第一章涉外秘书概述

涉外文秘欣赏《曹老板的十八个秘书片尾曲》第一章涉外秘书概述（4课时）教学目标1、涉外秘书的定义；2、涉外秘书的类型；3、涉外秘书的基本特点和特殊性；4、涉外秘书的工作内容；5、涉外秘书工作的基本特点；6、秘书应具备的知识结构、能力素质和心理素质；7、涉外企业的组织结构类型和智能；8、涉外秘书所面临的心的发展趋势和挑战。讲授新课一、秘书的来由与定义二、涉外秘书与涉外秘书工作三、涉外秘书的素质四、涉外企业的组织结构和涉外秘书的工作环境导入新课学生分组讨论:你心目中理想的涉外秘书。学生发言明确：涉外秘书的知识、技能、心理素质及“专业精神”（所谓“专业精神”是指涉外秘书应尽自己最大的努力使各项工作达到完美，严格按照科学的规章制度行事，准确地把握自己的角色和任务，要对自己工作所产生的后果负责，自觉地维护公司的利益和声誉。推荐同学们：课外观看《杜拉拉升职记》，明确涉外秘书的形象。一、秘书的来由与定义“秘书”：翻译名词，英文Secretary.罗马时代的Secretarius而来，意为守密的人(thekeeperofsecret)。“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”（史玉峤、陶菊怀主编：《现代秘书学》）“秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。”（袁维国主编：《秘书学》）二、涉外秘书与涉外秘书工作1、涉外秘书的内涵2、涉外秘书的人际关系1、涉外秘书的内涵（1）涉外秘书的定义（2）涉外秘书的特点与类型（3）涉外秘书的工作内容与特点（1）涉外秘书的定义广义定义：涉外秘书指“三资”企业和各种涉外机构、涉外团体中为外国雇主处理各种文牍以及事务性、信息性工作的人员，包括企业高层管理人员和部分中层管理人员身边辅助和服务的助理、专员、办事员等人员。狭义定义：涉外秘书指“三资”企业和各种涉外机构、涉外团体中帮助上司处理各种事务，辅助上司决策，作为上司的近身参谋、助手的工作人员，一般被冠以“私人助理”或“秘书”的头衔。（2）涉外秘书的特点与类型涉外秘书的特点：①关系雇佣性：即在合同契约基础上建立起来的工作关系）。②角色双重性：涉外秘书既是涉外企业的员工又是中国的公民。③事务繁琐性：涉外秘书工作“拿笔少，跑腿多”，工作的重点是办事。④文化冲突性：在“三资”企业中，中外双方的人员因为信仰、观念、宗教、语言、习俗、传统等许多方面的差异，常常会出现一些摩擦和冲突。⑤管理广泛性：涉外秘书工作内容涉及财会管理、营销公关、税收缴纳、外汇结算等方面，这九要求涉外秘书熟悉国际商法、金融管理、企业文化知识，还要有跨国文化的沟通协调能力。⑥工具双语性：涉外秘书由于工作环境和服务对象的特殊，要求从业人员必须熟悉掌握一门以上的外语。（2）涉外秘书的特点与类型涉外秘书的类型：从涉外秘书工作职责的角度划分：助理级秘书、文书级秘书、执行级秘书、行政级秘书。从涉外秘书从业时间和资格的角度划分：五级涉外秘书、四级涉外秘书、三级涉外秘书、二级涉外秘书。从涉外秘书所处企业文化的类型划分：“欧美型”涉外秘书、“日韩型”涉外秘书。从涉外秘书自身的特长和能力划分：办事型、翻译型、技术型、公关接待型。（3）涉外秘书的工作内容与特点涉外秘书的工作内容：事务性工作、指派性工作。涉外秘书的工作特点：中介性与独立性并存、从属性与辅助性相依、规范性与创新性并重、服务性与“补偿性”结合。我国涉外秘书工作的主要特征所谓涉外秘书工作，简单地理解，就是在我国境内的具有外资成分或由外籍人员管理的机构、实体、组织内的秘书工作，或以境外人士为服务对象的秘书工作。我国涉外秘书工作的主要特征是：一、工作性质的商务化二、管理模式的本土化三、服务对象的个人化四、工作语言的国际化我国涉外秘书工作的主要特征五、工作人员的女性化1、从心理学上分析，秘书作为一项服务性职业，要求从业人员有良好的心理素质。相对来说，女性的心理资质更符合服务性职业的要求2、从生理学上分析，女性的特长更适合秘书工作的技术要求。女性感情细腻、敏感，知觉速度快3、从审美角度看，女性的魅力容易使之与以男性为主的领导群融洽共事，成为一种重要的人际吸引因素我国涉外秘书工作的主要特征综上所述，女性的心理、生理特点是涉外秘书女性化的客观基础，而现代知识女性的择业观是涉外秘书女性化的主观因素2、涉外秘书的人际关系（1）人际关系的含义（2）影响人际关系的因素（3）涉外秘书怎样处理人际关系（1）人际关系的含义人际关系：社会关系的一种，是指人与人之间，在一段过程中，彼此借由思想、感情、行为所表现的吸引、排拒、合作、竞争、领导、服从等互动之关系，广义的说亦包含文化制度模式与社会关系。人际关系本质上是人与人之间心理的距离。人们之间的关系、人们的社会行为是一种商品交换，这不仅是物质商品交换，人们也交换诸如赞许、尊重、声望之类的非物质商品。——霍曼斯（2）影响人际关系的因素第一，个人因素。主要有：容貌仪表、文化因素、社会结构地位因素、个性特点因素。第二，交往因素。自然距离、交往频率、态度相似性、互惠性条件。第三，信息失真。（3）涉外秘书怎样处理人际关系第一，正确处理与雇主的关系第二，正确处理与其他职员的关系第三，正确处理与各种来访者的关系第一，正确处理与雇主的关系雇主对秘书的期待：忠诚守密、自觉服从、主动学习、守时敬业。涉外秘书处理与上司关系的方法：深切理解上司、尊重每一位上司，维护和促进领导之间的团结合作、与上司要亲密有度，保持距离、要正确对待上司的批评。第二，正确处理与其他职员的关系1、处理人际关系的两大法则：黄金法则：你想刃甲怎样待你，你也要怎样代人（基督教《圣经·新约》);白金法则：别人希望你怎样对待他们，你就怎样对待他们（美国·亚历山大博士和奥康纳博士）方法：待人以诚，尊重他人，善解他人，善待他人；宽容和赞美他人；做一个忠实的听众；要融入群体，和同事打成一片；对待同事一视同仁，做好上司与同事之间的桥梁。第三，正确处理与各种来访者的关系把握一个基点：具备形象窗口意识，提供优质服务三、涉外秘书的素质思考：涉外秘书要具备怎样的素质？明确：涉外秘书的素质一、身体素质：健康二、思想政治素质：坚定的政治立场和政治态度、较高的遵守纪律的自觉性爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。三、职业道德：热爱祖国，为人忠诚、工作积极，求真务实四、知识结构：1、基础知识：社会文化基础知识（文史哲）、自然科学知识。王尔烈的招聘故事：江南千山千水千秀才，塞北一天一地一圣人。天下文章属三江，三江文章属吾乡，吾乡文章属吾弟，吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。2、相关知识：经济学、统计学、法学、领导科学、社会学、心理学、传播学、计算机科学等。3、专业知识：外语水平、语言文字知识；秘书专业知识（涉外秘书学、行政管理学、办公室工作、社交礼仪、公关、会展实务、信息学、文书档案管理等）五、能力素质：表达能力、办事能力、辅助管理能力、交际公关能力、操作能力。六、心理素质：气质（感觉敏锐、耐受性强、思维敏捷、记忆力好、精力旺盛、注意力适度、适应力强、较外向）、性格（豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣）心理障碍及心理调节七、法律素质：严谨涉外秘书工作的职责涉外秘书的职责是为单位领导提供综合服务。涉外秘书工作的范围是比较广泛的，工作内容也相当庞杂，事务性的特点很强。我国涉外秘书工作的职责与西方秘书工作的职责大体相仿，主要工作内容如下：涉外秘书工作的职责一．整理办公室二．电话事务三．信息的基础性处理四．接待工作五．会务的操持工作六．草拟信函文件七．上司工作日程的安排八．