第三章秘书写作

第三章秘书写作第一节公文概论文书•私人文书•公务文书广义狭义通用公文专用公文•2000年《国家行政机关公文处理办法》命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等•1996年《中国共产党机关公文处理条例》决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等国务院办公厅转发发展改革委等部门关于制止铜冶炼行业盲目投资若干意见的通知国办发〔2005〕54号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：发展改革委、财政部、国土资源部、人民银行、环保总局《关于制止铜冶炼行业盲目投资的若干意见》已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。国务院办公厅二○○五年十一月三日一、概念：公务文书：指党政机关、企事业单位、社会团体在公务活动中使用的各类文字材料。（一）发布者（二）公务活动（三）法定权力和效力（四）规范性二、行文制度（一）行文关系1．上行文•下级机关向上级领导机关或业务指导机关的行文如：报告、请示2．下行文上级机关向所属的下级机关或业务指导机关的行文如：命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复3．平行文•平级机关和不相隶属机关之间相互往来的公文如：函、会议纪要等二、行文制度（二）行文方式•1、逐级行文•2、多级行文–主送“各地、市、县党委”–主送“各省、自治区、直辖市党委”；附注“此文件发至县级”•3、直达行文•4、公开行文•5、越级行文（特殊情况使用）•6、横向行文•7、联合行文•8、对口行文•9、授权行文•10、转发行文（其中：上转下，事关重大，要求执行——批转）二、行文制度（三）行文规则1、部门行文规则•部门之间•向下一级机关的有关业务部门（对口行文）•向下一级机关（一般需要报请本级领导机关批准）•向本级领导机关2、联合行文规则•党、政、军、群、具有行政职能的事业单位•同一机关内的部门与部门（主办机关在前）•上级机关的部门与下一级机关（同上）二、行文制度（三）行文规则3、上行文规则•主送一个上级机关；其他相关的上级机关抄送•直接报送主管部门处理•不越级或抄送被越过的上级机关•一般不得以机关名义向领导者个人报送4、下行文规则•重要行文，同时抄送直接上级机关•向受双重领导的下级机关行文，抄送其另一上级机关•报刊全文发布的公文，印制少量文本，供存档备查宽210mm长297mm天头（上边距）37±1mm地脚（下边距）35mm订口（左边距）28±1mm翻口（右边距）26mmA4纸三、公文格式•（一）纸型：–国际标准A4型(210mm×297mm)•（二）页边–天头（上白边）宽37mm±Imm–地脚（下白边）宽35mm±Imm–订口（左白边）宽28mm±Imm–翻口（右白边）宽26mm±Imm–版心尺寸为156mm×225mm（三）排版正文用3号仿宋字，一般每面排22行（行距固定值约等于28.95磅），每行排28个字，双面印刷（四）装订左侧装订，不掉页，两钉钉锯距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm，与书脊间距离为3-5mm（五）格式要素1．眉首：行政公文首页红色反线及其以上的各要素2．主体：红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素3．版记：主题词及其以下的各要素（五）格式要素1.眉首⑴公文份数序号：绝密\机密级公文⑵保密期限（密级）：绝密、机密、秘密•如绝密★20年⑶紧急程度：特急急件⑷发文机关标识：发文机关全称或规范简称+“文件”•如：南京理工大学文件河南省人民政府文件★河南省人民政府文件上行文⑸发文字号：发文机关代字、年份和序号河南省人民政府文件豫政〔2011〕3号⑹签发人：上行文,机关负责人或主持工作负责人姓名红色反线:一条长度156mm的红色横线与行文部分分隔开，党的文件还要在横线中间加一红色实心五角星。2.主体(1)标题：三项式：发文机关＋发文事由＋公文文种如河北省人民政府办公厅关于协助中国地震局测量队伍在我省开展地震监测的通知两项式：发文事由/发文机关＋公文文种如关于组织捐款捐物支援地震灾区的紧急通知中华人民共和国全国人民代表大会公告单项式：公文文种如公告通告注意：A.除引用文本（法规、规章）名称外一般不用标点符号；B.人、地名或短语不得分开，如：南京理工大学关于提前解聘×××的决定不能写成：南京理工大学关于提前解聘××的决定关于对原产于日本、新加坡、韩国和台湾地区的进口丙酮实施临时反倾销措施海关总署公告2007年第66号根据《中华人民共和国反倾销条例》的规定……现将执行中有关事项公告如下：……特此公告。附件：1．中华人民共和国商务部公告2007年第95号2．丙酮反倾销保证金征收比率表二○○七年十一月二十二日２．