第十一章秘书的群体心理

第十一章秘书的群体心理学习目标思考练习主要内容视野拓展本章导言了解群体的一般概念和群体的基本功能；理解秘书人员发挥个人作用与发挥群体作用的相互关系；掌握秘书群体心理结构优化的基本要求。知道秘书群体结构包括哪些主要内容；会用系统的观点分析秘书人员开展合作的重要性；掌握秘书群体进行团队建设的基本要求和方法。办公室工作效率取决于秘书群体的相互配合，受着部门关系状态的影响。只有搞好秘书人员之间的关系，形成一个结构合理、配合良好、工作协调的秘书群体，才能发挥出整体效能。第二节秘书群体心理结构的优化第三节秘书群体的团队建设第一节秘书群体及其结构优化第一节秘书群体及其结构优化三、秘书群体结构优化的基本内容二、秘书群体结构优化的意义一、群体的一般概念本节点睛办公室内秘书群体的配合状况是影响秘书相互之间关系的重要因素。结构合理的秘书群体，能增强相互间的合作关系，树立起秘书班子的群体形象，提高单位的声誉。一个心理结构合理的秘书群体，可以相互取长补短，产生最佳的整体效能。一、群体的一般概念（一）群体的广义和狭义学科研究的角度不同，对群体的划分也不同（见图11-1）。图11-1群体的广义和狭义概念广义的群体——群体是由某种社会关系联结而成的，具有独立特征，从而能与其他人群及个人区别开来的聚合体。狭义的群体——群体是介于组织和个人之间，由共同目标联系在一起，成员之间有直接与稳定的交往和心理依附关系，具有集体归属感，受其他成员及整体影响的一群人。小型群体的基本特征：第一，成员必须有面对面联系，行为上相互作用、相互影响；第二，在心理上彼此意识到对方，保持直接的思想沟通；第三，具有共同认可的行为规范；第四，具有共同的群体目标；第五，成员的数目一般不超过20-30人。群体按形成的方式不同，可划分为正式群体与非正式群体（见图11-2）。（二）正式群体与非正式群体图11-2正式群体与非正式群体正式群体：——根据目标、任务的需要，通过上级组织和职能部门决定成立而组建起来的群体。非正式群体：——自然或自发形成、无正式规定、成员的地位与角色以及权利与义务都不明确，也无固定编制的群体。群体的功能就是贯彻执行组织的任务，协调群体成员之间的关系，满足成员的合理要求。这些心理需求主要包括：获得安全感、满足友情的需要、满足自我确认的需要、满足自尊的需要、增加自信心、增加力量感等。（一）什么是秘书群体秘书群体又称为秘书班子，是对秘书人员所组成的工作群体的称呼。它是为保证领导班子工作的顺利根据单位的规模大小不同，办公室秘书人员的数量也不同。一般来讲，办公室秘书人员的数量与单位的规模基本成正比。二、秘书群体结构优化的意义秘书群体结构优化有利于塑造单位形象秘书群体结构优化有利于发挥秘书群体的整体效能秘书群体结构优化有利于提高秘书个体的工作效率。（二）秘书群体结构优化123异质结合的原则秘书处在单位的中枢神经位置，秘书班子以异质结构组合为主，才能形成搭配合理、运转高效的工作群体。三、秘书群体结构优化的基本内容1群体结构从组合特点上可分为同质结构和异质结构（见图11-3）。图11-3同质结构和异质结构异质结构——群体成员在年龄、知识、能力、性格、气质等方面存在较大的差异。同质结构——群体成员在年龄、知识、能力、性格、气质等方面都比较接近或相似简单明确的工作任务复杂的工作任务群体结构系统组合的原则系统的内部结构是否合理，系统各要素是否形成合力，各要素是否按系统整体配合的要求进行组合，是影响系统整体效能的关键。必须认真探讨秘书群体结构优化的基本途径。2梯形的年龄结构从总体上讲，秘书群体的年龄结构要与领导群体的年龄结构相适应，即是在平均年龄上不应超过领导群体的平均年龄。一个办公室中，能够形成老、中、青相结合的梯形年龄结构，就可以互相取长补短，进行较合理的组合搭配（见图11-4）。（二）秘书群体结构优化的内容和要求1图11-4梯形的年龄结构合理的知识能力结构各层次的秘书群体应该根据工作任务的不同，按比例将秘书群体的知识和能力结构进行科学组合（见图11-5）。