秘书职能环境

第三章秘书职能环境主要内容思考练习案例导入知识体系学习目标了解秘书职能环境构成的纵向层次了解秘书职能环境构成的横向要素理解秘书职能环境支撑因素理解资源发展的导向性理解资源配置的促动性了解领导活动理解领导者、被领导者、作用对象及环境间的关系理解领导活动与秘书工作的关系能处理与上级与下属与部门的关系能把握资源变化的机遇性能明确领导需要怎样的秘书能处理好与领导班子的关系第二节秘书职能环境资源第三节领导对秘书的导向第一节秘书职能环境构成第四节秘书与领导的关系第一节秘书职能环境构成一、纵向层次本节点睛二、横向要素相关链接三、职能环境关系环境是一个开放的大系统。秘书职能环境与其他环境系统一样，具有整体性、层次性、动态性。一、纵向层次秘书职能环境可分为三个层次，即秘书机构内部环境、秘书所在组织的内部环境、秘书所在组织的外部环境（见图3-1）。图3-1秘书职能环境纵向层次秘书机构是秘书开展业务活动分工合作的基本单元，是各类管理领导机关的日常办公部门即办事机构。秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构的内部环境。（一）秘书机构内部环境形成和保持秘书机构内部良好的环境必须具备六方面的条件：要有一位作风正派、知识能力全面、经验丰富、具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人；要有健全的工作制度；要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的工作流程；要形成灵敏的信息处理及综合加工机制；要形成和保持和谐的人际关系；要配备良好的办公设备和具有良好的办公条件。（一）秘书机构内部环境（一）秘书机构内部环境案例：王主任的办公室问题秘书所在组织内部环境，是秘书所在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种因素的总和。组织内部环境主要有六方面（见图3-2）。（二）组织内部环境图3-2组织内部环境组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的、相互联系的系统。组织外部环境对组织管理及秘书工作的影响是极为关键的。它为各级各类管理组织提供物质、能量和信息，同时也提供生存、发展的空间。秘书机构、秘书及秘书工作是依托组织管理而存在的。外部环境对组织管理的各种影响，都直接关联着秘书部门、秘书及秘书工作。（三）组织外部环境二、横向要素秘书职能环境与整个社会环境是融为一体的，由社会经济、政治、科技、文化等要素所决定。与其他社会成员所处的具体的环境相比，这些要素对秘书职能环境的影响，既有共同性，又有某些特征。经济环境是指国家和地区经济发展的条件和水平、市场状况、经济结构、资源配置状况、经济运行机制、经济政策、产业布局、基础设施及收入分配状况等。经济环境对各类社会组织的生存和发展经济环境对秘书工作的影响有以下几方面：经济环境为秘书工作提供物质基础；经济环境影响秘书工作的业务内容；经济环境影响秘书开展业务活动的形式。（一）社会经济环境政治环境主要指国家政治制度、政治体制、政治目标、方针、政策、法律、法规等方面的政治文明程度。它反映了国家的政治意志和人民的政治权利，对组织和领导行为的政治方向有着直接影响。秘书工作要适应其特定的政治环境必须做到四点。（二）社会政治环境秘书工作必须遵从社会政治规范，必须在国家政治制度、法律法规允许的框架内开展各项业务活动；秘书必须辅助其领导人与各级政治行政组织保持良好的沟通往来关系，特别是要与相关政府主管部门保持经常性联系，促进相互理解与合作，以便其领导人遵从依法行政的调控，依法经营和管理；秘书必须按照社会政治原则，维护自身的政治权利和合法权益，维护平等的人格地位；秘书必须适应社会政治的发展和变化，每当社会政治制度和政治格局出现发展变化时，秘书往往要经受特殊的考验。（二）社会政治环境佩吉.努南秘书社会文化环境包括社会成员受教育程度、价值观念、宗教信仰、道德观、伦理观、社会风气、社会习俗等。