秘书概论

秘书概论第一章一、贯穿全书中心是三服务1、为本级领导服务2、为各部门服务3、为人民群众服务二、1978年12月党的十一届三中全会以后，中国的秘书工作有了飞跃性的发展三、我国当代秘书学诞生的重大意义1、促进了上层建筑的建设2、促进了秘书工作的飞跃3、促进了秘书人才的培养四、当代秘书学诞生的原因1、党的十一届三中全会路线，推动了新兴学科的诞生2、经济建设，改革开放，召唤者秘书学的诞生3、学科带头人的出现，促进了秘书学的诞生。五、秘书学的性质特点1、秘书学是一门新兴学科2、秘书学是一门交叉学科3、秘书学是一门政治性很强的学科4、秘书学是一门实践性很强的学科5、秘书学是一门辩证性很强的学科六。、什么是交叉学科，可解释为涉及两种以上训练的，涉及两门以上学科的、各学科之间的、多学科之间的、多学科的、以两种或两种以上的学科或研究领域的参与合作为特征的学科七、论述秘书学是一门政治性很强的学科1、秘书和秘书工作是直接为领导决策与管理服务的，其政治性自然很强2、我国秘书的主体是党政机关的秘书，这是由社会体制决定的，，并不决定于他们人数的多少，加上类似机关模式的国有企事业领导机构，以及工、青、妇、军队、民族党派等的秘书，数量也是很大的3、秘书工作许多方面的内容，无不政策性极强，政策性是政治性的重要体现八、秘书学的研究起点是秘书九、秘书学的研究对象也就是研究秘书工作及其规律十、简答秘书环境1、秘书职能环境2、秘书物质环境3、秘书的人际关系第二章一、秘书产生的一个前提条件是有了领导与领导工作二、秘书产生的另一个前提条件是语言文字的出现，两河流域古乌尔城邦兴起，逐渐出现了楔形文字，古巴比伦王朝的汉谟拉比法典分为序言、本文和结构三部分三、从氏族社会到奴隶制国家的形成，秘书工作的范围大体上1、是宗教仪典的协助执行2、行政管理的发展趋势3、部落或国家的土地、人口税收方面的大量秘书事物4、从事翻译、外交、情报、监察等工作中，同样需要领导人，也就需要秘书人员四、秘书最基本的性质特点出发、即1、近身2、直接3、辅助4、综合我国神话传说最早的秘书是轩辕黄帝时期的仓颉、沮诵我国的秘书和档案史研究学者，有的较倾向于夏代可看作是我国古代秘书的萌芽时期我国古代的秘书，诞生于殷商后期我国最早的公文，也就是殷商时期的甲骨文五、南史与董狐这两个人都被称为良史，是古代良史型秘书的典范秘书的著名人物即老子、孔子、屈原养士之风兴起，出现了一批著名的客卿型秘书——士著名的士的事迹、毛遂，冯煖六、安史之乱后，军国事务繁忙，皇帝的各种诏书多由翰林学士办理，翰林院成了皇帝的机要秘书长，唐人称学士叫“内相”七、1951年4月，政务院召开第一次全国秘书长会议，周恩来总理做了政治报告八、简答海外秘书的发展趋势1、职业社会化2、智能专业化3、办公自动化4、队伍女性化九、封建社会秘书与其领导的关系，只能是人身依附的关系十、秘书工作要求条件1、德2、才十一、玺是帝王的图章，用玉制作第三章一、秘书的特性1、从秘书所处的位置看，具有“近身性”2从秘书的工作指向看，具有“综合性”3、从秘书人员的作用来看，具有“辅助性”二、秘书的定义为近距离直接综合辅助领导决策与管理的工作人员三、公务秘书是指定位于国家公务人员，由组织人事部门调配，与其领导的关系属于平等的同志关系与工作分工的秘书四、非公务秘书同其领导、上司的关系，属于一种在社会主义制度制约下的雇佣关系五、SLO——S指秘书L指领导O指组织结构六、江泽民在1990年得一次全国党委秘书长参加的会上把秘书形象地称为：“领导的左右手”第四章一、临时性秘书机构包括1、在某些临时性的非常设机构中2、在某些阶段性的中心工作中3、在某些大型会议中4、在某项重要活动中二、秘书部门的性质，秘书部门是为领导提供综合性服务，辅助领导决策与管理的部门——合理分工，就能弥补个人的不足，发挥出群体的功能，这种群体功能有时可以达到1+12三、简答秘书部门的职能1、文书撰写与处