第五章秘书的培养

第五章秘书的培养第一节秘书队伍的现状第二节秘书的培养第三节技能训练第一节秘书队伍的现状一、基层秘书面临的困难和问题（“八多”“五少”）（一）“八多”杂事多会务多写得多信访多身体出故障的多招聘的多兼职的多工作变动的多（二）“五少”业务培训少综合水平高的少辩证思维能力强的少提拔升职的少工资福利少二、现代秘书的现状（一）思想解放，紧跟时代潮流（二）知识面广，文化素质高（三）时代性强，应用技术普及（四）女性秘书数量增加，冲破“男人世界”（五）秘书队伍结构多样化三、出路与烦恼（一）中央和省级党政机关中的80后秘书，起点相对较高，舞台相对较大，发展前途相对较好。牢骚增多、攀比心理增强、急躁情绪滋生蔓延（二）中小型企业秘书；年轻女性居多，从业年限较短，人员流动性大；非专业化倾向明显，学历层次较高；领悟能力受到重视；缺乏应有的社会地位。因此，觉得没盼头、没奔头，缺乏工作动力。案例分析1.《报刊文摘》2005年7月20日一篇文章的开头这样介绍报道对象的经历：“李××今年62岁,出生在四川南充一个贫穷的农民家庭。1967年7月,学中文的李××大学毕业被分配到四川阆中县一所普通中学任教。1971年夏天,阆中县政府将他调到了县政府办公室当秘书。喜好写作的李××工作之余开始创作。他创作出了《平原春天》、《残阳冬雪》、《鬼谷情冤》等多部作品。1987年10月,44岁的李××被上级任命为地委秘书长。1993年2月,李××又当选为遂宁市市长。”类似的从教师转行当秘书的现象绝不是个别。但是有一本2001年再版的秘书学著作却这样描述“基层秘书队伍的现状”：“队伍不稳，人心思走”；“工作负担重,生活待遇差”。并引述一位作者的材料说：“笔者是从教师转行的,现在月收入比从事教师工作时还要少”。1.虽然“生活待遇”不能与“社会地位”简单等同，但是以上材料中对秘书状况的描述是否还符合今天的现实？2.您所了解的人当中是教师转行当秘书的多,还是秘书转行当教师的多？3.秘书的实际待遇真的比教师低、付出的劳动真的比教师多吗？4.为什么会有许多教师去报考公务员中的秘书职位、而很少有政府秘书愿意辞去公职而转行当教师？“社会地位”是一个可以做多种解释的词。按照1999年版《辞海》的解释，社会地位是人们在各种社会关系网中所处的位置，也即权利和义务的综合，是对决定人们身份和地位的各种要素综合考察的结果。这里所说的“社会地位”，指的是某一职业群体在一般公众心目中的地位（即公众对他们的总体看法和评价），而不是指某一特定个体的公众形象的好坏。例如，尽管某些贪污腐败的高级官员或学术不端的专家学者为人们所不耻，但并不影响作为群体的高级行政官员或高级知识分子具有较高的社会地位。人们在自身条件具备和客观条件许可的情况下是否愿意成为这个群体的一员，可以作为考察这个职业群体的社会地位高低的参照标准。参考答案1.以上材料中对秘书状况的描述是否还符合今天的现实？参考答案：不符合。（当初可能就不符合当时的实际）2.您所了解的人当中是教师转行当秘书的多,还是秘书转行当教师的多？参考答案：教师转行当秘书的多。3.秘书的实际待遇真的比教师低、付出的劳动真的比教师多吗？参考答案：两个问题都是否定的答案。4.为什么会有许多教师去报考公务员中的秘书职位、而很少有政府秘书愿意辞去公职而转行当教师？参考答案：我国目前公务员（当然包括在党政机关当秘书的）的实际收入远远高于教师的收入，这是最主要的原因。注意：将公务员中的秘书与教师比较，应该是相同级别的进行对比，例如，乡镇政府的青年秘书，应该与乡镇中学的青年教师比较；省辖市政府的35岁的科长级秘书，应该与所在市中学的一级教师（中级职称）比较。不要将少数名牌高校50岁的著名学者教授与政府机关普通秘书相比较。2.先阅读《本不该有的“仕途快速通道”》一文,再讨论后面的问题。从9月17日的《每周文摘》上看到一条新闻，叫做《绵阳90名领导秘书转岗》，读后就觉得如鲠在喉。在此分段摘录，略加评点，以求教于有关方面的行家以及广大读者。