秘书实务课程

1《秘书实务》课程电子教案二〇〇八年四月2目录1、课程目标定位、性质、内容体系、学习方法2、秘书机构与职能环境3、秘书素质定义、类型和修养4、秘书职业道德、知识与能力结构5、办公室布置、设计、美化6、办公室电话业务7、时间、印信管理8、值班管理及突发事件处理9、会谈安排10、旅行安排11、办公物品管理12、办公零用钱管理13、秘书交际14、秘书信息沟通15、秘书协调16、秘书接待含义、类型及准备17、秘书接待规格类型、程序18、秘书接待方案拟写及训练19、信息工作概述20、信息工作程序及训练21、秘书调研概述22、秘书调研的实施组织、注意事项23、秘书信访含义、作用、程序24、信访注意事项及实施训练25、秘书督查工作26、秘书保密工作27、会议概述、会务准备工作28、会议策划方案拟写训练29、会中服务和会后总结30、会议管理31、文书工作及处理流程32、文书处理训练3第一教案课题：课程目标定位、性质、内容体系、学习方法教学目的和要求：了解秘书实务课程目标定位了解秘书实务课程的性质了解秘书实务的产生和研究对象理解秘书实务的学习方法教学重点和难点：秘书实务课程目标定位和学习方法的掌握教学方法：讲授法、讨论法教学课时：两课时授课时间地点对象：一、课程的含义和目标定位1、课程的含义秘书实务是秘书学的一大分支学科（课程），秘书学是研究和学习秘书、秘书工作和秘书部门的发生和发展，揭示其基本特点和规律，用以指导秘书工作实践，提高秘书工作者的素养的学科。秘书实务重4点研究和学习秘书工作的范畴冰学习如何作好秘书工作的课程，是专业主干课程。2、秘书实务的课程目标定位提高秘书素养，认知秘书工作范畴，并掌握处理各项秘书工作的程序、方法。二、秘书实务的课程性质1、是一门新生的学科课程2、是一门边缘课程（综合课程）3、是一门有一定理论色彩同时应用性很强的课程三、秘书实务的产生和研究对象1、产生秘书学产生于上世纪八十年代初，标志性的是上海大学文学院率先开设秘书学课程。秘书学泰斗——王千弓；最早的专著——《秘书学与秘书工作》秘书工作组织的成立上海大学：《秘书》中共中央办公厅《秘书工作》秘书刊物的出版发行从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。5秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史，但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起，大致经历了以下几个阶段。（1）现代秘书事业迅速发展和现代秘书概念初步形成的阶段。（2）秘书职业化阶段。（3）秘书教育与秘书理论研究蓬勃发展的阶段。（4）秘书学形成的阶段。80年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志：（1）秘书教育大发展初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的网络。最早的秘书专业刊物——《秘书》《秘书之友》等国外产生于二战以后，秘书工作产生于文字诞生的时代——3000年前的甲骨文。黄帝身边的六史（伧颉-最早的文字始祖）秘书实务产生于近几年（2003年）1、研究对象以秘书、秘书部门、秘书工作为秘书学的三大研究对象；秘书实务以秘书工作为主要学习对象，兼顾秘书、秘书部门。关于秘书学的研究对象，至今大致有以下几种说法（1）“秘书工作”说：“以秘书工作为研究对象，是研究秘书工作的产生、发展、特点、任务、原则和方法的巧新科学。6（2）“辅助管理说”：概括地说，秘书学是研究如何进行辅助性管理活动的一门科学。（3）“对象多元说”：概括说，秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作和研究对象。（4）秘书活动说：即学科对象，应为秘书活动所谓活动，就是秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为。秘书活动的基本要素：秘书人员——主体秘书工作——客体，是载体要素。秘书活动只有依托和通过秘书工作，才能显出自身的存在价值。