举例：企业秘书群体必须掌握有关生产经营、企业管理的知识，才能尽快熟悉企业生产经营方面的业务，在起草工作计划、总结时符合要求。2图11-5合理的知识能力结构合理的知识能力结构学历层次知识内容中高级秘书部门：大专以上文化程度高级秘书部门：大学本科学历基层秘书部门：大、中专学历不同行业应具有不同的知识内容能力结构以写作能力见长的秀才型笔杆子以办事能力见长的管理型人才以提供技术服务为主的技能型人才互补的性别结构为了更好地完成各项职能，秘书群体必须建立互补的性别结构，将男女秘书合理组合（见图11-6）。图11-6男女秘书的合理组合3完整的角色结构秘书群体的角色结构，是指秘书成员的角色职位结构，即秘书人员的工作分工情况。实现秘书群体结构的优化，必须考虑秘书群体的角色分工情况，要做到人尽其才，岗位职责明确，提高秘书群体的工作效率。4第二节秘书群体心理结构的优化一、心理认同性二、心理相容性三、心理互补性四、心理适应性本节点睛秘书群体要保证高效能地进行工作，就必须具备优化的心理结构。优化心理结构，就是要求办公室所有成员在认识、情感、意志、气质、性格、能力及动机、理想等心理品质上要有良好的修养，具有较强的适应性，使办公室内部的所有秘书之间在心理上达到认同、相容、互补与适应。心理认同性是指人们在心理上保持高度默契，主要是指人们在目标上或情感上的认同或一致。怎样才能达到秘书群体内的每一个人的心理认同呢?首先，有共同的服务宗旨和目标。其次，有情感上的认同。一、心理认同性二、心理相容性心理相容性是指秘书成员之间彼此相互容纳、融洽交往的心理状态。关键在于当矛盾出现后能及时排解，及时调和，使之互相谅解，达到心理相容，以增进秘书群体之间的团结合作。人们相互之间的心理相容是有着程度上的差异的（见图11-7）。图11-7心理相容的三类等级和睦友好坦诚以待亲热低温度心理相容中温度心理相容高层次状态没有故意的对抗行为，不发生争执，矛盾能通过解释、协商解决在感情上接受，在行动上理解，必要时提供慎重而有限的帮助感情相处融洽，彼此坦诚以待、互诉衷肠，热情地关怀对方秘书成员之间的心理相容处在哪一级水平上，受许多因素影响和制约。心理不相容是存在的。不睦：是由人们的行为差异和意见观点的分歧而造成的，这种关系状态虽然并不紧张，但也影响到相互的情绪。对立：是一种相互排斥的行为，表现为互不接受，是一种有意识制造隔阂的行为。敌视：是一种有明确目的，并且多数是有外部行为表现的关系状态，最明显的特征是攻击行为。三、心理互补性一个群体之间所以能出现1+1大于2的整体效应，关键是通过群体合理的组合结构，弥补了因个体能力不足的缺陷。秘书群体内各成员之间的心理互补性，主要指气质、性格及能力的互补（见图11-8）。图11-8心理互补性气质互补能力互补性格互补配备秘书群体时，使整个群体各成员气质取长补短人少人多胆汁质+粘液质+多血质+抑郁质胆汁质+粘液质多血质+抑郁质外倾型配备秘书群体时，使不同性格的人合理组合，相互补充一个结构合理的秘书群体应该具备多种能力的人内倾型写作能力组织管理能力心理适应性是指秘书成员对总体目标及其变化的要求在心理上的接受程度。适应性行为是个体生存以及获得发展的一个重要条件。秘书必须具备有较强的适应能力，使个体的心理和行为与秘书群体的要求相适应，同时还能够欣赏他人的工作方式，注意他人之长，不以己之长比他人之短。四、心理适应性第三节秘书群体的团队建设本节点睛一、团队的概述二、秘书的团队建设表现出众的团队是把团队潜力发挥到极致的团队。要实现秘书群体向团队建设方向转变，必须对秘书群体进行结构优化，必须从两个方面入手：一是选拔秘书人员，尽量组建结构合理的秘书班子；二是按照结构优化的要求提高秘书群体成员自身的素质。团队是由两人或两人以上组成的，并通过人们彼此之间相互影响、相互作用而形成的、具有共同目标的一种群体。即是一群人以任务为中心，互相合作，每个人都把个人的智慧、能力和力量贡献给自己正在从事的工作。