不及时随着医疗体制的变革，多层次医疗服务格局逐渐形成，医疗卫生和公立医院人事制度改革的深化和人才流动机制的完善，公立医院医师跳槽和独立执业日益增多。已辞职、辞退、解除劳动合同等流动人员的人事档案经常出现档案归整不及时、档案丢失、材料不全、手续不完备等人档分离的情况。一是原单位对流出人员的档案管理不及时。大部分单位在人员流出以后，直接将其档案丢掉或不再对其更新整理。而众所周知，人事档案中考核档案、继续教育档案、职称聘任档案等材料一般在年底或下一年初才能产生，这就导致流出人员的这些档案不能及时归档。二是流动人员到新的用人单位以后，往往忙于新工作、生活的各项安排，忽略了在原先单位的档案调动问题，等新单位需要时再回去找，才发现档案已被原单位处理掉。还存在着流动人员受各种因素的影响，不管单位同意不同意一走了之，让新用人单位在当地重新建档等不规范的现象。（三）归档材料不规范，造成档案利用率不高目前医院人事档案，尤其是编外人员的各类档案一般是自己单位自行管理，各类档案也是根据单位自定的标准归整，单位之间标准不统一导致归档状况不一致。比如年度考核资料，有的单位以表格的形式考核，有的单位以工作总结的形式考核，也有单位采用个人述职的形式考核，所以形成的考核档案也是各式各样，这就造成人员流动时，单位之间对这种材料的不认可、不归档问题，最终只能将部分不合格档案丢弃，造成档案利用率不高的问题。二、解决医院人事档案管理各种问题的建议医院人事档案是医院人事管理的主要依据，是记录和反映个人经历和德才表现、以个人为单位集中起来的以备日后查考的文件资料，主要内容包括履历、鉴定、考核、工资、职务、职称、学位等情况的真实记录。人事档案及其管理在医院建设中起着不可替代的关键作用，为医院决策提供人才信息和用人依据，是医院人才开发的重要资料。因此，通过规范人事档案管理，提高档案的实用价值，为医院的经济发展提供必要的服务，让人才信息真正转化为医院的经济效益和社会效益。（一）提高对档案管理的认识，重视档案管理工作领导重视是档案管理的前提。在实际工作中，医院相关领导应该进一步加强人事档案管理理念和意识，将人事档案管理放在人事管理的重要位置，作为人力资源部的重点工作来抓。在基础设施建设上应该增设符合档案保存环境的库房及档案管理柜等专业设备；在人员配备上，应该选调政治素质高、责任心强、专业技术好的人员从事人事档案管理工作。加强医院人事档案管理，必须提高档案管理人员的素质，通过不断强化档案管理新业务、新知识、新技术的培训，提高员工全面掌握科学管理人事档案的综合技能。（二）及时收集更新有价值的人事档案资料医院人事档案是员工职业生涯的重要参考凭据，因此，对档案材料应该做到应收尽收，对于重要的有价值的人事资料如第二学历、职称材料、考核考察等材料应在第一时间进行收集，并及时进行维护与更新。（三）创新传统归档与电子档案相结合的管理模式档案管理的现代化是提高档案工作水平的重要手段。借助现代化的管理设备和管理系统做好人事档案的保管和利用，是当前形势下医疗事业人事档案管理的迫切需要与首要目标。通过建立人事档案信息管理系统，将需要入档的资料录入系统并进行实时更新与信息维护，建立起可以快速检索、及时提取的存储档案，对于员工的履历进行全过程、全方位掌控；同时还可以从人事档案信息管理系统档案中生成需要的关键数据及图表，实现某一项或几项人事信息的汇总、统计及分析等功能，为领导决策提供准确及时的信息支撑，大大提高人事档案的利用率。（四）寻求人事代理等中介部门的帮助在受限于人力、设备、存放空间等制约条件的前提下，医院应该依据自己的实际情况，制定相应的标准，谋求合适的中介部门协助做好人事档案管理。（五）提高档案管理人员的专业素养档案管理从业人员的专业能力与综合素质是做好档案管理工作、保证档案管理质量的决定性因素。因此，要制定档案管理工作人员的培训计划，进行系统的专业化培训，使其既有能力来甄别档案材料的真假，保证人事档案材料的真实性，还能具备一定的公文写作、文档整理等深厚的专业基础，严格按照档案的归档范围、档案的真实性、内容的完整度、精确度等进行规范化办理，做到入档及时、查档方便、调档顺利。综上所述，新形势下医院人事档案管理正面临着前所未用的机遇和挑战，医院人事管理部门、档案管理部门乃至整个医院都应该高度重视医院人事档案管理工作，转变思想、开拓思路，树立科学发展观，让人事档案管理工作尽快驶入信息化轨道，为推动医院人力资源管理和个人档案管理发挥更大作用。作者：谭乐柱