第一章秘书职业

邓小平谈秘书1993年7月的一天，邓小平在北京接受加拿大记者保罗·杰克逊采访，其中有这么一段对话。杰克逊说：“古往今来，中国有许多人才是秘书出身的。”邓小平说：“跟领导干部当秘书，能经风雨见世面，锻炼领导才能。西汉文学家司马迁曾任中书令，就是皇帝的秘书；唐代诗人张九龄曾任中书舍人；《新唐书》的作者欧阳修做过翰林学士；三国时文学家祢衡做过江夏太守黄祖的秘书。近代中国第一个政治秘书是孙中山的秘书宋庆龄。我们党最早的秘书是毛泽东，周恩来、任弼时、邓颖超都做过译电员，杨尚昆长期担任中央办公厅主任，他自称是‘中央领导的秘书’。从秘书中培养党政高级干部，也不失为我们拔擢人才的一条捷径。”第一章秘书职业第一节秘书概念的界定第二节秘书职业的分类第三节秘书职业的特点第四节中国的秘书职业化思考训练与教学互动第一节秘书概念的界定一、国外对秘书概念的界定二、我国对秘书概念的界定一、国外对秘书概念的界定（一）美国对秘书概念的界定秘书是为领导工作服务的，在决策与执行之间上传下达，处理文书档案和办理行政事务。（二）英国对秘书概念的界定国家秘书高级官员办事处、企业的雇员（三）日本对秘书概念的界定1、指官职名称，指在政府机关或社会团体中从事日常事务的负责人。2、指帮助上级处理各种事务的工作人员。（广泛的秘书职务含义）3、协助领导处理日常办公室事务的工作人员。（普遍的理解）国际职业秘书组织（ProfessionalSecretariesInternational）给秘书所下的定义是：“具有熟练办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。”Secretary，大秘书（辅臣），国王身边参与机要政务，掌管机密文件和印玺、宫内事务的文职大臣。后沿用为世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。如欧美的国务秘书theSecretaryofState，也可译为国务大臣。secretary，小秘书，帮助上司处理文书和事务的人。二、我国对秘书概念的界定《辞海》的解释有五层涵义：职务名称之一古代官名在使馆中介于参赞和随员之间的外交人员宫禁里的藏书谶纬图箓等书二、我国对秘书概念的界定（一）我国古代对秘书概念的界定1.“秘书”词义由物名到官名“秘书”一词最早出现在汉代，具体涵义是指宫禁内秘藏之书，也就是保存在皇宫中的秘密收藏不予公开的图书资料；也指巫师或方士用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳、图箓之书。自公元159年汉桓帝设立“秘书监”起，“秘书”的词义开始由物到人的转变，逐渐有“官职”以及“官署”之意。魏王曹操设秘书令。秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。魏文帝改秘书为中书，“中书出令，门下审议，尚书执行”。二、我国对秘书概念的界定（一）我国古代对秘书概念的界定1.“秘书”词义由物名到官名辛亥革命后，孙中山等成立中华民国临时革命政府，这时出现的秘书才是真正的具有现代意义的秘书。其一：秘书一词已完全摆脱了“图书”的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以“秘书”相称。2.官方秘书称谓《世本注》：“黄帝之世，始立史官，仓颉、沮诵居其职。”《尚书·舜典》：“帝曰：龙，朕塈谗说殄行，震惊朕师。命汝作纳言，夙夜出纳朕命，惟允。”《说文》：“史，记事者也。从又持中。中，正也。”史官是我国最早的秘书官职。职责是记录领导集团的事情，掌管文书档案。二、我国对秘书概念的界定2.官方秘书称谓《周礼·春官》：“太史掌邦国之六典，小史掌邦国之志，内史掌书王命，外史掌使乎四方。”西周时期，“卿事寮”VS“太史寮”自秦汉始，秘书工作逐渐确立，从中央到地方都设有专门的秘书机构以及秘书人员。秘书官职称谓变化不断：如秦汉时的丞相、御史大夫；魏晋时的中书监、中书令；唐宋时的通事舍人、起居舍人；明代的内阁大学士、中书舍人；清代的军机大臣、六科给事中等。3.非官方秘书称谓春秋末年，权势贵族聘用家臣，为首者称“家宰”，下设司徒、司马、工正、马正等。