第三章 秘书工作环境

第三章秘书工作环境[学习目的]通过本章学习，了解影响秘书工作的环境有哪些种类，它们是如何影响秘书工作的效率以及如何适应与改善这些环境。秘书工作是在一定的环境中进行的。这个环境叫秘书工作环境。秘书工作环境是客观存在的，是多方面，多层次，多种因素的总和。秘书工作功效会受到各种环境因素的影响。环境有各种各样的类型。这些环境有的有利于秘书工作，因此必须采取保护，使秘书工作适应这种环境；有的却是不良的环境，那就要采取改变或限制，使环境适应秘书工作的要求，从而提高秘书工作效率。影响秘书工作的环境有宏观环境，中观环境和微观环境三种。第一节秘书工作的宏观环境一、秘书工作环境的涵义和特点环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。秘书工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。秘书工作环境特点有：1.复杂和多样性。2.差异性。3.变异性。环境的上述特点，深刻的影响秘书工作与环境之间相互作用的过程：1.环境决定，影响或制约秘书工作；2.秘书工作必须适应环境；3.环境的变化必然导致秘书工作发展变化；4.秘书工作对环境有能动作用：一是改善环境，二是污染环境。二.秘书工作的宏观环境宏观环境，又称为一般环境，或大社会环境，它处于所有组织之外，并组织发生影响的外部环境。它是一种必须监测和适应的不可控制的环境。秘书工作的宏观环境主要有：政治法律环境，经济环境，科技环境，文化环境等。1.政治法律环境与秘书工作2.经济环境与秘书工作3，科技环境与秘书工作4，文化环境与秘书工作文化分为传统文化和现代文化。传统文化具有保守性，即对新的事物视之不惯，不乐于接受；权威性，即崇尚权威，重服从；感情性，即公众问题或公共争议的解决，多是由有声望有地位的年高者出面解决，予以劝说，要求争议的当事人重情义，轻利害，讲情面，顾大体。第二节秘书工作的中观环境秘书工作的中观环境是指秘书所处的组织的性质，制度与结构方面的环境。它对秘书工作有着重要的影响。一、企业的组织结构现代企业是以现代企业制度为基础的。它是在国家公司法的规定下组建的。其组织模式就是公司法规定的几种形式。这几种形式有有限责任公司，国营独资公司，股份有限公司。任何一个公司组织中的工作人员由于地位的不同，纵向分为高级管理人员，中级管理人员和操作执行人员。在企业中，董事会定期开会制定决策，决策以后由高级管理人员作具体的决策，又由中级管理人员组织实施，操作执行人员具体执行。由于中层不可能担负起一个企业所有的职能，因此，必须将企业的中层横向分为若干职能部门（见阅读资料）。公司的各个部门的职能及形成的相关文件表格（略）第三节秘书工作的微观环境微观环境，又叫办公室环境，是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。一、办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响办公室环境包括：第一、办公室的空间环境，系指房屋建筑与分配，办公空间的大小，家具的布置；第二、办公室的视觉环境，它包括色彩，光线；第三、办公室的听觉环境，指办公室所处的有益或无益声音；第四、办公室的空气环境，指由生理空气因素（湿度，温度，空气流通与净化）造成的办公室的整个气氛；第五、办公室的健康与安全环境。办公室环境对秘书工作效率的影响可以从以下三点说明：1.作业方面：办公环境对秘书人员的器官功能，知觉感受，体力消耗，心理反应都有直接影响，比如光线不足，足以使人的辨别力降低，眼力消耗较大，而生疲倦，使注意力难以集中，则效率降低。2.生理方面：环境变化必然会引起生理变化。办公环境不适宜，会增加秘书的体力消耗，体力消耗过多则生疲劳，疲劳生则工作兴趣减低。兴趣低，工作效率必随之递降。3.心理方面：办公环境的不适宜，会引起秘书对工作厌烦的心理反应。这种心理反应自然降低工作效率。心理厌烦导致人的精神苦闷及抑郁和怒怨之感。这些心情对工作效率皆有不良影响。二、办公室环境的管理原则办公环境的管理是指对办公室环境加以合理的设计，组织和控制，使其达到最符合秘书工作的需要，进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。在对办公环境进行管理的过程中，要坚持以下的原则：1.方便，即办公室的布局应该力求方便省时，如相关的部门及设备应尽可能安排在相邻的地方，以避免不必要的穿插迂回，便于工作的协调和同步进行；2.舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文具的摆放要井然有序。3.和谐统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化设备等的大小，格式，颜色等协调统一，这不仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。4.安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境和办公室存放财物的安全条件；信息，如纸质文件，存储在计算机里的数据等的安全和保密能否得到保障；电器的电源，电线，器物的摆放是否对人员造成生理上的危害等。三、办公室的空间设计所谓办公室的空间管理是指组织为节省成本，有效地利用空间，缩短工作流程，迅速处理信息，提供良好工作环境，并促进秘书与其他工作人员的沟通与协调所作的办公室内的布置。办公室空间管理的内容包括：1.各职能部门的场地设计2.工作中心的设计特殊工作中心，指特殊用途或专门业务的工作中心，它包括：⑴接待中心，该中心是公司机关和外界接触的媒介，故布置应井然有序。其设计要点是：远离公司机关主要部门，以免访客的干扰；放置公司简报或其它阅读资料的地方，应光线充足以利阅读。⑵计算机中心，其布置要点：注意适当的湿度和温度，相对湿度为40℅—60%之间，温度在18℃—20℃之间。3.开放式办公场地的布局开放式办公场地又叫自由式的聚集办公室。