第六章秘书的自我管理

第六章秘书的自我管理学习目标思考练习主要内容视野拓展本章导言了解秘书人员进行自我管理的重要性；理解秘书人员自我管理各部分内容之间的关系；掌握秘书人员目标管理的基本知识和要求。知道情商和逆商在秘书人员的重要作用；会用情绪管理方法控制自己的不良情绪；掌握秘书人员进行时间管理的具体方法。在从事秘书工作的人中，有许多成功人士，他们的成功往往都与他们的善于自我管理、目标明确、把握时机、克服困难的特点分不开的。秘书工作是一种为领导服务的工作，是一种非常锻炼人的职业。秘书人员应该重视加强自我管理的修养和训练。第一节秘书的目标管理第二节秘书的时间管理第三节秘书的情商与逆商管理第一节秘书的目标管理一、目标管理的由来三、目标管理的原则二、目标管理的基本过程四、秘书的目标管理本节点睛目标管理是以泰罗的科学管理和行为科学理论为基础形成的一套管理制度，可以大大地激发员工为完成组织目标而努力。坚持运用目标管理的原则处理工作，有助于各项工作的顺利开展，并最终达成设定的目标。一、目标管理的由来20世纪50年代中期，目标管理（managementbyobjectives：MBO）出现于美国。这种制度，使组织的成员亲自参加工作目标的制定，实现自我控制，并努力完成工作目标。对于员工的工作成果，以明确的目标作为考核标准，使对员工的评价和奖励更客观、更合理。彼得·F·德鲁克对目标管理的发展和使之成为一个体系作出了重大贡献。1954年，德鲁克在《管理的实践》一书中，提出了“目标管理和自我控制”的主张。他认为，企业的目的和任务必须化为目标，企业的各级主管必须通过这些目标对下级进行领导，以此来达到企业的总目标。二、目标管理的基本过程由于各个组织活动的性质不同，目标管理的步骤不完全一样，但一般可以分为四步（见图6-1）。图6-1目标管理的四步骤建立完整目标体系制定目标组织实施检查评价三、目标管理的原则最重要的事情最优先去做，是目标管理的基本原则，也是这类问题的最效解决方法（见图6-2）。图6-2目标管理的三个原则原则制订目标明确组织目标，制订工作计划，制订的计划时包括有长远计划和短期具体的计划定下期限可以给自己施加压力追踪查询建立一套追踪查询制度，保证各项工作按时完成四、秘书的目标管理秘书应该充分运用目标管理方法，对自己进行自我管理。作为秘书要追求的目标主要有两个：工作目标和个人发展目标（见图6-3）。图6-3秘书的目标一方面由领导确定，一方面由秘书确定，（遵循最优化原则）怎样处理工作与个人发展的关系：培养职业兴趣，再确定自我发展具体目标，将自我发展与工作相结合工作目标（职责目标）个人发展目标（个人发展规划）秘书的目标在秘书人员的目标管理中，秘书人员一定要理清自己的思路，制订切实可行具有可操作性的计划，将自己所确定的目标书面化、视觉化、时间化，并且经常进行自我督促和检查。持之以恒，就一定能够实现自己所确定的发展目标。第二节秘书的时间管理本节点睛一、时间管理的重要性二、时间管理的基本法则时间管理的目的就是要同时获得“三效”——效果、效率、效能。时间是一种资源，花费时间就是一种投资。对投资，必须加强管理，要遵循一些基本原则，使用正确的方法。一、时间管理的重要性“三日诗”启迪人们要珍惜时光，不要虚度年华。时间的特点是既不能逆转，也不能储存，是一种不能再生的特殊资源。因此，对于人来说，一切节约归根结底是时间的节约。《昨日诗》：昨日兮昨日，昨日何其好！昨日过去了，今日徒懊恼。世人但知悔昨日，不觉今日又过了。水去日日流，花落日久少。成事立业在今日，莫待明朝悔今朝。《明日诗》：明日复明日，明日何其多！我生待明日，万事成蹉跎！世人若被明日累，春去秋来老将至，朝看水东流，暮看日西坠，百年明日能几何？请君听我明日歌。《今日诗》：今日复今日，今日何其少！今日又不为，此事何时了！人生百年几今日，今日不为真可惜！若言待明朝，又有明朝事。