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1第一章秘书学绪论第一节秘书的定义一、国外对秘书的定义（一）一些西方发达国家对秘书的定义：具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。（二）俄罗斯对秘书的定义：秘书是一项普通的职业，其职能主要是为机关提供称作秘书的帮助性、事务性和信息性的服务。（三）日本对秘书的定义：帮助与处理各项事务的工作人员。二、国外对秘书定义的共性1、秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称；2、秘书主要是为领导服务的人员，不管事务的要求与权限有何不同。三、我国对秘书的定义（一）我国古代秘书的涵义有如下几种：1、指宫中的秘藏之书；2、指官名；3、官署名称。（二）我国现代秘书的概念1、广义的秘书是指不论是否具有秘书职务，但实际上从事着秘书业务的办公室工作人员，如文书、档案、机要、调研、信息、协调、督查、信访等工作人员。2、狭义的秘书是指在领导身边，直接为领导从事事务性、信息性、辅助性的工作，是辅助领导、掌管文书、处理信息和办公室日常事务的重要助手，是具有秘书职务的专门管理人才。《秘书国家职业标准》所下的职业定义：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。第二节秘书工作的性质、秘书类型划分及秘书的职业特征一、秘书工作的性质１、辅助性。秘书工作是辅助领导进行决策管理和综合服务的工作，辅助性是它的根本性质；２、综合性；３、服务性；４、机密性。二、秘书类型划分（一）从经济支取和服务对象分：公务秘书私人秘书。（二）从工作的内容分行政秘书；党务秘书；机要秘书；事务秘书；翻译秘书；信访秘书；科技秘书；公关秘书；董事会秘书等等。（三）从知识能力结构特点及工作特点分2参谋型秘书；秀才型秘书；办事型秘书；公共关系型秘书；技术型秘书；财经型秘书；综合型秘书（可以是以上各型的不同组合）（如秘书长或办公室主任就应当是综合型的）等等。（四）从担任的职务来分秘书长；办公厅（室）主任；秘书科长；股长；办事员等。（五）从业务水平来分美国分为“见习秘书”和“正式秘书”；英国则把秘书人员分为五级：即速记打字级、书记级、文牍级、执行级、行政级；我国对秘书根据这一特点进行划分尚不明显，按照秘书职业资格分为四、三、二、一级。（六）按所在系统划分行政秘书；军队秘书；行业秘书。三、秘书的职业特征秘书与其他职业相比，有如下特征：（一）服务的直接性；（二）服务的稳定性；（三）知识化；（四）年轻化；（五）女性化。第三节秘书工作的特点、作用及任务一、秘书工作基本特点（一）从属性；（二）政治性；（三）事务性；（四）被动性；(五)综合性。二、秘书工作的作用（一）枢纽作用；（二）参谋作用；（三）助手作用；（四）信息作用；（五）协调作用；（六）门面、“窗口”作用。三、秘书工作的任务3概括地说，就是“参与政务”和“管理事务”两个方面。目前我国秘书工作的主要任务1、辅助决策；2、督查工作；3、调查研究；4、信息资料工作；5、协调工作；6、文书处理；7、文书的撰写；8、会务工作；9、信访接待；10、文书立卷和档案管理工作；11、保密工作；12、印章管理；13、日程安排；14、值班工作；15、事务工作；16、办理领导同志和领导机关临时交办的其他各项工作。四、秘书工作的要求８０年代以来，我国秘书工作有了明显的发展和变化，党和政府提出了一系列新的要求，这些要求可概括为“四个转变”和“六个强调”。秘书工作的“四个转变”１、由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策；２、由单纯地传递信息转变为综合处理信息；３、由被动服务转变为主动服务；４、由凭老经验办事转变为科学化管理。秘书工作的“六个强调”１、强调调查研究工作；２、强调信息工作；３、强调信访工作；４、强调协调工作；５、强调督查工作。第四节秘书学的涵义和研究对象一、秘书学的涵义研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学。或者说秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。