第一章_秘书实务概述

《新编秘书实务》第一章秘书实务概述——秘书资格证的介绍全国秘书资格考证五级：初级秘书——前台接待（侧重考察礼仪、沟通、简单的办公设备操作）四级：中级秘书——助理（考察办事、办会的会前及会中部分，少量的协调）三级：高级秘书——部门经理（有一定的管理协调能力，危机公关，会后落实）二级：师级秘书——例：董事会秘书（有较高的组织、策划、协调能力，很好的管理者）——秘书资格证的介绍全国中级秘书资格证书（涉外）基本技能（中文）英语能力职业道德基础知识实务技能英语听力英语写作语法词汇100分100分100分——秘书资格证的介绍考证包含的主要课程秘书概论秘书实务办公设备使用文秘写作秘书沟通文书档案管理企业管理电子教案模版配色（1）第一章秘书实务概述引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练学习目标第一章秘书实务概述电子教案模版配色（1）通过本章学习，你应能够：1.了解秘书实务的内容2.了解秘书实务工作的性质与特点3.熟悉秘书应具备的能力及职业道德4.掌握秘书实务工作的规律与方法学习目标第一章秘书实务概述电子教案模版配色（1）“固执”的孙总秘书内容（略，请见教材第1页）问题：1.你认为王丽的做法对不对？2.如果是你，你会如何做？引入案例第一章秘书实务概述电子教案模版配色（1）作为一名秘书，在工作中遇到如下场景：1.如果你工作任务很重，但老总还是不停地布置工作给你，你很难按时完成，这时你怎么办？2.如果老板忘记布置任务给你，反而批评你没有按时完成，你应该怎么做？3.如果总经理和副总经理对待某一件事情，意见不合，你如何处理？4.当你传达领导命令时，部门人员带有强烈的抵抗情绪，你应该怎样做？第一章秘书实务概述第一节秘书实务工作的内容第二节秘书实务工作的性质与特点第三节秘书实务工作方法第四节秘书实务工作的规律与方法主要内容电子教案模版配色（1）第一章秘书实务概述第一节秘书实务的内容一、秘书实务的含义从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一个分支，它是研究秘书工作和秘书业务活动及其规律的应用学科。从秘书工作的职能的角度来看，秘书实务是指秘书工作中具体办理事务的职能。秘书实务的对象是研究辅助管理中具体的秘书业务工作程序、方法和技能，从秘书工作的实践出发，分析其中的主要特点，揭示其中的一般规律和特殊规律，为培养学生掌握秘书业务知识和实际操作能力而提供理论指导。“秘书”专业应隶属于“中文系”还是“管理系”？第一章秘书实务概述电子教案模版配色（1）思考：Q1.你想做秘书吗？Q2.你现在理解的“秘书”职业是什么样的？Q3.如果让你用几个词来形容秘书的工作，你会选择哪几个词？电子教案模版配色（1）第一章秘书实务概述第一节秘书实务的内容二、秘书实务的内容文书处理与档案管理秘书的日常事务工作商务活动与商务旅行会议组织与管理工作秘书的沟通与协调工作接待工作公文写作参谋与信息调研工作秘书实务的内容电子教案模版配色（1）第一章秘书实务概述第一节秘书实务的内容二、秘书实务的内容•办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。•办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。•办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工作。电子教案模版配色（2）第一章秘书实务概述第二节秘书实务工作的性质与特点一、秘书实务工作的性质1．辅助性秘书工作在社会工作中处于辅助性地位。秘书工作从属于领导或部门的工作；秘书只是辅助领导工作，没有决策权（但有建议权）。2．服从性秘书工作要求秘书人员坚决服从领导的指挥，按领导的意图办事。3．服务性为领导与部门服务是秘书工作的出发点与落脚点，是秘书实务的首要任务，有服务意识。电子教案模版配色（2）第一章秘书实务概述第二节秘书实务工作的性质与特点一、秘书实务工作的性质Question:作为一个秘书，“支持、理解、服从”三个词，你会选择哪一个词来形容你对领导的态度？为什么？电子教案模版配色（2）第一章秘书实务概述第二节秘书实务工作的性质与特点二、秘书实务工作的特点秘书实务工作的特点综合性与专业性相统一被动性与主动性相统一机要性与政策性相统一经常性与冲突性相统一电子教案模版配色（2）第一章秘书实务概述第三节秘书应具备的能力及职业道德秘书应具备的能力基本智能思维能力组织能力敏锐的观察能力良好的表达能力出众的记忆能力自如的社交能力良好的沟通能力深刻的思考能力全局的综合能力快速的分析能力游刃有余的协调能力灵活的应变能力点面兼顾的计划能力运筹帷幄的调度能力高效可靠的管理能力一、秘书应具备的能力电子教案模版配色（2）第一章秘书实务概述第三节秘书应具备的能力及职业道德二、秘书的职业道德恪守信用、严守机密实事求是、勇于创新文明礼貌、谦虚谨慎善于合作、严于律己任劳任怨、乐于奉献遵纪守法、廉洁奉公服从领导、当好参谋爱业敬业、忠于职守秘书的职业道德一、现代秘书实务的规律1.秘书实务规律的定义秘书实务的规律，是指秘书工作运作实践中，不同业务范畴中特有的规律，它是不同业务工作中固有的、本质的、稳定的关系和联系，是秘书工作一般规律在秘书活动特定领域的体现。电子教案模版配色（3）第一章秘书实务概述第四节秘书实务工作的规律与方法一、现代秘书实务的规律2.