杰出主管应有的认知与能力

1傑出主管應有的認知與能力•主講人:蔡適陽91.03.282傑出主管應有的認知與能力主管的基本功能主管如何做好管理的工作計劃與控制激勵與領導(士氣)第一單元第二單元第三單元第四單元3傑出主管應有的認知與能力問題分析與決策圓滿溝通結論一面對新一世代的主管第五單元第六單元第七單元4第一單元主管的基本功能•1-1主管的三大角色•1-2主管的五大管理角色•1-3主管應具備四種管理技巧/能力•1-4主管應具備的條件•1-5主管應有的涵養與職責51-1主管的三大特色主管的角色與職能上級主管與企業主其他平行單位主管主管人員各級幕僚人員直接與間接指揮人員1-1-1主管的“定位”61-1主管的三大特色主管的角色與職能1-1-2人際關係角色-主管要各界交道,建立各種人際關係頭銜代表者(figurehead)領導者聯繫者人際關係角色因職務和地位的需要，執行各項社交，法律及典禮的儀式等任務指給部屬明確目標，激勵員工士氣及培養部屬做事的能力，並給予應有的獎懲指主管要與各部門溝通與協調，不管上級或平行部門包括外界的來往活動71-1主管的三大特色主管的角色與職能1-1-3資訊角色－－主管如何處理各種資訊，包括內．外部的資訊偵測者傳播者發言人資訊角色•經由聯繫者角色而獲取外界資訊傳遞資訊給部屬、組織中的人們告知外界或報告企業主•經由領導者角色而獲得內部資訊81-1主管的三大特色主管的角色與職能1-1-4決策角色－－確認問題與機會創新者解決紛爭者資源分配者決策角色主管負責組織革新事宜，訂定革新計劃與因應措施部門或部門間發生衝突或重大危機時負責解決問題主管身負重任與外界關係人做決定性的談判依優先次序來分配部門經費預算、職位昇遷時間的安排、組織的設計、資源的分配談判者91-2主管的五大管理功能主管的角色與職能目的規劃知己知彼百戰百勝組織團結合作一條心控制追蹤考核獎懲分明指標建立共識培養使命感用人知人善用適才適用主管的管理功能101-2主管的五大管理功能主管的角色與職能掌握趨勢與環境，瞭解自我強弱訂定部門（企業）目標與長期發展計劃，依目標擬定部門（企業）政策方針與策略結合一群來自各方人員透過溝通協調建立共同目標而同心協力發揮團隊合作之效，達成企業目的企業是由人來經營，選擇最適當的人才發揮最大效益．培養部屬．激勵部屬能力，使人盡其材，擴大企業經營規模的根本在”人”與部屬建立共識，賦予責任心及使命感，完成部門任務透過追蹤考核，確保目標達成，事先制定衡量的標準，掌握資訊了解全盤達成任務規劃組織用人指揮控制111-3主管應具備四種管理技巧主管的角色與職能技術性技巧(technicalskill)對某一特性活動的了解與熟練專業性知識對專業性問題的分析能力人際性技巧(humanskill)良好的人際關係是一種自然發展形成的不自覺與持續地表現在主管的言行中概念性技巧(conceptualskill)整體一般性對各部門的了解對產業．社區．政府．經濟．社會等各項領域的觀察及洞悉力好的概念性技巧將更具有創造力與創造新的能量診斷性技巧(diagnosticskill)以全盤性的眼光去探討．描述．分析．歸納企業問題提出有效的解決對策適時診斷企業，發覺潛在問題低階主管高階主管121-4主管應具備的條件主管的角色與職能智－智慧，正確判斷適時合理的決策信－言出必行，以建立威信，信賴部屬仁－仁德，愛護和關切部屬勇－有道德和做事的勇氣，有魄力執行任務不畏艱難嚴－嚴守規律，尊重制度，賞罰分明東方－孫子西方－柏拉圖主管是哲學家國王同時（philosopher)塑造企業文化與經營理念（king)有所作為的能者131-5主管應有的涵養與職責主管的角色與職能涵養主管理人管事同時�必存感謝(長官．同事．