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管理文秘主讲：张颖杰第一章管理秘书概述管理的含义秘书的含义管理秘书学的学科性质和实践意义管理秘书实务的内容、特点和原则管理秘书的素质及能力要求内容公关事务管理沟通管理档案管理信息管理办公用品和设备管理办公室管理会议管理特点程序性综合性技术性原则系统原则服务原则时效原则质量原则效益原则管理秘书的素质及能力要求基本素质身体素质心理素质思想素质管理秘书的素质及能力要求业务素质基础理论知识专业知识辅助知识管理秘书的素质及能力要求职业能力认知事物的能力语言文字运用的能力技能操作的能力组织协调社交能力作业请结合自身素质与能力，谈谈你对管理秘书的认识，以及如何能够成为一个优秀的管理秘书？（要求不少于3000字，能够体现自身的特点和个性，有较强说服力。）第二章公关事务管理仪表交际礼仪常见秘书公关活动接待工作仪表仪容仪态服饰颈部、手部发型、面容站姿坐姿步态气质和风度选择搭配交际礼仪基本原则礼仪内容自尊与尊人言行适度交往明确内在美与外在美自信大方适应环境礼貌用语交谈礼仪见面礼节引见介绍递接名片方位礼节几种常见的秘书专门公关活动开放参观活动宴请活动签字仪式开业典礼信息发布会接待工作接待前的准备工作：心理准备＋物质准备制定接待的工作计划：了解背景资料确定接待规格日程安排经费列支人员安排内宾接待工作外宾接待工作案例分析某企业设宴宴请一外宾。此外宾对该企业的某个项目很感兴趣，有投资的意向。为了争取外资，企业的主要领导都出席了宴会，宴会菜肴极其丰盛，最后剩下很多。按当地习俗，企业人员未将剩菜打包带走，外宾见此遂取消了投资的打算。请分析本案例中外商取消投资的原因所在，并思考与国内宴请相比，对外宴请时企业应当注意哪些问题？解析对外宴请一般还是首选中餐，与国内宴请相比，对外宴请应当注意如下问题：宴请环境十分重要，应选雅致安静之处；点菜时不仅要考虑外宾宗教信仰方面的忌讳，还要注意其饮食习惯上的差别；菜肴要有地方特色，可以精致但不要奢华和浪费；参加宴请人员要讲究个人卫生，衣着得体，女士应当化妆。最好不要穿着工作装参加。如有必要，秘书要为上司准备祝酒辞。第三章沟通管理什么是沟通？横向沟通纵向沟通沟通信息渠道信源－信宿环境反馈噪音人际沟通组织沟通公众沟通跨文化沟通有效沟通的原则（7C）Credibility可依赖性Context一致性Content内容Clarity明确性Consistency连贯性Channel渠道Capabilityofaudience接受力秘书沟通按沟通性质按沟通方向公务沟通私人沟通横向沟通纵向沟通与同事的关系沟通与职能部门的关系沟通与协作单位的关系沟通与领导的关系沟通案例分析王处长不问青红皂白写信把另外一部门的属下严厉批评了一顿，结果后来事实证明是王处长冤枉了那位属下。王处长十分后悔，决定亲自打电话向其道歉，这时一旁的李秘书说：“不用了，你那封信我根本没有发出去，因为我知道你会后悔的，所以我就把信压下了。”王处长听了后如释重负，然后又怀疑地问李秘书：“那么最近发出的那几封信也压下了吗？”李回答：“没有。因为我知道那些信是不该压的！”不久，李秘书因此事而被记过，李秘书觉得很委屈，逢人便倒苦水，很快机关里都知道了这件事情。半个月后，李秘书被调离现任工作岗位。请分析李秘书行为的不当之处，并说明秘书在纵向沟通时应当注意哪些问题？秘书如何才能更好地与领导沟通？