战国时期，著名四公子纳士数千，食客、门客、舍人等。魏晋南北朝时期，霸府即权臣独自掌握的政权，幕僚始流行。隋唐以后科举落榜文士充当幕僚。韩愈，蒲松龄。清朝幕僚盛行。幕友、师爷、幕宾。有了幕馆、幕学。清末光绪皇帝批准安徽巡抚设辅助人员的请求，设秘书官职。1905年，孙中山在日本组织同盟会，先后任命马君武、胡汉民为同盟会总部秘书；选宋霭龄、宋庆龄为自己的秘书。1911年，同盟会成员领导两个革命团体“文学社”“共进会”发起武昌起义。这两个组织也设置了专门的秘书工作人员。“书记员”职责是“掌管社中往来之文件，信札起草事宜，凡有重要事宜及机密文件，均应亲行缮写，决不委之他人，致有漏泄之事”。1912年元旦，中华民国临时政府在南京成立，孙中山在大总统府设置“秘书处”，在其中设有秘书长、秘书，至此“秘书”具有了现代意义。4.近代秘书的名称（二）我国现代对秘书概念的认识“秘书绝不是一种职务，而是一种职业。”——张家仪《也谈“秘书”的定义》1986年位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手。——国家劳动部《秘书职业技能标准》1997年从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人员。——国家劳动与社会保障部《秘书职业技能标准》2003年第二节秘书职业的分类一、国外秘书职业的分类二、我国秘书职业的分类一、国外秘书职业的分类（一）美国秘书职业的分类美国劳工部依照下述三个方面的标准对秘书进行分类。1.根据秘书所服务的管理者的级别高低进行分类从低到高一共分为四类：LS-1级、LS-2级、LS-3级和LS-4级。2．根据秘书所担任的职责大小进行分类从低到高一共分为两类：即LR-1级和LR-2级。3．根据秘书职位所规定的职务性质进行分类按此标准，美国秘书又分为行政秘书和专业秘书两大类。（二）英国秘书职业的分类英国的秘书职业教育相当完善，秘书考试制度非常规范，在国际秘书界享有较高声望。根据组织与个体的不同，英国秘书被分为政府秘书、公司秘书和私人秘书。“特许秘书与行政人员公会”（TheInstituteofCharteredSecretariesandAdministrators,ICSA)专门负责政府机关以外的秘书人员培训。每年在全球举行两次统一考试。凡参加17门课程考试全部及格、又有5年以上秘书工作经验可以秘书证书。二、我国秘书职业的分类我们对于我国现代秘书应粗线条地从纵向和横向划分种类。这不仅有利于秘书做好具体的秘书工作，也是秘书职业化向纵深发展的重要条件。横向划分纵向划分（一）纵向分类针对秘书所承担的职责范围大小和工作任务轻重的不同：（一）纵向分类针对秘书所承担的职责范围大小和工作任务轻重的不同：1、高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。虽然他们工作的机关、单位不同，但都是领导者的重要助手，日常行政工作的负责人，有的人本身就是领导成员。如政府的秘书长，同时也是政府的领导成员之一。其职责是“参与政务，掌管事务”，协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作等。2、中级秘书：指办公厅（室）主任以下及下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集和整理信息资料等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。3、初级秘书：指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事操作性、服务性工作的秘书，如打字、印校、速记、接待、应对电话、文件收发保管和其它事务工作是其主要任务。他们不一定有职称，但通常也被称为秘书工作人员。（一）纵向分类对秘书进行纵向分类，目的是使各个层次的秘书充分明确自己的工作职责和工作范围，既要避免人浮于事，又要避免越俎代庖，从而保证秘书工作有序、高效地进行。我国政府机关的秘书，因其职务职责而有相应的行政级别。中央的秘书可以达正部级，省部的秘书可达厅局级，地、市、厅、局的秘书可达处级，县、团、处的秘书可达科级。