部屬）�要有胸襟及氣度(對人態度）�欣賞別人的才華（培養部屬）�責人先責己�與部屬分享資訊和成果�洞悉部屬需求，激勵發揮潛能�虛心學習，處處有學問�建立一個願意多承擔的工作環境�以務實的態度來執行工作�使命感的自我期許順做人的涵養做事態度141-5主管應有的涵養與職責主管的角色與職能職責主管同時擔當各方利害關係的調和擔當提高企業經營績效理人：把對的人放在對的位置上管事：以目標為導向的管理，讓人做對的事獲致對的結果•主管是組織的核心，對上要盡力輔佐，替上司分憂•對下則要領導與培養部屬並激發部屬的潛能達成企業目標15問題與回答1.新時代主管的基本功能是什麼?**在變動環境中學習創新**2.中階主管最重要的基本功能是什麼?**執行(理事)，達成工作任務**第一單元主管基本功能16第二單元主管如何做好管理工作2-1時間管理－意義及原則2-2會議－運作技巧2-3授權－基本觀念及要點2-4人才培育－企業傳承2-5績效管理172-1時間管理－意義及原則時間是無價的－無可取代時間對每一個人是公平的－無可取代時間是一個有限資源個人時間規劃好壞關係著個人的成功與否對時間愈重視視，效率愈高對時間愈重視，生命愈豐富－寸金難買寸光陰試著倒數”生命時間”（人生在世所剩時間）主管的角色與職能2-1-1時間管理的意義做好管理工作182-1時間管理－意義及原則養成事先規劃時間的習慣－每天的工作定期自我檢討分析時間的安排，並做改進減少不可控制的事件，以免影響原有的時間計劃掌握自己每天最好的”黃金時間”去處理要事依據事務內容，妥善設定時段適度要求部屬或助理配合保護你的時間主管的角色與職能2-1-2時間管理的原則做好管理工作192-1時間管理－意義及原則專心在一個時段完成一件工作自我要求&嚴格遵守時間規劃騰出時間去了解公司產業,市場,及專業知識留下時間－安排每天”學習”成長，長期投資不宜因時間縮短而降低品質善用80/20法則來規劃時間主管的角色與職能2-1-3時間管理的原則做好管理工作202-1時間管理－意義及原則分析時間運用現況(製作每日時間表)列出生活(工作)目標，明確目標排出重要順位，輕重緩急排列以週／日／時為單位做規劃基礎主管的角色與職能2-1-4改善時間管理的方式管好自己時間時間管理生命管理212-2會議－運作技巧確定是否“有必要開會”或有取代開會辦法精簡會議人數－人數少，溝通及決策較容易選擇適當時間－午後或下班後較不適合選擇適當地點－特別是年度會議，創意會議明確的會議目的／審慎議程安排／時間選擇充份的準備會議設備，用品及環境場所．．．提供必要資料或資訊給與會人員主管的角色與職能2-2-1會議前222-2會議－運作技巧掌握會議進行時間－準時開會，直接切入主題，準時結束會議專人計時及記錄，事先要求遵守會議規則避免干擾，影響會議品質或暫停休息適時的中途休息，以提昇會議品質會議結束前－重述結論／任務擔當人，以加深印象會議中有要事離席，應先徵得主席同意或會前先告知主席主管的角色與職能2-2-2會議中232-2會議－運作技巧儘快編妥會議記錄，發予與會人員會議記錄應明確記載決議事項要點，擔當人，完成時間專人定期追蹤決議事項執行狀況自我檢討會議結果是否有價值，及達到會議目的－較正式會議（關鍵的三分鐘）主管的角色與職能2-2-3會議後行動的開始242-3授權－基本觀念及要點授權是基於對部屬的信任授權是循序漸進逐步擴大授權是建立在雙方有共識，共信的前題下授權並不授責，主管仍負有部屬成敗的責任授權要充份及明確化授權之監督是放在決策過程上而非成果之上主管的角色與職能2-3-1授權基本觀念252-3授權－基本觀念及要點授權之前要先決定好工作範圍權限與責任授權於部屬要給予必要的訓練．支持及鼓勵授權要協助部屬克服工作過程的障礙授權應公開，不可私相授受先設計好授權後如何進行追蹤考核培養部屬接受授權的能力與意願主管的角色與職能2-3-2授權要點授權執行過程重於執行結果262-3授權－基本觀念及要點主管的角色與職能2-3-3授權五種程度調查問題告訴我所有狀況，我會決定做什麼，怎樣做告訴我可行的其他方案，推薦一種，我會進行評價並做出決定告訴我你會採取的行動，如果我不反對就執行採取行動，讓我知道你是怎麼做的採取行動，是否向我報告由你決定272-4人才培育－企業傳承主管的角色與職能人才訓練養成是主管的職責之一透過績效評估來規劃人才的未來發展給予人才充份的空間（舞台）和資源，使人盡其才容許錯誤，但事後詳細檢討使其有價值，有意義鼓勵向上．