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第七章秘书工作的主要职能（下）213•督促检查作用•参谋助手作用•协调综合作用信息调研督促检查保证日常工作正常运转2第一节参谋职能参谋助手作用是我国对秘书工作功能作用的总的提法，参谋职能又是对我国秘书工作作用的较高要求与评价。3一、秘书参谋职能原理（一）参谋作用的概念1.广义参谋作用参谋的实质（1）参谋概念A是指一种行为过程B是为决策者在抉择过程中提供谋划、建议的一种智力辅助性的社会活动。C指称从事智力辅助性参谋咨询活动的主体，即一般所称的参谋者或参谋。参谋，一般指为领导者即决策者实施决策管理而提供信息、建议、方案的一种职能行为。41.参谋主体的职能劳动2.密集信息的综合利用3.相对独立的辅助思维4.供作参考的智能辅助5参谋活动一般分为两大阶段：一是：形成参谋内涵阶段1.接收、把握参谋对象的参谋需求信息，包括参谋对象的有关信息2.要针对参谋辅助需要，调用储备信息，定向收集新的信息3.对综合起来的密集信息加以分析、比较、筛选、归纳。二是：实施参谋阶段在实施参谋阶段即向参谋对象或书面或口头进行具体参谋咨询，就是向参谋对象提供上述密集、系统的综合信息的过程，也是参谋对象接受、利用这些信息进行决策的重要过程。6大致来说，现代参谋组织以它们同参谋对象的社会关系为标准，可以划分为两大基本类型：1.独立于参谋对象的参谋组织这类参谋组织，也可成为社会参谋咨询组织，即通称的思想库、智囊团。2.隶属于参谋对象的参谋机构这种类型的参谋机构，较多集中在国家公共管理系统，也广泛存在于企业、事业单位。依据她们隶属参谋对象的特点、职能内涵及运作特征，有大体分为两种：A专设参谋机构B秘书参谋部门7参谋是一种为决策者出谋划策的软科学。重大的带全局性参谋活动，常需要运用许多自然科学与社会科学成果，是运用信息论、系统论、控制论、运筹学，是经过各种系统工作组成的“技术科学”。参谋一词，被赋予了科学化、集体化与专业化三方面的含义。8秘书参谋以领导者政务管理为基本对象，主要通过密集而深入的智能活动给领导者以相应辅助。秘书的参谋辅助，主要针对领导者以决策管理为核心的政务管理。秘书对领导者进行政务辅助，主要是通过参谋辅助形态进行。秘书参谋辅助是秘书工作固有职能内涵。9秘书参谋的深层职能（1）秘书参谋是秘书更深层的任务（2）秘书参谋是领导者更需要的辅助（3）秘书参谋需要秘书有更高素养（4）秘书参谋与事务辅助密切关联一般层次的事务秘书，主要履行对领导者的事务辅助职能。中、高层次的政务类秘书，重在参谋辅助。102.秘书参谋作用秘书参谋作用的性质从属性综合性中介行集体性11从属性从属于一定的领导人或领导集团，不是为全社会提供咨询服务从属于领导者的思路，提出补充、修正、完善的建议，而不是离开领导思路与意图去专唱反调。从属于领导的职能范围从属于领导工作的整体目标与功利1213中介性依靠综合各种有关信息联系有关方面的专家依靠有关部门“亲”——同领导的关系亲密，得到领导人的高度信任；“重”——指担负着重要的秘书工作，如秘书长、办公厅（室）主任或见有其他参与一定决策的职务；“博学多才”——本人当然必须博学多才，力能胜任。14（二）秘书参谋作用的功能综合信息发现问题1、信息是参谋的基础。2、参谋作用对领导决策的辅助作用，首先在于发现问题。3、没有问题就无所谓决策需要，用不着参谋支持。跟踪实践完善决策在制定与贯彻执行决策的全过程中，同样需要跟踪反馈信息，以便验证、完善决策。贴近领导拾遗补阙包括领导认知方面、领导管理行为方面、个人缺失方面。15（三）秘书参谋作用的概念和原则秘书部门的参谋作用，是指联系收集和加工各方面的信息，为领导决策服务的“出谋献策”式的参谋作用。而不是“出谋划策”式的参谋作用。秘书发挥参谋作用中，要注意四条基本原则：依靠各方面，以准确信息为基础；加强整体性，发挥所有人员的作用；注意职责范围，尽职不越位，善谋不决断，规劝不失当；善始善终，关注决策与管理全过程中的参谋作用。