“高级秘书动脑子出点子，中级秘书动手摇笔杆子，初级秘书跑腿办事。”（二）横向分类随着秘书工作日益普遍化和社会化，秘书不仅供职于政府机关、事业单位和社会团体，也供职于各类企业。横向分类是根据秘书所供职单位的专业领域划分的，是为了适应不同行业、不同工作领域对秘书工作的不同要求加以分类。（二）横向分类按照秘书人员所从事的行业来划分，可分为：党务秘书行政秘书军事秘书法律秘书公关秘书医务秘书教学秘书科研秘书商务秘书等。（二）横向分类按照秘书人员所从事的工作内容划分：1、行政秘书：指负责机关日常行政管理工作以及总务后勤事务的秘书人员。2、文字秘书：指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的机关或单位的“笔杆子”、“秀才”。3、机要秘书：指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。4、信访秘书：指办理人民群众来信来访工作的秘书人员。其职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。5、通讯秘书：指负责管理通讯事务以及各种通讯设备，如电话总机、电传、传真等的秘书人员。6、生活秘书：指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的。（二）横向分类从秘书服务对象的性质来划分，可分为公务秘书和私人秘书两类。1、公务秘书公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书。公务秘书是国家工作人员，由组织或人事部门选调，从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪，在编制上属于所服务的机关或单位。（1）集体秘书：指为整个机关或单位的领导班子整体服务而不是为某一个领导者服务的的秘书。我国各级党政机关、军队、企事业单位和社会团体的秘书，大都属于集体秘书。（2）专职秘书：指专门为某个领导者、专家服务的秘书（有时也称为某某领导者或专家的私人秘书）。专职秘书服务的对象虽然是某个领导者或专家，但他仍属于国家干部编制的工作人员，同样是从国家或所在单位（集体）领取工薪（这与私人出资聘用的私人秘书不同）。2、私人秘书（非公务秘书）私人秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。这类秘书又可分为外资企业秘书、中外合资企业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等。这类秘书不属于国家编制的工作人员，其工薪由聘用者支付。案例分析阎振利原来在北京市财政局工作,因为表现恶劣,违规乱纪,差点被开除公职。但这样一个劣迹斑斑的人,却被当时的北京市委副书记、常务副市长王宝森看中,他以阎振利精明能干、能写会说为由,要求把阎调到自己身边当秘书。当时负责考核选调工作的部门,认为既然是领导人选调自己的私人秘书,应该充分尊重领导个人的意见,相信领导的眼光不会错,于是按照王宝森的要求将阎振利从市财政局调到市政府办公厅,让其任王宝森的秘书。阎振利后来成了王宝森进行违法犯罪活动的得力助手,他可以随便扣压请示报告,甚至代替王宝森发号施令,被市政府机关的干部私下评判为“最次的秘书”。后来，北京市负责考核选调工作的人员说：“这是选调关没有把好造成的漏洞。”请用本章节内容分析评价阎振利的秘书工作和考核部门的选调工作。第三节秘书职业的特点一、秘书职业发展现状二、秘书职业的基本特点一、秘书职业发展现状（一）秘书工作职业化职业化是指从事某项工作的人形成了相对稳定的社会群体。秘书工作发展呈现出职业化特点，是世界性的潮流，也是社会发展到市场经济阶段的必然产物。国际职业秘书协会、欧洲秘书协会、中国秘书学会等秘书行业组织的出现是秘书工作职业化的重要表现。（二）秘书技能专业化随着秘书职业的发展，秘书技能逐渐呈现专业化趋势。首先，秘书工作的分工越来越具体。其次，秘书工作的要求越来越严格。此外，秘书还应熟悉会计、经济学、保险、税务、企业管理、法律等多项专业知识。秘书工作的内容：1、文书撰写（上司口述或