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第一章绪论主要内容思考练习案例导入知识体系学习目标理解秘书的基本含义了解不同层次秘书的异同了解不同类型的秘书机构了解秘书工作的主要内容理解秘书工作的主要特征理解秘书学的学科特征能解释秘书的职业特征能明确秘书工作的主要内容能应用秘书的基本属性分析案例第二节秘书机构第三节秘书工作第一节秘书第四节秘书学联合国秘书长潘基文第一节秘书一、不同层次的秘书本节点睛二、不同领域的秘书相关链接在所有职业中，每种职业都规定出一副面孔，以表示它想成为人们认为它应当是的那副样子。——法拉罗什夫科以后历代封建王朝曾设有秘书监、秘书令、秘书郎等官职。掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍，皇帝宣布命令的宣示。东汉桓帝时，设秘书监，负责管理图书秘籍。汉代，指宫禁中的秘藏之书。刘向、班固秘书定义的历史沿革现代秘书的定义领导者、主事者身边的综合辅助人员和公务服务人员，她们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。国际秘书协会定义为“可靠的职员”：秘书应是主管人员的一位特殊助手，他掌握办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断力，并且在所给予的权利范围内作出决定。一、不同层次的秘书官员秘书秘书部门负责人领导人的专职秘书高级秘书领导和管理有不同层次，秘书也工作在不同层次中，秘书人员也可以按层次分类中级秘书初级秘书一、不同层次的秘书领导和管理有不同层次，秘书也工作在不同层次中，秘书人员也可按层次分类。不同层次的秘书既有参谋辅助、综合协调、沟通信息和提供公务服务等方面的共同之处，又有职能活动上的某些区别。官员秘书是以秘书命名的官员。如英国、印度、巴基斯坦等国的内阁部长亦称为秘书，即外交秘书、国防秘书等。其拥有法定的专门职权，属国家高级官员，只是对政府首脑而言，带有一定的辅助性质。我国和其他国家高级官员和企业首脑身边，设有助理或特别助理，也是政府和企业首脑身边的官员秘书。有些大型组织设有秘书长，也属于官员秘书。（一）官员秘书官员秘书以官员命名的秘书可以代表首脑处理一定职权范围内的事务有重要的综合协调功能，在首脑身边发挥枢纽桥梁作业对领导是辅助者，对下级是官员其职位职权是按法定程序由组织确定比一般官员更贴近首脑，构成主辅配合的一体化关系秘书部门负责人是指各级政府办公厅（室）、企事业单位的办公厅、办公室的负责人，即办公厅（室）主任、秘书处长、秘书科长等。秘书部门负责人的主要职责（见图1-1）。（二）秘书部门负责人图1-1秘书部门负责人主要职责秘书部门负责人定义是指各级政府、企事业单位的办公厅（室）的负责人，即办公室主任、秘书处长、秘书科长职能—充当领导身边的参谋助手—全面管理机关日常事务—组织指挥秘书班子办文办会办事以及完成领导交办的事项—在上下级之间、职能部门之间发挥综合协调作用—是领导身边的高级助手—机关日常事务的具体组织者设计者推动者各国政界要员、企事业单位及社会团体领导者，一般都配有专门为自己公务服务的秘书。这类秘书直接对其特定领导人负责，工作围绕特定领导人展开并直接由特定领导人指挥。（三）领导人的专职秘书领导人的专职秘书职能特征直接对其特点领导人负责，工作围绕特点领导人展开并直接由特定领导人指挥1.服务对象的特定性：为特定领导人服务2.主辅配合的一一对应性：业务范围一一对应特定领导人3.影响力和工作范围因不同领导人而有所不同4.与特定领导人更为接近，易产生师友般的情感高级秘书、中级秘书、初级秘书及见习秘书，是按秘书的业务能力和所承担的工作任务划分的。高级秘书往往是较重要的领导人身边的高级参谋和助手。如秘书部门负责人、助理、首脑的专职（四）高级秘书【链接】高级秘书的过人之处他们是被这样描述的一个特殊群体，外表靓丽、谈吐高雅、学历大学本科以上，都能讲一口流利的英语；多年的外企工作经历使他们具有良好的沟通、判断和预见能力；很多人持有外国护照，年龄偏大，月薪基本在8000元以上。