秘书方法——中介要素，包括思维方法、学习方法、工作方法、处世方法。领导意图——潜在要素，是秘书活动的准绳和尺度。衡量某项秘书活动是否有效，往往视其能否如实而创造性地贯彻领导意图。秘书环境——外在因素，包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境、办事环境；机构内部环境、组织内部环境、组织外部环境。三、秘书学的特征与研究方法1、秘书学的性质和特征性质：秘书学是一门研究秘书活动及其规律的综合学科。特征：（1）知识的综合性（2）理论的应用性7（3）学科的群体性秘书实务:边缘性、综合性、应用性等四、秘书实务的内容体系1、办文：包括文书拟写、处理、整理和管理归档等2、办会：包括会议策划、准备、服务、组织、管理等3、办事：包括常规性事务和非常规性事务。常规事务包括环境管理、办公零用钱管理、办公物品管理、印信管理、时间管理、值班管理、信息管理、文件管理等。非常规性事务包括调研、信访、信息、协调、督查、保密、商务活动等工作。五、课程学习的方法1、理论联系实际，学以致用。2、课内学习和课外学习相结合，校内学习和社会实践相呼应。3、勤于思考、善于质疑。4、善做笔记、及时巩固消化。教学后记：8第二教案课题：秘书机构与职能环境教学目的和要求：了解秘书机构的设置影响因素、原则了解秘书机构名称和设置形式及设置情况掌握秘书职能环境的含义及层次学会适应和利用职能环境中的有利因素教学重点和难点：秘书机构设置及职能环境的优化教学方法：讲授法、讨论法教学课时：两课时授课时间地点对象：教学内容：一、秘书机构的含义及设置影响因素1、含义：秘书机构也就是秘书部门，是秘书从事工作的组织或集体。2、制约因素：1）受制于领导机关的设立2）决定于各级领导决策部门在管理中的有效跨度93）受工作技术手段、秘书人员素质影响二、我国秘书机构的名称、组织形式、设置原则和1、名称：办公厅、办公室、秘书局（处、科、股、组）、档案室、机要室、行政部、综合课等2、组织形式集中式、分散式、混合式3、设置原则1）分级管理的原则2）精简高效的原则3）充分发挥部门最佳整体效益的原则4）适应办公技术发展的原则4、设置情况1）党政机关根据实情设置办公厅或者办公室，采用分理制（中央、国务院）和综理制形式设置。2）企事业单位可党政群分立，也可三合一形势设置三、秘书职能环境的构成1、秘书职能环境的纵向层次1）秘书机构内部环境。包括人员构成、管理制度、分工协作状况、人际关系、有影响力的负责人、办公设备和条件要素。2）组织内部环境，组织内影响秘书、秘书工作的各种因素的总和。包括组织结构要素（目标、机构、人员配置、权利分配、责权关10系、工作制度等）；组织动态运行要素（节奏、效率、协调状况等）；生态要素（适应环境变化能力、开拓创新和谋求发展能力；组织心态要素（认同度、团队意识及精神等）；物质要素和信息要素（抗干扰能力）等。3）组织外部环境：国际国内的政治经济文化等影响。主要包括：社会经济环境；社会政治法律环境；社会文化环境；科技环境等政治环境的影响：遵守现行政策法律执行活动秘书必须要经常读书阅报提高环境的敏感度。经受考验。经济环境影响收入、办公条件和工作效率等文化环境影响秘书素质和工作方式。科技环境影响思维和办公手段。四、讨论职能环境对秘书工作的影响，怎样整合？教学后记：第三教案课题：秘书的定义、分类、层次和修养教学目的和要求：掌握秘书的定义和分类11了解秘书的层次理解秘书的修养的内涵教学重点和难点：秘书的含义、分类和层次，秘书的修养教学方法：讲授法、启发法教学课时：两课时教学时间、地点、对象2008.9.16教学楼107、20307文秘1、2班（下同）教学内容：一、秘书的定义1、“秘书”的出处（1）《汉书·刘向传》:“诏向领校中五经秘书，讲六艺、传记、诸子、诗赋、数术、方技，无所不究。”（2）《晋书·荀勋传》：“得汲冢中古文竹书，诏勋撰次之，以为中经，列在秘书。”（3）《后汉书·郑玄传》：（郑玄）“遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥”。2、狭义秘书定义专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。