理的职能2、行政与后勤保障的职能3、信息管理的职能4、综合协调的职能5、督促检查的职能6、随机完成交办任务的职能四、简答秘书部门的运转机制1、围核运转2、交叉关联3、全面综合4、体现个性五、秘书部门发挥整体功能要注意的几个方面1、深化服务意识，自觉增强整体功能2、突出服务重点，围绕全局发挥整体功能A、靠靠协调发挥整体功能B、靠参谋强化整体功能C、靠督促查加大整体功能D、靠后勤保障整体功能E、靠指导延伸整体功能3、加强人员培训，从结构上增进整体功能六、秘书要实现“三化”即规范化、制度化、科学化七、现代秘书部门管理的核心要素，是人——秘书八、论述如何使秘书部门的人员结构要科学合理1、从人员的个人情况看，应老、中、青结合而又以中青年为主，以及性别、文化程度等的合理组成2、从结构的性质与需要看，还应注意某些特殊要求3、从结构看，主要注意知识的广博程度与精专程度的合理搭配4、从秘书“型”的原理出发，多数秘书部门需要有较多的办事型秘书5、民间领域，因为一般人员较少，分工较粗，秘书的工作常超越秘书领域，往往需要多面手和一专多能的秘书九、领导机关，多设有目标管理办公室，归秘书长管辖十、目标管理是一个全面的管理系统，它用系统的方法，使许多关键的活动结合起来十一、建立健全机关制度必须遵循的原则1、完整2.稳定3.可行4、具体十二、秘书部门要形成自己的“秘书意识”，指在海外叫秘书“秘书团队精神”第五章一、秘书辅助性可派出四种附属的重要特征1、从属性2、被动型3、赋予性二、简答秘书工作的其他属性1、秘书工作的政治性2、秘书工作的综合性3、秘书工作的务实性三、论述秘书工作中要处理的六队矛盾的关系1、继承与创新的关系2、务虚与务实的关系3、被动与主动的关系4、政务与实务的关系5、对上与对下的关系6、纵向与横向的关系四、论述四个转变的意义1、从片中办文办事，转变为既办文办事，又出谋献策2、从收发传递信息，转变为综合处理信息3、从单凭老经验办事，转变为实行科学化管理4、从被动服务，转为为力争主动服务五、秘书协调就是秘书协助领导，在其职责范围内或经授权，调整改善组织之间，工作之间、人际之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程第六章一、秘书写作的内容大体可分为1、法定公文2、其他应用文种二、民用文书的概念，指民间个人（家庭）在日常生活和社会交往中所使用的应用文三、秘书公文写作的特点1、工具性2、等级性3、规范性4、可行性5、时效性四、公文写作的程序1、正确领会意图2、收集充实资料3、反复精心修改4、公文精简五、文书是指人类在社会实践中记录、传达某种思想、意图时所形成的文字材料六、立卷是指对办理完毕的文书，经过整理，按照一定的原则组合成一个作为保管单位的案卷，进而归档，以利于保管、检索和利用七、会议的作用1、交流信息，互通情报2、发扬民主，集思广益3、增强友谊，促进团结4、统一认识，协调行动5、做出决策，部署贯彻6、结合交易、谈判、展览等八、会议泛滥成灾1、时间精力的浪费2、经济的浪费3、信息的重复浪费4、助长不正之风九、会议的组织管理1、会议的前期工作2、会议的文书工作3、会议的生活服务工作4、会议的保密保卫工作5、会后工作十、安排时间地点，地点一般现在客人所住宾馆，以示尊重十一、政务值班是指以处理政务为主的值班工作，而区别于收发、门卫式的一般值班，政务值班也包括一般值班，但一般值班却不能代替政务值班十二、大事记是机关单位所发生与处理的大事的逐日记载，通常由值班人员或其他秘书编写，有了大事记，等于有了一个“记忆库”十三、信访工作的性质1、长期性2、群总行3、广泛性十四、处理信访的原则1、坚持属地分管，分级负责，谁主管，谁负责，依法，及时，就地解决问题与疏导教育相结合的原则2、信访人员应当遵守的原则规定，信访人提出信访事项，应当客观真实，多人信访，应当退出代表，代表不得超过5人十五、国家