职业秘书训练课程

职业秘书训练课程一．秘书的角色和定位“秘书”这个词来源于拉丁语，本意为“可靠的职员”。国际秘书联合会对秘书职业要求有准确的定义：秘书应是上司的一位特殊助手，她们掌握有关办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所给予的权利范围内作出决定。秘书的定位：协助主管共同达成工作目标辅助主管的例行业务沟通协调的桥梁办公室/信息管理客户服务/公共关系促进部门工作的推进按功能分，秘书可分为商务秘书，行政秘书和公司秘书三种。商务秘书主要是协助上司处理商业性事务，比如洽谈业务、起草合同、联络客户、考察项目、收发函电、办理业务等。商务秘书的工作着重于经营。行政秘书主要是招聘和培训员工、管理人事、办理会务、处理函电、负责考勤、保管资料、档案、印章等，联系ZF部门，协调内外关系等。行政秘书的工作偏重于管理。公司秘书是一种特定的职称，基本只能是处理公司日常行政事物，它的特殊职能是接受董事会委托，参与公司决策，监督公司运作、披露公司信息。职业要求1.熟悉专业秘书应该具备丰富的法律、财务、金融等专业知识以及丰富的实际工作经验，才能有效参与公司决策，监督公司运转。2.认真负责认真是对事物的态度，负责是对行为的承诺。充分了解自己的工作范围和职责权限，知道什么是本分，什么是责任，自己该做什么，自己该负什么责任，秘书应做到心中有数。应该负责只是职责，勇于负责则是品德。3.把握分寸对秘书而言，分寸感既是悟性的表现，也是经年累月的磨练自然形成的一份成熟，更是长期置身复杂环境处理复杂事物的经理的沉淀和积累。4.职业道德秘书的职业道德，具体表现在两个方面：一是忠诚，忠诚的标准是一切从公司的利益出发。二是责任感，高度的责任感会使你精心细致地观察周围一切事物的变化并且即使做出准确的应对，妥善处理一切事物。5.注重效率应善于将自己成功的工作经验形成一种成熟有效的办事风格，并且依据自己的习惯和工作要求，设计出一套作业流程，哪些应该自己做，哪些可以授权做，哪些顺带做，哪些重点做,清清楚楚，井然有序。6.善处人缘良好的人际关系是秘书保持最佳工作状态的基础，无论是企业内部的沟通与协调，还是代表企业与社会打交道，诚实守信，善解人意都能给人留下深刻印象。职责权限职责是指职务必须担负的责任，权限是指职权能够控制的范围。秘书的职责权限包括办公事务、行政事务、公司事务、商业事务、公共事务五个方面，也就是说公司内所有事务性的工作都应该由公司秘书向公司负责，由其设定程序与标准并且独立或与他人合作完成。1.管理自己及上司的办公室及有关资料设备，保持办公环境的整洁。2.为上司接听电话、接听客户，处理各类函电、起草文件，减少外界和一般事务对上司的干扰。3.安排上司日程，为上司准备好有关活动所需资料，陪同上司参加有关活动，担任助手或参谋。4.领会上司意图，协助上司思考，用正确的思维方式和有效的解决方案出谋划策。5.了解上司性格，容忍上司的缺点，采用适当方式影响与改变上司的不良习惯。6.熟悉上司的亲朋好友和企业的重要客户及社会关系，掌握他们与上司交往的深浅程度，根据上司的习惯安排主次和轻重缓急。7.组织安排各类会议，做到万无一失。8.协调上司和部下的关系，协调部门主观之间的关系，协调企业和社会各方面的关系，使企业在良性氛围和状态中有效运作。9.接受上司的授权，处理有关业务或人事。根据上司要求，参与决策，提供意见或建议，并对自己的主张和行为承担责任。10.根据上司的正式授权或非正式授权，参与企业的经营或管理，在授权权限内尽职尽责，发挥作用，承担责任。11.作为上司的代表和发言人，在正式或非正式场合，配合上司，为上司树立良好形象和营造丰富有价值的人脉。12.作为上司的私人助理，在上司要求下，适当帮助上司处理一些私人事务。13.在处理企业行政事务和接受上司授权处理有关事务时，必须做到：一不能代表上司做出决策，二不能代上司发号施令，三不能因上司的宽容而放松对自己的约束。