秘书岗

岗位说明书岗位名称秘书岗岗位编号所在部门综合办公室岗位定员1直接上级综合办公室主任岗位工资直接下级分析人所辖人员分析日期本职：负责综合办公室的文字、领导的时间管理及公司的法务工作职责与工作任务：职责一职责表述：负责起草、审核公司有关的文件工作时间百分比：25%工作任务负责起草公司的有关文件、材料频次：1次/周用时：1小时负责审核公司的有关文件、材料频次：2次/周用时：1小时负责上级来文的拟办频次：2次/日用时：30分钟负责督办上级来文及公司办公会会议决定频次：1次/年用时：24小时职责二职责表述：负责公司领导的时间管理工作时间百分比：10%工作任务协助公司领导做好时间安排频次：1次/日用时：30分钟负责客人预约公司领导频次：2次/日用时：30分钟职责三职责表述：负责记录总经理办公会、董事会及其它相应会议内容工作时间百分比：10%工作任务协助召开经理办公会，制作会议记录频次：1次/周用时：24小时协助董事会的召开并作会议记录频次：2次/年用时：12小时组织其他非固定临时性会议频次：2次/月用时：8小时职责四职责表述：负责公司印鉴、介绍信的保管及使用工作时间百分比：10%工作任务负责公司印鉴的保管及登记使用频次：2次/天用时：12小时负责出具公司介绍信频次：2次/月用时：8小时职责五职责表述：负责公司的法律事务工作工作时间百分比：20%工作任务负责起草公司的法律文书频次：3次/月用时：4小时负责审查合同的合法性，提出法律意见频次：4次/月用时：4小时负责公司营业执照、批准证书、机构代码的年检频次：1次/年用时：30日组织公司法律事务联席会议的召开、制作会议记录频次：1次/月用时：2小时负责处理其他法律事务频次：2次/月用时：3小时职责六职责表述：负责办理公司出入境手续工作时间百分比：10%工作任务负责准备相应资料、办理公司人员的出境手续频次：2次/年用时：10日负责办理外方驻在人员的入境、续延手续频次：2次/年用时：5日职责七职责表述：完成领导交办的其他工作工作时间百分比：15%权力：权力一：对公司收文的拟办权、督办权，权力二：对公司发文及对外报送材料的审核权，权力三：对印、信使用的审核权、管理权，权力四：对经理办公会决议执行的监督、检查权权力五：对公司合同、协议及其他法律事务的法律审核权考核指标：文件的拟办在收文手续做好后的1小时内完成，文件的督办在文件办理期限内前5日内催办，根据公司规定的期限按时上报本部门年度工作计划、经费预算方案，可行性90%上报或下发文件在文件递到本部门的1日内审核完成，总经理办公会、董事会会议按规定时间通知参会人员，会议记录准确对公司法律事务提出的法律意见，合法性达95%年检工作在每年的4月30日递交材料，差错返回率3%出入境手续材料准备齐全，按时向外事办递交材料，差错返回率2%印信按公司规定使用，差错率0对领导交办的其他工作在规定时间内完成，差错率3%工作协作关系：内部协调关系高级职员、财务部、审计部、管理本部、生产本部、营销本部、一厂、二厂等外部协调关系烟台市政府、烟台市经贸委、烟台市工商局、烟台市外经贸局、烟台市技术监督局、烟台市外办、芝罘区司法局、鑫士铭律师事务所任职资格：教育水平本科专业企业管理、文秘、法律等相关学科工作经验5年以上相关工作经验能力要求组织领导能力、文字表达能力、人际交往能力、协调能力、应变能力个性特征稳重、责任心强、理性思维生理特征无特别要求所需培训组织管理培训，10天、法律知识培训，20天、企业相关知识培训，10天工作特点：工作场所办公室工作方式有2个月时间常外出办理事务，工作时间特征一般只需白天工作时间、应急性工作环境一般体力精力消耗工作压力适中、工作紧张度中等劳动保护一般使用工具/设备计算机、电话、IT网、传真机、碎纸机、文件柜、储藏室所需记录文档总经理办公会议纪要、董事会会议记要备注：