行政文秘培训1

职业化训练教程行政文秘人员主讲：文磊老师行政文秘人员培训一．个人素质二．专业技能个人素质①你适合做行政文秘人员吗？②行政文秘的职业形象设计③现代商务礼仪④沟通技巧训练⑤行政文秘的时间管理⑥如何缓解工作压力专业技能①办公室事务管理②口才训练与电话技巧③会议的筹划与管理④公文写作技巧⑤文书档案的管理⑥接待工作技巧5第一讲你适合做行政文秘吗2019年9月9日星期一66课程安排什么样的人员适合做行政文秘人员行政文秘人员需要具备什么样的能力行政文秘人员需要掌握的专业技能行政文秘人员的主要工作2019年9月9日星期一77所谓“行政文秘人员”包括机关、企业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、文秘人员等2019年9月9日星期一88游戏：心目中的你请评出我们身边你认为最适合做行政文秘人员的同学至少列出五条原因2019年9月9日星期一99什么样的人适合做行政文秘人员个人条件个性要求品质要求2019年9月9日星期一1010（一）个人条件学历性别年龄外貌体质视力听力2019年9月9日星期一1111男人适合做行政文秘工作吗？讨论：2019年9月9日星期一1212形式：自由组合，两组辩论时间：3-5分钟步骤：自愿组合成“正方”与“反方”先请双方各派代表阐述论点然后，双方自由辩论每人发言时间限制在2-3分钟讨论2019年9月9日星期一1313（二）个性要求守时谨慎热情合群服从自信机智勤快整洁自制兴趣2019年9月9日星期一1414（三）品质要求忠诚负责正派廉洁诚实谦逊2019年9月9日星期一1515行政文秘人员需要具备什么样的能力办事能力沟通能力2019年9月9日星期一1616（一）办事能力操作能力写作能力阅读概括能力编辑校对能力统计分析能力2019年9月9日星期一1717（二）沟通能力交际能力口头表达能力协调能力组织能力2019年9月9日星期一1818行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）序号专业技能名称具体解释1秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。2用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。3是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。4在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工。5按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。打字速记写作编辑归档2019年9月9日星期一1919行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）序号专业技能名称具体解释6运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说明问题。7处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求秘书掌握此项技能。8主要指使用电话、电传和传真设备。9使用办公领域最先进、最重要的设备的能力，主要用于处理信息。统计复制使用电信设备操作电脑2019年9月9日星期一2020行政文秘人员的主要工作辅助决策工作信息工作文书工作会务工作文书立卷和档案管理工作查办工作行政事务工作上司交办的其他工作2019年9月9日星期一2121行政文秘人员的主要工作（表一）工作具体内容辅助决策决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中，秘书要发挥辅助作用。信息工作秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。文书工作文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。会务工作凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成为会务机构的组织者。公关工作这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。2019年9月9日星期一2222工作具体内容档案工作单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。查办工作单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。行政事务工作包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。上司交办的其他工作这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。行政文秘人员的主要工作（表二）2019年9月9日星期一2323小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）序号检测内容良一般差1良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。2良好的口头表达能力，如得体地应对电话。3善于与人沟通。4随机应变能力强。5能严守秘密谨慎处理保密文件。6能准确理解上司的意图。7能沉着处理紧急事件。2019年9月9日星期一2424小测试：你适合做文秘吗？（表二）序号检测内容良一般差8能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地表达经理的意见。910经理外出时能主动主持办公室工作。11良好的职业道德和强烈的进取心。12精力充沛。13良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）14良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速。及时将企业内外部信息传递给经理。2019年9月9日星期一2525小测试：你适合做文秘吗？（表三）序号检测内容良一般差15有组织观念和团队精神。