第一章秘书的社会角色

第一章秘书的社会角色学习目标思考练习主要内容视野拓展本章导言了解社会角色的基本概念；理解角色地位、角色行为与角色规范之间的关系；掌握秘书社会活动的特点和秘书角色的基本特征。知道秘书角色的基本要求和条件；会用角色概念分析秘书职业与其他职业的区别；掌握秘书角色意识的培养方法。讨论秘书的角色特征，必须把握角色的基本概念，认识到角色是指社会成员在一定的社会关系中所处的社会地位及其所要求的行为模式。秘书人员只有树立正确的角色意识，才能成为一个合格的秘书工作者。第三节秘书的角色意识第二节秘书的角色条件第四节秘书的角色适应第一节秘书的角色特征第一节秘书的角色特征一、角色概述二、秘书角色本节点睛“社会角色本身并不具体决定它们的每个具体体现者的活动和行为，因为一切取决于个人掌握角色和使其内化的程度。内化的行动则取决于这一角色的每个具体体现者的一系列个性心理特点。”——安德列耶娃一、角色概述（一）什么是角色角色这个概念，原意是出现在电影、戏剧剧本中的一个专门用语，指演员在表演中依据剧本所扮演的某一特定的人物。例如：在戏剧中有生、旦、净、末、丑等基本类型的角色（见图2-1）。在电影中有主角、配角之分（见图2-2）。生（关羽）旦（杨玉环）净（曹操）丑（蒋勤）主角配角图2-1戏剧中的角色图2-2电影的主角、配角任何一个社会的不同岗位上，都需要各种不同的人物，以完成社会成员所期望的行为。社会角色，是指在一定的社会关系中占有某一社会地位或具有某种身份并遵守相应的行为规范的一类人物。复杂社会关系中的每个人往往同时占据多个社会位置，每个人是多个角色的集合体。（二）角色行为角色行为是指担任某一社会角色的人根据社会或团体成员的期待，按照角色的特定要求所表现出来的实际行为。担当同一角色的不同的人所表现出的角色行为是存在差异的。秘书应该按照秘书角色的要求去支配自己的行为，应该积极协助领导处理日常事务，做好领导的参谋、助手。角色规范：指组织上期望其成员应该在工作中所达到的行为模式，是对成员行为的规定。角色规范是评价角色行为的标准，是一种特殊的团体规范。角色规范并不是一成不变的，它在长期的社会实践活动中形成，伴随着社会的发展、时代的变迁而发展变化。（三）角色规范图2-3角色规范的形态角色规范具有两种不同的形态（见图2-3）。有明文规定的、条文化的角色规范各个部门制订的岗位责任制父亲是“一家之主”角色规范形态没有明文规定但是客观存在着的角色规范（一）秘书角色的定义二、秘书角色传统的秘书概念认为：“秘书”是直接为领导机关、领导者个人处理日常事务，做好服务的一种有一定职务的职业人员，它是一个行政职位。秘书工作的指导思想是“三服务”，即为领导服务，为各部门服务，为基层服务。我国秘书学界对秘书角色问题展开了广泛的讨论，提出了六种比较典型的学说（见图2-4）。角色说配角说角色组说助理说补偿说参谋说图2-4秘书角色的六种典型学说秘书角色1998年5月，国家劳动和社会保障部颁布《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：“专门从事办公室程序工作，协助管理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。”2003年新修订国家标准把“秘书”定义为：“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。”（二）秘书社会活动的特点开放性现代社会中，秘书已经从原来的封闭系统（见图2-5-1）中解放出来，处在立体网络（见图2-5-2）的交叉点上。图2-5-1封闭系统图2-5-2立体网络系统中转性秘书工作是领导活动过程中一个辅助性的中转环节。秘书部门的工作是辅助领导进行管理、办理日常事务的工作（见图2-6），事务繁杂是秘书工作的重要特点。事务性图2-6秘书社会活动的事务性秘书从事的是一种服务性工作，不可能完全按照自己意志去安排活动。秘书工作的这种被动性正是为了争取领导工作的主动性。优秀的秘书人员，应该化被动为主动，合理安排时间，认真掌握工作规律，在一定程度上掌握工作主动权。秘书活动还有许多特点：如政策性、机要性、综合性、潜隐性等。