123、广义秘书定义位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手”。据此，在我国，秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称，也可以是受雇于私人的职业。秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工作办公、办会、办事，主要职责是辅助管理、综合服务。二、秘书的分类和层次1、秘书的横向分类按秘书所在行业分有1)商务秘书2)教学秘书3)司法秘书4)医务秘书5)政务秘书按秘书服务对象和薪水取得的方式分，有公务秘书和私人秘书之分。按秘书工作内容分，秘书有文字秘书、事务秘书、通讯秘书、信访秘书、机要秘书等。2、秘书的纵向的层次中国：（1）初级秘书13（2）中级秘书（3）高级秘书日本：（1）见习秘书（2）初级秘书（3）中级秘书（4）高级秘书美国：（1）LS-1级、LS-2级、LS-3级、LS-4级（2）LR-一级秘书、LR-2级秘书三、秘书的修养1、修养的含义是指秘书在道德品质、知识与技能等方面经过长期的锻炼和培养达到的一定层次和水平。2、秘书修养的内容政治修养：包括政治信念立场坚定，原则性强；自觉学习政治理论，思想政策水平高；树立远大理想、价值观正确、事业心强。情感修养：内向外向结合；热情和平稳结合；宽广与容忍结合。意志修养：培养自觉性，克服盲目性；培养果断性，克服犹豫性；培养坚韧性克服脆弱性；培养自制力，克服散漫性。14作风修养：严谨细致一丝不苟（细心）；敏捷迅速主动勤快（热心）；联系实际，深入群众（忠心）；文明礼貌，不卑不亢（诚心）哲学修养：全面看问题，发展看问题，辩证看问题。四、秘书职业的新趋势1、女性化2、对秘书素质提出了新要求3、就业领域从党政机关转向民间4、信息高速公路和办公自动化的实现，影响秘书工作方式和内容。课后作业：教学后记第四教案课题：秘书的职业道德、知识结构与能力结构15教学目的和要求：了解秘职业道德要求掌握秘书知识结构和能力结构的内涵和要求懂得如何准备应聘材料了解秘书应聘的方式与技巧教学重点和难点：秘书的任职资格和条件，秘书应聘技巧和方法教学方法：讲授法、启发法、案例法教学课时：两课时教学内容：一、秘书的职业道德（1）言德。能直陈己见，实话实说，而且言之有物，言之有据，言之有理，言而有信；不搞言之无物，言过其实和阿谀奉承。（2）书德。能秉笔直书，实事求是，有喜报喜，有忧报忧。不做表面文章，不搞文字游戏，不矫揉造作，不粉饰太平。（3）行德。能令行禁止，有行必果，办事扎实，待人诚实，为人朴实，谦虚恭谨，礼让客气，自尊、自爱、自重，甘当配角，甘作绿叶，勇于奉献，淡泊名利。简言之就是：勇于奉献，淡泊名利，直陈己见，实事求是。16总之，秘书要热爱工作、甘于平凡；不辞劳苦，不计得失；自尊自重，克己奉公；谦虚谨慎，平等待人；严守机密，守口如瓶。二、秘书的知识结构理想的知识结构是广博的基础知识、精深的专业知识和实用的辅助知识的结合。基础知识包括：政治哲学类，语言文学类，数理统计类，历史地理类，法律法规类。专业知识包括：秘书学，秘书实务，秘书写作，文书档案知识，调研信访协调会务知识等辅助知识包括管理类，艺术类，公关礼仪类。三、秘书的能力结构（1）智能方面A.敏锐的观察能力B.良好的表达能力C.出众的记忆能力D.自如的社交能力E.良好的沟通能力(2)思维能力方面A.深刻的思考能力B.全局的综合能力C.周密的分析能力D.巧妙的应变能力17(3)组织能力方面A.八面玲珑的协调能力B.点面兼顾的计划能力C.运筹帷幄的调度能力D.高效可靠的管理能力四、秘书的任职资格与条件1、通过具体的例子让学生了解秘书的任职资格与条件例1：诚聘三盛集团是一家跨区域、多元化的集团公司，投资涉及塑料、化工制造、金融、房地产等多个领域。目前在福州已成功开发有“三盛·果岭生活”、“三盛·巴厘岛”、“丽景天成”等地产项目，并有50万M2的地产储备项目正在陆续开发。现因业务发展迅速，诚邀英才加盟。本公司提供富有竞争力的薪酬福利待遇。1、秘书本科学历，中文、工商管理或房地产经营管理专业，形象气质佳，综合素质较高；有二年以上大型房地产开发企业相关工作经验，熟悉办