总之发现问题，解决问题，无论问题是否与你有关天机不可泄露，奥妙全在其中综合素质1.忠诚由于秘书工作性质的特殊性和重要性，决定了忠诚是所有必备条件中最基本也是最首要的素质。秘书必须无条件地对上司保持忠诚，以及对所属企业或者公司的忠诚。忠诚和能力是一种彼此影响的关系。既忠诚而能力也强的人是最优秀的人才。能力可以通过后天的教育及训练加以培养，而忠诚却无法培养。绝对的忠诚才会产生绝对的信任。上司和秘书的关系就是这样一种互相信赖和依存的关系。另外，忠诚也表现在敬业态度及责任感上。责任有两种，明确的责任是你的职责范围，不明确的责任是你主动承担的分外工作。做好明确的工作，这是本分；做好不明确的工作，则会受到别人的敬重。有了忠诚感，说明品质好；有了敬业心，说明活得明白；有了责任感，说明值得被信赖。2.分寸分寸是待人接物处事的态度标准，也是秘书的基本行为准则。秘书的重要性，取决于其对公司机密和其他重要信息的知晓程度，无论是陪同上司外出应酬或参加各类会议，或是接触重要的文件资料，或是亲自处理特别棘手特别微妙的事务，秘书绝对应该守口如瓶，并且尽量避免自己介入太敏感或者令人尴尬的事情中，这种时候，不知道不好，知道得太深也未必好，大智若愚就是一种分寸。与上司关系的分寸把握也是比较微妙的。在一起共事久了，会与上司产生共同语言，上司也会将事业上的压力和生活中的烦恼向秘书倾诉。聪明的秘书这时候就应善解人意地认真倾听，表示理解，甚至帮助出主意，但绝不能将自己的感情陷进去。3.默契秘书和上司的关系，是一种日积月累形成的对事物相同理解，是一种主次分明但又十分协调的互动。有经验的秘书会从上司表情的细微变化，捕捉起真正的含意，并且做出相应准确的配合。保持默契是一种融洽，也是一种呼应技巧。4.谦虚谦虚是指为人处事时的谦和与内敛。谦虚有几个十分明显的好处，一是自己感觉良好，不用可意地抬高自己，把自己弄得很累；二是留有余地，不会让自己太为难；三是避免锋芒毕露，遭人嫉妒；四是借此提高自己在上司心目中的价值；五是可以有份平常的心态，帮助我们置身局外察言观色，审时度势。5.敏感对周围的人或事具有敏感性，形成职业性的条件反射和迅速的反应，第一时间做出相应准确的判断，这是秘书必须的职业素质，并且在工作状态中始终保持高度而且准确的敏感。6.自制善于控制自己的情绪是一个人性格成熟的标志。而自我控制是一种积极的心态，只有冷静，才有可能保持判断和分析的最佳状态，才有可能在错综复杂的现象中找出问题的真正本质，做出迅速、准确、合理的判断，并且决定有效应对或处理的最佳方案。7.礼貌礼貌是一种修养，是尊重他人的表现。以礼相待既是对对方的尊重，也是对自己的尊重。礼貌要求我们当面赞扬，私下批评。礼貌要求我们发自内心，真诚而不是虚伪。礼貌要求我们注重礼节，知道规矩。礼貌更要求我们得体而不是做作，礼貌过分就是做作。8.得体秘书经常身处于不同的场合，和形形色色的人打交道，以不变应万变，不变的是你的得体，万变的是你的应对。在秘书的综合素质中，还有一个十分重要的特质，就是自我完善。因为在综合素质中有些东西是与生俱来的，有些则是后天修炼的，凡是后天修炼才会拥有的，都和自我完善有关。自我完善是一项贯穿一生，潜移默化的自我意识和行为习惯的训练。只有不断的自我完善，才能促使我们始终兢兢业业。综合能力能力通常是指一个人能够发挥的力量。人的能力包括本能、潜能、才能、技能，它直接影响着一个人做事的质量和效率。对于能力，心理学有两种解释，一是个人现在所能为者，而是个人将来可能为者。个人行为所表现出来的实际能力，心理学称为“成就”，而通过学习和训练或在行为中表现出来的能力，心理学则称为“潜能”。潜能又分为一般性潜力和某方面特别潜力。一般性潜力包括：理解能力、领悟能力、沟通能力、表达能力、操作能力、应变能力。分类能力：应养成良好的思维习惯和工作方法，将各种事情在第一时间内给予合理分类，按照这些事情本身的重要程度和时间要求迅速地合并同类项，并且立刻设计或寻找出最佳的办事流程和要点，有条不紊地给予分别处理。