一、团队的概述团队与群体既有联系又有区别。团队是群体的一种特殊组成形式，又不同于一般的群体（见图11-9）。（二）团队与群体的区别图11-9团队与群体的区别没有任何特别需要去发展和去改进的表现不存在一种积极的协同作用，只强调个人完成自己的任务，没有共同的责任。工作群体的绩效仅仅是每个成员个人贡献的总和有共同目标，每个人对总的目的、工作方法负责通过其成员的共同努力能够产生积极协同作用，其团队成员努力的结果使团队的绩效水平远大于个体成员绩效的总和工作群体workgroup工作团队Teamwork为了团队的共同目标奋斗时，人们会主动谋求合作，减少了冲突的可能，创造了愉快的工作氛围。在团队内部，任务和责任落实到个人，团队工作团队工作有助于探索问题，集思广益；可以促进团队成员、团队与组织之间的沟通和协调。团队能够满足个人的安全、社交、自尊、认可的需要，增加个人的满足感和组织的稳定性，降低人员的流动和离职率。（三）团队的作用表现出众的团队是把团队潜力发挥到极致的团队。表现出众的团队的成员不仅对自己团队的成功负责，也关心其他人的成长和发展。这种团队经常能达到看起来不可能达到的目标。（四）优秀团队的特点任何一个团队要实现向高效团队的转变，需要具备一些重要条件（见图11-10）。图11-10成为高效团队的必需条件高效团队清晰的目标相关的技能相互的信任良好的沟通内外部支持恰当的领导谈判技能一致的承诺（一）合理配备，严格选拔组建一个秘书班子时，首先必须从人员配备方面着手，要求领导和人事部门在选拔秘书人才时要充分考虑优化组合的要求，从秘书群体结构方面出发去选拔秘书人才。选拔秘书人才时，必须进行必要的心理测量，了解个性特征。二、秘书的团队建设必须强调在职秘书人员素质修养的提高，依靠秘书成员的共同努力去弥补群体结构方面的不足。秘书群体成员必须加强思想修养，增强团队意识。在秘书群体中建立起和谐的感情氛围。（二）加强自身修养，增进情感联系12美国学者彼得·圣吉在《第五项修炼——学习型组织的艺术与实务》一书中认为要进行团队建设，应该从创建学习型组织入手。对于秘书群体来说，应该学习和借鉴如何创建学习型组织的方法，学会运用五项基本修炼技术加强团队建设。（三）加强团队学习，创建学习型组织第一项修炼：自我超越（personalmastery）第二项修炼：改善心智模式（improvingmentalmodels）第三项修炼：建立共同愿景（buildingsharedvision）第四项修炼：团体学习（teamlearing）第五项修炼：系统思考（systemsthinking）何谓秘书群体？秘书群体结构优化有何意义？群体的分类方法和群体的功能都包括哪些内容？简述秘书群体心理结构优化的基本要求。实现秘书群体结构优化的主要途径有哪些？简述秘书群体进行团队建设的基本方法。12345心理小测验——人际合作能力1.如果某中学校长请你为即将毕业的学生做一次介绍公司情况的讲座，而那天晚上恰好播放你喜欢的电视剧，你是：A.接受邀请B.同意，但要求改期C.以有约为由拒绝2.如果某重要客户周末下午打来电话，说购买的设备出了故障，要求紧急更换部件，而主管及维修师已下班，你是：A.亲自驾车去30B.打电话给维修师，要求他立即处理此事C.告诉客户下周才能解决3.如果某位与你竞争最激烈的同事向你借书，你是：A.立即借给他B.同意借给他C.告诉他书丢了4.如果你驾车赴约途中看到同事的车出了故障，你是：A.毫不犹豫地下车帮忙修车B.告诉她你有急事，不能帮她修车，但帮她找修理工C.装作没看见她，径直驶过去5.如果某位同事在你准备下班回家时，请求你留下来听他“倾吐苦水”，你是：A.立即同意B.劝他等第二天再说C.以夫人生病为理由拒绝他的请求6.如果某位同事因要去医院探望夫人，要求你替他去接位乘夜班机来的大人物，你是：A.立刻同意B.找借口劝他另找别人帮忙C.以汽车坏了为由拒绝7.如果某位同事的儿子想选择你的专业，请你做求职指导，你是：A.马上同意B.答应他的请求，同时建议