秘书实务绪论

秘书实务授课人：曾靖雅邮箱：[e-mail]教学计划•选用教材：《新编秘书实务》，大连理工出版社•一周2次课，1～19周，总共78个课时。•50个课时的理论课程，16个课时的案例分析以及学生技能训练，4个课时的模拟公司训练，4个课时的考前复习，2课时用于完成课程考核。•第二、三、四、五、六、七章内容是重点。绪论•理解秘书的基本含义、不同层次及领域的秘书的特色、了解秘书机构的分类及秘书工作的内容、掌握秘书工作的属性和特征、对于秘书学的知识只要浏览。第一章秘书工作的概述•第一节秘书•第二节秘书工作•第三节秘书部门•概念：秘书秘书工作秘书部门•掌握：秘书的定义秘书工作的内容秘书工作的属性和特征☆第二章办公资源的管理•第一节办公用品的管理、使用•第二节办公设备的管理、使用•第三节技能训练•掌握：办公用品的分类、购买、分发以及储备基本办公设备的使用、维护☆第三章秘书的接待工作•第一节前台接待工作•第二节团体接待工作•第三节技能训练•概念：前台接待团体接待•掌握：前台接待的基本程序•涉外接待的注意事项第四章日常事务处理工作•第一节电话事务印务事务•第二节邮件事务值班事务•第三节时间管理差旅管理•掌握：案例分析（海尔集团西安营销经理）•拨打、接听电话的技巧•介绍信的开具、管理•值班制度•工作日志的编写☆第五章秘书的信息工作•第一节信息的收集整理•第二节信息的转递存储•第三节信息的开发利用•第四节技能训练•掌握：信息收集的方法•信息传递的要素、途径•信息反馈第六章秘书的商务工作•第一节开放参观•第二节信息发布活动•第三节典礼、签字活动•第四节商务展览商务谈判•掌握：案例分析（胡乔木任毛泽东秘书的启示）•商务活动方案的制定•商务谈判的技巧☆第七章秘书的会务工作•第一节会前的筹备•第二节慧中的服务•第三节会后的落实•第四节技能训练•掌握：会议方案的拟定（议程、预算）•会议通知的拟写•会场的布置•会议记录、简报•会议文件的整理☆第八章秘书的礼仪•第一节秘书的商务交际礼仪•第二节秘书与领导相处的礼仪•第三节技能训练•掌握：•秘书需要注意的基本礼仪•秘书与领导相处的基本原则第一章概述第一节秘书•一、秘书什么是秘书？我国：最早出现在汉代，原指宫禁中的藏书。1912年南京国民政府设立具有现代意义的秘书、秘书机构和秘书工作，至此我国开始出现了正规的秘书学。西方：源于拉丁文“可靠的职员”，一般指政府、各社会组织和个人聘用的从事公务服务、处理文字以及办公事务的工作人员。国际秘书联合会—“秘书应是主管人员的一位特殊助手，掌握办公室工作的技巧，能在没上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。”•1.广义秘书的概念；秘书是领导人的事务与信息助手。这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数---领导集体；因此只能是简明、抽象的概括。•2．狭义秘书的概念。秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。这里着重排除了私人秘书。•广义与狭义内涵相通，又有差异。主要强调了秘书是领导近身的直接助手，是直接为领导服务的人员这一含义。这个助手包括了智力性的助手在内，从而也反映了现阶段我国要求秘书部门发挥参谋作用的现实。•二、秘书的不同层次1、官员秘书以秘书命名的官员特点：职位、职权、职责是按法定程序由组织确定；对于领导者，是带有服务性质辅助者，对于下级，有确定的管理权和指挥权；发挥极为重要的枢纽和桥梁作用；可以代为处理一定职权内的事务；与领导构成主辅配合的关系。2、秘书部门负责人各级政府办公室（厅）、企事业单位的办公厅、办公室负责人特点：具有高级秘书的全面业务素质和工作技能；有丰富的管理和办理事务的经验和人际交往沟通的能力；与主要领导有良好的配合关系；一般由有才干的秘书或有文化素质的基层负责人晋升；职位、职权、职责具有多样性。