第六章 秘书办会

第六章秘书办会第一节会议概述第二节会前准备第三节会间工作第四节会后工作第一节会议概述会议管理模式主要有两种：一是上意下达，也就是说，在大多数情况下，公司最高领导层已做出了决定，开会是把决定贯彻下去。欧美多为这种模式。二是下意上达的审批制。即各职能部门首先提出自己的意见，上报公司领导，公司领导开会讨论，最终决定是否采纳。中国、日本多是这种模式。○会议：●公司常务会一般由公司总经理、副总经理、执行经理、常务董事组成，是公司日常工作的机关。●公司董事会公司董事会是公司股东大会的常设机关，除了属于公司股东大会的权利，公司所有经营大政方针都由公司董事会决定。公司董事由从股东单位派来的代表和公司的高层管理人员组成。●部长会（或部门经理会、中层干部会）部长会由公司各部部长组成。是贯彻公司常务会议决策的辅助机构；由于各部部长多由公司常务兼任，所以各常务的秘书应多留意。○会议：●股东大会股东大会是公司的最高决策机构。根据各投资人的投资额来分配股份。在一般公司设有专门的贵宾休息室，用于接待公司股东的来访。作为秘书，要在他们来访时，对他们的日程、接待场所、他们来访的目的等，作好充分的接待准备。由于情况不同，还有各种各样的会议，如经销商会议、生产调度会议、劳次协调会议，这些上司参加这些会议时，秘书都要做好充分的准备工作。○其他聚会●种类庆典。如公司成立周年庆典、新公司办公地址落成大会、新年庆典、优秀员工表彰大会、新产品发布会、新领导上任等。●客户招待会●行业协会座谈会●各种社会团体的聚会●为欢迎公司客人举办的招待会○会前准备一、制定会议筹备方案二、准备会议文件资料三、布置会场四、发送会议通知五、安排食宿六、会议的接（送）站报到七、会议的经费预算○会议筹备方案1、确定会议的主题与议题2、确定会议的名称3、确定会议的议程和日程4、确定会议的时间和日期5、确定会议所需的设备和工具6、确定会议与会代表的组成7、确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作8、确定会议经费预算9、确定会议的住宿和餐饮安排10、确定会议的筹备机构○会议筹备方案君安实业公司2003年年会预（筹备方案）一、会议议题：总结2002年公司的全面工作；讨论并通过2002年公司决算报告和2003年公司预算报告；研究在新的历史条件下，公司发展的总体战略与策略；研究如何适应新的市场竞争形势，改变营销策略。二、与会人员：总公司管理层和各分公司管理层部门经理以上管理人员。○会议筹备方案三、会议议程：（1）12月22日，由公司总裁王于作《君安实业总公司2002年工作总结报告》，并交与大会讨论审议；（2）12月23日，由财务总监张军作《君安实业总公司2002年财务决算报告》和《君安实业总公司2003年财务预算报告》，并提交大会审议通过；（3）12月24日，讨论2003年公司如何根据新形势，确定公司总体发展战略，分组讲座，再进行大会发言；（4）12月25日，研讨公司2003年新的营销策略，由销售总监刘冰作《君安实业总公司2002年销售工作总结和2003年市场预测分析》，并讨论如何制定新的营销策略。四、会议召开办法：开幕式、闭幕式为大会形式。讨论分为大会讨论和小会讨论相结合。○会议筹备方案五、会议筹备工作：拟组织会务组、接待组、秘书组三个精干的小组。秘书组重点负责总裁工作报告的起草和所有会议文件的印制、校对、分发，做好会议记录，做好会议的宣传、简报工作；会务组负责会务组织、场地布置、财务工作；接待组负责住宿工作、交通工作、生活服务。预算、决算报告和销售工作总结分别由财务部和销售部门负责起草。大会的各项准备工作需于12月20日以前完成。六、会议经费：会议经费总计25万元，由公司行政经费中拨出。（经费预算见“附件”）○会议筹备方案七、会议的生活服务和后勤保障：会议代表统一安排在公司招待所住宿，伙食标准为每人每天120元，自助餐形式，25日晚安排会餐，然后在爱天地大厦卡拉OK厅安排对话联欢会。公司车队将派出五辆小轿车和两辆大巴供大会使用。八、在开幕式上，拟请市工委副书记石明讲话。在闭幕式上，由公司总裁高原作总结报告。附：（1）会议经费预算表。（2）会议通知。（3）会议日程表。○会议时间的安排●确定会议时间A．先要考虑主要领导、主管领导和主持人的时间是否适宜。在上司出差返回的当天尽量不安排重要会议。B．有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾是否能到会。C．会议议题应集中，日程就高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时以内。D．安排会议时间要考虑人们的生理节律。一般上午9：00至11：00，下午2：30至4：30的效率较高。○安排会议议程和日程要注意的问题A．要把握会议的目的。即了解会议召开的原因。B．要保证重要人物能够出席会议，为此需要先安排关键人物的时间。同时要注意根据多数人的意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。C．例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。D．如遇到几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会，所以，全体会议安排在上午，分组讨论则可安排在下午，晚上可安排一些文娱活动。E．会议方程的编制在前，议程确定了，才能具体安排日程的内容。方程一般不宜变动，日程可根据需要进行微调。F．会议日程和议程的内容应相吻合，并要经主要领导审核确定。