原文：尽管中组部对县级党政领导配备秘书问题有严格的规定，但实际上全国县级党政领导班子成员中，配备秘书已是比较普遍的现象。四川绵阳市委干8月13日印发了《中共绵阳市委关于县(市、区)党政领导班子成员配备秘书问题的通知》，明确规定县级党政领导不得配秘书，这是我国地方党委第一份落实中组部关于秘书配备相关规定的文件。评点：这里有两个规定，一个是中组部的规定，叫做“严格的规定”；一个是绵阳市委通知中的规定，叫做“明确规定”。看来两个规定的内容是一样的，中组部作了规定之后，需要绵阳市委再作规定，并不是中组部的规定不够“明确”，而是中组部的规定没有“落实”，而且，这还是“比较普遍的现象”，因而绵阳市委的“规定”才能有幸“第一”。但这样一来，就有一点使人费解，各地党政领导都说要不折不扣地落实党中央的指示与精神，怎么碰到这种事情偏偏“落实”不下去？难道中央及中央有关部门有了“严格的规定”的事情，都要地方党委再来一个“明确规定”？原文：随着领导干部知识化年轻化，秘书的作用已发生根本性变化。尤其是在区县一级，由于在工作手段、思维境界和眼界上与领导存在全面差距，许多秘书已不能在工作中充当助手角色。由干摸不准脉，秘书撰写的稿子往往假大空，不仅缺鲜活事例，也没有高屋建瓴的观点。由于“工作秘书”作用的萎缩，导致了“生活秘书”内容的加重。评点：秘书作用的“根本性的变化”,恐怕是不能归结为“领导干部知识化年轻化”的。实际上,不少“知识化年轻化”的领导干部也依然在讲台上念着别人写的那些“往往假大空,不仅缺鲜活事例,也没有高屋建瓴的观点”的稿子,区别只在于以前当“拐棍”的是领导的秘书,现在当“拐棍”的往往是一个临时拼凑的“秘书班子”,而领导的秘书却去加重“‘生活秘书’的内容”了。或许他们“工作手段、思维境界和眼界上与领导存在全面差距”,但能把领导侍候得舒舒服服,就可大大地拉近与领导的距离,这可能正是许多县级党政领导干部宁可视中组部的严格规定于不顾也舍不得割爱的主要原因。原文：关于秘书从政的捷径似乎已是公开的秘密。一个县(市、区)级党政领导的秘书,一般的去向是乡镇级党政副职干部。安县县委副书记……的(一位)秘书,毫不掩饰对秘书工作的留恋,理由不仅是“喜欢为领导写发言稿”,还为了“能开阔眼界、锻炼能力、学会思考”等。作为这位副书记的第三任秘书,很坦率地承认,一条他本该继承的仕途快速通道现在已经堵住了。评点：从县级党政领导秘书的“一般去向”,可以推测省、市级党政领导秘书的“一般去向”,从而加深对“秘书从政的捷径”这一“公开的秘密”的感性理解。看来“生活秘书”比“工作秘书”更受领导的宠爱,有更多提拔的机会,因而就有许多人热衷于秘书职位,说是“喜欢为领导写发言稿”或为了“能开阔眼界、锻炼能力、学会思考”未免矫情,把这当作“本该继承”的“仕途快速通道”才是实话。这也是中组部的严格规定很难落实的原因之一。然而,领导秘书的这种“一般去向”毕竟使人感到忧虑：他们都上了“仕途快速通道”,会在“仕途快速通道”中占多大的份额暂且不说,由领导秘书“快速”走上“仕途”的频频出事,也可窥知这“通道”乃是当今官场之一大毒瘤。(原载2002年9月30日《南方周末》作者宋志坚)报刊上的文章仅仅是一家之言,不一定完全正确,当然也不一定完全不正确。请结合您所了解的社会现实,谈谈对秘书是“仕途快速通道”的看法。可以从不同角度发表各人不同的看法。文章作者显然对此持批评态度，因为它是官场不正之风的一种表现，反映了我国干部任用制度方面的一种弊端。但是从另一角度看，秘书因为在领导身边从事综合性的辅助工作，能够直接学到许多领导工作的经验，锻炼领导工作的才能，因此秘书岗位是培养领导人才的最好岗位。毛泽东、邓小平、胡耀邦、朱镕基、温家宝等领导人都干过较长时间的秘书工作。台湾地区现任领导人马英九也曾经是蒋经国先生的秘书，他现在的“总统”职务是台湾选民用选票选出来的，而不是“快速通道”由领导人直接提拔的。因此，假如排除干部任用方面的不正之风，秘书能够比较多、比较快地进入领导层，也有一定的合理性。