第二章秘书工作起源与发展

第二章秘书工作的起源与发展第一节我国古代秘书工作一、传说中的黄帝时代黄帝时代的秘书官：“史官”与“纳言”•仓颉造字，任黄帝的史官。－－《汉书.古今人表》•“龙……命汝作纳言，夙夜出纳联命”－－《尚书.尧典》“纳言，喉舌之官。听下言纳于上，受上言宣于下。”－－《尚书》孔氏传黄帝时代的公务文书•典志•《尚书》中的政治文件汇编黄帝时代的信访工作•“古代之治天下，朝有进善之旌，诽谤之木，所以通治道而来谏者”－－《汉书.文帝本纪》》进善旌、诽谤木（华表）↓敢谏之鼓敢谏鼓二、奴隶社会时期的秘书工作1.周初秘书机构：太史寮（中央秘书处）↙↓↘↘“四史”：左、右、内、外左史：国君政事右史：国君政事言论内史：拟制简册外史：四方之志以及诸侯世系家谱↓椽（chuán）史：文书抄写与保管掌节：印信符节西周、春秋秘书工作制度土地、户口的登记保密制：“天府之藏”王命文书的正副本制度：用印制度：泥印战国时期的秘书官职•公务秘书：•秦：尚书•赵：御史•楚：左徒•私人秘书：•客、士→师爷三、封建社会时期的秘书工作•1.多层次的秘书机构与秘书队伍•2.完备的秘书工作制度•3.种类丰富的官府公文与应用文1.封建社会时期的秘书机构•西汉成帝：“尚书台”（后改为“尚书省”）魏文帝：“中书省”、“门下省”隋唐：“中书省”、“门下省”、“学士院”（翰林院）宋：“中书省”、“门下省”、“枢密院”元：“中书省”、“行中书省”、“行枢密院”明：“内阁”（设中书科、诰敕房、制敕房）、“通政使司”、“司务厅”、“尚宝司”清：“内阁”、“翰林院”、“军机处”（设方略馆、内翻书房）、“通政使司”、“奏事处”封建社会的秘书人员御史大夫、尚书令（尚书仆射、尚书郎）、博士、主玺令史、谒者令、中书令（中书监、中书侍郎、中书舍人）、黄门侍郎、翰林学士、长史、主簿、记室令史、掌书记、令史、书吏等清末：私人幕僚绍兴师爷，幕馆，《幕学举要》、《入幕须知》等古代秘书工作与秘书人员时期发展情况秘书人员称谓原始社会后期萌生而渐具雏形史官、百揆、纳言夏商周正式确立巫史、史官、太史、御史、掌书、左徒秦汉制度建设卓有成就御史大夫、尚书；主簿、长史魏晋南北朝公文理论取得重大成就中书监、中书舍人唐宋臻于成熟翰林、中书、枢密史、司马、判官、主簿元明清机构健全、组织严密、制度完备中书、案牍、典簿、主案尚书、殿阁大学士、内阁学士、通政司、司礼监军机章京；主司、司务、书吏2.封建社会完备的秘书工作制度1.保密制度2.行文制度3.三省制度4.一文一事制5.文书立卷制6.限期承办制7.贴黄、引黄制8.条旨制（批红、票拟制）9.催办制10.文书制度11.秘书的选拔、使用、考核、监察制度等秘书的选拔、使用、考核、监察制度唐：官吏铨选标准：身、言、书、判。身，体貌丰伟；言，言辞辩正；书，文笔流畅，文字楷法遒美；判，文理优长和实际工作能力强考核制度：德、行德的标准是“四善”，德、慎、公、勤行的考核标准有27条3.种类丰富的官府公文与应用文•陈寿《三国志》中提到“公文”一词•曹丕《典论.论文》•陆机《文赋》•挚虞《文章流别论》•刘勰《文心雕龙》第二节近代中国的秘书工作一、晚清时期的秘书工作政府秘书工作开始参照外国制度1911年5月《内阁属官制》规定内阁设“承宣厅、制诰局”，负责秘书工作。陆军部首先设置“承政司”，下设“秘书科”等四科。地方总督、巡抚等大员身边设“秘书员”近代技术在文书档案中得到应用适应洋务运动的发展，一些厂矿企业中也设有文书档案机构。如：文案处二、中华民国临时政府时期–总统府下设秘书处，设秘书长一人。各省都督府设秘书厅（处、局）、文书局（部）–贯彻反封建的思想，文书工作进行了各种改革《公文程式条例》–出现私人秘书三、北洋军阀统治时期的秘书工作•为适应对外交往的需要，国务院设有各种专门的外事秘书，如英文秘书、日文秘书。•培养官吏的学校里设置了公文课程。