为君聊赋今日诗，努力请从今日始。（一）时间管理的四种观点我们应该如何管理时间？在对时间的管理与节约上主要有四种代表观点（见图6-4）。图6-4时间管理的四种观点（二）时间管理的四种方法有效地利用时间，可以提高单位时间的利用率。时间管理的具体做法有四种（见图6-5）。图6-5时间管理的四种方法（三）时间管理的目的——达到三效一是效果：有明确的期待结果；二是效率：以最小的代价或浪费获得结果；三是效能：以最小的代价和浪费获得最佳的期待结果。二、时间管理的基本法则（一）明确目标明确你的人生目标：你的长、中、短期目标是什么？你人生中最重要的人际关系是什么？你最希望有什么贡献？订目标应该简单明了，一目了然。定期检查制订的计划，看一看计划完成的进度和具体的执行情况，应该标注具体完成时间，具体落实计划。（二）分清轻重缓急时间管理的精髓在于：分清轻重缓急，设定优先顺序。分清主次有三个判断标准（见图6-6）。图6-6判断事情的轻重缓急——“三层过滤”（三）制订计划，写成清单标出急需处理的事情，要限制数量，可以按要程度划分出特急、紧急、一般等分类。制成两张表格，一张是短期计划表，另一张是长期计划表。可以在每一张计划表上按重要程度标出星号，或其他符号标记，如A，B，C等。建立一周工作生活日程表：重要事项；优先顺序；时间分配；预留空间和弹性；保持角色均衡（见表6-1）。123表6-1时间管理的根本原则：要事第一顺序重要程度任务描述解决方法时间安排1重要而紧急紧急状况/亟待解决的问题/限期完成的任务或会议/突发事件2重要不紧急准备工作/预防措施/计划/人际关系的建立/增进自己的能力3紧急不重要不速之客/干扰电话/某些会议/许多迫在眉睫的琐事4不重要不紧急广告函件/电话/无聊的应酬在确定计划之后，应该立即开始行动。行动的顺序应该考虑遵循三个原则：第一个是重要程度；第二个是紧急程度；第三个是可能性，即难易程度。最佳的步骤应该是按重要程度去行动，这样才能把有限的时间用到做最重要的事情上去。（四）遇事马上做，现在就做产生拖延的原因主要有三个（见图6-7）。图6-7产生拖延的原因养成遇事马上做，现在就做的习惯，不仅能够克服拖延，而且能占“笨鸟先飞”的先机。久而久之，必然培育出当机立断的大智大勇。（五）第一次做好，次次做好凡事开头难。第一次做事情一定要全力以赴，充分准备，认真对待，能增强信心，给人留下良好的第一印象。当然并不是第一次做好后，以后就可以掉以轻心了，要养成认真严谨的做事风格，对于那些必须做而且非常重要的事情一定要投入时间和精力。（六）专心致志，不要有头无尾浪费时间最多的是时断时续的干活方式，停顿下来本身费时，重新工作时，还需花时间调整情绪、思路和状态，才能在停顿的地方接下去干。（七）珍惜今天，当日事当日毕制定每日的工作时间进度表。每天都有目标，有结果，日清日新。今日不清，必然积累，积累就拖延。爱默生说：“我们应当记住，一年中每一天都是珍贵的时光。”（八）养成整洁和条理的习惯据统计：每年因不整洁和无条理的习惯，一般职员就要损失近20％的时间！作为秘书，应该整理好办公用品，寻找自己的“生理节奏”：用精力最好的时间去做更重大的事，用精力不好的时间来做比较不重要的事情。（九）养成快速的节奏感养成快速的节奏感，不仅可以提高效率，节约时间，给人以良好的作风印象，而且也是健康的表现。想要节省时间，还应该尽量避开高峰期。乘车、购物、进餐的高峰期（十）设定完成期限设定期限，是时间管理的重要标志。许多人对于计划没有时间要求，没有检查监督机制，往往使计划落空。在时间管理上，一定要有时间期限的概念，一定要树立时间期限的意识。争取时间的惟一方法是善用时间。把零碎时间用于零碎的工作，从而最大限度地提高工作效率。（十一）善用零碎时间欧阳修：余平生所做文章，在三上——马上、枕上、厕上。鲁迅先生：把别人用来喝咖啡的时间都用在写作上。