第01章秘书人员及其职能作用

第01章秘书人员及其职能作用第02章秘书部门与办公室管理第03章秘书工作的特点与原则手机：[phone]邮箱：[e-mail]第04章时间管理的理论与方法第05章沟通协调的理论与方法第06章秘书工作的礼仪与规范2学分2、什么是秘书：美国《职称辞典》对“秘书”的解释，“秘书”是指工作水平高超、能贯彻下列活动的人：①全面处理机关或公司的行政工作，以减轻政府官员或公司负责人的行政事务及办公室工作；②能用速记记录口述；③翻译口述或复制的信息；④安排首长或经理会见会谈，并及时提醒；⑤接见办公室来访人员；⑥接、打电话；⑦撰写、处理首长或经理私人重要邮件、公文和日常函件；⑧对办公室其他工作人员进行工作指导、监督；⑨整理人事档案。秘书工作综合性书写和速记能力：字写得好，犹如“第二张脸”。练签字写自己的姓名沟通表达能力；你有事，不能来上课或考试，怎么做？书写和速记能力：时间到，有紧急电话或客人找上司。请写纸条，提醒领导。沟通表达能力：握手问候礼仪书写和速记能力：请将任意同一组数字或日期，分别用汉字字体和阿拉伯数字体两种写法写出来。第一节秘书人员及其分类一、什么是秘书——秘书的概念一、什么是秘书——秘书的概念1、什么是秘书。秘书的概念在国内经历了三个发展时期：①宫廷或宗教里的“秘密之书”→②官职名称→③职务名称、工作人员：协助领导人联系接待、办理文书和交办事项的工作人员。①《辞海》：秘书，职务名称之一，是领导的参谋和助手。秘书工作是一项机要性工作，任务是收发文件、办理文书档案和领导交办的事项。②国家人事和社会保障部《秘书职业技能标准》：秘书，专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。2、社会上对秘书人员的各种称谓（含招聘秘书的岗位名称）：①打字员、文员、办公文员、办公室内勤、高级文员、行政文员、文案、文秘、文书、秘书……②办公室文秘、商务秘书、宣传文秘、机要秘书、人事文秘、档案管理员、专职秘书……③秘书长、办公室主任、行政助理、行政主管、经理助理……第一节秘书人员及其分类一、什么是秘书——秘书的种类（1）严格意义上的秘书。指有“秘书”头衔的秘书：由单位人事部门正式下达文件任命或公开招聘——狭义的“秘书”。（2）广泛意义上的秘书。没有秘书头衔的秘书。①分工办理文书、档案、会务、接待、通讯、联络等秘书工作的文员、档案员、信访接待员、公关联络员、办事员、内勤等；②高层领导机关的政策研究室、调研室中的工作人员大多不叫秘书而叫调研员、办公室（厅）主任等，他们实际上从事的主要是秘书工作（为决策机关调查研究、信息分析、重要文件的起草等），是领导的高级秘书——不称其为秘书，却是从事秘书工作的人——广义的秘书总之，“秘书”是“秘书职业”总称，有多种“岗位”名称。秘书人员做的都是秘书工作（办文、办事、办会、办信息、办公），但做秘书工作的不都叫做秘书。第一节秘书人员及其分类一、什么是秘书——秘书的种类3、秘书的分类——根据不同的标准，可以将秘书分为不同的类型①根据秘书职责大小纵向划分——见习秘书。未受过专门的秘书教育或刚毕业的秘书专业学生，从事秘书工作不足一年，对整个秘书工作尚不熟悉。其主要职责为值班、接听电话、接待来客等服务性工作。初级秘书。基本了解秘书职责和工作方法，能熟练处理见习秘书的各项业务，还能承担文书收发，信函起草，预订车、船、机票等业务。其工作能力基本上得到上司和同事的认可，已具备作为上司个人秘书的候选资格。中级秘书。能主动分担上司杂务，减轻上司行政工作的负担，并能独立进行工作。主要工作是为上司安排日常活动日程，必要时也代表上司对外谈判。高级秘书。能给上司以有力的协助，能提供解决问题的有效方案，工作中能发挥作用并取得相应成绩，是上司名副其实的助手和高级参谋。主要负责秘书部门的领导工作。第一节秘书人员及其分类往届学生学过秘书学之后，在实习时感叹：实际工作中做秘书没有那么荣耀！