《公文程式》（直隶法政专门学校编制）四、国民党统治时期的秘书工作•政府设立了一整套秘书机构，各级政府都设有专门的秘书工作机构秘书处(总务、机要、撰拟)秘书室秘书长秘书录事事务员书记员1927－1945：三次“文书改革”运动•1.“公文改良办法”•2.“文书档案连锁法”•3.提出秘书的任职资格问题《国民政府秘书及科员任用规则》1.国民党党员；2.国内外大学或专门学校以上毕业的学历；3.具备任文职三至四年的资历，有特殊的学识经验；4.由国民党委员二人推荐或主管长官保准。第三节中国共产党历史上的秘书工作和新中国的秘书工作一、建党初期的秘书工作1923年第三次代表大会上决定建立秘书制，大会选出中央秘书：毛泽东《中国共产党中央执行委员会组织法》“秘书负责本党内外文书及通信及开会记录之责任，并管理本党文件。本党的一切函件须由委员长及秘书签字。”“执行委员会的一切会议，须由委员长与秘书召集之。1926年四届三中全会决定中央设秘书处，下设五科（文书、会计、交通、翻译、出版）。各省委也分别设秘书处或秘书科。二、第二次国内战争时期的秘书工作建立文书工作规范1931年瞿秋白为党中央起草《文件处置办法》建立机要科总务处文书、收发、印刷、交通三、抗日战争时期的秘书工作1937年，党中央重设了秘书处，下设“机要、文书、材料、会计”四科。《陕甘宁边区政府组织条例》“管理边区政府委员会会议通知及记录，撰拟、保存及收发文件，管理边区政府会计杂务，编制统计及报告，登记边区政府各厅、部、处职员进退，典守印信及不属于各厅、部、处的各种事务。”1938年后，边区政府均设秘书处或秘书室，配主任秘书、秘书、文书、庶务和收发等人员，承担各项秘书工作。抗日战争时期的秘书工作制度颁布《陕甘宁边区新公文程式》、《改革公文各式的理论与实践》等文件签批电报制度、传阅文件制度、文件登记、批办制度等加强了会议组织工作，制定会场规则。四、解放战争时期的秘书工作逐步形成以后各省、市秘书机构的架构1948年华北人民政府秘书长秘书厅(后改为办公厅)：秘书处、行政处、人事处、新闻处、交际处、调查研究室等工作模式“秘书长领导办公厅，统管政策研究工作、秘书与行政工作、机关事务工作”进一步改进和完善文书工作。发布《公文处理暂行办法》和《办事通则》等文件。公文种类有所增加，实行“一事一报”制度，完善了电报的承办和归档制度。五、新中国的秘书工作建国初总结秘书工作经验，改革国民党统治区秘书工作，逐步建立适应社会主义国家的秘书工作机构与制度。完善秘书工作组织规范秘书工作提高秘书工作效率《简化公文公约》《关于文电处理工作的决定》《关于统一文件纸形与格式的规定》《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》《关于学习标点符号的指示》《公文处理暂行办法》《保守国家机密暂行条例》《关于加强文书处理工作和档案工作的决定》《关于处理人民来信和接见人民工作的规定》《关于机要秘书工作的暂行规定》《关于秘密文件管理工作的暂行规定》第四节港台及外国秘书工作概况－、港台的秘书工作（一）香港的秘书工作《秘书必读》［香港］梁凤仪.中信出版社出版社访问香港地区约60位秘书的问卷调查结果•一位出色秘书具备以下条件之重要性百分比020406080100120细心醒目温柔有礼貌忠心人际关系好外貌吸引人学历高办事效率高有条理记性好口才好非常重要重要不重要上司最令秘书满意的原因百分比薪金好及公司机构好9%能向他学习很多新事物20%工作满足感16%敬重他的才干22%敬重他的为人13%他、她待你好18%幽默2%薪金好及公司机构好9%能向他学习很多新事物20%工作满足感16%敬重他的才干22%敬重他的为人13%他、她待你好18%幽默2%香港的秘书基本上都是民间的、商务性的秘书。绝大部分都是雇佣服务人员。上司或老板对秘书人员要求很严格。十分重视秘书的职业道德、基本观念的培养。香港秘书的职业培训基本定位于中专这一层次。“一个能操多国语言的秘书，必比一个有学士、硕士、博士学位的受欢迎”。