第二章秘书职业素养

第二章秘书的职业素养学习目标•理解和掌握秘书应具备的职业素养•了解秘书应掌握的基本技能及途径•客观分析自己，提高自身素质案例一口痰“吐掉”一项合作某医疗器械厂与美国客商达成了引进“大输液管”生产线的协议，第二天就要签字了。可是，当这个厂的秘书科汪主任陪同外商参观车间时，汪主任一时嗓子发痒，随口向车间墙角吐了一口痰，然后用鞋底去蹭。这一幕让外商感到很恶心，且彻夜难眠。他让翻译给对方送去一封信，信中写到：“恕我直言，一个工厂的管理人员的卫生习惯可以反映出一个工厂的管理素质，况且，我们今后要生产的是用来治疗疾病的输液皮管，贵国有句谚语：人命关天，请原谅我的不辞而别……”一项基本说成的项目，就这样吹了。素养，即素质和修养。是指一个人在道德品质、思想作风、知识技能、行为能力等方面，经过长期修为、学习所达到的综合水平。素养是后天的、综合的，它看不见，摸不着，却体现在每个人的行为规范中，成为人的一个外在标签。它又是稳定的，对人的各种行为起到持续的影响和决定性的作用。一个人工作能力的强弱，工作质量与工作效率的高低，取决于一个人的主观因素，这主观因素的内在体现即为素养。何为素养？有的人做人光明磊落，不卑不亢；有的人却吹吹拍拍，对上卑躬屈膝，对下横眉瞪眼。有的人做事干净利落，思考周到；有的人却拖拖拉拉，丢三落四。有的人撰写文章条理清楚，文意畅达；有的人却词不达意，文理欠通。有的人处理问题头脑清楚，眼光敏锐；有的人反应迟钝，抓不住要害。有的人完成任务立场坚定，是非分明；有的人推诿扯皮，躲躲闪闪。这些都是一个秘书内在素质的外在体现。秘书的素养包括：正确的是非观念较高的理论修养良好的职业道德踏实的工作作风良好的心理素质强烈的创新意识广泛的社交能力熟练的操作能力秘书综合素养的构成概括为四部分：1.政治素养2.职业道德素养3.知识、能力素养4.人文素养5.心理素养•秘书素养——即秘书的素质修养，是指秘书人员经过学习和实践所达到的水平和境界。•大致包括道德修养、知识水平、能力结构、心理素质等即德、才、学、体诸因素。“才“——即知识与技能水平经验“德”——即政治素质和道德品质（含职业道德）秘书素质的三大组成部分情景案例刘丽丽是一位刚满19岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落榜，便到省城来求职。她再三思量，觉得自己长得不错，口齿伶俐，适合去做秘书工作。于是，她翻阅大报小报，几乎每张报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告，她喜出望外。便津津有味地阅读起来：△某国际投资有限公司聘英文秘书一名，女性，25岁以下；中英文说写流利，良好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英语大专毕业；有两年以上外资企业工作经验者优先。△某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相关工作经验，工作耐心、细致，办事谨慎，有承受工作压力的心理素质，具有较强的英语听、说、写能力以及一定的财务经验。△某集团公司聘高级文秘，大学本科或专科毕业，具有较强文字表达能力，熟悉资料分类存档。有专业知识及合资企业工作经验者优先考虑。△某汽车配件公司聘文秘，要求品貌端正，大专毕业，年龄在20—28岁，男女不限。要略懂电脑操作，曾从事管理工作，能讲流利的广州话及普通话，懂英文或日语（最好是外语学院毕业）。△某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文字表达能力，有独立处事能力，有吃苦耐劳的精神，能与人融洽相处。刘丽丽把一则又一则的招聘广告从头看到尾，越看越泄气。各种招聘秘书的广告，对应聘秘书的要求很具体，既有知识技能方面的条件，也有思想品质方面的要求，她仅有年龄和容貌是远远不够的。经过几天的认真考虑，刘丽丽决定报考秘书职业培训学校，继续学习，提高自己的素质。“据有关方面报道，仅北京市的高级秘书，人才缺口在1万人以上，并且这个缺口在以每年10％的速度扩大。”