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秘书助理PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion一、秘书/助理的角色认知秘书/助理职能秘书/助理职能的分类秘书助理的职业形象优秀秘书与一般秘书的能力差异怎么清晰自己的岗位职责—学会编写岗位说明书PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion秘书/助理，主管的左右手具有以下职能：秘书日常事务职能（一）办公用品管理（二）接待（三）安排领导活动（四）通讯工作（五）印章管理（六）机要保密PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion秘书专项职能（一）信息管理（二）调查研究（三）会务工作（四）公文处理（五）档案管理（六）信访工作秘书特别受权职能（一）公文写作（二）督查（三）协调（四）谈判PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion、初级秘书/助理：即事务性文员，该职位文员有许多繁琐的工作需要做，比如决策时需要的各种信息资料的搜集与整理。体现决策意图的文件草拟,使用复印机,文字处理设备等。2、中级秘书/助理：即在初级秘书/助理的工作基础上做些更细致,、更灵活的工作，进行辅助管理。归纳起来就是两大职能。一是为领导整理资料服务,二是为领导参谋。3、高级秘书/助理：不仅要做到初级、中级秘书/助理的事情，还要在此基础上提升自己，学习更多知识，而不是仅限于被动的做事。在这一层面上，高级秘书/助理就要学会帮助领导对一些事情做出决策，能够独立的对事务进行管理。PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion秘书助理的职业形象（一）秘书应具备的优秀品质1、谦虚与礼貌2、敏感与自制3、忠诚与负责4、分寸与得体（二）秘书的衣着打扮1、保持大众化形象2、塑造健康的形象3、注重摆脱俗气（三）秘书言谈举止要求1、站姿挺拔2、坐姿端庄3、蹲姿优雅PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion优秀秘书与一般秘书的能力差异一般秘书主要是消极地等待主管的命令，而不会主动工作，创新工作；优秀的秘书则要做到以下几点：1、有问题自己找出答案，并能为为主管设想出合理的方法。2、优秀秘书必须克服自身的情绪问题，力求成熟稳重。3、不断给自己找机会，化被动为主动。4、随时准备听命、工作。5、回答前必须思考，做到能言不繁。6、做事有分寸，避免过度反应。7、任何事情都要多观察，掌握主管的心思。8、学会设身处地的考虑。9、具有较强的沟通协调能力。10、具有良好的公关能力。PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion二、提升秘书/助理的沟通技巧沟通的本质和过程是什么为什么总是有沟通障碍认识你的沟通对象学会管理你的上司跟上级沟通的原则PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion沟通的本质和过程是什么沟通的本质是“换位思考”，即从对方的角度出发考虑沟通问题。沟通过程是指沟通主体对沟通客体进行有目的、有计划、有组织的思想、观念、信息交流，使沟通成为双向互动的过程。PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion为什么总是有沟通障碍沟通漏斗——从想说的100%到别人接纳的20%,这就是一个沟通漏斗。PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion(1969)从自我概念的角度对人际沟通进行了深入的研究，并根据：“自己知道——自己不知”和“他人知道——他人不知”这两个维度，将人际沟通划分为四个区：开放区、盲目区、隐秘区和封闭区，这个理论称为“乔哈里视窗”PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion包括的三个字有以下的意思：Neuro（字译为「脑神经」，意译为「身心」）指的是——我们的头脑和身体经由我们的脑神经系统连结在一起；我们的脑神经系统控制我们的感觉器官去维持与世界的联系。Linguistic（语法）指的是——我们运用语言与别人作出相互影响，经由姿势、手势、习惯等无声语言显示我们的思考模式、信念及内心种种状态；我们头脑与身体之间的联系机制所用的语言模式。Programming（程序）指的是——借用计算机科学的字去指出我们的意念、感觉和行为只不过是习惯性的程序，可以经由提升我们「思想」的软件而得以改善；凭改善我们思想和行为的重复程序，我们便能在行动中取得更满意的效果。因此，NLP也可以解释为研究我们的脑如何工作的学问。凭着知道脑如何工作，我们可以配合和提升它，因而使到人生更成功快乐。也因此，我把NLP译为「身心语法程序学」。PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion是行为风格测试的一项工具，英文简称ProfessionalDynamiticProgram。，行为风格是指一个人天赋中最擅长的做事风格，并且区分了天生本我、工作中的我及他人眼中的我。PDP是一种提供简明直接的程序以测量自我认知的动态综合测验系统。它可以测量出个人的「基本行为」、「对环境的反应」、和「可预测的行为模式」。PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion、放下成见；2、给上司安全感；3、帮上司实现目标；4、契合上司的“心理频道”。PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion四象限类别特征相关事宜第一象限重要紧迫的事件处理危机、客户投诉，完成有期限压力的工作等。第二象限重要但不紧迫的事件改善和建立人际关系网络、长期工作规划、制订防范措施等。第三象限不重要但紧迫的事件不速之客、行政检查、某些电话、会议、信件等。第四象限不重要且不紧迫的事件如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等。PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion是管理工作中对目标计划进行分解和进行决策的思维程序。它对要解决问题的目的、对象、地点、时间、人员和方法提出一系列的询问，并寻求解决问题的答案。这六个问题是：（1）Why——为什么干这件事？（目的）；（2）What——怎么回事？（对象）；（3）Where——在什么地方执行？（地点）；（4）When——什么时间执行？什么时间完成？（时间）；（5）Who——由谁执行？（人员）；（6）How——怎样执行？采取那些有效措施？（方法）。PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion尽量按领导习惯式易接受的方式提供信息（事实数据）。2.你向领导提出什么问题，应先用这些问题问一下自己。3.态度要积极而简单。4.千万不要隐瞒任何关键的事实。5.向领导提供合理且可操作的建议，而不是简单地表示反对。6.把你的看法同领导操心的事联系起来，不要仅从个人或局部的立场出发。7.自然地自我披露，慎用外交式的语言。8.明确承诺你能做到或不能做到的事情，然后对需要援助的方面提出建议。9.上级有最终决策权，你可以解释、说服、但要执行。PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion三、办公室的5S管理5S的涵义怎样做好办公室的整理工作怎样做好办公室的整顿工作怎样做好办公室的清洁工作怎样做好办公室的清扫工作推动变革的注意事项和操作方法PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion的涵义“5S”是整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）和素养（Shitsuke）这5个词的缩写。PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion、每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的全部销毁，必要文件进行整理、存档。2、每月对表单记录（包括电子文档）作盘点，盘点后的有效表单记录统一交到相关部门进行整理存档。3、对所辖区域的物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”；分类如下：（1）设备：电脑、打印机、文具、书籍；（2）空间：柜架、桌椅、储物箱等（3）物品：个人用品、装饰品4、依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要”。5、“不要”物品经各部门主管判定后，集中整理或报废；PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion、办公室：桌面除公司购置案头用品、文件盒、笔筒、文件、电脑外无其他物品；2、抽屉：抽屉里尽量不放办公用品。最下层抽屉可以放A4的文件、资料；把这个空间从充分利用起来，可以放下面这些东西：·个人的东西·个人的参考资料（文件夹、辞典、手册、商品目录等）·文件卷宗（各种信息、草拟的文件材料等）·空白稿纸、不常使用的文具等；3、电脑：桌面呈45度角贴墙放置，竖式主机置桌面下；4、垃圾篓：置于桌后；5、饮水机：放指定地点，不得随意移动；6、报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内；PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion垃圾及时清理，无异味。2.桌面整洁，办公桌隔板等无灰尘。3.挂画的表面和框架都无灰尘污垢，位置端正。4.地面保持干净，无杂物、果皮、纸屑等。5.保持墙面、插座、不锈钢护栏的清洁，无蜘蛛网，无灰尘。6.适时浇花，保持花草的生命力，花叶无灰尘。7.办公室玻璃窗门透明、光洁、无灰尘污垢。8.保持饮水机和微波炉的清洁。9.其他办公用品清洁无尘。PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion怎样做好办公室的清扫工作清扫基准对象清扫标准要求周期清扫时间个人区域桌面干净整洁、桌洞内无垃圾、无杂物遗落每天5分钟清扫每天下班后5分钟办公设备主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢每周一次每周五下班前15分钟文档桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文件。超过保管年限的表单及时集中销毁，保管年限内的表单装订送秘书部归档。无破旧的卡片、册子、档案、报刊等。无无用的手稿与工作无关的文件每月一次月末PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion推动变革的注意事项整理：正确的价值意识整顿：正确的方法清扫：责任化清洁：制度化及考核素养：长期化PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion四