搜索
秘书技巧心得：办文工作要提高把握细节的能力一、从细节上体悟上级意图，切实增强政治敏感性和政策准确性二、用深入细致的调研掌握实情，切实增强办文工作的针对性与实践性。三、以精雕细刻为标准，切实增强文稿质量和可操作性秘书的技巧心得：找总裁的电话每天都会接到很多找总裁的电话，不自报家门，直接就说要找总裁。当然，我也总是告诉对方总裁在忙，不方便接听———我不知道他们是不是了解一个公开的秘密：大公司的总裁通常都不会接听没有预约的电话。“是关于一个机密项目的，必须跟总裁本人谈。”对方口气坚决。“我是他朋友，有点私事。”也有人会说。其实，所谓私事、机密最后多半都是些推销电话，推广某个会议、推销某件产品之类。真正有底气的人自然会报上名字、说出事情，不怕总裁不回电，甚至秘书可能会去把总裁从某个会议上拉出来，立刻接听。如果了解大公司的运作，完全不需要左一次右一次地浪费时间打电话给总裁去做推销。只需礼貌地把情况向秘书说明，再把会议材料传过去，秘书自然会答复总裁是否会参加，或者根据情况决定是否需要转给有关部门的同事。至于推销产品，如果是文具，应该去找行政部；拉广告找赞助，联系公关部门就好；培训课程，找人力资源部……又直接，又有效。不过，也有例外。有一个大学生来电话，声音非常好听，不卑不亢，很有礼貌地说明自己在一次校园活动中听过总裁的演讲，印象很深刻，也对我们公司仰慕已久，非常希望能和总裁通话，表达自己想来我们公司工作的愿望。本来这种电话是要转给人力资源部的，或者直接请他把简历寄过来。可是，那位学生说他要过两天再打来试试运气。他真的再打来，每次的表达都很真诚、很有教养，说话很有分寸，表达很有条理，还有，英语很棒。来第五个电话的时候，碰巧当时总裁不忙，就问他可不可以接这个电话。结果呢？他们聊得很好。之后，总裁请人力资源部约那位学生过来面试。再后来，他成了我的同事。秘书国考情景录象题解答实例：情景录象二1、宴请订菜，没有考虑到客人的情况和饮食习惯。（X）2、宴请选择的地点合适，安静。（V）3、引领客人的动作和手势正确，合乎礼仪要求。（V）4、宴请的坐次不正确，不应让客人坐在门口，也不能让客人坐在一起，应与主人相间而坐。（X）5、能主动帮客人抽出座椅，合乎礼仪要求。（V）6、秘书抢先祝酒，不符宴请规范。（X）7、发现有回民，能主动道歉，并及时调整合适的菜肴。（V）8、用自己的私筷给客人夹菜，不符合公共卫生要求。（X）9、当客人的面在饭桌旁脱衣服，不讲礼貌。（X）10、谈论不适宜的话题。如向别人打听收入。（X）11、当别人的面剔牙，不文明，姿势不雅。（X）12、席间接电话能用礼貌用语，向客人道歉，出去接电话处理方式正确。（V）13、能正确使用便条的形式向上司报告不便明言的事情。（V）14、能应上司的要求通过电话处理各种紧急的事务。15、能以暗示的方式向上司报告处理结果，与上司有一定的默契。（V）编辑推荐：把秘书站加入收藏夹秘书国考情景录象题解答实例：情景录象一1、不应在办公室补装（X）2、电话应接及时，语言规范。（V）3、能够根据领导工作日志的调整、更改自己的办公日志。（V）4、能及时向张副总经理介绍此次活动的有关情况。（V）5、在向领导汇报情况时，准备资料不够完整详细，书面资料没有及时送交上司。（X）6、在向上司汇报情况时，坐姿不规范，不能翘二懒腿。（X）7、此次接待不属于高规格，而属于对等接待。（X）8、向上司汇报情况，一些重要的信息要转述完整。（X）9、接待工作准备有漏洞，如参加时所需的物品没有落实。（X）10、接待人员没到公司的大门口去迎接客人，无人引领客人到接待室（X）11、因我方的变化影响到即定的接待规格，必须向客人解释原因，并向客人道歉。（X）12、接待室的环境没有做到清洁、明亮、整齐、无异味。（X）13、主要客人应坐在离门较远的三人沙发上，坐次安排不对。（X）14、能够正确敬茶，姿势规范。