○会议议程的样式：全球数字化背景下中国语言文学研究学术研讨会会议议程广州市语言文学学会年会将于12月15日（星期六）、16日（星期日）在佛山三水举行。1、宣布会议日程。2、由学会秘书长吴晟宣布大会开幕，介绍市社科联领导、学会理事及来宾。3、徐南铁副会长致开幕词。4、市社科联领导致词。5、秘书长汇报一年来的学会工作。6、大会发言。分两段进行，第一段由学会副会长王首程、副秘书长戴仲平主持；第二段由学会纪德君、许光烈主持。7、由特邀嘉宾吴承学教授作大会总结。8、由副会长张海欧宣布闭幕。○会议日程样式：全球数字化背景下中国语言文学研究学术研讨会会议日程2007年12月15日（星期六）一、上午8：30会议代表在广州大学桂花岗校区上车，中途在暨大、华师、华农、中大接学会学术顾问。入住佛山三水柏安酒店。二、上午11时正，召开学会理事会。三、上午12时午餐。四、下午1：30大会开幕。五、下午5：00大会闭幕。六、下午6：00晚餐。七、晚上8：00—11：00卡拉OK。2007年12月16日（星期日）一、上午7：30—8：00早餐。二、上午8：30参观公园。三、12：00午餐。四、下午1：30回广州。○准备会议文件资料1、为上司撰写会议文稿：根据上司的指示，为其草拟各种会议文稿，然后将这些草拟稿送上司审阅，并根据上司的要求修改、定稿，打印成文。2、为上司准备材料：主要是两类。一是对议题的说明，即会议的目的；二是对议案的说明。为上司准备的资料应在会前整理妥当后，按上司需要的顺序排好，放在文件夹内。3、组织好发言人的文稿：会上所做的重要发言的文稿，秘书人员要事先与发言人联系、收集，在会前分发给每位与会人员，并作为会议档案之一收存。4准备资料袋：秘书人员在准备文件资料的同时，常要准备一个资料袋。在做好各种会议资料的收集的前提下，按所需规格、款式和数量将他们打印出来，并放入资料袋中。这些资料有会议通知、会议日程、会议文献、会议证等，在与会者报到时，发给他们。○会前会场检查B．检查空调设备，必要时做好开机的准备，一般要在会议前两个小时开机预热或预冷。C．检查好灯光、扩音设备。D．检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。E．如有陌生人或外来人员参加会议，应摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。F．在每人座位前摆放好绝笔。G．多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。H．如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。I．会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。J．如果是电话、广播会议须提前检查线路，保证专人服务。K．如果是电话、广播会议须提前检查线路，保证音响效果良好。○发送会议通知1、为了规范公司的管理及动作，除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过各种形式传递到有关人员，以示正规和郑重。2、时间较长或较正规的大型会议至少要提前两星期发出通知或邀请函，并且附上回执或一张注明了本单位地址、邮编、电话、收信人、发信人姓名明信片，以便对方有时间考虑并能及时回复。也能确保会议信息能够按时、完整地传达到与会者。3、书面通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样。4、会中使用的有关票证：如人场券、代表证、汽车通告证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等与会议通知一并发出。5、如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具线路。6、会议通知样本要作为档案收存。○发送会议通知1、为了规范公司的管理及动作，除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过各种形式传递到有关人员，以示正规和郑重。2、时间较长或较正规的大型会议至少要提前两星期发出通知或邀请函，并且附上回执或一张注明了本单位地址、邮编、电话、收信人、发信人姓名明信片，以便对方有时间考虑并能及时回复。也能确保会议信息能够按时、完整地传达到与会者。3、书面通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样。4、会中使用的有关票证：如人场券、代表证、汽车通告证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等与会议通知一并发出。5、如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具线路。6、会议通知样本要作为档案收存。○会议的经费预算会议经费的主要内容有：文件资料费邮电通讯费会议设备和日用品费会议场所租用费会议办公费会议住宿补贴费会议伙食补贴会议交通费其他不可预见的临时性开支第二节会间工作一、会场的组织与服务二、会议信息的收集与编发三、会议记录的制作四、会议文件的起草○会场的组织与服务1、组织签到和登记2、做好会议记录和必要的录音录像工作3、会议设备的操作与维护4、做好会议的记录工作5、提供会议资料与联络协调6、做好会议保密工作7、组织好会议期间的住宿、车辆、娱乐、照相等工作8、会议的信息工作第二节会后工作一、合理安排与会人员返程二、提醒与会者及时做好各种物品的清退三、清理会场和文件四、整理会议材料，立卷归档五、会议的总结工作六、会议效果的评估工作七、催办和反馈