（十二）分秒不浪费，成功日志法日志是成功者必备的条件：记录当天的重要事件和成长学习心得，可以用日志来总结经验、反省过失，用日志来规划明天、明确目标，用日志来管理时间、集中精力、抓住大事……（十三）善用节省时间的工具方便联络的通讯工具，如电话、电子邮件、传真、语音系统。节省时间的交通工具，如飞机、汽车。高效便捷的电脑工具，如格式化方法。电子邮件的地址列表也有类似的功效。其他提高工作效率、节省时间的办公自动化手段等。1234（十四）业余时间管理睡眠要学会充分利用时间，学会劳逸结合。（1）利用白天瞬间睡眠；（2）培养随时随地入睡的能力；（3）注重睡眠质量，不注重长短；（4）选择良好的睡眠环境与条件；（5）加强心理训练，实现身心放松。学习（1）向成功者学习成功的方法；（2）一天一小时可以创造奇迹；（3）参加研习会；（4）参加长期与短期的学习，并养成终生学习的习惯；（5）培养高效阅读的能力。娱乐（1）选择具有创造性的活动；（2）选择有益于身心健康的活动；（3）要干就要达到一定水平；（4）要适度。（十五）树立时间成本观念第三节秘书的情商与逆商管理本节点睛三、提高自己的逆商二、情绪管理的重要性一、情商与逆商现象“20％的IQ＋80％的EQ=100％的成功”情商是预测一个人能否成功的重要标志。影响情绪的因素固然很多，但最主要的是我们自己能不能战胜自我、驾驭自己的情绪。驾驭情绪是人生的“第一管理”。学会驾驭自己的情绪，对于我们走好人生之路、赢得事业成功至关重要。一、情商与逆商现象影响一个人成功的因素不仅仅是智力问题，还包括许多其他因素（见图6-8）。图6-8影响一个人成功的四个因素情商（EQ—EmotionalQuotient）情商指情绪商数，就是指情绪控制能力或情绪管理能力。情商包括：认识自身的情绪、能妥善管理自己的情绪、自我激励、认知他人的情绪、人际关系的管理，即领导和管理能力。情商不仅能让智商发挥更大的效应，还是影响个人健康、情感生活以及人际关系的重要因素。逆商（AQ—AdversityQuotient）逆商指逆境商数，就是当面对逆境或挫折时，不同的人对待逆境或挫折产生的不同反应，这种反应的能力，就叫逆境商数。图6-9逆商的要素逆商主要包括控制力、责任感、影响度及持续性四项要素（见图6-9）。控制力责任感影响度持续性逆商要素比尔·盖茨在接受《金融时报》采访时曾谈到：“我有过颓丧和虚怯。如果我不是最终以勇气和毅力战胜颓丧和虚怯，恐怕早就被市场竞争的浪潮淹没了。”韦尔奇从小就患口吃症，他当过球童、报童，卖过鞋。二、情绪管理的重要性人的活动包括内在的心理活动和外在的言行举止。前者直接影响着外在的言行举止。情绪可以影响心情，长久的心情会变成性情，影响人们人格的发展与身体的健康。有了破坏性情绪，可以去做点别的事情，拜访朋友或师长，找人聊天，谈些别的话题，玩某项运动或看一场电影。三、提高自己的逆商一个意志坚强的人，要承担来自社会的、工作或学习的逆境压力。承受压力，要培养忍受逆境的能力，把逆境看作是一种机遇，找出扭转逆境的办法。逆商AQ是衡量个体在逆境条件下，坚忍程度、耐挫能力、抗争特质、生存本领、胆识风范、心态韧性、人情练达、自强力度等诸项个性心理素养的量化标准。图6-10摆脱逆境烦恼的方式身处逆境，应该采取一些办法来摆脱逆境带来的烦恼或者压力（见图6-10）。什么是目标管理，目标管理的基本原则是什么？什么是时间管理，时间管理的具体方法有哪些？为什么要进行自我情绪管理？怎样才能提高自己的情商和逆商水平？1234减压黄金八法则法则一：充分利用互联网，使其成为生活的好帮手。法则二：正确评价自己的优缺点。法则三：克服畏惧情绪，是开发潜能的关键。法则四：让生活充满秩序，会使你心情舒畅。法则五：保持平和的心境。法则六：不要盲目相信他人。法则七：保持充沛的活力，尝试着“假装”对工作充满热情和兴趣，对自己进行心理暗示。法则八：适应不可避免的事实。