细分是秘书提高工作效率的基本原则。理解能力：要真正理解他人，必须做个很有耐心的听者，只有充分倾听和了解，并善于从对方的言谈举止中迅速捕捉到最有价值的信息，准确地理解其真正意图。沟通能力：沟通需要善解人意，需要双方都有良好的心态和情绪。创造一种良好的沟通氛围，使双方的情绪都达到最佳状态。与对方沟通时，尽量谈些双方都感兴趣的话题，认真诱导和倾听对方讲话，适时巧妙地表达自己的感受，并且恰倒好处地奉承和鼓励对方。秘书沟通技巧十六字原则：以善待人、以情感人、以理服人、以利动人。表达能力：表达有两种方式：一是语言，二是文字。1．语言表达一要清楚，二要准确，三要简明，四要有条理，五要有说服力，六要有感染力，七要注意分寸。2．文字表达是语言表达的协作形式，把要交代的事要讲的话用文字写在纸上，除了上面的几点外，还必须注意格式化。操作能力：信息搜集、文字处理、图像编辑等应变能力：当突发事件发生或一个意外的变化来临时，我们应该有良好的心理承受能力和从容应对的应变能力。应变能力可以用一个词来概括：变通。积极主动的变化能使所有问题得以完满解决。特别潜力包括：分析能力、判断能力、策划能力、决策能力、组织能力、协调能力、谈判能力。分析能力：秘书不仅要有敏锐的直觉发现问题，及时提醒上司引起注意，还要有缜密的思维去分析问题，帮助上司找出问题发生的原因和可能造成的后果。判断能力：判断是调查分析和预测结果。判断是否准确，有赖于调查是否仔细，对信息的取舍是否恰当；判断是否及时，有赖于经验和能力。策划能力：创意是有创造性的意念，是独特的想法和点子，策划就是把这种想法具体化。策划是一种非常实际的计划安排。秘书不仅需要为上司出谋划策，还需要将好的建议设想方案化，设计制定整个操作流程和每个环节的具体做法、标准和要求决策能力：决策是一个分析、比较、选优、实施、检查、调整的完整过程。必须强调，决策必须果决。世上没有任何一件事情是完全具备十全十美的条件后才做出来的，经验告诉我们，有七成胜算的决策，可以放手大胆地去做；有五成以上把握应该慎重斟酌；不足五成的则应再等机会或者干脆直接放弃。在作出决策时，我们可以从以下几方面进行考虑：1．从企业优势或核心竞争力出发，选择清楚明确的目标2．将资源有优势集中在最有发展潜力和最具价值的地方3．确定选择评估的标准和决策选择的方法4．一切以效益为追求点5．保证决策有相当大的安全性6．保证决策的可操作性组织能力：在完成任务的前提下，组织人力、物力、财力进行有效协同，使这个团队成为各司其职、各负其责、有效配合、共创共享的组织，让每个成员每个部门都在其中发挥最合适的作用和最大的潜能。协调能力：企业要创造良性的工作氛围和业绩，企业内部各部门、各岗位之间的协调以及企业与外部的协调是非常重要的。在这些协调中，秘书的作用是举足轻重的。当利益产生冲突时，矛盾的双方必然都是不同利益的获得者，而秘书能在这其中充当第三方居中协调，缓和对立情绪，寻找共同点，接近矛盾双方距离，使双方互相妥协并最终达成一致。谈判能力：谈判是人们为了维护各自利益，改变相互关系而交换观点的一种洽谈活动，谈判的目的是取得一致。秘书在工作中会经常陪同上司进行谈判。在这一过程中，秘书应运用熟知的谈判规矩和技巧，有意识地影响和改变对方，会增加己方成功的胜算。游戏收藏分享转发转发免费下载《人才管理成熟度调查报告》，破解企业人才管理瓶颈hillary2008发短消息加为好友hillary2008当前离线UID187870帖子15积分2从哪里知道沙龙百度来的行业：其他所在公司SW公司类型阅读权限10在线时间2小时最后登录2008-9-11沙龙新兵帖子15精华0积分2谷粒0粒鸽子0只行业：其他注册时间2008-8-14升级到VIP会员沙发发表于2008-9-918:25|只看该作者HR沙龙2011年活动形式、活动主题征集，期待您的积极参与二．完美无缺的专业形象特殊的工作场合和工作性质，决定了秘书的职业形象特点，概括为12个字：整洁、清爽、端庄、优雅、成熟、敏捷。发型规