秘书实务的规律的内容（1）不同行业的秘书工作有各自的特殊规律（2）不同工作范畴有各自的特殊规律（3）经常性工作规范化、程序化的规律（4）领导授意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的规律电子教案模版配色（3）第一章秘书实务概述第四节秘书实务工作的规律与方法二、秘书实务的工作方法（一）抓主要矛盾的方法（二）妥善处理各种工作的方法（三）从群众中来到群众中去的方法第一章秘书实务概述第四节秘书实务工作的规律与方法二、秘书实务的工作方法（一）抓主要矛盾的方法1．ABC分类处理方法秘书应根据事情的轻重缓急，将工作分成ABC三类，并依次按照由A至B再到C的顺序处理。A类－－要事、急事（优先办理）B类－－重要但不急迫（次优办理）C类－－一般性事务（最后办理）2．秘书必须有计划地使用时间3．合理使用零碎时间方法电子教案模版配色（3）第一章秘书实务概述第四节秘书实务工作的规律与方法三、秘书的时间管理方法电子教案模版配色（3）第一章秘书实务概述第四节秘书实务工作的规律与方法将各种活动根据重要性与紧急性分类：重要性衡量标准紧急性衡量标准非常重要必须做非常紧急必须马上做重要应当做紧急应当赶紧做不太重要可能有用，但不是非做不可不太紧急推迟一段时间再做也行不重要没有任何效果不紧急时间不作为考虑的因素三、秘书的时间管理方法电子教案模版配色（3）第一章秘书实务概述做好时间规划：如何使你的时间增值？紧急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划B（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待信件、文件、电话的处理必要但不重要的会议D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些必要的应酬有趣的活动三、组织结构的基本类型电子教案模版配色（3）第一章秘书实务概述直线制结构厂长车间车间车间班组班组班组班组班组班组班组班组班组特点：命令系统单一直线传递，管理权力高度集中，实行一元化管理，决策迅速，指挥灵活。适用于规模较小、任务较单一、人员较少的组织。三、组织结构的基本类型电子教案模版配色（3）第一章秘书实务概述职能制结构厂长车间车间车间班组班组班组职能科室职能科室职能科室职能科室三、组织结构的基本类型电子教案模版配色（3）第一章秘书实务概述事业部制结构公司事业部事业部事业部工厂工厂工厂职能机构职能机构职能机构职能机构三、组织结构的基本类型第一章秘书实务概述矩阵型结构总经理职能部门1职能部门2职能部门3职能部门4A项目小组B项目小组C项目小组三、组织结构的基本类型第一章秘书实务概述案例思考1.请举例说明你较熟悉的公司组织结构图。2.假设有××计算机软件公司，请你设计出理想的组织结构。提示：有如下部门：客户部（市场部）、研发中心、售后服务部门、财务部、人事部、销售部等部门，请你详细设计出组织的结构。第一章秘书实务概述总经理综合事业部计财部质管部经理助理GPSITS董事长经理助理经理助理经理助理研发中心IT综合组市场组监控组安装组维护组第一章秘书实务概述本章小结秘书实务概述秘书实务的内容秘书实务的性质与特点秘书的能力及职业道德秘书实务的规律与方法秘书实务的含义秘书实务的内容秘书实务工作的性质秘书实务工作特点秘书应具备的能力秘书职业道德现代秘书实务的规律秘书实务的工作方法第一章秘书实务概述案例分析——史上最强女秘书PK老板4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。第一章秘书实务概述Rebecca,IjusttoldyounottoassumeortakethingsforgrantedonTuesdayandyoulockedmeoutofmyofficethiseveningwhenallmythingsareallstillintheofficebecauseyouassumeIhavemyofficekeyonmyperson.Withimmediateeffect,youdonotleavetheofficeuntilyouhavecheckedwithallthemanagersyousupport–thisisforthelunchhouraswellasatendofday,OK?第一章秘书实务概述首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑的，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身上。第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就8小时工作时间，请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间。第一章秘书实务概述第四，从到EMC的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加过很多次的班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情，我无法做到。第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题。第六，我要在这强调一下，我并没有猜想或者假定什么，因为我没有这个时间也没有这个必要。第一章秘书实务概述实践训练分组讨论：1.你们更支持谁？为什么？2.如果你是这个秘书，你觉得最好的处理方法是什么？陈述理由。实践要求：1.分成5个小组，每组10个人，请选出每组一个主持人，一个记录员。2.自由讨论时间为15分钟。3.小组达成一致意见后，由主持人上台陈述小组主要观点，陈述时间为5分钟。4.教师根据各小组表现情况给予评价。