被动性秘书的角色特征是由秘书活动的性质和特点所决定的，主要体现了秘书的角色本质。秘书角色主要具有两个基本特征：从属性、辅助性。（三）秘书的角色特征秘书角色的从属性特征，是秘书社会地位的本质反映，是秘书与领导社会关系状态的具体体现，带有先赋地位的明显特征，不可随意改变。秘书人员不应被角色的先赋地位所束缚，感到陷在事务堆中，无法施展才华，应在接受现实的条件下积极主动地开展工作，获取后成性社会地位。任何一种社会角色具有先赋地位的特征，还具有赢得性地位的特征（见图2-7）。图2-7社会角色的先赋地位与赢得性地位秘书角色的辅助性特征，是指秘书角色的服务性。这种服务性具有辅助特点（见图2-8）。图2-8秘书角色辅助性特征的特点全面性：秘书辅助范围涉及领导活动全过程规定性：秘书工作必须在领导授权下进行辅助性的特点直接性：秘书直接协助领导开展工作第二节秘书的角色条件本节点睛一、年龄条件二、性别条件三、健康条件四、文化程度五、秘书职业资格的申报条件秘书的角色条件是由秘书工作的特点决定的，实质上是秘书人员的任职资格，是按照秘书职位来确定任职者一系列相应的个人条件。研究秘书的角色条件对于选拔和培训秘书才具有十分重要的意义。图2-9秘书角色的任职条件任职条件生理条件心理条件社会条件包括年龄、性别、健康状况等包括认识与兴趣、情感与意志、需要与动机、理想与信念、气质与性格、知识与能力等；包括家庭、教育、生活阅历等必要前提重要条件秘书角色的任职条件包括许多方面（见图2-9）。一、年龄条件我国在不同的时期，秘书人员的年龄结构呈现出不同的特点。社会角色不同，对年龄条件的规定要求也不同。一个部门的秘书人员平均年龄应该小于领导的平均年龄。一般来说，基层单位的秘书班子中，初级秘书以20－30岁左右的人为主，办公室正副主任的秘书为30－40岁；中高层机关的秘书班子中应形成老、中、青相结合，以30－40岁的中青年为主体的年龄结构。20世纪80年代，上海市秘书人才预测抽样调查表明：45岁以上者占44%。90年代后，深圳特区秘书人才调查表明：综合平均年龄32.7岁，其中，男性占66.7%，平均年龄33.5岁，女性占33.3%，平均年龄29.9岁。大专文化程度的占了77%。21世纪后，上海涉外企业调查资料表明：年龄在30岁左右的秘书占54.6%，40岁左右的秘书占18.6%，50岁左右的秘书占6.5%，94.2%的人受过高等教育，非秘书专业的占80.6%，对于性别的选择，80.6%的企业要求是女性。二、性别条件社会角色不同，对性别条件的要求也不相同。心理学研究表明，男女两性在智力成就方面和个性行为方面既有平衡性的一面，也有不平衡性的一面（见表2-1）。表2-1男女两性智力成就研究智力男性女性记忆能力理解记忆和抽象记忆机械记忆和形象记忆空间知觉数理推理男性优于女性；知觉速度方位辨别女性优于男性语言能力女性口齿伶俐，胜于男性运动技能男性优于女性智力男性女性思维方式男性富于逻辑抽象思维女性善于形象思维个性行为主要特征刚强、果断、粗犷、冒险、独立、侵犯好斗、富有支配感温和、顺从、细致、敏感、条理性、消极被动、具有依附感人际交流交际范围广，感情成分较淡爱交际，交往范围小，感情色彩较浓社会职业工程、机械、矿山、高空医院、纺织、文艺团体、商业服务业续表角色的健康条件包括两方面的内容：一是生理健康；二是心理健康（见图2-10）。这两方面既相互联系，又相互制约。三、健康条件图2-10生理健康和心理健康生理健康身体发育正常，没有疾病，体质坚强，能担负较艰苦繁重的任务，精力充沛，头脑反应敏捷灵活心理健康智力水平正常，情绪稳定，具有较强的环境适应性，人际关系良好如果一个人只有生理健康，而缺乏心理健康的条件，也是很难胜任重要工作任务的。中国第一个升空的航天员。以他为代表的中国航天员注定是中国心理学应用历史上的重要人物。他超出常人的心理品质使其成为了英雄群体中的超级英雄，这既是他的幸运，同时其超强的稳定性却是真正的决定性因素。杨利伟：具备健康的身体和健康的心理，是担任一个社会角色的基本条件。选拔秘书人才，不仅要注重检查其身体健康状况，而且还应该重视测验其心理健康水平。四、文化程度文化程度也叫受教育程度，是秘书角色条件中的一个不可缺少的条件。