第五章中华民国的秘书工作

第五章中国民国的秘书工作第一节南京临时政府的秘书工作一、南京临时政府的秘书机构与官职（一）南京临时政府政体是资产阶级性质的政权，其政治机构大体分为立法、行政、司法三个主要系统，以及部分属于行政但性质特殊的军事系统。实行总统制，不设国务总理，由临时大总统兼任行政首长，直接统辖各部。总统下属的秘书机构就是中央秘书机构，即总统府秘书处。第一节南京临时政府的秘书工作（二）临时大总统府秘书处1.秘书处职责：草拟各种文件批答各方面来的公文函件处理总统府日常事务提出参谋、建设性建议秘书处是唯一的直接为总统工作服务的办事机构，其工作已经包括当代秘书部门的业务性、事务性和政务性工作三个方面。第一节南京临时政府的秘书工作2.秘书处官职及职责：秘书长——一人，承总统之命，负责秘书处工作秘书——若干人，具体办理秘书处的各项事务。第一节南京临时政府的秘书工作（二）中央政府各部的秘书机构和官职1.承政厅——各部的办事机构，负责秘书工作。承政厅内分科（处）办事，下设若干处。2.秘书官职的设置：参事——二至四人，负责审议重要文件、法规和草拟文稿等事项，直接协助部长工作，排位在秘书长和各司、局长之前。秘书长——一人，承总长之命，主管承政厅的工作，协助长官处理重要政务、事务。秘书——四至六人，负责办理重要文书、协助秘书长处理要务。另置文牍员、书记员、监印员、收发员、缮写员、调查员、应接员、录事等一般秘书。部下各司、局设有专职秘书人员：录事——一至六人，负责本司内各种记录、誊抄、登记、保管文书等秘书事项。3.军事机构陆军部的秘书机构设置：副官处：置一、二、三等副官，负责传达命令、收发文电、公务接待。秘书处：主要办理重要的文书事务。第一节南京临时政府的秘书工作第一节南京临时政府的秘书工作（三）地方政府的秘书机构湖北军政府的秘书机构：都督府设秘书处、文书局，主要职责是文书处理设总务处，主要职责是掌管政府机关的日常事务。第一节南京临时政府的秘书工作二、南京临时政府的秘书人员（一）秘书人员的类别与地位第一类：顾问和参事，是总统和部长、局长、都督的高级参谋、辅佐人员。地位较高，主要起着智囊作用，是辅佐首长决策的高级秘书人员。第二类：秘书长、秘书，是各机关长官的助手，且多兼任部门负责人。秘书长一般主管承政厅和秘书处的工作，全面辅助长官工作，既协助长官处理重要政务，又掌管机关事务，所处地位非常重要。秘书主要负责重要的文书工作，并兼任部门负责人，职掌较宽，其地位较高，相当或高于科长。第三类：一般秘书人员，名目众多，工作性质比较单一，专业性较强，各负责一个方面的具体事务。如文牍员、书记员、监印员、收发员、缮写员、录事等第一节南京临时政府的秘书工作（二）秘书人员的选用第一，从同盟会员等革命党人中聘任。第二，通过考试和访察两种方法，从旧政权的秘书人员中选用辛亥革命时期的秘书人员，主要来源于革命党人和原有的幕僚和书吏，未能建立健全的选拔任用制度，因此，秘书队伍中鱼龙混杂，这是历史给我们留下的一个教训。第一节南京临时政府的秘书工作三、南京临时政府对文书工作的改革（一）创建新的公文文体（二）规定新的公文格式（三）建立新的文书工作制度（四）创设新的公文下达方法第一节南京临时政府的秘书工作（一）创建新的公文文体废除了带有封建色彩的公文名称。颁发《公文程式令》，规定了临时政府的新公文文体。新的公文文体有九种：1.上行文：呈——下级公署职员行用于上级公署职员，及人民行用于公署职员所用。2.下行文：令——上级公署职员行用于下级公署职员，公署职员行用于人民所用。谕——公署职员行用于人民所用。谕别于令之处在于“凡命令含有劝导之意者曰谕”批——凡上级公署受有呈词而予以裁决判断，答复下级公署。示——公署职员公告一般人民所用。公布——经参议院议决之法规，由大总统宣布者曰公布。状——委任职员及授赏徽章之证书。第一节南京临时政府的秘书工作第一节南京临时政府的秘书工作3.平行文：咨——同级公署职员，互相行用者。4.