第二章秘书的一般能力

第二章秘书的一般能力学习目标思考练习主要内容视野拓展本章导言了解能力的基本概念；了解能力与知识、技能的关系；理解一般能力对于秘书工作的重要影响；掌握秘书人员一般能力的基本要求。知道影响能力形成和发展的各种因素；会用能力测验方法了解自己的能力水平；掌握秘书人员各种一般能力的培养方法。观察力、注意力、记忆力、想象力、创造力、思维力等都是能力的重要组成部分。通过秘书人员的工作实践，探讨对秘书人员一般能力的要求以及秘书人员一般能力的培养问题，提高秘书人员从事各种工作活动的效率。第六节秘书的思维力第二节秘书的观察力第四节秘书的记忆力第三节秘书的注意力第五节秘书的想象力第一节能力概述第一节能力概述一、什么是能力三、能力的个别差异五、能力结构二、能力与知识、技能四、影响能力的因素六、能力测验本节点睛人的能力是和活动相联系的，在活动中形成、发展和表现出来的，离开实践活动，人的能力就无从体现。缺乏某种能力的人也会对他从事某项实践活动带来障碍。一、什么是能力能力是直接影响活动的效率，使活动顺利完成的个性心理特征。人们从事任何项重要的活动，完成一件有意义的工作，都必须依靠一定的能力。例如：搞创作，必须具备写作能力；从事绘画，必须掌握绘画技巧。曹雪芹《红楼梦》凡高《向日葵》知识是人类社会历史经验的总结和概括，技能是一种操作技术。知识、技能和能力关系密切。能力在学习知识、掌握技能的过程中发展；能力在一定程度上决定着人们对知识、技能的掌握和运用的程度；能力影响着人们掌握知识技能的快慢、深浅、难易和巩固程度。二、能力与知识、技能能力的类型差异。这种差异主要表现在各种心理活动过程方面。能力发展的水平差异。人的智力水平有高有低，基本上是属于正态分布。能力表现的早晚差异。这种差异主要表现为三种现象：人才早熟或早慧；中年成才；大器晚成。三、能力的个别差异偏高20%智力正常的儿童60%偏低20%312四、影响能力形成和发展的因素先天素质的影响早期环境和经验的影响教育和实践活动的影响勤奋与爱好的影响能力有着复杂的心理结构，是各种心理品质的总和。关于能力结构问题，心理学界有许多学说。如斯皮尔曼的能力二因素说、吉尔福特的智慧结构学说、施莱辛格和格特曼的智力二维结构学说等。五、能力结构心理测验按测量类型可以分为三种（见图3-1）。六、能力测验图3-1心理测验的种类心理测验能力测验成就测验人格测验普通能力测验（智力测验）特殊能力测验第二节秘书的观察力一、什么是观察力三、秘书观察力在秘书活动中的作用四、秘书观察力的培养二、秘书观察力的基本要求本节点睛观察是人们认识世界，进行各种创造性劳动的基础，是科学研究中最基本的方法。秘书担负的工作比较特殊，接触面广，必须具备良好的观察力，随时发现工作中的问题，及时向领导或有关部门反馈。观察力是人们有意识地对事物进行知觉感受的能力，是人们认识事物的必要前提。人们对于客观事物的认识总是有一个渐进过程，第一步是感觉和知觉。知觉有些是有意识的，有些则是无意识的。观察是有意识知觉的最高形式，是一种有目的、有计划、比较持久的知觉活动。一、什么是观察力二、秘书观察力的基本要求观察是人们认识事物的前提，能否对客观事物进行比较全面深入的观察，将直接影响到人的认识的正确与否。对于秘书的观察力的基本要求，主要有以下三点。要求秘书在对事物的观察过程中，排除各种因素的干扰，避免主观臆测。要求秘书克服各种不利因素的影响，排除外部的干扰因素。必须克服内部因素的影响：观察者兴趣、动机、态度和知觉参考的影响。秘书工作者必须克服各种不利因素的影响，从实际出发、实事求是地去观察事物。（一）观察的客观性（二）观察的全面性观察的全面性，就是要避免在观察事物或事件时只注意一点而忽视其他，出现片面性。观察的全面性是对事物认识、判断的基本前提。秘书必须立体地、多层次地、多角度地看待问题，把被观察对象放在对象所处系统中观察，这样才能获取比较全面的认识。关于对事物观察的全面性，宋代大文豪苏东坡的《题西林壁》有比较形象的描绘。