二、秘书学的研究对象１、秘书工作（如内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法等）；２、秘书人员（如他们的知识、技能、素质、职业道德等）；３、以上两方面如何有机结合。三、秘书学的研究内容（一）中国秘书史及国外秘书工作经验，秘书工作的发展趋势；（二）研究我国秘书工作的现状，了解其内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法；（三）中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求；4（四）秘书人才的培养、秘书职业基本业务技能的培训与应用；（五）秘书学与相关学科的关系。第五节我国秘书工作的发展趋势一、我国秘书工作职能的转变（一）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案；（二）辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调与控制；（三）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息；（四）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划。二、我国秘书工作方式的转变（一）服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务；；（二）办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公；（三）会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展；（四）操作方式，由手工操作转变为电子操作。思考题１、现代秘书的涵义是怎样的？２、什么是秘书学？秘书学主要研究哪些内容？３、目前我国秘书工作的任务主要包括哪些内容？４、秘书怎样才能适应现代社会的变革？第二章秘书工作的起源和发展第一节中国秘书发展简史一、秘书工作的产生的社会条件：（一）有了社会组织的领导部门（二）有了文字与公务文书二、我国古代秘书发展简况（一）我国秘书工作萌发于夏朝，形成于殷商，秦汉时期是我国秘书工作的确立时期。（二）魏晋南北朝时期是我国秘书工作大发展的时期。隋唐两宋时期是我国古代秘书工作的成熟时期。辽金元时期是我国秘书工作的融合时期。（三）明朝是我国古代秘书工作的强化时期。（四）清朝是我国古代秘书工作的完备时期。三、我国近现代秘书发展简况（一）南京临时政府首开我国近代秘书工作之先河。（二）北洋军阀政府的秘书工作总体上承袭了南京临时政府。（三）国民党政府的秘书工作有所开拓，机构设置健全，学习、吸收了不少外国经验。四、中共早期秘书工作简况（一）中国共产党的秘书工作从无到有，从产生临时秘书，出现正式秘书，到设立秘书机构，一步步得到发展。总结出“五个一切”的观念：一切工作政治化，一切工作集体化，一切工作科学化，一切工作系统化，一切工作执行必须带督促性。（二）特点：1、他们是党中央的领导核心之一，在中央局内排名第二，其地位仅次于委员长，参与最高层的决策和领导工作，此外，他们还兼任党中央某一部门的主要领导职务，如毛泽东既是中央局秘书，又兼任中央组织部长。因此，这时的秘书是一种领导职务，他们只是以一部分精力兼理秘书工作。2、他们没有下属秘书机构，也没有具体办事的下属秘书人员，而是亲自办理秘书事务。五、我国秘书在不同时期的称呼5先秦时期：殷商时期：巫周朝：史官秦汉时期：御史大夫唐朝：翰林学士宋辽金元时期：翰林学士承旨、知制诰、都林牙、尚书令明朝：内阁大学士清朝：军机章京古代地方各级机构也有实际从事秘书工作的人员，其名称主要有主簿、孔目、吏目、判官、师父等。我国古代也有私人秘书，如汉代最初的主簿，清代地方官员的幕僚等等。六、我国古代秘书选拔制度秦代是我国第一个统一的中央集权的封建国家，其选用秘书的主要特点是世代相袭。汉代，中央集权的统一封建王朝已趋于巩固，选用秘书人员已着重于业务能力。魏晋南北朝时，秘书写作已发展为一门专业性很强的技艺。唐代选用秘书的要求已趋于全面，不但要求他们文化水平高，工于书法，擅长写作，还要求其娴于辞令和有制理公文的能力，且考虑到了外貌的要求。