这些白领丽人被称作“高级秘书”，包括跨国公司的首脑秘书，董事会秘书，地区总裁秘书等。随着中国加入WTO，越来越多的外资企业进入我国，我国的秘书们正面临着与国际秘书行业接轨的现实，高级秘书已成为人才市场上的珍惜资源。高级秘书的七大高人之处：第一高：综合素质要求更高第二高：责权更重第三高：薪水更高第四高：表达能力更高第五高：发展愿望更高第六高：道德水平要求更高第七高：成就感更高思考：1.高级秘书“高”在何处？2.怎样才能成为一名高级秘书？中级秘书从事的是协助领导实施管理、开展各项组织领导活动的基础性工作。中级秘书筹备操办各种会议事务、草拟和办理各种文件、进行组织内外的沟通、办理各项授权事务等，对组织有序运转和领导工作的开展，均有着不可替代的作用。中级秘书具有的特点（图1-2）。（五）中级秘书图1-2中级秘书的特点初级秘书指从事操作性、服务性工作的秘书，如打字、速记、接待、应对电话等工作是其主要任务。（六）初级秘书微软的女秘书微软总裁比尔盖茨曾说过：“我和微软的成功因为有露宝。”露宝正是他的秘书。创业时的微软都是年轻人，做软件、搞开发都是能手，但内务却一团糟。微软的第一任秘书是个年轻的女大学生，除了分内的事，对任何事都是一副不闻不问的冷漠劲儿。这时，42岁的露宝上任了。她进入公司后，像母亲一样关怀各位软件高手的衣食起居，使他们减少了远离家庭而带来的种种不适。露宝把微软看成一个大家庭，她一直以一个成熟女性特有的缜密与周到，考虑着自己应该在“娃娃公司”负起的责任与义务。她真心关爱每一位员工，对他们也有一份很深的感情。很自然，她成了微软的后勤总管，负责发放工资、记账、接订单、采购、打印文件等等，远远超出了一位总裁秘书的职能。盖茨和其他员工对露宝都有很强的依赖心理。当微软决定迁往西雅图而露宝因为家庭原因不能随迁时，盖茨对她依依不舍。盖茨和公司高层联名写了一封推荐信，信中对露宝的工作能力给予很高的评价。临别时，盖茨握住露宝的手动情地说：“微软留着空位置，随时欢迎你！”比尔·盖茨成功后面的女人:美丽女秘书露宝二、不同领域的秘书各行各业、各社会领域的各类组织，都有秘书、秘书工作（见图1-3）。图1-3不同领域的秘书社会政治生活中的秘书国家行政机关内的秘书，其秘书业务带有所在政治组织的政治色彩，并与组织在政治方向上保持一致政党组织中的秘书，其目标指向和价值观念，都要与所在政党的宗旨和政策保持一致社会组织中的秘书，其工作也与所在组织的政治取向保持一致社会经济生活中的秘书国有企业经营管理中需要大量的秘书辅助，董事会秘书已成为现代公司管理中的法定成员大量外资合资企业中需要秘书辅助，完成各项秘书业务，协调中外员工关系，协调企业与社会公众关系大量民营企业、乡镇企业需要秘书辅助个体经营者也雇佣了专职或兼职秘书经济领域秘书的特点目标指向上以协助主管实现经济效益最大化为目标要遵循市场经济的要求，在处理信息、办事节奏、交往沟通诸方面，适应市场竞争与合作的需要协助主管依法经营，协调与公共组织和有关职能部门的关系，以维系经济组织的正常运转要将对国家和社会功利的忠诚于具体工作中的敬业精神有机结合除熟练掌握秘书业务和一般管理知识，还要熟悉所在企业的经营管理知识和有关生产技术科技文化领域的秘书要懂行。必须熟悉本单位的业务性质，主要工作流程，业务和管理上的要求，技术规范，行为规范。要明事。明白和把握本单位业务、本行业发展态势，科技文化的前沿动态。要勤学。要勤于向业务人员学习、向一切内行学习。配合业务工作者，全面完成本单位工作任务。鉴定考试中的秘书等级“国家秘书职业资格考试”是由劳动和社会保障部职业技能鉴定中心组织的全国统一鉴定考试，目前共分为四个等级，即五级秘书、四级秘书、三级秘书、二级秘书（见图1）。图1国内秘书等级资格证书鉴定考试中的秘书等级另外，教育部考试中心中英教育测量交流中心的“剑桥办公管理国际证书考试”分有初级、中级和高级三个级别。