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第一章秘书工作的历史发展学习目标思考练习主要内容知识框架图本章小结通过对秘书工作主客体的基本认识。掌握秘书、秘书部门和秘书的工作。理解秘书分类的意义，理解秘书在社会各行业中的广泛的覆盖面，为具体掌握秘书各项实务做理论准备。第三节秘书工作第二节秘书部门第一节秘书第一节秘书一、秘书的定义二、秘书的分类三、秘书分类的意义本节点睛秘书作为一门有着悠久历史的职业，在现实生活中起着越来越重要的作用，被称为现代社会的“第361行”。一、秘书的定义关于“秘书”一词的涵义，古今有所不同，下面看三种不同的定义。（一）秘书定义的演变古代文献记载，“秘书”一词最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。且由于“秘书”作为秘密藏书这一原义引申，后人便将掌典图书、著书立说的官署和官职称之为“秘书寺”、“秘书省”和“秘书监”、“秘书郎”、“秘书令”等。1现代意义的秘书，开始于孙中山领导的中华民国临时政府。由指物转变为专指担任某职务的人。这时的“秘书”，主要是政务秘书，还不能等同于今天的职业秘书。当代“秘书”定义的探讨，是从20世纪80年代开展秘书学研究开始的。23古代文献：《汉书·刘向传》记载：“诏向领校中五经秘书，讲六艺、传记、诸子、诗赋、数术、方技，无所不究。”《晋书·荀勋传》：“得汲冢中古文竹书，诏勋撰次之，以为中经，列在秘书”。这里的“秘书”都是指帝王宫禁内收藏的各种经典文献。除了指宫禁藏书外，“秘书”也指那些用隐语来预卜吉凶的谶纬之书。《后汉书·郑玄传》记载：“（郑玄）遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥”。当代“秘书”定义：王千弓先生认为“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书。”王千弓袁维国先生认为“秘书主要指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事务、联络协调、催办查办等。”张家仪认为“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。秘书从事的工作也就是秘书职业。所以，秘书决不是一种职务，而是一种职业名称。”侯玉珍老师认为现代秘书的涵义是：“直接协助各级领导机构和领导干部以及私人，撰制掌管文件、辅助决策，处理日常事务的执行和承办人员。”侯玉珍（二）秘书的定义据此，对秘书作如下定义：秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称，也可以是受雇于私人的职业。秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工作办文、办会、办事，主要职责是辅助管理、综合服务。二、秘书的分类从研究如何作好秘书工作的角度出发，按照不同的标准，可以对秘书做出不同的分类，如表1-1所示。秘书分类的依据分类结果秘书所承担的职责范围大小和工作任务轻重的不同秘书所供职的组织需要秘书具备的专业知识加以分类表1-1秘书的分类初级秘书中级秘书高级秘书商务秘书政务秘书医务秘书司法秘书教学秘书初级秘书：指从事一般日常行政事务的工作人员，主要办理接待、联络、值班、文书的印制收发、会务服务。中级秘书：一般指分管文字工作、信息工作的秘书。主要负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息。高级秘书：指秘书机构的领导、办公厅（室）主任。职责是参与政务和管理事务两个方面。高级秘书的工作综合性强，常被认为是单位的“内部总管”。商务秘书：主要指在从事各种商务活动的企业中，协助投资经营者和商务管理者处理商务活动的秘书人员。教学秘书：主要指在教育教学机构、院校各级机构中从事行政管理工作和辅助教学管理工作人员，还可以分为教学秘书和教务秘书两类。