可以从两方面理解文化程度：一是以学历层次的高低作为评判标准，一是以知识结构是否合理作为评判标准。（一）秘书角色的学历层次一般情况下，一个人的学历与其文化程度成正比例关系。在我国，学历分为四个等级（见图2-11）。图2-11我国学历划分的四个等级所担任的秘书层次和职位越高，要求秘书角色的学历层次也应越高，担任的秘书职位越低，要求学历层次也越低。原则上讲，一般单位秘书人员的基本学历要求以专科层次为最佳选择。（二）秘书角色的知识结构担任秘书角色必须具有较为合理的知识结构。秘书角色的基本要求是做一个通才，要有较宽的知识面，要有较专业的业务知识。国外许多企业在招聘秘书时特别强调应聘者必须较好地掌握相关的业务知识，要求应聘者在语文、外语等知识方面达到相当的水平。秘书的知识结构可以概括为三个方面：要有扎实的基础知识。要有宽泛的辅助知识。要有丰富的专业知识。不同职位的秘书要求不一样（见图2-12）。图2-12秘书人员的专业知识通用秘书业务知识公文写作、文书处理、会务组织、调查研究、信访接待学校秘书-有关教育理论、交通部门秘书-交通常识、政府机关秘书-行政管理、商业秘书-经营知识专业知识单位相关业务知识在我国组织的秘书职业资格全国统一鉴定中，对申报秘书职业资格的条件做了比较明确的规定。相关链接：秘书职业资格的申报条件秘书职业资格四级证书秘书职业资格三级证书国家职业资格五级秘书（具备以下条件之一者）连续从事本职业工作1年以上。具有中等职业学校本专业（职业）或相关专业毕业证书。经本职业五级正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。连续从事本职业工作3年以上。连续从事本职业工作2年以上，经本职业四级正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。取得五级秘书职业资格证书后，连续从事本职业工作2年以上。取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作1年以上，经本职业四级正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。国家职业资格四级秘书（具备以下条件之一者）连续从事本职业工作6年以上。具有以高级技能为培养目标的技工学校、技师学院和职业技术学院本专业或相关专业毕业证书。取得本职业四级职业资格证书后，连续从事本职业工作4年以上。取得本职业四级职业资格证书后，连续从事本职业工作3年以上，经本职业三级正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。具有本专业或相关专业大学专科及以上学历证书。取得其他专业大学专科及以上学历证书后，连续从事本职业工作1年以上。取得其他专业大学专科及以上学历证书后，经本职业三级正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。国家职业资格三级秘书（具备以下条件之一者）第三节秘书的角色意识本节点睛一、秘书的角色知觉二、秘书的角色理解三、秘书角色意识的培养角色意识，是指一个人在社会群体中对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知与认识、自己对周围人的种种角色关系的理解与协调。秘书的角色意识，是指秘书人员对所担任角色的社会地位及由地位所规定的职责的知觉、理解和体验。秘书人员能否形成鲜明强烈的角色意识，是秘书人员能否干好工作的基础。角色知觉，是个体在社会活动过程中，对自己或别人在一定社会关系中所处的社会地位、身份及行为规范的认识和判断。秘书的角色知觉就是秘书人员对所担任角色的社会地位、身份及行为规范的认识和判断。一、秘书的角色知觉作为秘书工作者，首先必须清楚自己所担任角色的社会地位、身份及行为规范，深刻了解自己的角色本质，在头脑中形成一个关于秘书角色的立体的形象观念，并按照角色的特定要求加强德、才、学、识方面的修养，自觉地将言谈举止纳入到秘书的角色要求中去。影响秘书角色知觉的因素有许多，主要可分为两大类（见图2-13）。图2-13影响秘书角色知觉的因素个体的社会经验、行为动机、人格特征等主观因素社会文化发展