•官员秘书与秘书部门负责人的异同同：一定的法定职权异：前者主要组织管理办公事务即秘书工作，后者具有一定范围的专项管理权和决策权，往往职位比前者高。3、领导人的专职秘书专门为各国政界要员、企事业单位及社团团体领导者公务服务的秘书。包括公务员、私人秘书、个人特使特点：服务对象的特定性主辅配合一一对应性影响力和工作范围有弹性与特定领导人有特殊感情4、初级秘书从事操作性、服务性工作的秘书。特色：工作一般是操作性的日常事务具有娴熟的办公技巧良好的服务态度和敬业精神初级秘书→中级秘书→高级秘书，能力要求是步步提高的，存在动态发展关系5、高级秘书按秘书的业务能力和所承担的工作任务划分中的最高等级，如秘书负责人、助理、首脑的专职秘书。特色：为较为重要的领导人或领导机关充当高级助手；拥有一定的职级和职权；有参与谋划的权责，并在领导的授权下有一定的指挥、监督、控制权；个人素质高，有一定的组织管理和控制能力，能够独挡一面；工作内容以参谋、参与管理、事务协调为主，操作性服务比其他两级秘书少5、中级秘书既从事操作性事务，又从事辅助管理事务的秘书，是不可缺少的。特点：操作性与管理性结合经常性与机变性结合一般性与专门性结合综合性与技术性结合6、高级秘书•高级秘书“高”在哪2007-03-1311:02:00北京青年报•谈起高级秘书比一般秘书高在哪里，康柏（中国）投资有限公司大中国区的执行秘书、29岁的常郁青有着不少的感触。她给出了高级秘书的四大“高”人之处。第一高：综合素质高•高级秘书平时除了会起草一些财务或者人事方面的报告，帮助老板做一些决定，还要在老板出差不方便看邮件时，帮他们处理一些文件，有些需要马上替他去批复。所以和一般秘书相比，高级秘书除了能够讲一口流利的英语，熟练的使用计算机和拟写各种文件等“硬件”之外，更应该具备良好的沟通、组织、协调、一定的决策能力以及解决问题的能力。•第二高：责权更重•高级秘书与领导层的沟通和联络会更多。向老板汇报工作的一些管理层人员以及部门秘书都会通过我找到老板，我承担着他们之间沟通的责任。而当我发现别的部门秘书有一些错误时，我有责任和权利去指出，避免错误的发生。•第三高：发展愿望更高做了5年、10年或者更长时间的高级秘书，大多会考虑这种来自社会的压力，希望换一个行业，通常会选择从事行政、人力资源以及市场方面的工作。•第四高：道德水平要高高级秘书会接触到公司的一些财务等方面的重要的文件，因而保密是对老板的承诺和责任。取得老板的信任是很不容易的。建立信任需要磨合期：和他保持在一条战线上；做好手头老板交给的每一件小事；经常和他沟通。长此以往，他就会觉得你比较认真，是可靠的。•三、不同领域的秘书1、社会政治生活中的秘书特点：与工作服务的国家机关在政治上保持一致与服务的政党组织在目标指向和价值观念保持一致与工作的社会组织的政治取向上保持一致2、社会经济生活中的秘书特点：要以实现利益最大化为目标各项工作适应市场竞争与合作的需要要协助主管依法经营把对国家和社会公利的忠诚以及敬业精神有机结合还必须额外掌握企业的经营管理知识和生产技术概况••3、科技文化领域的秘书特色：要懂行，虽不是专家，但要熟悉要明势，明白本单位、行业的发展趋势要勤学，向内行请教•四、秘书的职业特点•1、直接性•2、稳定性•3、知识化•4、年轻化•5、女性化第二节秘书工作•一、秘书工作•1、涵义：协助领导决策与管理过程所进行的各项辅助性工作•领导制定并实施决策、掌管全局•秘书负责协调、组织、执行•2、内容——办文、办事、办会•办文：文书、文件、文字材料•办事：信息工作、技术工作、日常行政事务•办会：策划、组织和善后落实•3、原则•准确、及时、严谨、同步、保密•准确：质量要求•及时：效率要求•严谨：作风要求•同步：态势要求•保密：纪律要求•4、特点——被动性、事务性、综合性、机要性•5、基本方法——授意、请示、报告•授意：接受、领会领导的意图，“遵旨办事”•请示：遵守领导分工，对口请示•报告：反映情况，提出建议，做出汇报案例分析•梅锦县供销社办公室王秘书接待信访人员做出的选择