秘书应当如何与领导相处摆正位置，自觉服务要自觉维护领导威信要尊重领导意见和决策要体谅领导难处，善于为领导分忧正确领会、贯彻、执行领导意图提高自身素养、增强业务能力树立沟通意识，学会进谏（适时-适地-适人-适言）第四章办公室管理办公室环境管理日常办公事务管理办公文件管理办公用品和设备管理效率和时间管理办公环境管理优化办公环境的方法办公室的布局：开放式、封闭式、混合式办公室的布置和日常维护办公室的美化：家具、绿化、装饰办公室的健康和安全管理日常办公事务管理值班工作接打电话印信管理邮件收发零用现金管理商务旅行管理文件管理收文程序签收登记审核拟办批办承办催办处置发文程序草拟审核签发复核缮印用印登记分发处置办公用品和设备管理办公用品的采购与进货办公用品的库存保管与发放办公设备的使用和管理第五章会议管理会议的种类根据会议的性质分：决策性与非决策性会议根据会议的形式分：工作会、座谈会、动员会、现场会、研讨会、记者招待会、听证会、联席会等根据会议的规模分：小型100人以内、中型100-1000人、大型1000-10000、特大型10000以上根据会议所跨的地域范围划分：国际性、全国性、地区性、部门会议会议工作程序会前筹备：制定会议计划、准备会前物品会议中的服务工作：注意如何制作会议记录会议的善后管理工作会前筹备制定会议计划准备会前物品安排会议主题或议题确定会议名称、规模和规格拟订会议的时间与会期拟订会议的议程与日程安排会议经费项目预算其他（成立筹备组等）会议文件准备制发会议通知会议用品的准备选择与布置会场会议中的服务工作接站会议签到启动设备发放用品食宿调整会议记录会议信息工作值班和保卫工作簿式签到卡片式签到收集会议信息编写会议简报对外宣传报道××集团公司项目会议记录时间：地点：出席人：主持人：记录人：一、主持人讲话：……二、发言：一公司李总：（项目选址）……二公司刘总：（项目范围）……市场部郭总：（市场调查与预测）……财务部王总：（项目的资金情况）……技术部张总：（项目招、投标情况）……三、决议：……四、散会（时间）主持人：（签名）记录人：（签名）铁通公司××分公司会议简报第（×）期铁通××分公司办公室××年×月×日编者按：……（编发目的或评价）提高认识，统一思想，搞好精神文明建设……（导语部分概括主旨）会上，公司党委书记××就如何贯彻会议精神做了重要讲话，他提出四点意见：一、提高认识，统一思想……二、结合实际，突出重点……三、运用媒体，抓住典型……四、加强领导，形成机制……最后再次强调……（结尾部分归纳或提出希望）送：××办公室、公司各部（共印×份）会议的善后管理工作用品资料的收集清退和阅卷归档会议经费结算安排与会人员返程整理编写会议纪要会议决议事项的反馈会议总结案例金风公司邀请全国的客户到湖北武汉参加雅奇公司新开发的系列化妆品洽谈订货会。秘书小李负责安排与会人员的返程工作。小李先解决容易预订的近处与会者的车票，再慢慢解决远地难以解决的车票预订。小李认为，只要为大家尽可能预订火车硬卧车票就行了，这也有利于大家回单位后报销。请分析小李在做好与会人员的返程工作时应当注意哪些问题？小李的安排是否妥当？做好与会人员的返程工作主要包括以下两个方面：提前做好与会者车、船、机票的登记预订工作：尽早安排返程事宜了解与会者的需求和意愿一般应按先远后近的次序安排妥善安排送行车辆，有必要时还应安排有关领导送行帮助与会者提前做好返程准备工作：提醒与会者及时归还借用物品提醒与会者结清账目，开具发票或收据帮助与会者检查、清退房间准备包装袋、绳子等以备急需之用帮助部分与会者托运大件物品会议的协调和控制会务协调会议的控制内部协调外部协调会议进程控制会议数量控制会议质量控制会议成本控制会议时间控制第六章信息管理信息管理信息收集信息整理信息筛选观察法问卷法访谈法网络法字母分类法地区分类法主题分类法数字分类法时间分类法信息校核信息综合信息编写信息传递类比法查重法时序法专家评估法调查法溯源法比较法逻辑法调查法数理统计法充实内容提炼主题综合分析提出意见修正增补确定主题分析材料材料组合语言传递书面传递视频传递电信传递光传递信息存储登记编码排列保管信息反馈开发利用第七章写作经验与技巧•事实清楚，观点清楚，文字清楚•语必惊人•文不在长在于精；文不在多在于好•想到就说，说出就写•自我欣赏到自我反思和批评•字斟句酌，反复推敲•坚持写作，熟能生巧•文风朴实，不摆架子第八章行政公文什么是行政公文行政公文是行政机关及其他组织在公务活动或管理过程中，按照特定的体式，经过一定的处理程序所形成和使用的具有一定效力和规范体例的书面文字材料。