总务管理涉外秘书人员的素质要求一、良好的职业道德修养二、要有强烈的效率意识三、有一定的对公司（企业）宏观发展和微观信息处理的能力四、科学合理的知识结构1、一定的政治理论素养是涉外秘书对外交往必不可少的基础2、掌握国际贸易理论和进出口业务知识。涉外秘书人员的素质要求3、必须熟练地掌握法律知识4、文字能力与外语功底是涉外秘书对外交往必不可少的一个条件5、全面了解掌握不同国家、不同民族的文化传统、风俗习惯及宗教信仰，对于涉外秘书更为融洽地与外方人员合作是至关重要的国外秘书工作简介一、国外秘务工作的一般情况二、美国的秘书工作（一）秘书职责1、全面处理机关的或公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责人较次要的行政事务及办公室工作。2、能用速记记录口述。国外秘书工作简介3、能用翻译机将口述或将复制的记录信息译成文字。4、处理首长邀会及提醒其邀会。5、接见办公室来访人。6、接打电话。7、处理上司私人重要邮件。8、监督办公室其他人员的工作。9、整理档案。国外秘书工作简介（二）秘书类别1、政府秘书2、经理秘书3、公司秘书4、通信秘书5、见习秘书6、行政秘书国外秘书工作简介7、法律秘书8、教育秘书9、财经秘书10、工艺秘书第四节国外秘书工作简介（三）美国秘书职业培训机构1、高级学校2、高中3、成人学校国外秘书工作简介三、日本的秘书工作（一）日本政府的秘书机构如下：日本内阁官房，是日本内阁的办事机构，也是内阁主要的辅助机构之一（二）日本秘书的类别日本的秘书大体可分为公务秘书、处事秘书、事务秘书、企业秘书四类。（三）日本秘书职业培训机构1、高级课程（一年）2、初级课程（二年）国外秘书工作简介此外，还有秘书考试制度，包括：1、C·B·S考试2、秘书士资格的审定3、秘书技能测验四、外国秘书的发展趋势（一）由事务型转为智能型（二）全面专业化和终身化四、涉外企业的组织结构和涉外秘书的工作环境（一）西方企业组织的机构及职能1、传统的组织结构形式（3种）：直线制、职能制、直线职能制。2、西方现代组织结构形式（4种）：事业部制（基隆模型）、矩阵制、网络型组织结构、项目团队结构。（二）组织结构中基本层次的主要职能：公司高级管理层、公司的主要业务部门（财务部、采购部、生产部、销售部、人事部、办公室）直线制定义直线制是一种最早也是最简单的组织形式。它的特点是企业各级行政单位从上到下实行垂直领导，下属部门只接受一个上级的指令，各级主管负责人对所属单位的一切问题负责。最简单的集权式组织结构形式，又称军队式结构，其领导关系按垂直系统建立，不设专门的职能机构，自上而下形同直线。结构形式直线制组织结构是最古老的组织结构形式。所谓的“直线”是指在这种组织结构下，职权直接从高层开始向下“流动”（传递、分解），经过若干个管理层次达到组织最低层。其特点是：(1)组织中每一位主管人员对其直接下属拥有直接职权。(2)组织中的每一个人只对他的直接上级负责或报告工作。(3)主管人员在其管辖范围内，拥有绝对的职权或完全职权。即，主管人员对所管辖的部门的所有业务活动行使决策权、指挥权和监督权。适用性这种组织结构适用于企业规模不大，职工人数不多，生产和管理工作都比较简单的情况或现场作业管理。优缺点优点权力集中，职权和职责分明、命令统一，信息沟通简捷方便，便于统一指挥，集中管理缺点①各职能单位自成体系，往往不重视工作中的横向信息沟通，加上狭窄的隧道视野和注重局部利益的本位主义思想，可能引起组织中的各种矛盾和不协调现象，对企业生产经营和管理效率造成不利的影响。②如果职能部门被授予的权力过大过宽，则容易干扰直线指挥命令系统的运行。③按职能分工的组织通常弹性不足，对环境的变化反应比较迟钝。④职能工作不利于培养综合管理人才。职能制1、概念解析2、特点3、优缺点4、适用性概念解析职能制组织结构，是各级行政单位除主管负责人外，还相应地设立一些职能机构。如在厂长下面设立职能机构和人员，协助厂长从事职能管理工作。这种结构要求行政主管把相应的管理职责和权力交给相关的职能机构，各职能机构就有权在自己业务范围内向下级