其特点有：⑴没有个人办公室，工作空间的位置通过安排可活动的物件来确定；⑵每次进行工作间布局规划时，并不考虑窗户或其它常规结构的限制，而是以信息流和工作运转的自然路线所形成的不统一的款式来安排的；⑶工作人员的地位更多地是由分配给他们的任务，而不是由他们的位置来确定的，如高级管理人员可以有较大的办公室及不同颜色，不同形状的办公桌，除此以外，几乎没有可以看得见的等级标志。开放式办公室有以下优点：⑴降低能源成本和建筑成本；⑵减少占地面积；⑶降低了重新布局的成本；⑷由于拆除了办公室的隔屏，管理者与被管理者的交往障碍减少了这有利于排除心理障碍。4.办公房间的空间设计四、办公室的视觉环境管理办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物的颜色和照明。1.覆盖物，它包括墙壁，天花板，地面，门窗，支柱等上面的覆盖物。⑴有效的使用颜色。⑵地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁，天花板的颜色协调一致，以保证一个统一的，和谐的环境。2.照明，指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。⑴光线的量。光线的量一般用w(瓦)代表。⑵光线的质。⑶光的设计。五、办公室的听觉环境管理1.消除噪音的来源。2.用吸音的材料以减少噪音的影响。3.适量音乐的播放。六、办公室的空气环境管理1.温度。4.空气的净化。七、办公室的保健与安全环境保健，又叫健康保护。办公室的健康环境对秘书人员具有不可忽视的意义和重要性。秘书人员保持良好的健康的身体，足以促进工作效率的提高。可谓“健全的精神寓于健全的身体中”。组织应如何推行对秘书人员的保健方法呢？其主要方法有：1.定期健康检查。2.灌输卫生知识。3.采行疾病预防。4.保持环境整洁。5.推行健身运动。6.举办康乐活动。要造成一个安全的环境，就必须在以下方面加强管理：1.防盗。2.防火。3.防止意外伤亡。第四节阅读资料一、组织结构图二、商业文件简介商贸活动中形成各种商业文件（见下图），这些文件在企业部门之间流动，下面对这些文件加以简单介绍：买方---——————————————卖方讯价涵件-------------------------------→←———————————价格表←-———————————报价表订单—————————————→←———————————通知单←———————————结帐单←———————————借记通知单←———————————信用单←———————————结帐单付款———————————→←———————————收据1.请购单大华公司的设计部门主管的秘书，所在部门需要购买6块制图板和直角尺，首先要写好请购单（见下图）后，送往该公司的物资采购部门，这笔交易就开始了。2.询价函件大华公司的采购部门接到设计部门的请购单以后，立即向供应制图板的两三个公司发出了询价函件。询价函件大华公司致亲爱的先生：我看到贵公司在电视中刊播的有关办公设备和用具的广告。如果你肯乐于给我公司6张制图板（规格为470㎜×650㎜）的直角尺的报价单，我将感到非常高兴。请考虑给我公司最优惠的条件及最早的发货日期。你忠实的主要买主（签名）大华公司2004年2月9日3.报价单办公设备生产商的销售部接到大华公司的询价单后，向该公司寄去报价单，提供对方所需要的商品信息。报价单寄：大华公司大华公司采购部某某先生：为了回答您________年____月____日的询问，我很高兴对下列物品对您报价：木质制图板（尺寸为470mm×650mm）和不透明直角尺（650mm）均为26元，这个价格包括我公司货车运送货物的费用。交货日期：接到订单后的两周交付方式：交货以后的一个月内以现金实数支付我们期待着收到您的订单。收到您的订单以后，我们将立即着手办理此事。某某办公设备用具有限公司销售部主管（签名）4．订单大华公司采购部的某某先生比较来自不同的办公设备用具公司销售部的报价后，向其中的一个公司发去了订单。订单_______________________________________________________________________________寄自：大华公司，某某市某某街78号寄往：某某办公设备用具有限公司请提供：数量产品说明价格（元）备注6木质制图板26由公路运输发往大华公司（上述地址）5．发货单某某办公设备用具有限公司的销售部收到大华公司的订单，并收到款后，在准备发货的同时准备发货单通知买方。发货单来自：某某办公设备用具有限公司。发送至：大华公司某某市某某街78号。发送日期：_______年______月_____日包裹号产品说明订单号46张木质制图板（尺寸为470mm×650mm）和不透明直角尺（650mm）一个板条箱1234接收时货物密封，状态良好。客户签名：_________________。6．收货票据当货物运到大华公司的接收部门时，由这个部门开出一张内部收货票据。收货票据供货商：某某办公设备用具有限公司收货日期：_________年_____月_____日数量产品说明订单号6制图板和直角尺1234订货人：货物接收者：检查员：分发：财务部门仓库保管员买主7．发票某某办公设备用具有限公司在给华大公司开出发货单的同时开出发票，内有后者所需要的货物的细节价格。三、文章摘录下列文章摘自（台湾）石咏琦的《谈天才秘书》一书：《秘书的前程规划》《迈向二十一世纪》第五节技能训练[训练目标]通过训练，学生能准确地为公司各职位在组织结构图中定位，熟练掌握商业文件流的程序。一、请为你熟悉的某公司设计一个详细的组织结构表；二、现有一家电脑公司，请将下列职位归入组织结构图中合适的位置：总经理助理行政办公室总经理销售部董事会计划财务部推销员车间生产部市场部会计出纳•拟训练：秘书决定为自己的办公室购买一台新的计算机，经过有关领导的同意，他看了一位操作员的演示以后，选好了满意的机型号，开始订购。演员：买方：公司秘书公司的采购员公司的财务部职员公司的仓库保管员卖方：电脑公司的销售部门职员以上演员都在模拟办公室里，各就各位，每人办公桌上放置一台电脑和打印机。请演示从发出订购单开始公司与电脑公司之间形成的商业文件流的程序。以上训练可分组进行。