通过这种考试培训，学员可以掌握现代秘书观念和国际化的思维方式，以现代秘书行为准则，学习者不受教育背景和学习时间的限制，可自由选择学习模块，如表1所示。考试内容级别模块类型学习时间考试形式《文字处理》初、中、高核心课35-50学时闭卷考试《沟通和项目管理》初、中、高核心课35-50学时闭卷考试《办公室管理》初、中、高核心课35-50学时闭卷考试《速记》初、中、高选修课35-50学时闭卷考试《信息与沟通技术》初、中、高选修课35-50学时待定《客户服务》初、中、高选修课35-50学时作业考试《人际商务技巧》中、高选修课35-50学时作业考试《组织会议和活动》中、高选修课35-50学时作业考试表1剑桥秘书证书考试课程表思考练习1.何谓秘书？2.秘书部门负责人有何特征？3.高级秘书、中级秘书、初级秘书之间有何关联？第二节秘书机构一、秘书机构的设置本节点睛二、秘书机构的任务相关链接三、秘书人员的分工配合秘书机构在领导决策层和执行层之间，发挥桥梁和纽带作用，是机关组织管理信息网络系统的中心网络，是机关内外交流沟通的门户。一、秘书机构的设置秘书机构是各级各类领导机关的综合性办公机构也叫办事机构。它隶属于领导机关并在机关内为领导工作和机关日常事务提供公务服务。秘书机构在领导决策层和执行层之间，发挥桥梁和纽带作用。它是机关组织管理信息网络系统的中心网结，是机关内外交流沟通的门户。秘书机构处于机关领导中枢的组成部分，是领导决策层的公务支撑和办事系统，属于机关领导层的综合辅助和服务层次。一、秘书机构的设置秘书机构的规模、机构内的层次结构、人员分工等，由其所在组织需要决定。秘书机构构建的原则包括：精减、效能和适应需要（见图1-4）。图1-4秘书机构构建的原则我国秘书部门设置情况（一）中央机关的秘书机构中央机关设办公厅，正副主任为其负责人。下设局，局下设处室国务院设办公厅，正副秘书长为负责人。下设局，局下设处室全国人大常委和全国政协常委会实行综理制，由秘书长领导办公厅、综合办理日常工作。省、自治区、直辖市的党政人大政协都有秘书组织市、地区和县、县级市都分别有自己的秘书组织其特点是机构大，层次多，分工细，且事关重大。（二）省、市、县级的秘书机构（三）基层单位的秘书部门是指县级以下机关的秘书部门，其特点是只设办公机构，而不设秘书机构，且事务繁杂。企业单位秘书—我国的超大型和大型企业，党委、行政一般分设秘书机构；中、小型企业有的按党政系统分设秘书机构，有的只设一个办公机构。事业单位秘书—在高等院校、县级以上科研单位和医疗单位等事业系统，一般都分设党、政两个秘书机构。在县级以下事业单位，一般只设有办公机构。（四）企事业的秘书机构社团秘书组织—凡由民政部门批准成立的社团组织，其秘书机构属于民间的。带有非固定性的秘书组织。如各种学会、协会和研究会等学术组织的秘书机构。临时秘书组织—凡因某项工作需要，经由领导机关批准而设立的应急性秘书机构。如为某项中心任务、重要活动、重大项目和大型会议等设立的秘书机构。（五）社团组织和临时性秘书机构国务院部地处乡（镇）中共中央党组党委（党组）党总支（党委）党支部[链接]行政、党委与（军队）行政关系省司、局、厅县科地师级省军级县团级二、秘书机构的任务秘书机构的基本任务是为机关领导层或领导者提供综合性辅助和公务服务。具体的工作任务是随时代发展而发展的（见图1-5）。图1-5秘书任务的发展二、秘书机构的任务现代秘书机构的任务有了发展（见图1-6）。图1-6现代秘书机构任务的发展三、秘书人员的分工配合秘书机构内的分工配合要做到以下四个方面：要根据本机关公务辅助和办公事务服务的实际需要，划分不同的工作班子和人员分工；要用制度明确分工的职责范围、质量标准、行为规范和时限要求，并要与考核、评估、奖惩相配套；要以秘书机构负责人为主体，形成有效的指挥、调度系统，做到指挥有效、调度有方、灵活机便，行动一致，能够最大限度地发挥整体功能；要强化整体意识、敬业意识、服务意识和责任意识，在尽职尽责完成本职工作的基础上，服从安排，通力合作，全面地完成秘书机构的工作任务。分工配合注意事项根据本机关公务辅助和办公事务服务的实际需要，划分不同的工