16与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。17能参与企业具体项目的开展。18积极主动而非被动工作。19懂办公室内财务管理。20知错能及时纠正。21知道何时征求上司的意见和给上司建议。2019年9月9日星期一2626小测试：你适合做文秘吗？（表四）序号检测内容良一般差22能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）23有一定数学头脑。24会多种语言并且能适应多国文化环境。25求知欲强。26掌握先进计算机软件应用。27能代替上司处理日常事务。28独立工作能力强。2019年9月9日星期一2727行政文秘年轻貌美身体好能干会说不贪功28第二讲职业形象设计2019年9月9日星期一2929课程安排行政文秘专业形象设计行政文秘的专业仪态2019年9月9日星期一3030谁是合适的行政文秘人选？2019年9月9日星期一3131行政文秘的服饰设计行政文秘服饰的基本要求女性行政人员的服装男性行政人员的服装2019年9月9日星期一3232行政文秘服饰的基本要求与环境、身份相协调与体形相协调行政文秘穿着注意事项2019年9月9日星期一3333（一）与环境、身份相协调在平时工作中参加他人的婚礼或庆典陪同上司参加外交活动2019年9月9日星期一3434（二）与体型相协调（1）颜色体形瘦小者、纤细者2019年9月9日星期一3535（二）与体形相协调（1）颜色体形庞大、肥胖者2019年9月9日星期一3636（二）与体形相协调（2）图案2019年9月9日星期一3737（二）与体形相协调（3）线条2019年9月9日星期一3838（三）行政文秘穿着注意事项保持大众化切忌标新立异清洁与健康2019年9月9日星期一3939女性行政人员的服装办公室着装外出公务穿着社交场合穿着2019年9月9日星期一4040（一）女性行政人员办公室着装基本原则1）在办公室内以穿着西装套裙或长裤为宜。2）款式以简洁大方为好，不宜太复杂、装饰太多。3）华丽或性感的服装不适合办公室的文秘。4）避免显得清纯、学生味太浓，让人感觉幼稚。2019年9月9日星期一4141（一）女文秘办公室着装常见衣着的选择技巧1）职业裙装款式面料颜色点缀尺寸2019年9月9日星期一4242想一想：哪套是最合适的服装？2019年9月9日星期一4343（一）女文秘办公室着装常见衣着的选择技巧2）衬衫颜色面料2019年9月9日星期一4444（一）女文秘办公室着装常见衣着的穿着技巧3）鞋子颜色鞋跟的高度2019年9月9日星期一4545（一）女文秘办公室着装常见衣着的穿着技巧4）丝巾5）饰品2019年9月9日星期一4646试一试：配出五套上班着装A1A2A3A4A5B1B2B3C1C2C3C4C52019年9月9日星期一4747星期一：参考搭配A1C32019年9月9日星期一4848星期二：参考搭配A3B1C52019年9月9日星期一4949星期三：参考搭配A4C42019年9月9日星期一5050星期四：参考搭配A2B2C22019年9月9日星期一5151A5B3C1星期五：参考搭配2019年9月9日星期一5252（二）女性行政人员外出公务着装服装款式色彩鞋子饰品2019年9月9日星期一5353（二）女性行政人员外出公务着装2019年9月9日星期一5454（三）女性行政人员社交场合穿着服装常礼服小礼服大礼服简化礼服饰物2019年9月9日星期一5555男性行政人员的着装西服衬衫领带2019年9月9日星期一5656男文秘的着装西服款式面料颜色图案2019年9月9日星期一5757（一）西服的选择技巧款式（单排扣）（双排扣）（三件套）2019年9月9日星期一5858（一）西装的选择技巧面料一是特别舒适、透气性好二是垂感好三是挺括但不僵硬2019年9月9日星期一5959（一）西装的选择技巧颜色西装宜：深蓝色、深灰色衬衣宜：浅蓝色、浅灰色鞋、袜：黑色、深蓝色皮包、皮带、皮鞋：深色配套忌讳颜色：咖啡色、橄榄绿（鸭绿色）2019年9月9日星期一6060穿西装的七个原则—要拆除衣袖上的商标—要熨烫平整—要扣好纽扣—要不卷不挽—要慎穿毛衫—要巧配背心—要少装东西2019年9月9日星期一6161选择题：请选择正确的穿法A1A2B1B22019年9月9日星期一6262选择题：请选择正确的穿法C1C2D1D22019年9月9日星期一6363（二）选择衬衫的技巧长度“一指原则”—指自然站立时，衬衫的袖口和领口应露出长于西服袖口和领口的一指粗度的距离。颜色面料2019年9月9日星期一6464（三）选择领带的技巧以色彩柔和、雅致朴素、暗色调为主。不宜过细，长度以130-150厘米为宜。2019年9月9日星期一6565化妆技巧化妆技巧化妆的注意事项2019年9月9日星期一6666（一）化妆技巧肤色描眉画眼口红2019年9月9日星期一6767（二）化妆注意事项淡妆为宜讲求实际讲究科学2019年9月9日星期一6868发型设计选择适宜的发型头发的保养2019年9月9日星期一6969（一）选择适宜的发型行政文秘发型的基本特点自然、文雅端庄、朴素大方、轻盈俊美、无雕琢之意的发型。选择发型的原则1）需要考虑发质2）需要考虑脸型3）需要考虑身材行政文秘发型选择的注意事项2019年9月9日星期一7070（二）头发的保养做到常梳理、少烫发、慎染发、防损伤、适时洗发。2019年9月9日星期一7171日常姿势挺拔的站姿端庄的坐姿洒脱的走姿优雅的蹲姿2019年9月9日星期一7272（一）挺拔的站姿保持优美站姿的关键直腰，脖不前伸，颈部直起，背不驼，不窝，肩不耸，腰部挺直，髋不松，膝不打弯2019年9月9日星期一7373（二）端庄的坐姿保持优美坐姿的关键1）不要坐在椅子边沿上，一般应当坐满椅面的三分之二。2）与人交谈，身子应适当前倾。3）注意两脚摆放姿势，两脚侧放或叠放较为合适。4）脚不要一直向前，控制住自己的身体，避免身子下滑或斜躺在沙发上。5）头不要靠在沙发背后去，把小腹挺起来。2019年9月9日星期一7474（三）洒脱的走姿走姿的基本要领行走时双肩平稳，下颌微收，面带微笑，手臂放松，前后自然摆动，上体微前倾，脚尖略抬，脚跟先着地，步幅适当。2019年9月9日星期一7575（四）优雅的蹲姿优雅蹲姿的姿势高低式蹲姿76第三讲现代商务礼仪2019年9月9日星期一7777掌握商务礼仪的重要性帮助你建立友好的合作关系帮助你建立彼此的尊重与信赖2019年9月9日星期一7878课程程序随从上司出行礼仪