－－摘自《成才周刊》“负责招聘的一些人力资源部经理们曾向记者诉苦：公司一旦发布招聘“秘书”的信息，前来应征的往往不下数百人，能达到“职业秘书”水平的则很少，真正有经验、有能力、有地位、能够称得上高级秘书的人更是凤毛麟角。”－－摘自中国教育招生考试网“为什么理想的秘书难找？不是没有人打字与速记的水准一流，一年一届秘书训练班中出的人材就有不少，个个在秘书技巧上都成绩优异，到头来能在大机构与大人物身边成为一个举足轻重，备受上司重视的秘书，少之又少。就为了一句话，只晓做事，不懂做人。而秘书偏偏就是最需要会做人的工作。－－梁凤仪《秘书必读》美国“全美秘书协会”章程提出的秘书必备的9个条件《中华人民共和国国家职业标准·秘书》规定：秘书应当“具备较强的文字与语言表达能力、综合协调能力与合作能力、逻辑思维与分析能力等”。全美秘书协会标准：1、像心理学家一样善于观察和理解他人；2、像政治家一样有灵敏的头脑；3、像外交家一样有潇洒的风度；4、有调查各种棘手问题的丰富经验；5、有良好的速记能力以及文字功夫；6、熟读各种商业往来中的法律关系；7、能熟练地使用各种办公自动化机器；8、具备相当的金融和税务方面的知识；9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。美国赖特《秘书工作手册》中说：“一位秘书，常常被认为是一位‘万能博士’是一位心理学家、政治家、外交家，一位饱学之士作家，机械师，上司的私人财务出纳，跑街女郎与办公桌的清理人。秘书要胜任工作，必须有胆识，有口才，秘书不必是哪门知识的专家，但应是具备广搏知识的“杂家”。1991年，西方国家为联合国秘书长选定了协定的条件：具有领导和组织众多国家职员的管理能力，能流利使用联合国两种的工作语言，具有作为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力。总经理秘书招聘职位描述：1、本科以上学历，英语或国际贸易相关专业毕业；2、年龄25-35岁，女：身高1.65米以上，男：身高１.72米以上,形象气质佳；3、具有良好英语口语及读写能力；良好的文字功底；4、工作有条理性，思路开阔，对事物有敏锐的观察力，公关能力强，具有良好的语言表达能力，能做文案的优先考虑，责任心强，为人诚恳；5、出色的沟通技巧及良好的对外沟通、联络、协调能力，二年以上独资企业及合资企业相关工作经验；国家重点实验室业务秘书工作职责：协助室领导处理与业务相关的工作，负责国家重点实验室网站建设和维护，负责研究生工作。人数：1人应聘条件：大学本科以上，化学或药学专业毕业，熟练使用计算机各种软件和网站建设与维护，较好的中英文表达能力。为人正直，处事公正，有较强的服务意识和良好的组织协调能力。北京居易伟业投资管理有限公司职位描述：秘书工作年限:1-2年学历要求:本科以上年龄23岁以上，女性，本科以上、有2年以上的相同工作经验，有英语听说读写能力，能起草文件，记录/提醒总经理日常工作安排，能独立出差工作，形象好、气质佳、文笔出众、口齿伶俐、细致周到、沟通交际能力强。某秘书网站网络论坛主题•假如你是一个人力资源经理，你将如何面试总经理秘书，尤其是当你要面试的是一位女秘书？微型调查：老板喜欢什么样的秘书（深圳新闻网）得力的秘书将使老板左右逢源，受益匪浅，选择一位好秘书对老板至关重要。不同的老板有自己不同的标准。陈先生（某外企大区经理）：有些人说秘书是吃“青春饭”的，不客气的讲我认为这是对秘书职业的一种亵渎，是一种认识上的误区。在高级秘书身上，聪明、有团结精神。这个队伍的凝聚力、认真可靠是他们的共性。悟性对于秘书来说也是很重要的，他们会为领导提出有创造性的建议，并且在任何事情上可以分出轻重。秘书必须具备一种职业的道德。对于一位秘书来讲，又有靓丽的容貌又有能力当然是最好，但是当两者不可兼得时，能力和悟性是关键的。吴迪（顺捷彩悦化妆品有限公司董事长）：选择秘书最重要的是看她的工作经历。除聪明以及硬件条件外，秘书必须具备很强的专业能力，在财务、销售方面能够独立处理问题。在沟通、协调上有一种悟性。