对外文体：照会——凡公署行用于外国之公文。临时政府建立的新文体，摈弃了封建王朝使用的公文名称，同时，大大简化了文体数量，使之整齐划一，便于使用。第一节南京临时政府的秘书工作（二）规定新的公文格式废除公文中的封建称呼：“圣上”、“大人”、“老爷”废除公文中的恭维话、虚浮套话，对公文的形式做了非常具体的规定。规定新的公文纪年法。以1912年中华民国元年革除了公文格式上的封建色彩，使公文形式服从内容，反映出资产阶级民主政权的务实精神。（三）建立新的文书工作制度1.新的文书工作原则：摒弃封建王朝文书处理中相互推诿、拖延的官僚作风，防止呈请转饬、不负责任的文牍主义，要求“公文以敏讯为归，事权以分任为主”2.新的文书处理程序：编号呈阅办稿膳校用印发送归档第一节南京临时政府的秘书工作3.对公文处理的时限作了严格规定4.对收文尤其作了严格规定：凡到总统府投递文件者，由外传事处将文件呈交收发处验阅，决定收受与否，由收发处加盖印戳，注明日期，发给收据。凡不属总统府权限所管者，不予收受，但得注明该公文主管公署及地址，交由该投递人自行向主管公署投递。凡上呈文件均一律存查，分别批答。以防止作弊，保证秘书机构的清正廉洁。5.盖章署名制度。体现了南京临时政府反对封建等级制度、追求平等的资产阶级民主思想。第一节南京临时政府的秘书工作第一节南京临时政府的秘书工作（四）创设新的公文下达方法临时政府的公文除了运用投送、邮发的下达方法外，还创设了两种新办法：第一种，总统府秘书处于1912年2月在总统府东西栅门外设立了揭事处，“凡来本府投递呈件者，分别事项量予批答，揭示该处，以三日为限，过期揭去”。第二种，出版《临时政府公报》下达文件。临时政府公报类似于今天政府机关的“政报”（五）南京临时政府的文书工作改革的意义对封建社会的秘书工作进行了一次较彻底的改革，体现了资产阶级民主主义革命派反对封建专制的思想。为整个民国时期的秘书工作奠定了基础，成为我国秘书史上的一座里程碑。第一节南京临时政府的秘书工作四、南京临时政府的档案工作（一）南京临时政府档案机构和档案人员临时政府存在的时间很短，它的各级政府中还没来得及建立专门的档案机构，其档案工作一般由文书工作部门兼理，其中的一部分秘书人员负责整理和保管。档案机构：秘书处中的文牍科、公牍员职能：整理和保管总统府日常工作中形成的文书档案。第一节南京临时政府的秘书工作（二）档案的利用以《临时政府公报》形式及时公布处理完毕后的文件内容文件档案编辑刊登于《文教》杂志上，起到公布档案文献的作用。档案文献的利用体现了资产阶级的民主性质。第二节北洋军阀政府的秘书工作一、北洋军阀政府的秘书机构（一）袁世凯复辟时期中央政府的秘书机构改内阁制为总统制，撤销国务院，改设政事堂于总统府。政事堂内设专职秘书机构机要局，是事实上的中央唯一的总秘书机构，是袁世凯直接掌握的内秘书厅，是中央政权的机要之地，袁世凯通过它来控制全国政权。取消秘书厅的名称，改称内史厅，将总统秘书改为内史，秘书长称内史监，总统府收文处改名为奏事处。第二节北洋军阀政府的秘书工作机要局：设局长一人，参事六人、佥事十六人，主事若干人；分三科办事。机要局职掌宽泛：颁布命令撰拟命令及各项文电收发京外官署文牍电信典守印信审核各部事务办理关于立法院往来文件和各部院接洽文件和政事堂各局所人员接洽文件保管图书编辑档案第二节北洋军阀政府的秘书工作（二）军阀混战时期的中央秘书机构中国历史上政局最为混乱的军阀混战时期，总统、总理、内阁频繁变换。北洋政府名义上实行“三权分立”的民主共和政体，由总统府、国务院、国会共同执政。总统府、国务院、国会均设中央秘书机构——秘书厅，但在不同时期这些秘书机构所起的作用差异较大。第二节北洋军阀政府的秘书工作1.总统为最大的军阀头目时，总统府秘书厅参与机要，辅助决策，而国务院秘书厅只能处理各地往来的例行公文，无实权。2.总统为各派军阀妥协支持的傀儡时，国务总理往往是由实力较强的军阀出任，故各项实务均集中在国务院秘书厅，而总统府秘书厅就只是处理例行公文。