秘密的期限，除特殊情况外，绝密事项不超过30年，机密事项不超过20年，秘密事项不超过10年十六、印章是机关单位权力的象征，是代表机关单位的标记秘书部门掌管的印章主要有三种1、机关单位的印章2、机关首长的公用私章3、秘书部门的图章十七、介绍信的作用是证明身份和说明任务，它不同于普通信函，其性质是一种标准化与简化的“公文”十八、作为领导随身秘书，应为领导在出差时携带的物品一般包括1、公务资料、证明、介绍信2、车票、保险单、旅费等3、必要的联络地址、电话号码、交通图等4、身边用品，如衣物用具、邮票信封、银联卡、医药、礼品等十九、突发事件的特点1、难以精确预见2、损失往往严重3、处理必须及时4、牵涉方面很宽第七章一、秘书参谋作用的性质1、从属性2、中介性3、集体性二、秘书参谋作用的功能1、综合信息，发现问题2、跟踪实践，完善决策3、贴近领导，拾遗补阙三、预测，即对客观事物未来发展变化的状况，进行分析、估计与推断四、头脑风暴法，通过召开专家会议，发动专家们围绕设定的问题充分发表意见，做到无保留地各抒己见，由专家之间丰富的信息交流，相互诱发创造性思维，产生思维共振效应，显示出预测趋向五、预案写作（应用）P165六、信息特征1、无限性2、客观性3、主观性4、时效性5、共享性七、秘书信息，指秘书在为领导服务中所应当掌握的信息八、秘书协调工作，是秘书协调整和改善组织之间、工作之间、人际之间的关系，促使各项活动趋于同步化与和谐化，以实现共同目标过程九、秘书协调的特点1、全局性2、层次性3、科学性4、权威性5、超前性十、督促检查工作的原则1、授权工作原则2、实事求是原则3、分级负责原则十一、机关行政事务的性质特点1、事务性2、被动性3、科学性十二、机关行政事务管理的指导原则1、服务原则2、主动原则3、勤俭廉洁原则4、科学管理原则第八章一、秘书为领导做好铺垫工作应注意1、准确把握领导工作目标2、明确领导工作进程与各个环节3、做好事前准备工作4、加强同领导的沟通二、秘书做好拓展延伸工作应注意1、准确把握领导工作预期的效果2、把握后续事务的具体要求3、注意工作的整体性与连续性三、论述秘书为领导工作补偿代劳应注意1、忠实执行领导意图2、严守授权范围3、扮演双重角色4、注重双向交流5、加强平时积累，通过补偿和代劳，促进领导工作效率四、时间表，就是为领导人安排时间，制定时间表或称“预定表”，时间表是对领导工作的时间进行分配，避免盲目浪费的措施五、论述对立统一规律的运用1、事务与政务2、综合性与专业性3、对上与对下4、规范性与随机性第九章一、简述秘书与领导的关系1、政治上的同志关系2、组织上的上下级关系3、工作上的主辅关系二、简述决策的程序1、发现问题，确定目标2、集思广益，拟制方案3、分析评估，优选方案4、实施方案，反馈调节三、论述秘书处理与领导关系的方法1、摆正位置，自觉服务2、正确领会，贯彻意图3、加强沟通，建立友谊4、坚持原则，抵制违反法乱纪四、简述秘书与同事关系的表现形态1、合作形态2、竞争形态五、公务交往，是秘书作为职能角色的交往，交往的目的是工作联系，交往双方都明显受到组织纪律、权力地位、角色分工的限制，一般较少带有个人的感情色彩六、秘书人际交往的意义1、有利于提高效率2、有利于收集信息3、有利于经贸往来4、有利于自我提高第十章一、简述秘书的政治素质1、远大的人生理想2、坚定的党性原则3、高度的政治责任二、秘书的政治责任感体现的方面1、对党负责与对人民负责的高度统一2、严格遵守法律与政策3、工作认真负责，精益求精，一丝不苟，既讲效率，讲效益三、论述秘书的职业道德1、埋头工作，突出领导2、服从指挥，当好助手3、谦虚谨慎，平等待人4、廉洁奉公，不谋私利5、严守秘密，克服虚荣6、重诺守信，以诚待人四、观察力是人们有目的有计划地对客观事物进行考察的方法和手段的能力记忆力是一种保持识记和个人经验再现的心理过程的能力思维力是人们对客观事物分析概括的能力