16（四）秘书参谋效能原理效能主要指办事的效率和工作的能力。效能是衡量工作结果的尺度，效率、效果、效益是衡量效能的依据。秘书的参谋作用的效能，要受到许多因素的影响，要想充分发挥参谋作用，就需要研究这些要素。参谋场Diagram2Diagram3Diagram2Diagram3参谋方向参谋能量171.秘书的参谋场秘书的参谋场是指其参谋活动影响的范围，是秘书参谋作用赖以存在的物质条件，是秘书发挥参谋作用的空间领域。影响秘书参谋场的因素，主要是两方面：秘书的实践经验、知识信息的拥有量，以及认识领域的广度和深度，观察问题、分析问题、解决问题的能力等。组织管理的透明度，在透明度高的组织内，秘书能够比较全面和深入地了解组织运转的现状与未来的发展规划，了解领导的意图，了解存在的困难与问题，了解组织运转各环节的优势与劣势，这就有利于秘书扩展其参谋场。18秘书参谋场的强度，主要由领导的职权范围、秘书的参谋智能，以及秘书与领导主辅配合的谋断合力所决定。用公式来表达：F场强=F*E能/R其中：F场强是秘书参谋场的功能强度；E能为秘书的参谋智能；R为领导的职权范围；F为领导与秘书主辅配合的谋断合力（领导决断与秘书参谋有效配合形成的分析、解决问题的能力）。192.秘书的参谋方向参谋方向是指提出建议、预案时对参谋对象的影响力方向。要使秘书的参谋方向准确，秘书必须做到以下几点：秘书要树立正确的世界观，才能从事业整体功利出发，开展正确的参谋活动；要不断提高认知水平，掌握事物的规律，才能科学地发挥参谋作用；态度要客观冷静，不能忽冷忽热，忽左忽右，不以个人利害为转移，才能保持参谋方向的正确。202.秘书参谋能量秘书部门的参谋能量是由综合部门的职能地位、群体素质等要素决定的；秘书个人的参谋能量主要是由其综合素质、工作经验、智能水平、领导者的信任程度等因素决定的；组织体制上要实行民主管理体制；21从组织如何提高秘书的参谋能量上：要加大智能投入，对秘书提供知识更新的机会；要鼓励支持秘书个人加强知识积累、知识更新，秘书个人特别要学习管理学、决策学、秘书学、思维科学和所在单位的业务知识，增强参谋能量。加强本行业、本地区，以及同国内外同性质机构的对比研究，是启发思路增强创见的好办法。22二、秘书参谋的原则、方法（一）秘书参谋途径秘书发挥参谋作用的基本途径在日常生活中。23（二）秘书参谋方法求同或求异法比较参谋法效果评估法诊断参谋法241.求同存异法围绕领导的决策意向，进行求同思考，对具体环节、要素、做法等细节精心设计，可拓展完善决策；从不同方面反证，找出问题，补充决策。这样做有利于扩大领导四维空间，使决策更为周密和有创新性。252.比较参谋法（1）对两种以上（但也不宜太多）方案进行比较，包括内容、程序、组织措施，以及投入的人、财、物、时间、空间、风险值、效率值等，从中选择最佳方案。（2）纵向进行历史性对比，研究类似方案在历史上成败的经验教训。（3）与不同单位、地区或与国外对比，后进赶先进。（4）将选定的两个较好方案中的关键部位进一步对比。对比方法的类型很多，重大问题往往需要纵、横、内、外、整体、局部对比；一般问题可根据实际需要灵活选择比较方法263.诊断参谋法主要指当组织运转出现某些不正常现象，或出现较严重问题时，需要找出性质、原因、影响、对策等相关因素的方法。4.效果评估法通过等级对比，优劣排列，征求群众意见，考核量化指标等方法实事求是地总结优劣经验教训，推进下一步工作。27（三）秘书参谋注意事项281、参谋与助手不可对立分割，秘书在发挥助手作用时，可充分发挥参谋作用，秘书参谋作用通常寓于日常生活中。2、参谋作用是对整个秘书部门工作而言的，秘书部门应当通过信息、综合、协调、督查和日常事务等，为领导决策与管理当好参谋。3、要注意两种倾向：一种是否认秘书参谋作用的倾向，这不符合中央的要求；二是过高估价秘书参谋作用的倾向。4、秘书参谋作用在改革开放的历史条件下加以强调的，是一个历史范畴的概念。