第一章秘书的定义、类别和层次

小刘的困惑小刘毕业后在市委机关工作，虽只是一名普通的文秘工作人员，工作辛苦，生活清苦，但在一般人看来，这仍是一份不错的“差使”。因为能够在“市委首脑机关”工作，对许多人来说是可望而不可及的。他也常因此而自豪，但也有感到尴尬的时候。比如，过节回家，与亲朋好友聊天时，或因工作关系与其他部门的人打交道时，谈起工作单位，当说起自己在市委办公室工作时，听到的第一句话大多是“好”或“有前途”之类，但接下来多问“在给谁当秘书？”每当此时，小刘总不好意思地回答：“惭愧，我不是哪位领导的专职秘书，只是市委办公室的一名普通工作人员。”听了这样的回答，不知是不是小刘过于敏感，总觉得他们的态度多少都因为他不是某位领导的专职秘书而发生了变化，或失望、或遗憾，甚或看轻。原以在“市委首脑机关”工作为荣的小刘，经过多次这样的尴尬之后，不免产生了几许困惑：秘书仅指领导的“专职秘书”（或称贴身秘书）吗？问题：什么是秘书？文秘、秘书长、办公室主任、文书、行政助理、文员SecretaryAdministrativeAssistantOfficeCoordinatorExecutiveAssistantTheSecretaryofStateChiefCabinetSecretary第一章秘书的含义、类别和层次第一节秘书的含义一、古代秘书一词的含义宫中秘藏之书《汉书.叙传》载：“（班）斿（东汉著名史学家班固之祖先）博学有俊材，……与刘向校秘书。”谶纬图录等一类书籍指官职名称如：秘书监、秘书令、秘书丞官署名（机构名）如：秘书寺、秘书省、内秘书院二、现代秘书的定义“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政工作和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这些工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书。”－－王千弓等《秘书学与秘书工作》注意：•不同的时期人们对秘书的认识、理解是不同的•秘书工作有一个不断发展的过程，不同时期，不同国家，秘书在实践中的形态也不相同。“从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员。----国家职业标准“秘书应是主管人员的一位特殊的助手：她/他掌握有办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。”----国际秘书联合会“秘书就是帮助上司处理杂务的工作人员。”----日本城西大学教授堀江光“一个事物可有多个定义，因为有不同的方面。”－－列宁在我国，从工作实践的角度看，秘书有狭义和广义两种解释。秘书：是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。辅助管理综合服务案例：永恒的悔恨老王是老周最要好的高中同学和朋友。虽然老王已当上了经理，却不忘与老周的同窗之情，欣赏老周的诚实和才干，把老周从一个仓库保管员，提拔为公司办公室主任。老王放心放手地把很多行政事务都交给老周去处理。老王则一心一意搞外交，揽工程。后来发展到授权让老周代阅文件，最后发展到让老周模仿他的字迹代他签字。老周虽然工作认真，文字功底好，但因为家庭背景问题没有能与老王一起进大学，对公司业务不熟是他难以弥补的缺憾。人们提醒过老王，老周管文字工作、行政事务可以，生产业务上的问题他是外行，最好不要让他管。老周自己也说，自己是业务上的外行不能管业务。老王不听，说是不会可以学，仍将一些业务上的事让老周代为处理，让老周继续模仿他的笔迹代他签字。他认定自己的老同学为人忠厚可靠，决不会坏他的事。久而久之，老周代签的字，简直与老王自己写的一模一样，真假难辨了。但是，万万没想到，老王为此毁了自己。老周由于不懂业务，在一份巨额资金的合同上代王经理签了字，结果让对方经手人钻了空子，携巨款逃了。追查下来责任人是经理老王。老王对自己应负的责任和自己的签字也不否认，最后以渎职罪进了大狱。老周知道，即使承认自己签的字，老王也难逃责任。老王根本不否认是自己签的字，不知是因为认不清真假了，还是明知是老周代签的字而有意保护老周自己承担。终于盼到老王出狱，老周把老王接到自己家里。三杯酒一落肚，闷在心里八年的话再也忍不住了。他说：“老哥，我对不起你呀！那字是我代你签的，害了你啦……”“老周！”老王打断了老周的话，“事情都过去了，还提它干啥！那事我早知道，就是说出是你代签的也是我授权你签的，错在我自己！再说，你上有老下有小，我又怎么忍心呢？”老哥俩把心里话挑明了，两颗心也贴得更近了。老周说：“老哥，你出事后，我也在公司里干不下去了，就出来也办了个公司，干了几年，也有了点基础，你就在这公司里干吧！当年你是大公司经理，现在这公司还是由你当家……”老王说：“到你公司里干可以。不过，八年前的错误不能重演了。我们虽是哥俩，但还是划清职责界限的好。你当经理我打工，工资多少由你定，但职责必须划清，不能相互替代。否则，我宁愿到别处去做零工……”“老哥，如果这么说，就按你的意思办吧！”老周说，他知道，自己可以尽一切可能补偿老王，但心灵上的创伤是无法抹平的，自己永恒的悔恨也是无法排解的。问题：造成老王的悲剧和老周的悔恨的主要原因是什么？从中应吸取的主要教训是什么？如果你是深受领导信任被超越权限授权理事的办公室主任，遇到老周这种签约问题，你准备如何处理？