社会文化环境具有民族性、地区性、稳定性。社会文化环境对秘书及秘书工作的主要影响：它影响秘书的综合素质；它影响秘书事务辅助、参谋智能辅助和综合协调辅助的有效性；它影响秘书工作的效率。（三）社会文化环境科学技术环境是指与组织生存发展相关的科学技术、工艺设备、原材料、动力、产品、管理流程等方面的水平、成果、发展状况及条件，相关科技理论研究成果及转化为社会生产产业的能力等。科学技术环境对秘书工作的影响：影响其办公设备与手段的先进性；影响其思维方式；影响其学习及创新能力。（四）科学技术环境三、职能环境关系秘书职能环境关系，指的是对秘书职能活动影响最直接、最具体的与纵向层次机构的关系、与横向部门机构的关系、与社会公众的关系及人际关系。秘书工作与纵向层次机构的关系，指的是与本组织领导层的关系、与上级领导机关的关系、与本组织下属机构的关系等。秘书要处理好与上级领导机关的关系，首先要遵从其领导，其次要加强服务，再次是加强沟通与协调。秘书要协助本组织领导者对其下属机构实施有效领导和管理，就必须处理好与下属机构的关系。（一）与纵向层次机构的关系秘书与横向部门机构的关系，既包括与本组织内各职能管理部门的关系，也包括上级机关职能部门及不相隶属的有关部门的关系。秘书与横向部门保持良好的相互配合关系必须要做到以下三点：要做好综合性办公服务；要尊重部门的职能管辖权；要保持密切有效的沟通。（二）与横向部门机构的关系（二）与横向部门机构的关系于秘书与横向部门的关系秘书组织内外的社会公众是开展领导和管理活动的社会基础。秘书为领导提供综合辅助和服务，也必须要以此为基础。秘书与社会公众的关系状态（见图3-3）。（三）与社会公众的关系图3-3秘书与社会公众的关系状态秘书的人际关系指的是秘书开展业务活动实践中的人与人之间的关系。和谐的人际关系是最佳发挥秘书职能作用的人际环境氛围。秘书要珍惜和利用和谐的人际环境，协助领导形成和优化良好的人际环境（见图3-4）。（四）秘书与人际关系图3-4和谐的人际关系的建立针对淡漠的人际环境要注重的方面针对紧张的人际环境要注重的方面要注重加强桥梁纽带作用多做协调工作协助领导加强与群众的联系对人一视同仁，诚恳相待要将领导的正确意图及时向群众传达和宣传按职责分工对口请示汇报工作协助领导妥善处理各种矛盾和问题不介入领导人之间的无原则纠纷表3-1针对人际关系问题要注重的方面（四）秘书与人际关系人际关系方面的问题，是通过教育、引导、组织协调，最终能够得到解决的，具体如表3-1所示。（四）秘书与人际关系案例1小丽着急的原因案例2刘宏处理人际关系的错误天长地久“同事情”“同事文化”势在必行同事有更多的共同语言。但不同年龄段，不同行业的就不同，这不仅有性格上的差异，更有观念上的本质差异。积极参与“同事文化”同事之间利用业余时间共同消遣一番，不仅能增进友谊更能减压，是都市白领们普遍需要的感情调节剂。工作第一友谊第二对流行的“同事文化”，既要热情参与，又要冷静对待。第二节秘书职能环境资源一、环境资源的支撑本节点睛二、环境资源的制约相关链接特定职能环境资源对秘书工作的支撑和制约，是每一位秘书工作者都必须准确把握的。一、环境资源的支撑秘书工作与领导和管理工作一样，在特定的职能环境中运作，以环境资源为基础，进行与特定环境的物质、能量、信息交换，展开各项业务活动，充分发挥其职能作用。正确有效地利用职能环境资源的支撑作用，是有效发挥秘书工作职能的前提。资源发展的导向性表现在三个方面（见图3-5）。（二）资源发展的导向性图3-5资源发展的导向性1.社会环境资源为秘书工作产生、发展，与时俱进提供了基础性的时代推动力；2.社会各界、各不同社会领域都有秘书工作。行业环境资源是秘书综合辅助和服务具有广泛适应性的基础；3.各管理层次环境资源是该层次秘书工作为其领导和管理提供综合辅助和服务的基础；4.秘书所在岗位的环境资源，是秘书开展其具体业务工作的基础。（一）资源供给的基础性适应性促动，工作绩效使得秘书必须适应这种变化，促动自己不断增长才干，提高工作效率；诱导性促动，功利性诱导是调动人的主观能动性的有效办法。