（V）15、不应将公司的重要文件和保密文件随便放在办公桌上，不注意保密。（X）16、办公桌干净整齐，文件分类清楚。（V）怎样用word制作标准格式公文小窍门特殊情况说明（一）如果标注按照以上操作步骤标注完成文日期以后，成文日期位于双页码的页面上，而且成文日期下面的空间不足以标注版记要素，应采用缩小正文行距的方式，创造出标注版记的空间；（二）如果标注按照以上操作步骤标注完成文日期以后，成文日期位于单页码的页面上，而且成文日期下面的空间不足以标注版记要素，可将版记单独标注在公文的最后一个双页码页面即成文日期所在页面的反面上。小窍门在一般机关和企事业单位的实际公文制作中，按照这种步骤去制作公文的情况并不多，原因就在于一般的单位都买不起价格昂贵的彩色打印机和彩色复印机，而标准的公文又要求在公文首页采用红色的发文机关标识和红色的间隔线，怎么办呢？由于一个单位的公文中，发文机关标识和红色间隔线不外乎上行文件格式、下行文件格式、信函格式、会议纪要格式这么四类，所以，大家通常的做法都是先把公文首页的发文机关标识和红色反线设计好，找印刷厂大量印制出来，然后再在自己单位的电脑上排出公文首页其他的要素，直接使用带有红头的纸张打印，这样，双色套印的红头文件就很低成本地制作出来了。比如，在本例中，我们可以先按照前4个步骤（第三个步骤只留位置，不输入内容）把发文机关标识和红色反线设计好，找印刷厂大量印制出来备用。然后，在制作某一个具体的公文时，按照下列步骤操作：（一）同实例操作步骤（一）；（二）把实例操作步骤（二）中输入“发文机关标识内容”改为输入相同大小的回车符；（三）同实例操作步骤（三）；（四）把实例操作步骤（四）中插入红色反线的操作省略，其他操作不变；（五）依次实例操作步骤（五）～（十二）；（六）打印出来首页没有红头的公文样稿，先在复印机上使用备用红头纸批量复印公文的第1页，然后在红头纸的背面批量复印公文的第2页，接着使用普通A4纸批量复印公文的其他页面，最后按照页码顺序装订起来，盖上公章，红头文件就印制完成了。秘书常识：会议常识（一）主持人的礼仪会议的主持人，一般由具一定职位或威望的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。1．主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅。2．走上主席台应步带稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，一般地说，对快、热烈的会议步频应较慢。3．入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。4．主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。5．主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。6．主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，或会议休息时间可点头、微笑致意。（二）会议发言人的礼仪会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿。旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。（三）会议参加者礼仪会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。无论你做什么聚会，集会的主持人，首先要对参加该会的名人及准备讲话的要人的名字了如指掌，其次才是会议的程序、目的、安排等事务，别担心要说什么，只要你能轻松自如地把说话人和听众相会在一起，并制造出友好融洽的气氛，在他们彼此之间建立起兴趣的桥梁，你的任务就算完成了。