3.由各派军阀头目分掌权力时，居总统之位的军阀头目不得不授予另一派军阀头目分掌组阁之权，这时难免发生“府院之争”，总统、总理常为事权争吵。参、众两院秘书厅所做多为表面文章，所起的作用不大。这是半封建半殖民地社会中军阀统治下的特有现象。第二节北洋军阀政府的秘书工作（三）北洋政府秘书机构的特点1.从中央到地方的各级各类机关，均设置有秘书机构和秘书人员。2.秘书机构的名称及其职掌趋向一致。各级各类秘书机构的名称主要有三种，即秘书厅（处）、总务厅（处、科）、书记厅（处、室）3.秘书机构的职权范围明确。各级秘书机构只是其长官的办事机构，不能干预各执行机构所管的事务。这与封建朝廷中，秘书机构的职权不明以致无限扩大相比，是一个进步。4.秘书机构的级别名称比较混乱。第二节北洋军阀政府的秘书工作二、北洋政府时期的秘书人员（一）秘书人员的名目和职级地位行政官员的等级分为特任、简任、荐任、委任四种专职秘书人员从等级上划分为三类：一类是高级秘书官员，包括秘书长、秘书和佥事、科长二类是普通秘书官员，包括秘书机构中主事、科员。及道署中的掾属。三类是秘书吏员，包括中央机关中录事，及县属中的掾属等没有官员身份的秘书人员。第二节北洋军阀政府的秘书工作（二）秘书官员的考试选拔和任用1.文官考试制度：文官普通考试文官高等考试2.一般秘书人员主事、科员的任用条件：现任委任文职，或曾任委任文职满一年以上有成绩的，或经文官普通考试及格并实习期满有成绩的方可任用。第二节北洋军阀政府的秘书工作3.高级秘书官员佥事、科长的任用条件：现任荐任文职；曾任荐任文职满两年以上有成绩的；经文官高等考试及格，并实习期满有成绩的；现任委任最高等文职期满后，经所属长官特保或考绩优秀，由大总统核准以荐任文职升用的。4.高级秘书官员秘书长、秘书的选拔不受文官任用一般规定的限制，主要是根据长官的意志，由长官决定，任用后享受荐任官的薪俸等待遇。这无疑助长了任人唯亲的风气，表现出北洋军阀政治上的腐朽与黑暗。第二节北洋军阀政府的秘书工作三、北洋政府时期的文书工作（一）袁世凯独裁政府的文书工作1.袁世凯统治初期，基本沿用了南京临时政府的公文程式。在南京临时政府颁布的公文名称上增加了“公函”公函：用于各行政官署无隶属关系的往来文书。2.袁世凯复辟帝制时期：公布新的公文程式，对公文名称作了修改，大量沿用封建王朝的公文名称，充满封建帝制思想，反映了总统权力的扩大。政治上的复辟逆流反映到了公文程式上，导致公文程式发生变化，为袁世凯复辟帝制做准备。第二节北洋军阀政府的秘书工作（二）军阀混战时期的文书工作1.公文种类和名称令：大总统令、国务院令、各部院令任命状：任命官员。委任令：大总统对于官员、上级对于所属官吏有所差委训令：大总统对于官员、上级对于所属官吏有所告诫指令：凡上级因下级的呈请而有所指示咨：国会对大总统或国务员，国务院或各特任官署对各部院，及平行官署间的公文往来咨呈：各特任官署对国务院行文时用呈：人民对大总统或各官署、官署或官吏对大总统、下级官署对上级官署等有所陈报时用公函：不相隶属的各官署间的公文往来批：官署对于人民的陈情事项，分别准驳时用第二节北洋军阀政府的秘书工作2.文书工作制度盖章署名制度：沿用南京临时政府制度副署制度：大总统颁发的所有公文，均须由国务员副署。副署制度是实行责任内阁制的一种具体表现，从法理上讲，非经国务员副署，不能发生效力。然而，对于大军阀来说，副署制度只是一种形式，是发文时的一道手续而已。发文编号：各项令状，按发文时间顺序编号，自第一号起至若干号止，每年更易一次。这已类似于现代公文字号，除便于统计、查阅、引用外，也使公文格式更加完整。第二节北洋军阀政府的秘书工作四、北洋政府时期的档案工作（一）机关档案机构的普遍建立三个独立的档案机构：国史馆、清史馆、故宫博物院文献部隶属于秘书厅、总务厅的专门的档案工作机构档案房、档案科、文件保管室保存文件股（处）档案机构职责：主要保管本机关在管理活