案例：荣辱与共的感情•在香港，当一间机构向高级职员提供私人秘书时，等于把这位高级职员的各种日常公私杂务都尽可以照顾在内，除了是他的一项福利之外，也是为了节省他的心力，增加生活上的各项方便，从而更能把精神时间投入在机构各项紧要公事之内。•照顾上司的公私杂务，节省他的心力，是当秘书的办事原则－－梁凤仪《秘书必读》案例：秘书如“伴侣”曾有过这样的真实故事：我的一位老友是大律师，多年前任职企业机构的法律部主管，机构内来了一位洋上司，请我为他申请菲佣，大律师勃然大怒，认为对方意含侮辱。我也曾有类同的切身经验，当年身为财经集团的行政高级经理，有一名董事，竟指令我派属员为他的女儿申办入幼儿班手续，我头也不回就走了，根本看不起那些对职级及行政结构没有认识的人。如果这些上司晓得把这等私人的琐碎事交自己的秘书办理，情况就不一样了。好的秘书是会乐于照顾上司视之为已任的，非但不会认为是侮辱，而且会认为是职责范围以内的事，必定会欣然做妥。－－梁凤仪《秘书必读》问题：什么是秘书？文秘、秘书长、办公室主任、文书、行政助理SecretaryAdministrativeAssistantOfficeCoordinatorExecutiveAssistantTheSecretaryofStateChiefCabinetSecretary目前秘书在各类政府机关、企事业单位中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。目前，一般把秘书、行政、助理这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中。•行政助理（A＋B）•秘书（B＋C）•文员(C+D)田中笃子（日本）ABCD第二节秘书的类别和层次教学秘书、党务秘书、行政秘书秘书长、办公室(厅)主任、秘书处长(科长)、秘书一、秘书的类别1、从服务对象分类：集体秘书个人秘书（私人秘书、专职秘书）2、从具体工作分类：文字秘书机要秘书行政秘书信访秘书等。3、从所属行业部门分类：党政秘书企业秘书军队秘书法律秘书医药秘书等注意1：什么是涉外秘书？•指在我国的三资企业、外国驻华机构、我国涉外单位和部门供职的秘书。（私人雇主聘用协助处理涉外事务的也包括在内）注意2：钟点秘书二、秘书的层次“高级秘书是动脑子出点子的，中级秘书是动手摇笔杆子的，初级秘书是跑腿办事的。”秘书按其承担责任大小和资格条件不同抑或职位的高低可分为多种等级、不同层次。如：英国政府文官各级系统的秘书分为四个等级。分别为：行政级执行级文书级助理文书级我国，社会上常习惯按秘书人员的职位高低区分秘书层次。如：秘书长、办公厅主任；办公室主任、秘书处长、科长；普通秘书、文书(科员)•一些公司根据所在岗位层次可分为：董事会秘书；总经理秘书；总经理办公室秘书；经理秘书；经理办公室秘书；前台接待、事务助理等根据2000年5月10日施行的《秘书国家职业标准》规定，我国秘书职业资格鉴定，分为：初级(五级)中级(四级)高级(三级）2003年增设特级(二级)每个等级鉴定要求不一小测试你适合做秘书吗？—测验你的择业倾向从心理学讲，选择一个适合自己的职业，要涉及到性格、气质、兴趣、能力、教育状况等许多方面。以“是”或“否”回答下面两组题，测试一下自己的择业倾向。第一组1.就我的性格来说，我喜欢同年轻人而不是同年龄大的人在一起。2.我心目中的丈夫(妻子)应具有与众不同的见解和活跃的思想。3.对于别人求助我的事情，总乐意帮助解决。4.我做事情考虑较多的是速度和数量而不在精雕细琢上下工夫。5.总之，我喜欢“新鲜”这个概念，例如新环境、新旅游点、新朋友等。6.我讨厌寂寞，希望与大家在一起。7.我读书的时候就喜欢语文课。8.我喜欢改变某些生活惯例，以使自己有一些充裕的时间。9.不喜欢那些零散、琐碎的事情。10.我进入招聘职员经理室，经理抬头瞅了我一眼，说声请坐，然后就埋头阅读他的文件不再理我，可我一看旁边并没有座位，这时我没站在那里等，而是悄悄搬来个椅子坐下等经理说话。第二组11.我读书的时候很喜欢数学课。12.看了一场电影、戏剧后，喜欢独自思考其内容，而不喜欢与人一起谈论。13.我书写整齐清楚，很少写错别字。14.不喜欢读长篇小说，喜欢读议论文、小品文或散文。15.业余时间我爱做智力测验、智力游戏一类题目。16.墙上的画挂歪了，我看着不舒服，总要想法将它扶正。17.收录机、电视机出了故障，喜爱自己动手摆弄、修理。18.做事情愿做得精益求精。19.我对一般服装的评价是看它的设计而不大关心是否流行。20.我对经济开支能控制，很少有“月初松月底空”的现象。•评分方法1.共20题，前10题为一组，后10题为二组。2.从第1题起依次划出“是”与“否”的答案，然后算出两组各有几个“是”。3.比较两组答案：第一组中答“是”比第二组多为A；第二组中答“是”比第一组多为B；如果两组回答“是”大致相等为C。•测评分析A.你最大长处是思想活跃，善与人交往。你喜欢把自己的想法让别人去实现，或者与大家共同去实现，适合你的职业是记者、演员、导游、推销员、采购员、服务员、节目主持人、人事干部、广告宣传人员等。B.你具有耐心、谨慎、刻苦钻研的品质，是个稳重的人。适宜于选择编辑、律师、医生、技术人员、工程师、会计师、科学工作等职业。C.你具备A、B两类型人的长处，不仅能独立思考，也能维持、处理良好的人际关系。供你选择的职业包括教师、教练、护士、秘书、美容师、理发师、公务员、心理咨询员、各类管理人员等。