因此没有什么比你对演讲或说话人的介绍更重要的。换言之，你得通过自己的语言把演讲者推销给听众、同时也要把他们演讲的内容推销给听众，而且理应在最短的时间里把这些事情做完、做好，如果你能明白这些，那么很快你就会成力大家争相邀请的节目或聚会主持人了。１、彻底准备好自己要说的话作为主持人，可供你说的时间非常短，几乎不超过一分钟，如果你不知道搜集事实：包括讲话人的题目，他讲这个题目的资格，以及他的名字这三方面的内容，那又如何会引起听众的特别兴趣呢！当我们看电影时，就希望是自己熟知且喜爱的明星的影片，诸如巩俐、刘晓庆、周润发。当我们看小品时，就希望是赵本山、黄宏、陈佩斯。当我们听相声，就喜欢冯巩、牛群等。总之我们要确知下面的内容是否吸引人，而主持人就是要把这方面的讯息反馈给听众。“我们大家都以兴奋无比的期待等候李德先生的光临，我们从他人著作里似乎已经象个老朋友般地认识他了。事实上我想我并不夸张，他的大名在本城已经家喻户晓，我个人非常荣幸地邀请到他，到这个会上来跟大家见面……”做主持人最大的毛病就是说得大长，搞得听众烦燥不安，有些人则纵情于雄辩的幻想中，想使听众深深记住自己。还有些人的错误，则是喜欢扯些笑话，有时品味并不怎么高，有心想使自己的日才发挥效力，却反而适得其反。所以一定要记住，你不是中心，你只是配角或绿叶。你的任务是突出别人、衬托别人。２、热诚且真心真意介绍程序及讲演人时，态度和讲辞同等重要，你应该尽量友善，不必说自己多高兴，只要在介绍时表现出真心的愉快。另外，当你宣布演讲者的名字时，请切勿转身向他，而应展目望向听众，至最后一个音节说出为止，然后才转向演说人；这样顺势把听众的视线带到表演者的身上，然后悄然退下。人类心灵最深挚的渴望是要求认可。我们都想一生与人和睦相处，我们郡想受人称赞、推崇。所以别人的推荐，哪怕是很短的一句话，内心都会很敏感，很关注，如果主持人能真心真意地推介一个人，我想一定会给予他莫大的鼓舞和力量，同时也给予他一定的信心。“你的电话怎会接错？为什么你从西安打至广州的电话反而比在同一城市从一个单位打到另一个单位还来的快？我们的演讲人知道答案，以及其他一切有关电话问题的答案，二十年来，他一直从事这种工作，并对电话服务这个工作感情浓厚，倘若其中有被电话这一间题困扰过的人，就请听一下这位发言人的发言吧！”以上的那位将发言的发言人或许只是默默无闻的普通人，在他对自己的讲话充满畏惧心和缺乏信心的时候，这位主持人却巧妙把他推上讲台。我想无论是听众还是他本人在听了主持人刚才一番真切地介绍之后，难道会没有兴趣和信心把这方面问题讲明白，听明白？此没有什么比你对演讲或说话人的介绍更重要的。换言之，你得通过自己的语言把演讲者推销给听众、同时也要把他们演讲的内容推销给听众，而且理应在最短的时间里把这些事情做完、做好，如果你能明白这些，那么很快你就会成为大家争相邀请的节目或聚会主持人了。办公室固定资产及办公用品管理制度一、为加强办公室固定资产及办公用品的管理，控制用品规格及节约经费开支，所有办公设备、设施及用品实行统一限量规范购买。二、根据办公用品库存情况及以往消耗水平，确实购买数量，进行定期购买。既要保证正常储备，又要防止积压。办公用品库存不多或有特殊需求的情况下，按照成本最小原则，报学校采购部门批准后可单独购买。三、购置1.购置财产根据批准的年度预算执行，年初无预算而临时急需的财产，应作追加预算报学校审批后方可购买。2.属专控商品必须办理控办审批手续后方可购置。3.办公室负责财产购置工作，购置固定资产原则上应有两人以上，购买时要货比三家，保证质量。4.购置财产必须由保管人员验收，并根据发票填写“入库单”一式二联，第一联由保管员留存入库账，第二联及发票送会计报销登账。四、办公用品购置后由专人进行分类存放，填写物品清单，并进行定期整理，妥善保管。五、分类管理1.固定资产：凡一般设备单价在500元以上，专