“成为一个出色的秘书，不必要有高学历，事实上秘书的学识只须达到秘书专科合格程度便可以应付工作，要做得出色，却是要知识渊博且训练语言，发挥在这方面天份。”－－梁凤仪例：某学院商业系，设有如下与秘书相关的专业：1、商业电脑学文凭课程2、行政秘书学文凭课程3、高级行政秘书学文凭课程一般中级行政秘书文凭课程包括10个左右秘书实务；行政程序；商业簿记；速记原理；商业事务管理；商务英语；听写；速记（每分钟50－80字）；商业信息传播；电脑应用及基础。有秘书的授证考试：英国特许秘书及行政人员公会的秘书特许状考试。剑桥办公管理国际证书考试（原剑桥秘书证书考试）英国伦敦工商会考试局秘书证书(LCCIEB)有秘书协会：香港公司秘书公会（HKICS）（原英国“特许秘书及行政人员公会”的香港属会）二、台湾的秘书工作台湾学界对秘书的几点看法雅虎网站秘书工作大抵分为三类：•事务性的工作•管理性工作•沟通支援性工作台湾学界认为，秘书工作的特征就是“必须依照所属上司的旨意，去更改秘书业务的内容，这就是秘书工作的特征”。“经常将上司的心当做自己的心”，“没有个性是秘书最大的个性台湾学者：如果秘书在品德上有了偏差，其不良影响会是，有才能的秘书要比平庸的秘书更甚于十百倍。“有好的上司，才有好的秘书”，根据同理反过来说：“秘书如此，其上司也自必如此”。“对上司有用”的关键三点：一、秘书并非上司。二、恪守秘密。三、要多了解上司。台湾的秘书组织秘书协会：台湾专业秘书协会（原为台北市企业秘书协会）秘书的授证考试：美国行政专业协会外国秘书工作概况一、美国的秘书工作学历高受人尊敬靠能力不靠长相美国秘书越老越吃香.汪楚仁.人民网美国秘书的职责范围比较广泛秘书工作大体可分为三个方面的工作：日常工作；指派性；独创性的工作。秘书处理工作享有广泛自主性。美国秘书工作专业化程度较高秘书种类、职级划分细密美国秘书统称“一般管理、文书、事务”职业大类，下分41个细类，其职级纵向分为14个等级，由低到高，技术要求由简单到复杂，工作范围由单纯到综合，招聘条件和薪金待遇也不一样。美国有较多的秘书团体国际行政专业人员协会前身：全国秘书协会，国际职业秘书协会宗旨：“作为职业秘书的代言机构，维护秘书的合法利益，提高秘书的业务技能和职业地位”CPS考试CertifiedProfessionalSecretary美国秘书周、秘书节1952年6月1日至7日为全美第一个秘书周6月4日为秘书日每年4月份的最后一个完整的星期，该周的星期三作为秘书日行政专业周、行政专业日国际秘书节1952年，美国商业部长接受建议并宣布，1952年的6月1日至7日为全美第一个秘书周，6月4日为秘书日。美国总统布什参考译文：我很高兴地对本次由国际行政专员协会（IAAP）主办的行政专员周50周年庆典活动表示热烈的祝贺。肯定秘书工作的作用，并为秘书和行政工作创造机遇。今天，在美国有390万秘书和行政助理人员。他们在政府办公室，私营公司、社区组织及其他无数机构中从事着重要的工作。这些专业人员的工作已经，并将继续促进美国的进步。我谨向行政专员们的辛勤工作以及你们对于自己事业的贡献表示致敬。我同时也感谢IAAP在职业的高标准及专业性方面所做的努力，你们致力于提高会员的技巧和能力，进而为美国经济的繁荣做出了很大贡献，是值得骄傲的。给予最真诚的祝福。2002年3月5外国秘书工作发展的特点和趋势路易斯.奥特罗：《新时代新秘书》《秘书之友》2006.2秘书工作的普遍化和社会化就业的人数多美国：390万，从业人数最多的职业之一分布的社会领域广泛，社会影响性大成为新兴的行业，有专门的行业组织国际行政专业人员协会欧洲专业秘书协会日本秘书协会亚太行政专业协会等秘书女性化美国秘书99%为女性，300多万秘书中，男秘书仅为4.25万。西班牙从事秘书工作的人中，98%是女性工业革命之前，办公室工作大多为男性秘书处理和完成。工业革命之后，随着大办公室越来越多，办公室事务也渐渐落到女性秘书的手中。