《题西林壁》横看成岭侧成峰，远近高低各不同。不识庐山真面目，只缘身在此山中。观察的敏锐性是指观察者在观察活动中能够迅速抓住那些反映事物本质而又不易察觉的现象。作为秘书，要有“政治敏感性”，要有“灵敏的政治嗅觉”，掌握领导的意图和要求。观察的敏锐性能够帮助秘书正确恰当地处理各种复杂的人际关系，通过细致而敏锐地观察，沟通感情，融洽关系。（三）观察的敏锐性三、秘书观察力在秘书活动中秘书良好的观察力是收集信息、发现问题的重要条件。秘书工作的职责之一是信息反馈，良好的观察力以使秘书积极主动地寻找各种信息，而不是消被动地接受信息资料。秘书良好的观察力可以帮助秘书更深刻地认识事物，形成正确的观念。一个秘书获得良好的观察力，主要有以下两种途径：首先，要做好观察准备，明确观察目的，培养观察兴趣和意向，养成一种自觉的习惯，做到时时留心、事事留心、处处留心。其次，应掌握正确的观察法，做到有顺序、有系统地进行观察。四、秘书观察力的培养第三节秘书的注意力本节点睛一、什么是注意二、秘书注意力的基本要求四、秘书注意力的培养三、秘书注意力对秘书活动的影响注意就是那扇门，一切由外部世界进入人的灵魂的东西都通过这扇门……——俄国教育家乌申斯基注意，是指人的心理活动对一定对象的指向和集中。指向是在每一瞬间把心理活动有选择地朝向于一定的事物；集中是把心理活动贯注于某一事物，而同时离开其他事物。一、什么是注意当我们的注意力被有意无意地指引到上面时，我们就忽略了自己脚下真正的危险……注意是心理活动的重要组成部分，是各种心理活动的共同特性，可分为两种（见图3-2）。图3-2注意的分类无意注意在没有人的任何意图、没有预先提出的目的、不要求意志努力的情况下自然而然地产生的一种自觉的、有预定目的并经过意志努力而产生和保持的注意注意初级有意注意高级注意力，是指人们有意注意的能力，是一个人按照预定的目的在指定时间内把心理活动集中指向一定对象的能力。良好的注意力可以使人们更快地更多地感知、记忆客观事物。秘书人员培养良好的注意力，对于顺利完成各项工作意义十分重要。二、秘书注意力的基本要求秘书注意力的基本要求（见图3-3），反映了秘书注意力品质的基本特征，秘书应该自觉地加以培养。图3-3秘书注意力的基本要求注意力基本要求广阔性稳定性转换性分配性（一）注意的广阔性注意的广阔性也叫注意的范围，是指人们在同一时间内能清楚地把握对象的较多数量。如果一个人在同一时间内比另外一个人能够看到或记住更多的内容，则说明这个人注意力比另外一个人强。一个秘书人员的注意力狭窄，不仅不能迅速地获取有价值的信息资料，而且会影响注意的视野，变得孤陋寡闻。（二）注意的稳定性注意的稳定性又称注意的持久性，是指能够长时间把注意保持在稳定的对象或活动上。注意的稳定性因人而异。有的人能够较长时间地注意某一对象而不发生转移，就说他注意力比较稳定。秘书工作者要把注意力集中到工作中的重要问题上，长时间地不分心，不动摇。（三）注意的分配性注意的分配性是指在同一时间内注意分配到两种或几种不同的对象上。一个熟练的打字员，需要把大部分的注意集中到文稿上，而只把较少的注意力放在手的动作和键盘上。善于分配自己的注意力，对于秘书工作是很重要的。注意的分配性与注意的稳定性反映都是一个人注意力的情况。注意的分配不是注意的分散，是指在一定时间同时把注意稳定在几个对象之间的能力。注意的稳定性不仅仅是指注意一个对象，而是指不随便更换注意的对象，有意识地控制注意的能力。（四）注意的转换性注意的转换性是指有目的地、及时地把注意从一个对象转移到另一个对象上。注意的转换性反映了一个人处理问题的机动性，表现出一个人应变力的高低。作为一个秘书，对于已经顺利完成的工作或者虽然没有完成但又出现了新的较为重要的工作，必须能够及时地转移自己的注意力。秘书良好的注意力有助于秘书集中精力去解决工作中的主要问题，以提高工作效率。作为秘书，必须善于控制注意力，有选择地、有目的地去完成那些适时又紧迫的事情。那些什么事情都想做的人，其实什么都不能做，而终于导致失败。