教学秘书主要辅助管理本单位教学、科研等方面的组织、规划和实施工作，协助对教学工作进度、质量的宏观调控；教务秘书的主要工作是协助领导协调单位内各个部门的工作，主管教学后勤保证工作，保证教学任务的完成。司法秘书：指就职于法院、企业、社团律师或律师事务所。负责接待或陪同律师访问当事人；记录整理当事人口述；起草、打印法律文件；查询法律文书档案资料；安排法律事务处理程序；保管法律文件或证明材料；执行律师交办的其他事务等。医务秘书：这类秘书人员就职于医务医疗机构，主要负责医务医疗机构内的行政管理工作和辅助医务管理工作，协调机构内部各个部门之间的关系和对外的联络沟通。政务秘书：主要在党、政各级领导机关辅助领导的决策与行政管理工作并主持内部行政管理工作。国外也有此类似的秘书分类方式，其主要是根据秘书的资格和承担责任的不同，从纵向上分为不同的等级。如日本企业界的秘书等级为4级，美国的秘书从纵向上分为两种。见习秘书：指担任秘书职务未满1年者。主要担当有关文书的收发、电话应付、传达命令、泡茶等秘书主要业务，并在见习期间接受资深秘书的指导。初级秘书：指担任秘书工作达2-3年者。除了完成见习秘书的应有业务，还需负责整理文件、回复信函、排定行事时间表、购买车票，以及到公司外接待访客等等。中级秘书：指具有4-5年以上工作经验，可单独处理高难度的秘书业务者。其主要任务为上司调配工作时间表，以及对外的预约。此外，有关上司个人税金的申报、银行存款的提存等，均要协助办理。同时，指导新进的见习秘书，是其重要的任务之一。高级秘书：秘书长就相当于高级秘书，是名副其实的上司协助者。更高级者，还有主任秘书的职称，大多由高级职员担任，亦是董事长的正式辅佐人。美国秘书的两种类型：第一，根据秘书为之服务的管理人员的级别高低进行分类，简称“LS类”。按这种标准分类，从低到高共有四个级别，即LS--1级、LS--2级、LS--3级、LS--4级。第二，根据秘书所承担的职责的大小进行分类，简称“LR类”。共有两个级别，“LR--1级秘书”是较低一级的秘书，其职责是根据管理人员总的指示精神，独立完成按程序安排的办公室日常工作，多是干服务性事务。“LR--2级秘书”则不同，除完成“LR--1级秘书”的工作外，还要凭自己的知识、技能、判断能力去主动完成一些复杂的工作。其他分类，我国一些规模较大的银行或企业中，将协助经理办事或主持业务的人分为助理和襄理两级。在各国使馆中，通常将介于参赞和随员之间的外交人员分为一等秘书，二等秘书和三等秘书，也就是人们常说的一秘、二秘、三秘。三、秘书分类的意义由于秘书的社会覆盖面广，涉及的工作内容丰富，通过对秘书进行科学的分类准确充分地认识秘书这门职业显得尤为重要（见图1-1）。图1-1秘书分类的意义第二节秘书部门四、股份制企业集团中的秘书部门二、行政机关的秘书部门三、公司企业的秘书部门一、秘书部门概述本节点睛五、临时性秘书机构六、秘书部门的内部工作系统七、秘书部门的地位和职能八、秘书部门领导的工作职能第二节秘书部门秘书部门是秘书发挥职能和作用的舞台。作为现代秘书工作的组织形式，也是秘书人员从事秘书工作的地方。一、秘书部门概述私人秘书在我国秘书中所占比重仍然很小，所以，对秘书的职业探讨，基本以公务秘书为主要对象，秘书部门是公务秘书工作的组织形式。（一）含义秘书部门又称秘书机构，是辅助领导部门进行决策、管理，推进领导工作，并协助领导协调各职能部门进行有效工作的综合部门。是现代秘书工作的组织形式，也是秘书人员在其中从事秘书工作的地方。且有广义和狭义之分。广义：秘书部门是具有参谋助手、沟通协调、督促检查等作用，为领导工作和机关服务的办事机构。它不仅指各级负责综合性工作的办公厅（室），还包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、总务、保卫等部门。狭义：秘书部门指直接为领导工作服务的办事机构，即各级办公厅（室）中的秘书、文书、机要等部门。（二）秘书部门与职能部门的区别秘书部门作为各级党政机关，企事业单位的内设机构，其地位和功能与职能部门有所不同。秘书部门地位和功能与职能部门的不同点，如表1-2所示。