胡成（北京捷德智能限公司人事部经理）：有没有高级秘书职业资格证书在老板眼中已经不重要了，取而代之的是“全能型”的秘书。另外，由于秘书会接触到公司的一些内部的文件，所以保守秘密很关键，秘书的职业道德也越来越被老板所看重。秘书人员应“政治上可靠，思想上敏锐，工作上勤奋，学习上刻苦，作风上严谨”。－－邓颖超没有七大硬功不要去当秘书•第一大硬功：抛妻舍子的铁石心肠。领导没出门，你必须先到楼下等着。领导晚上进了家，你才能迈开回家的第一步。没有抛妻舍子的铁石心肠，你想左右兼顾是不可能的。第二大硬功：过耳不忘的超级记性。领导在台面上的风光表现，有一大半的功夫来自于秘书的周密安排。如果你没有过耳不忘的超级记性，遗漏了哪件事，那可是捅了大蒌子了。•第三大硬功：宁死不说的铁嘴钢牙。领导所作所为、所思所想，秘书最为清楚。如果你是个大嘴巴子，肯定用不了一天就被领导踹出门外去了。第四大硬功：代人受过的勇士精神。一旦领导犯了事，很多秘书会冲上前去把事揽下来。只有这样，领导才会最多因管束不严挨个处分但可保住官身，才会有机会把你也一同保下来。•第五大硬功：默默无闻的人梯精神。尽管领导的讲话稿都是你写的，尽管领导做事的点子很多都是你出的，但作为秘书，千万不能在任何场合说其中有你的功劳。一切的一切都是领导的，和你都没有丝毫关系。第六大硬功：铁树开花的十足耐心。不要以为你跟了领导几年，得到了信任和赏识就想提要求另谋高处。万一你被用顺手，领导还轻易不会放你单飞。碰到倒霉的领导，一旦中途遭遇不测，你可就惨了。不过尽管是这样的命运，只要你选择了这条路，就必须忍耐下去。•第七大硬功：外伤自舔的自恋情结。领导秘书虽官不上七品，但也是高处不胜寒了。不要忘记，你面前的人们，其实没有几个真正尊重你的。所以，秘书基本上没有知心朋友，什么委屈、伤痛，只能靠自己自我安抚，自己疗伤。•1、起草材料忌拼凑。秘书给领导写材料，最忌讳的就是东拼西凑瞎凑合。切记，再笨的领导也是不好糊弄的。•2、安排活动忌偷懒。跟随领导出差是秘书的一项重要工作。秘书作为领导的左右手，一定要提前掌握领导活动的要点。对一些可能发生的事情作出应有的准备。如针对某些会谈内容，准备一些背景资料。秘书的七大禁忌•3、迎来送往忌贪欲。跟领导出席一些大的场合，迎来送往接收一些大小礼品是难免的。在这其中，作为秘书一定要摆正自己的位置。切记，不要试图得到与你职位不相称的东西。•4、下达指示忌添醋。传达领导指示是秘书的日常工作。这其中，一定不要在传达领导指示过程中掺杂自己的个人感情，更不能添油加醋，借机谋取私利。切记，领导的眼睛也是雪亮的。•5、出谋划策忌固执。作为领导智囊团的一部分，为领导的工作出谋划策要讲技巧，特别要注意自己的身份，不能自己认为对的东西就必须强制性地灌输给领导，让他接受。切记，任何时候都不要试图去指挥那个领导你的人。•6、领导会谈忌插嘴。秘书是领导的贴心人，平时可能和领导无话不谈。但在公务场合，特别在一些重要的会谈中，除非领导问你什么可以简单作答。除此之外，哪怕领导出现了常识性错误也不要插嘴更正。切记，不说话，领导不会把你当哑巴卖掉。•7、领导家事忌掺和。作为领导身边的人，不参与家庭事务是不可能的。但参与不等于掺和。掺和领导家庭内部的长长短短。多嘴多舌很容易引火烧身。切记，什么时候也不能把自己不当外人。作为办公室的一员，我们每天都可能要走进别人的办公室。或许请示汇报工作，或许是洽谈业务，或许只是递送一份文件。不管你的目的是什么，只要你在别人的办公室出现，就总会有人在一旁打量、观察、评析你的外表与自信，如果你出现时面带羞愧、歉疚和不安，那么你极有可能在未开口前就已失掉顾客、生意和业绩了。一般要求：•整洁的发型•清爽的面孔•干净的手部•合适的着装•优雅的姿态•得当的言谈举止等思考与训练题•着装穿衣也是一种品位，这与教育、经历、心态有关。即使你生性随便，不拘小节，但在着装规范上仍然必须有所讲究，对此你能否做到，或换句话说，你能否为了职业要求而改变自己？•请专业发型师为你的发型确定最合适的标准，然后以此作一些变化来丰富与生动自己的形象。•平时注意按礼仪规范训练自己的姿态（如：站、坐、行、表情、动作等）、举止，请同学、亲朋指出自己的不足，进行及时纠正。•为什么说职业秘书的表情有着严格