与书本上、课堂上讲的不一致、差别很大！因为工作全是打扫卫生、端茶倒水、发传真、复印、打字、跑腿等，既无专业内容，也见不着上司。——这个观点对吗？一、什么是秘书——秘书的分类②根据秘书的职能不同纵向划分——政务类秘书：秘书长、办公室主任、助理、行政秘书等；“准负责人”“二把手”，属于高级秘书。业务类秘书：数量最多。如文字秘书、机要信息员、信访接待员、机要秘书、通讯秘书等。见习、初级、中级秘书属于这类。③从秘书的服务对象的数量不同横向划分——单位公共（集团）秘书：公司秘书、董事会秘书、市政府秘书、校长办公室秘书……领导人专职秘书：总裁秘书、市长秘书、局长助理、贴身秘书、总经理秘书……根据所属行业不同横向划分——外事秘书、金融秘书、法律秘书根据秘书薪酬来源横向划分——公务秘书、私务秘书（与“私人秘书”有别）第一节秘书人员及其分类二、秘书工作（服务）对象——做秘书工作的重点和难点秘书是领导集团或上司个人的参谋和助手，其主要服务对象（直接、间接）是领导人。秘书人数：领导集团（决策层）、上司个人远近：本级领导、上级领导；直接领导、相关领导内部员工、群众（次重要）外部社会公众（合作单位、媒体）领导者的下属（部门领导）、亲朋好友1、应有状况≠实际状况＝问题2、秘书人员的基本职能：协助上司，为员工、客户“分忧解难、拾遗补缺”。第一节秘书人员及其分类为领导服务秘书部门传递发布上级领导、部门（相关领导）本单位、本系统、本辖区职能部门、员工传本级领导（决策层）、直接领导（个人）外向传递新闻媒体：报社、广播电视台兄弟单位：关系单位、客户等社会公众：群众、各界人士等为员工服务内递向秘书工作三服务对外为社会公众服务上行传递、沟通下行传递、沟通秘书部门信息传递、沟通流程图平行传递沟通第一节秘书人员及其分类二、秘书工作（服务）对象——做秘书工作的重点和难点公务员面试题：现在有人说“处长是绝对真理，副处长是相对真理，群众没有真理。”你对此有何看法？要从两种角度看问题：①领导、集中角度；②民主、群众角度①现实生活中这种说法确实存在。从我国“一把手”负责制和维护领导威信的角度看，前两句话有一定的合理性。理由：①权力意味着责任，说明处长敢于承担责任，其下属理应维护其威信，否则，“一把手”将无法开展工作；②只要领导的“真理”是真正集中了民众的智慧，就是合理的。②但从根本上说，此话明显带有片面性，领导者无视群众的意志是极其错误的。理由：①我党实行“民主集中制”，强调“民主基础上的集中”，领导干部的“真理”必须代表、符合而且来自群众的意愿，如果不考虑群众的实践智慧，就不存在领导“真理”的根基，如果领导的“真理”缺乏群众的监督，必然走向深渊；②“处长是绝对真理”有权力扩大化的危险；③要建设一个民主、繁荣的社会主义国家，必须靠领导与民众上下一心、内外和谐的集体力量。二、秘书工作（服务）对象——做秘书工作的重点和难点第一节秘书人员及其分类记者调查经适房土地建别墅遭官员质问：替谁说话2009-06-17来源:中央人民广播电台经济之声河南郑州市须水镇西岗村原本被划拨为建设经济适用房的土地被开发商建了别墅和楼中楼（属违“法”），记者对郑州市规划局副局长逯军进行采访。当记者要求对于他们出具的信访处理意见进行解释时，这位副局长却向记者问了这样一个问题：“你是准备替党说话，还是准备替老百姓说话？”这话让记者难以理解。众所周知，新闻媒体是党和政府的喉舌，而党和政府的宗旨是为人民服务，党和人民的利益从根本上讲是一致的，可为什么在逯军副局长眼里，党和百姓却成了对立的双方？记者要求他对这句话做出进一步的解释，这位副局长说：“这个事我不清楚。我也是第一次见到你，也是第一次见到这个事。等我搞清楚了以后我可以回复你。这件事我可以交有关部门来处理。”郑州市委组织部处理意见：逯军停职检查，在家反省，最终撤职。郑州市城市规划局副局长逯军事后被处分这个案例也说明：处理好人际关系，需要有较高的思想政治水平和觉悟。本质：应有状况＝实际状况。