學習成長．參加各種研習進修真誠溝通．明確指出缺失及努力方向重視員工訓練（奇異總裁Welch領導特質之一）人是企業的根本PLATFORM282-5績效管理（Performance)主管的角色與職能績效管理目的讓表現好的員工獲得肯定，並成為其他員工的典範(錦上添花）讓表現不好的員工能有所警愓並知道自己的缺失所在，以便透過訓練，輔導或檢討加以改進（雪中送炭）績效管理是管理者重大的考驗，主管要明白績效管理的目的是什麼?292-5績效管理（Performance)主管的角色與職能績效管理執行注意事項組織要制定一套適合企業的績效評估標準要瞭解組織的特色是什麼?組織文化特色是什麼?“溝通，溝通，再溝通”從事前目標的擬定，評核的標準與方式，期間的輔導，協助，到最後評核後的績效面談學習及訓練打考績，主管要知道績效考核的內涵，善用績效考核，使之成為管理工具沒有最好的績效評估管理制度，只有最合適的績效評估管理制度?30問題與回答1.如何面對表現不稱職的同仁?2.如何辭退績效不好的同仁?第二單元主管如何做好管理工作真誠的溝通幫助同仁成長人事單位協助31第三單元計劃與控制3-1計劃之基本觀念3-2明確目標設定方法3-3計劃的四大特性3-4目標－手段關聯圖3-5計劃及方案的內涵3-6控制的基本觀念－稽核3-7控制程序及有效技術32�計劃是管理五大機能(計劃．組織．用人．指揮．控制）之首要”好的開始是成功的一半”�計劃是主管任何行動的開始，計劃是成功的保障�好的計劃容易事半功倍，企業經營成功的要訣�好的計劃要包含有兩要件1.設定明確目標2.達成目標的各種手段及方法主管的角色與職能3-1計劃之基本觀念計劃任何人尋找良策以解決未來問題之用腦過程33�Specific(明確的)�Measurable(可測量的)�Attainable(可達成的)�Refineable(可修正的)/Reasonable(合理的)�Time(有時限的)/Traceable(可追蹤的)主管的角色與職能3-2明確目標設定方法SMART原則計劃是成功的保障34�一切計劃皆為適應“未來”某種目標而設計�計劃是為“未來”問題下決策，而不是為”過去”做檢討�職位高者越應計劃（規劃）未來主管的角色與職能3-3計劃的四大特色未來性策略規劃�有系統，有邏輯的思考的一系列步驟�有彈性變更的”制宜”手段程序性STEPBYSTEP35執行決策的”熱誠”與”毅力”，計劃是成功的先決條件，除設定”目標”，尚須設定很多”方法”且熱誠的執行主管的角色與職能3-3計劃的四大特色貫徹性訂下計劃找出使命感一個週全的計劃過程之本身含有許多相關的次項計劃，通常一個計劃完成之後，常成為另外一個計劃之假設前題，層層相疊，構成一個結構複雜而嚴密的全盤”計劃網”或稱之”目標－手段網”結構性36主管的角色與職能3-4目標－手段關聯網（計劃網）目標一目標四目標三目標二手段一手段四手段三手段二有再有再有再有總經理依據經理再依總經理手段課長再依經理之手段課員們再依課長之手段提出達成全公司年度目標的手段提出達成該部門年度目標的手段提出該單位達成年度目標的手段課員提出達成該單位年度目標的手段目標－手段關聯圖年度目標37主管的角色與職能3-5計劃及方案的內涵�良率改善方案�交貨準時方案�設備保養方案環環相扣企業計劃(企劃)�生產計劃�業務計劃�建廠計劃．．．．．�產品促銷方案�新客戶服務方案�產品經濟方案�土地規劃方案�廠房設計方案�人力規劃方案計劃方案政策及策略行動程序經費預算組織人員時間進度預估成果效益．．．．活動項目企劃38主管的角色與職能3-6控制的基本觀念－稽核成功的