上司外出之后一、背景秘书于雪的上司是财务部总经理周明。这天上午十点左右，周经理对于雪说：“我现在要去趟银行办点私事，估计个把小时回来。”他刚走，公司负责投资的副总裁刘总来电话找周经理，说有几个财务数据要请他确认一下。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：A.告诉刘总说周经理去银行办点私事去了，并问刘总周经理回来后是否可以马上与他联系。B.问刘总是几个什么样的财务数据需要周经理确认，是否可以把这几个财务指标告诉自己，等周经理回来后马上问他。C.告诉刘总说周经理外出了，估计一个小时之内能回来，并对刘总说：“周经理一回来我马上转告他，让他与您联系。”D.于雪回答：“刘总，实在对不起，我不知道周经理做什么去了。”E.于雪马上热情地说：“刘总，周经理外出办事了，我请我们部的老王跟你说说可以吗”二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是C。选A之所以不妥，是因为让刘总知道周经理上班时间去办私事，会有可能给周经理带来不必要的负面影响。选B不妥，是因为财务指标数据是公司的敏感信息，如果对方没有主动提出来让你转达，那你就要回避。选择D也不妥，因为作为秘书回答不知道自己的上司去哪里了是一种失职，而且耍这种小聪明只会让对方不信任你。选E也不妥，因为财务指标数据是公司的敏感信息，作为秘书无权安排或指定人员来做这项工作。选C之所以合适，一是它既是实事求是对回答了刘总的问题，二是它没有向刘总透露多余的信息，从而避免了给周经理造成不必要的麻烦。第二节秘书的培养一、秘书培养的重要性1.解决现有基层秘书队伍的落后现状2.加强秘书队伍建设3.更好地为领导服务、为中央及地方各部门服务、为人民群众服务二、培养目标1.秀才型人才2.通才型人才3.通才—专才型人才4.专才型人才5.管理型人才★秘书人员应是具有比较广博的知识基础又熟悉某行业专业知识的通才—专才型人才。三、培养途径（一）自我培养1.职业能力的培养2.兴趣与爱好的培养（二）外界培养1.教育（学校教育和继续教育）（1）学校教育:全日制高、中等学校，成人高校，各种培训的秘书专业或秘书学课程。（2）继续教育第一、从实际出发，根据本单位秘书人员的工作需要，文化程度等状况，按照不同专业、不同层次的要求，有针对性的举办不同类型的培训班。第二、所学课程要具体实用。基本原则是干什么，学什么；缺什么，补什么，不求全面高深，但求学得进，用得上，回单位后能促进工作。第三、培训形式灵活多样，不拘形式，既可集中一段时间实行岗位培训，又可安排若干单位时间请有关行家作专题报告，在条件许可时，可派中青年秘书到大专院校进修。第四、学习重要法规和操作技能，可采用生动活泼的形式，如进行有关某种法规的知识竞赛、打字比赛等。2.环境（1）形成一个优化群体主要是指秘书直接生活在其中、与其发生直接而密切关系的秘书部门，也即若干秘书人员结合成的群体。秘书人员最好能工作在一个优化群体中。优化群体是指按照异质结合的原则，由不同的专长、学历、年龄、性格、性别的人科学组合起来的集体。在这个集体中，各种人员配备齐全，而且比例适中，这样，才能适应不同层次、不同工作种类、不同场合的需要，充分发挥各人某方面的优势，避开某方面的不足，不但可以形成良好的群体效应，而且能使每个成员各尽其才，心情舒畅。（2）领导对秘书的态度及使用方式在秘书的工作环境中，领导对秘书的态度如何，怎样使用秘书，对秘书的成长起着举足轻重的作用。因为，秘书为领导服务与领导使用秘书，处于矛盾的对立统一体中，这里既存在秘书为领导服务的问题，也存在领导如何使用秘书的问题，领导要尊重秘书的独立人格，关心他们的疾苦；在使用上，要既合理又大胆。秘书遇到的领导，大致有四种类型：一是开明型、二是学者型、三是依赖型（放任型）、四是包办型（事务型）。开明型，严格要求但不求全责备，大胆使用但不放任自流。与这类领导共事，由于得到较多锻炼机会，一