未来发展远景、事业发展目标、按劳动成果的物资分配和荣誉报偿制度及职务升迁等，对秘书工作人员提高自己的工作能力和工作效率产生极大的促动作用；比较性促动，在公平竞争和稳定发展的客观环境里，秘书人员及其他工作人员都在自身的工作岗位上竞相谋求发展。处于领先地位的不愿落后；处于后进地位的不甘后进。这样，在与身边人、同事和同行的比较中，不断产生向前发展的促动力。（三）资源配置的促动性社会资源在自然与社会变化及人类的创新活动中也在不断变化。不少新的环境资源被开发和利用；不少旧的资源在衰老和枯竭。善于发现和利用新的资源并以创新手段优化其工作效果的，就能抓住机遇，取得比别人更好的发展途径。秘书在为领导者综合辅助和服务的实践中，若能根据领导工作发展的需要，在自身的业务活动中进行创新，有效提高工作质量和效率，就能抓住发展机遇，取得良好的发展成效。（四）资源变化的机遇性二、清除影响秘书职能环境的障碍秘书职能环境资源与秘书工作是互动关系。秘书在职能活动中要开发利用环境资源，客观职能环境中的资源条件也能对秘书及秘书工作产生不同形式、不同程度的制约和影响。秘书职能环境资源的制约体现在四方面（见图3-6）。图3-6秘书职能环境资源的制约秘书职能环境的信任度，是指秘书工作对象及秘书业务所关联到的组织内外公众对秘书的信任程度。要提高职能环境的信任度，秘书必须做到的：要忠于职守，严格按组织规范办事，不折不扣完成各项任务，增强领导和同事对自己的信任感。在与各方面配合中诚恳、务实、严守诺言、热情合作，共同完成任务。在公务服务中对组织内外公众讲真话、言必信，行必果。要事事从组织功利出发，不掺杂个人功利，严守规范，克己奉公。（一）信任度秘书职能环境的和谐度，指的是组织运转中各相关方面协同配合的和谐程度及秘书工作中与各相关方面协同配合的和谐程度。提高职能环境的和谐度，秘书必须做到：要增强主动配合的服务意识；要态度谦虚，尊重别人、真诚合作；要加强沟通，促进相互理解和信任。（二）和谐度职能环境的开放度，是由秘书所在组织及秘书工作中与组织内外公众进行物质、能量、信息交换的灵敏程度、广度、深度所决定的。如何提高职能环境的开放度：要靠领导者增强组织管理及领导活动的开放性；秘书开阔视野，在业务活动中主动联系实际、联系群众，加强沟通。（三）开放度职能环境的自由度，是指秘书主动按领导工作需要开展业务活动，即发挥主观能动性的程度。当秘书获得较大自由度后要做到：严格地规范自己的行为，自觉遵从组织纪律和约束；准确地认识客观职能环境及其变化，在适应客观职能环境、有效吸取环境资源、遵从环境规范的基础上，通过努力工作取得卓（四）自由度秘书业绩秘书形象信任度忠诚守职遵循规范不折不扣完成任务善待他人诚恳务实严守诺言热情协作敢讲真话竭诚助人说话可信办事可靠出以公心不掺私利注重政策严守法纪提高信任度的“诀窍”提高和谐度的前提：良好的信任度主动配合热情服务待人谦恭多想他人态度谦虚摆正位置尊重他人求知求识加强沟通交流信息融洽感情增进友谊提高和谐度的“招数”提高开放度的核心——当好信息枢纽a.主动进行信息交流b.准确及时反馈信息d.对外注重信息沟通c.对内提供信息服务和谐度开放度信任度“三度”紧密相关、相互影响和谐度开放度信任度自由度除取决于管理组织中的自由度即组织体制和权力运用方式、领导风格等因素外……案例:张芬改变职能环境第三节领导对秘书的导向一、领导活动与秘书工作本节点睛相关链接二、领导需要怎样的秘书领导对秘书、秘书工作的作用，关键在于领导需要怎样的秘书，需要营造和维系怎样的秘书职能环境。一、领导活动与秘书工作（一）领导与秘书工作领导是领导者为了实现预定的目标，采用一定的组织形式和方法，率领、引导、指挥、协调和控制被领导者完成预定任务的活动过程。领导的作用形式一般可分为推动形式和引发形式两种。推动形式：属于法定的权力运用形式；引发形式：属于非强制性的感召力影响形式。领导活动区别于其他活动的显著特征（见图3-7）。（一）领导与秘书工作图3-7领导活动区别于其他活动的显著特征秘书工作伴随着领导活动产生发展，秘书