部门名称工作范围职能工作性质地位秘书部门无法分解到具体业务部门的工作全局范围内提供辅助服务、人事沟通、综合协调全局性承上启下，联系左右，沟通各方的枢纽职能部门某一项具体职能部门的业务工作分工专管某项业务局部性承担某项业务职责表1-2秘书部门与职能部门的区别（三）秘书机构的设置原则秘书工作机构的设置，必须适应各级各类组织体制改革的需要，因此必须满足以下原则（见图1-2）。图1-2秘书机构的设置原则二、行政机关的秘书部门行政机关主要指党政机关、部分事业单位、企业以及以采取行政管理方式的职能机构。行政机关的秘书部门就分别设置在各级机关之下，下图为各级政府机构设置（见图1-3）。图1-3各级政府机构设置在我国，行政机关的秘书部门的级别就是机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书部门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级）一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅（室）主任。省级以上机关还设秘书长。秘书长：是职务名称，是一级官位，不是职业名称，不表示为“秘书的领导”或“高一级的秘书”。姓名：科菲·安南1938年4月8日生于加纳，1962年进入联合国工作，先后在联合国非洲经济委员会、联合国总部、联合国日内瓦办事处、联合国难民署和世界卫生组织等部门工作。1996年12月17日，第51届联大任命安南为联合国第七任秘书长。2001年6月26日，第56届联大批准安南连任，任期至2006年12月31日。三、公司企业的秘书部门公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种多样，大体有四种形式，如表1-3所示。表1-3公司企业的秘书部门的种类部门种类称谓所在企业类型职能综合性的秘书部门公司办公室或集团办公室国有大中型企业、国有公司等带有行政机关管理特色的公司、工矿企业和商业企业全面掌管单位内部的行政管理事务，负责对外宣传、联络、开展公共关系事务，甚至涉及辅助业务领导的工作职能性的秘书部门经理办公室或厂长办公室公司企业作为行政办公室担负单位内部行政事务和其他事务性、临时性的工作任务，协调各个职能部门之间的关系部门种类称谓所在企业类型职能专业性的秘书部门文秘室或值班室人员规模比较小的公司企业中负责单位文书信函的撰写制发，管理文件档案，接打电话、接待来客以及单位领导临时交办的各种工作由一两名秘书承担的秘书办公室前台公司企业规模小，不设秘书部门的单位全时在岗，负责电话接听、文电处理、文稿制作、来客接待等续表四、股份制企业集团中的秘书部门股份制是董事会领导下的经理负责制，是独立的经营实体，要求企业产权明晰、权责明确、政企分开、管理科学。五、临时性秘书机构临时性秘书机构是指各级各类领导机关在实际工作需要时所设置的非常设性秘书班子，主要是为解决临时发生的重要事件、临时组织的重要活动或会议等所成立的为临时性领导机构服务的秘书机构。如设立的“第十八届大连国际服装节筹备组”。六、秘书部门的内部工作系统我国对秘书部门的称谓目前还没有统一的规定。最普遍的是称“办公室”，级别高一些的称“办公厅”。在党政机关，办公室（厅）之下设有“秘书局”、“秘书处”、“秘书科”等相应级别的秘书部门。（一）党政机关中秘书部门的内部工作系统各个机关职能不同，秘书部门所负责的工作内容也各有侧重，因此工作系统也不同。大体包括几下几部分（见图1-4）。图1-4党政机关中秘书部门的内部工作系统的组成（二）公司企业中秘书部门的内部工作系统在公司企业中，秘书部门内部的工作系统很少有明确的界定，办公室人员设置一般规模也不大。秘书在工作中各有侧重并相互配合，而且许多工作是协助并配合其他职能部门进行的，既体现了秘书综合服务的职能，也是辅助领导推进管理。它的工作系统主要包括以下三种（见图1-5）。图1-5公司企业中秘书部门的内部工作系统办公事务：指文件信函撰制、会议事务、文电处理、信息加工处理、来客接待及安排对客户的约见、迎送、电话接待工作。行政事务：指承上启下、辅助领导、协调公司