现实：应有状况≠实际状况＝问题。怎样理解为领导服务、为员工、为社会公众服务的关系？案例：2007年８月９日《长江商报》报道，武汉市新洲区阳逻街道办事处的一次性纸杯上印着“为领导服务、为机关服务、为基层服务”三行字，引起部分办事群众的质疑。一名负责人称：“区里、市里甚至省里领导来视察工作，我们当然要首先为他们服务。”群众为何质疑？街道办的解释对否？纸杯上怎样写合适？案例：2007年５月的《人民日报》发表了这样的一篇报道：重庆九龙坡区信访办人员和上访群众、政府工作人员坐在一起协商问题，信访办的同志热心地为政府部门同志递来热气腾腾的茶水，而上访群众一直讲到口干也没有人理。事后九龙坡区信访办表示，这是工作中的一个疏忽。信访办不是为政府部门领导服务的吗？如果此时你是政府部门领导你怎么做？如果你是信访办工作人员怎么做？孙中山语：什么是政治？政治就是治理国家和众人之事，为百姓办事，就是怎样为政、为官、为百姓服务。二、秘书工作（服务）对象——做秘书工作的重点和难点第一节秘书人员及其分类1、秘书是增长才干、获取领导工作基本能力的理想职位：①秘书是领导的参谋和助手，协助领导决策和管理，熟悉领导和机关的运作程序，可以学到上司思考与处理问题的方式方法，最能得到管理能力的培养，最容易晋升为行政管理人员；②秘书对公司各方面事务接触的机会多，对单位内部各个部门及流程都比较熟悉，对公司的架构和业务都比较了解，在秘书职位上能得到更多的内部教育和管理经验，要比一般职位上的员工提拔晋升快得多。据查证，我国党政机关各级领导人，大多数人有过秘书工作的经历。比如：毛泽东、华国锋、胡耀邦、赵紫阳、江泽民、胡锦涛、温家宝、习近平、李克强、邓小平……都曾担任过秘书，都是从秘书岗位提拔起来的——要想当领导（先生），先得做秘书（学生）！三、秘书为领导人服务的职业优势第一节秘书人员及其分类邓小平谈秘书面，锻炼领导才能。西汉文学家司马迁曾任中书令，就是皇帝的秘书（笔者注：中书令，相当于如今的中央办公厅秘书长）；唐代诗人张九龄曾任中书舍人（笔者注：中书舍人，相当于如今的中央办公厅秘书科科长）；《新唐书》的作者欧阳修做过翰林学士（笔者注：翰林学士，相当于如今的中央办公厅秘书科文字秘书）；三国时文学家祢衡做过江夏太守黄祖的秘书。近代中国第一个政治秘书是孙中山的秘书宋庆龄。我们党最早的秘书是毛泽东，周恩来、任弼时、邓颖超都做过译电员，杨尚昆长期担任中央办公厅主任，他自称是‘中央领导的秘书’。从秘书中培养党政高级干部，也不失为我们提拔人才的一条捷径。”邓小平：“领导就是服务”。1993年7月的一天，邓小平在北京接受加拿大记者保罗·杰克逊采访，其中有这么一段对话。杰克逊说：“古往今来，中国有许多人才是秘书出身的。”邓小平说：“跟领导干部当秘书，能经风雨见世秘书＝伺候人？秘书＝小蜜？秘书＝女性？显然都是错误的。“管理”＝“服务”！为谁服务？原因：①国内秘书专业化教育起步较晚、秘书学知识普及不够；②个别秘书人品或处事方式有问题；③作品、影视扩大效应。2、秘书协助上司上传下达、内外联络，经常与外出应酬，联系广、信息多，可以扩大交际圈，积累人脉资源。秘书人员可以向以下5个方面的职位发展：1、行政类秘书。这类秘书可以直接过渡到行政主管、办公室主任、综合管理部主任、秘书长等职位，甚至副总、老总等领导岗位，常见于大中型企业等。2、助理类秘书。可以进一步发展为总经理秘书、总经理助理、总裁秘书、总裁助理，或直接晋升到领导岗位。3、人事类秘书。可以发展为人力资源主管、人事专员。4、公关类秘书。从接待、协调工作和企业广告策划、公共关系等文案创作，过渡到公关经理、营销客户经理。5、业务类秘书。他们平时跟着老板抓业务，可以进一步发展为商务主管、业务经理、后勤经理等。第一节秘书人员及其分类三、秘书为领导人服务的职业优势主流媒体报道：职场成功人士谈秘书职业1、现在是林苑大酒店总经理的王怡女士做过三四年秘书，作为职业经理人，秘书曾经是