主体(2)主送机关：主要受理机关的全称或规范性简称如：•各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：•注意：A上行文：一个主送机关B公布性公文不要主送机关C一般不得以机关名义向上级机关负责人报送公文2.主体(3)正文(首页末页必须显示正文)如用条目式：一、(一)1.(1)文字材料中序号、标点的正确使用:“一、”、“二、”、“三、”（一）（二）（三）（1）（2）（3）“1.”、“2.”、“3.”或“A.”、“B.”、“C.”“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”(4)附件说明：附件是附属于公文主件的其他文件材料。如：附件：1.第一批国家珍贵古籍名录（2392部）2.第一批全国古籍重点保护单位名单（51个）中华人民共和国国务院令第492号《中华人民共和国政府信息公开条例》已经2007年1月17日国务院第165次常务会议通过，现予公布，自2008年5月1日起施行。总理温家宝二○○七年四月(5)签署或印章（生效标志）•会议记要、电报形式不要印章•机关领导人签署的议案、命令不要印章（签发人职务签发人）•单一机关制发的公文不署发文机关名称•联合上行文由主办单位加章，联合下行文应都加章；•印章上不压正文，下压成文日期(6)成文时间：领导人签发时间或以会议通过日期、批准日期□□□□□□□二○○七年五月二十日□□□□□□□人文分院理工分院二○○○年五月二十四日□□□□B.“当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；C.“当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。二○○七年五月二十四日□□□□D.“当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。□□第二十五条：本条例自公布之日起执行。（2）发文机关印章：A.“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。12．生效标识：（1）成文日期：A.列于正文或附件说明下，偏右；B.“用汉字将年、月、日标全；”，“零”写为“○”。人文分院□□第二十五条本条例自公布之日起执行。宁大科学技术学院人文分院、理工分院、法商分院、艺术分院E.“当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。”二○○七年五月二十日□□人文分院理工分院法商分院艺术分院F.“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。”(7)附注：传达范围（发至哪一级）、使用方法（可否张贴或登报）、名词术语含义等如（此文件发至县级）(此件不登报)(不准翻译)国务院公文主题词表01．综合经济（77个）01A计划规划统计指标分配统配调拨01B经济管理经济管理调整调控控制结构制度所有制股份制……3.版记(1)主题词：•其中类别词1个•类属词不超过5个–类属词按从小到大的顺序•文种词1个《国务院关于加强水土保持工作的通知》主题词：农业水土保持通知(2)抄送机关：对上级用“抄报”，对同级或无隶属关系的机关用“抄送”，对下级用“抄发”；也可以都用“抄送”•除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关；•重要行文，抄送直接上级机关；•向受双重领导的下级机关行文，抄送其另一个上级机关；•因特殊情况必须越级请示时，抄送被越过的上级机关；(3)印制说明：印发部门、印发日期国务院办公厅2011年11月11日印发第二节常用公文种类功能特征标题(N项式)主送机关正文结尾命令公布,行政,嘉奖,任免(大事,法定强制性)国家领导人,生效标志为签发人名章职务三/二(编号)无依据+一事希望要求决定布置指挥,奖惩,知照(要事)较高级别三/二有/无/一/多缘由+事项执行要求/希望号召公告宣布重要或法定事项向国内外宣布,授权新华社或张贴三/二/一(编号)无缘由+一事“特此公告”“现予公告”通告法规政策,具体事务(一般事项)国内一定范围,登报张贴三/二/一无缘由+事项“特此通告”通知印发,转发/批转,告知,指示,任免,会议(使用频率最高)三/二一/多(缘由)+事项(执行要求/希望号召)通报表彰,批评,向下级传达情况典型性,公布三/二一/多大体情况+具体情况+存在问题要求种类功能特征标题(N项式)主送机关正文结尾报告汇报工作,情况答复,送文送物上行三/二一缘由+情况以上报告请审议请示政策,工作上行,附注:联系人姓名电话三/二一一事+缘由+意见当否,请批复批复答复三/二一收悉+现批复如下1同意+要求2不同意+理由3基本同意+分述特此批复函问函(商洽,询问,请求批准),复函不相隶属机关三/二(复)一/多缘由+事项转此致函,请予函复(转此函复)意见重要问题的见解和处理办法上行,下行,平行三,二一/多缘由+意见/办法希望要求