我国古代秘书选拔一些做法：宋代以直接考试拟写应用公文的能力选用秘书。元代，不仅要求秘书须有良好的品行、业务能力、实际经验，而且还创立了逐级升补的办法。明代，科举制度臻于完善。通过层层考试，将最优秀的人才选拔出来。清代科举考试分数级，考试要求更高，管理更严密。我国古代秘书选拔制度概述；我国古代的秘书选拔制度是由低级至高级、由简单至复杂逐步完善起来的。就其选拔方式而论，有学校培养、科举考试、聘用、从有实际经验的职官中精选和从下级机关秘书中提拔等。就其选拔标准而论，有政治上可靠、文化水平高、博学多才、工于书法、业务能力强（包括拟写、处理文书和办事等）、实际工作经验、年富力强、敏捷、保守机密等要求。这些宝贵的经验都是值得我们借鉴的。七、我国历代中央秘书机构的演进规律历代中央秘书机构变更：秦：丞相府西汉：丞相府→“外朝”↓尚书署、尚书台历代中央秘书机构变更：东汉：尚书台→中央政务机构↓秘书令（下设秘书左丞、秘书右丞）↓中书省魏晋南北朝：中书省→门下省、尚书省、中书省历代中央秘书机构变更：唐朝：门下省、尚书省、中书省→中央政务机构↓翰林学士6↓翰林学士院宋朝：翰林学士院元朝：略历代中央秘书机构变更：明朝：翰林学士组成内阁清朝：内阁→政务机构↓南书房↓军机处（辛亥革命推翻了清王朝，终止了新的封建中央秘书机构的产生）八、我国历代中央秘书机构的演进规律历代中央秘书机构的职权、规模总是由小到大，逐步增强，最后膨胀；而它一旦膨胀，封建统治者就予以抑制削弱，或将其转化为政务机构，然后重新起用身边的亲信而职位低微的秘书官吏，组建成新的秘书机构。这一现象自秦朝起直至清末，两千多年中反复出现，形成为一条规律，导致封建王朝的中央秘书机构处于反复建立、扩展、膨胀、削弱、解体或转化，又重新建立的周期性演变之中，形成一道循环轮回的怪圈，使中央秘书机构的名称不断变更，权限时弱时强，具有明显的不稳定性。这一现象可称之为“膨胀回位”。历代中央秘书机构“膨胀回位”的原因：第一、皇权周期性地由强转弱；第二、实务性的秘书机构周期性地由弱转强；第三、权限不明为秘书机构扩权推波助澜。历代中央秘书机构的设置给我们带来的启示：第一、秘书机构是领导机关的办事机构，应紧紧围绕领导的工作服务。它不适宜兼负其他职能任务；第二、设置秘书机构要因事设人，力求精干，提高效率；第三、明确规定秘书机构和秘书人员的权限。规定的权限既要有利于充分发挥其参谋助手作用，又要防止越权而干扰领导工作；第四、机构相对稳定，减少人员流动，以保证工作的连续性和稳定性。思考题1、学习了我国古代秘书工作的起源与发展，你有哪些体会？２、我国历代中央秘书机构存在怎样的演进规律？第三章秘书工作机构的职能与工作要求第一节秘书工作机构的设置一、设置原则（一）精简原则（二）纵向层次尽量少（三）横向幅度可适当加大二、名称与组织形式第二节秘书工作机构的地位一、秘书工作机关的地位中央、省市和政府机关的秘书工作机构通常称为秘书工作机关。它承首脑7之命，有召集会议、发布文件、实施计划、指挥、控制的权力。其地位与作用如下图：二、秘书工作部门的地位中级组织和中型企事业单位的秘书工作机构通常称为秘书工作部门。它往往在领导的直接指挥下收集信息、传达指令、辅助管理并从事一般文书、事务工作。其地位与作用如下图：第三节秘书工作机构的职能一、秘书工作机构的职能（一）助手职能（二）参谋职能（三）枢纽职能（四）协调职能（五）保密职能（六）公关职能思考题:1、秘书工作机构设置有哪几项原则？２、秘书工作机构有哪些职能？第四章秘书的素养第一节职业概况一、职业定义：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。二、职业等级：共设四级，分别为：五级秘书（原初级）、四级秘书（原中级秘书）、三级秘书（原高级秘书）、二级秘书。三、职业能力特征：具备文字与语言沟通能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力。第二节知识基本要求一、职业道德二、基础知识（一）文书基础（二）办公自动化知识（三）速记基础（四）法律与法规（五）企业管理基础涉外秘书另有外语要求。第三节工作要求秘书国家职业标准工作要求职业考核的内容秘书申报条件06年资格鉴定时间（国家方案、广东）考核时间表国家职业资格工作网第五章秘书人际关系的处理‘第