参谋是智囊团助手是协助操作291.预测1.1预测的产生“凡事预则立，不预则废。”范蠡：“论其有余不足，则知贵贱，贵上极则反贱，贱下极则反贵。”是对商品供求与价格变化之间关系的精辟论述。（四）预测与预案30•“水则资车，旱则资舟”31塞利斯与榨油机公元前6—7世纪，希腊哲学家塞利斯通过对气象条件的研究，预测到油橄榄将要获得大丰收，因而作出决断，预先购买和控制了米利都和开奥斯两城市的榨油机，等到收获后，需要榨油时，再出租榨油机，从而获利。32我国改革开放初期提出的国民经济翻两番。随着科技手段和方法日益出现，预测应用领域越来越多。专家评鸟巢钢结构卸载：将极大影响中国建筑行业我国风电市场：前景一路看好两院院士：中国软件业学习印度是”方向性错误“2010年我国电话用户将达10亿经济学家们预计美国经济将继续保持较快增长2005年，美国权威经济结构大幅下调美国经济增速2011年日本开发地球模拟器预测30年气候走势2010高校就业趋势预测航天工业就业会火331.2预测科学的产生预测作为一门科学的产生时间，有几种说法。一种说法是，20世纪20年代，资本主义经济危机日益深刻，垄断资本迫切需要了解本部门及有关方面经济的未来前景，以便进行生产经营决策。于是在这一时期许多经营方法应运而生，但是这些方法都没有预测出1929年的经济危机的爆发，于是经济预测热潮就冷却下来。另一种说法是，预测技术在20世纪40年代由一位德国教授提出并使用，从而使预测真正进入萌芽时期。3420世纪60、70年代以来各国建立了大量预测咨询机构。70年代初，各国已有专业预测咨询机构2500家其中美国600家。目前世界闻名的预测机构：美国兰德公司斯坦福国际咨询研究所英国伦敦战略研究所日本野村综合研究所德国工业设备企业公司世界未来学会国际应用系统研究所。我国改革开放前，由于实行高度集中的计划经济体制，在经济分析过程中盲目排斥数学方法，长期不重视预测工作，预测几乎没有提到议事日程上来。直到十一届三中全会后，预测才开始受到重视。如，改革开放初期提出的国民经济翻两番。351.3预测的基本概念根据客观事物的发展趋势和变化规律对特定的对象未来发展趋势或状态做出科学的推测与判断。1.4预测的分支社会预测、人口预测、政治预测、科技预测、气象预测和军事预测等。361.4预测的作用预测是计划的基础。各种组织的经营都是在不确定或有风险的条件下进行，预测的目的就是要减少决策中的风险。在生产经营中，预测是做出生产能力计划、生产和仓储计划、人力计划、销售和市场占有率计划、财务计划、预算研究和发展计划以及高层管理者战略计划的基础。预测是决策的基础和前提，为决策提供依据。37例1“诸葛亮借东风、空城计”38391.5预测的基本原理系统性原理：坚持以系统的观点为指导，采用系统分析方法，实现预测的系统目标。全面、整体地看问题，而不是片面、局部地看问题。联系地、连贯地看问题发展地、动态地看问题连贯性原理：研究对象的过去和现在，依据其惯性，预测其未来状态。结构惯性：eg.每增长一万吨水泥，平均需要机电设备105吨。趋势惯性：eg.经济指标的增长速度，市场份额的变化。40类推原理：通过寻找并分析类似事物相似的规律，根据已知的某事物的发展变化特征，推断具有近似特性的预测对象的未来状态。类比物之间的相似特征越多，类比越可靠。是从已知领域过渡到未知领域的探索，是一种重要的创造性方法。41AB一类另一类1MM1MM部分整体•根据电视机普及的速度，预测家用电脑的普及。•根据国外人均GDP与小轿车的销量，预测国内小轿车销量。•根据发达国家工业化进程与环保的关系，推断我国必经阶段（进而正视存在的问题，提前做好准备）•市场调研•根据管理学院教师的结构比例预测全校的教师变化。“类推”不是简单的拿来主义，必须考虑事物本身以及影响因素的相似性，例如社会制度、经济基础、消费习惯、文化风俗等造成的影响。进行必要的假设和模型的修正。注意：42相关性原理：研究预测对象与其相关事物间的