离开行政管理活动就不存在行政公文。具有法定的作者：党政机关、社会团体、企事业单位等具有法定的权威性具有特定的效用性（现实执行效用）具有规范的体式具有法定的制发程序行政公文的种类《国家行政机关公文处理办法》分12类13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要按行文关系可划分为三类：上行文：报告、请示下行文：命令、决定、指示、公告、通知、通报、批复平行文：函（也可用于上行文或下行文）、议案、（知照性）通知意见、会议纪要应视发文机关和发送对象的具体情况来确定其所属类别行文规则按隶属关系行文按职权范围行文同级机关可以联合行文一般不越级行文其他常规：请示应当一文一事，一般只对一个主送机关；报告中不应夹带请示事项等文体结构（一）文头发文机关：机关名义／机关内部部门名义／机关法定责任人名义；注意联合行文主体顺序：主次机关／党政军群；标注位置：正文后的右下角或标题中；标识：红头文件（首页正上部居中）发文字号：注意发文机关代字（中发［2008］10号），机关代字有时可由二个层次构成（湘政办发）份号：公文首页左上角，6－7位数字，不得少于2位（01等）秘密等级和保密期限：绝秘（30年）／机密（20年）／秘密（10年）——公文版心右上角第一行，不标明秘密期限的，为“秘密”；标明期限的，为“秘密★6个月”紧急程度：“特急”／“急件”公文和“特急”／“加急”／“平急”电报等——标注在首页右上秘级正下方，有的也可在标题中标注（如“中共中央关于××××的紧急通知”）签发人：是指发文机关对文稿进行最后审定后以签名来表示批准印发的领导人，标注在发文字号右侧的红色线上文体结构（二）行文结构标题：发文机关＋（关于）事由＋文种（核心词不可省，如只有“公告”或“通知”，无机关和事由），注意“转发”和“印发”／“发布”（专用于本机关指定的条例、办法等，不能用“转发”）的写法有所不同主送机关：全称或规范化简称——标识在标题下靠左的顶格处，上行文一般只有一个主送机关，下行文可以有多级主送机关，告知性公文则不必写主送机关正文：注意排版，从左至右横排，自然段左空2字回行顶格，数字不能转行，标题的级节层次要求等附件：正文下空一行，左空2字，3号仿宋字体，后标全角冒号和名称，附件是正文的组成部分，与正文同等效力发文机关：“版头式”（××机关文件）或“署名式”签章：联合上报的由主办机关盖章，联合下发的由所有联合发文机关盖章，以机关领导人名义发布的可以只用签署形式附注：标注在成文日期与主题词之间的位置上成文日期：应当用汉字书写（“零”只能写成0），依印章位置确定，有时可写在标题下方（如决议／决定等）主题词：不超过7个，由词义从大到小排列，有间隔但不能用标点，且其中必须含有表示公文文种的词语，置于文尾抄送机关上方文体结构（三）文尾抄送机关：无须对公文承担责任和答复，标注在主题词下方印发说明：印发机关（非发文机关）＋印发日期（数字标识）＋印发数量——只能占一行，位于抄送机关下面最后一行公文撰写的步骤与方法准备阶段：授受领导意图＋确立主旨＋检选材料（针对性／真实性／关联性）撰写阶段：拟定提纲＋结构安排（小标题式／分块式／并列直陈式／章条款分列式）起草正文：标题画龙点睛／开门见山／层次合理（并列法或递进法）／结尾概括提升审核修改阶段：调／删／增／换／润公文撰写的语言要求基本要求：准确、贴切、严谨鲜明、简洁、生动朴实、流畅、易懂公文常用语言：注意模糊用语注意事项：规范用词规范称谓规范造句规范语法规范标点常用公文写作通知通报通告报告请示批复函会议纪要校政发〔2009〕114号襄樊学院关