——黑格尔三、秘书注意力对秘书活动的影响秘书工作者要培养对工作、对事业的兴趣，自觉地投身于工作，培养良好的注意力品质。同时运用意志力的作用，提高自制能力，克服注意力分散的弱点。四、秘书注意力的培养第四节秘书的记忆力本节点睛一、什么是记忆二、秘书记忆力的基本要求三、秘书记忆力的培养记忆是人知识的宝库。人的一切活动，只有在记忆的基础上才可能进行。一个人失去了记忆能力，一切心理活动都要中断。记忆是指人脑对过去感知过、经历过的事物的反映。通过记忆，可以储存感知的形象、理性的知识、已形成的智力和操作技能，可以重现发生过的情感。通过记忆，既可以积累个人实践的直接经验，又可以巩固学习的间接经验。一、什么是记忆二、秘书记忆力的基本要求记忆力是指人们在记忆活动过程中所表现出来的一种心理品质。和观察力、注意力、想象力、思维力一样，属于人们的一种基本认识能力。秘书记忆力的基本要求主要有三点。（一）记忆的敏捷性反映了记忆的速度特征。记得快，可以节约大量的时间，可以提高学习、工作效率。秘书有许多时效性很强的工作，如领导临时交办的事项，必须迅速把它们记住。（二）记忆的精确性要求秘书能够准确精细地记住识记对象，使获取的各种信息准确无误，不能模糊猜测。比如，秘书应对本单位的基层部门、各部门的人数等精确地记忆，在起草文稿引用数据时才能做到真实、准确。我国著名的桥梁专家茅以升的记忆就非常精确，能够背诵圆周率π到小数点后100位。（三）记忆的持久性人的记忆分为短时记忆和长时记忆两种类型。长时记忆多数是对短时记忆加工重复的结果，但也有些是因为印象深刻一次形成的。秘书记忆的持久性对于处理日常工作是极为重要的。比如，经常要用的本单位的一些基本数据资料；在陪同领导外出或在会议期间，领导对某项事情进行的查询。三、秘书记忆力的培养（一）重视秘书记忆力的培养秘书工作者应该培养有意记忆的能力。人的记忆按照有无识记的目的可以分为有意识记和无意识记两种（见图3-4）。1图3-4有意识记与无意识记的记忆有意识记——有明确的目的并用一定方法进行的记忆方式无意识记——依靠自己的兴趣及外界事物的强烈刺激来实现记忆秘书工作者要积极培养有意识的记忆能力，明确记忆的目的，自觉地克服各种记忆障碍，完成记忆任务。也应充分重视运用记忆的规律，善于将有意记忆化成无意记忆，以提高自己识记的兴趣，将记忆变成一种良好的习惯。加深理解，融会贯通，增加意义识记的能力。根据人们对材料的理解程度及材料自身是否有规律，记忆分为意义识记和机械识记（见图3-5）。2图3-5意义识记与机械识记意义识记机械识记记忆根据对材料理解程度以及材料自身是否有规律划分秘书应该充分运用以往的知识经验，寻找材料的意义以及内在联系，找出规律，加深理解，融会贯通，提高意义识记的水平，这样可以不断提高识记速度，并使记忆保持长久。掌握一定的记忆原则，积极同遗忘作斗争。培养记忆品质，必须了解遗忘的特点，掌握遗忘的规律。艾宾浩斯遗忘曲线：遗忘先快后慢。人们学习中的遗忘过程是不均衡的，识记的最初遗忘很快，后来逐渐减慢，到了相应时间几乎就不再遗忘了。秘书在学习新东西后，要及时地复习、巩固。3艾宾浩斯遗忘曲线适当地掌握记忆方法，可以帮助提高记忆水平。简化法，即由繁化简，抓要点，记提纲的方法；分组法，即把知识内容按规律性进行归类；联想法，即运用回忆，将有关材料通过对比、联想的方法再现出来。秘书应该借助纸笔，积极地锻炼记忆力水平，同时，还要运用其他手段来帮助收集资料信息。（二）秘书记忆力培养的方法第五节秘书的想象力本节点睛一、什么是想象四、秘书想象力的培养二、秘书培养想象力的意义三、秘书想象力的基本要求精神浩瀚，想象活跃，心灵勤奋——就是天才。——狄德罗（法国思想家）想象是在人脑中对已有表象进行加工改造而创造新形象的心理过程。人在认识活动中，通过对事物的感知，在头脑中形成表象，想象是在表象的基础上的再创造。想象受社会历史条件与个人心理特点的影响和制约，以客观现实为基本依据的想象对于人们认识世