行政秘书学-文书处理

行政秘书学文书处理一、公务文书基础知识公务文书的含义公务文书是机关、团体、企事业单位，在日常生活、工作、学习中，办理公务所使用的，具有直接实用价值和一定惯用文章体式的文字资料。公务文书的类别公务文书（广义公文）行政公文（狭义的公文）专用文书（合同、答辩状、论证报告）事务文书（计划、总结、调研报告）中共中央办公厅、国务院办公厅2012年颁布的《党政机关公文处理工作条例》：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。行政公文（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。机关、单位、团体和个人为处理日常事务使用的除法定公文以外的其他文体。事务文书按在决策中的作用分类•前决策公文：工作计划、调研报告、工作研究（理论文章）•决策类公文：讲话稿、会议记录•后决策公文：简报、工作总结、经验材料事务文书的分类公务文书的作用•明法传令，指挥工作（指挥管理协调）•联系公务，沟通信息（沟通信息的桥梁）•宣传教育，引导舆论（总结经验以提高效率）•记录记载，以为凭据（史实凭证作用）公务文书的特点•明确的工具性•直接的实用性•客观的真实性•极强的法规政策性•特定的程式性二、公务文书行文规则一、主题（一）主题：标题和主题词就是对主题的概括（二）主题的要求：1.切合实际2.注重实效3.单一鲜明（1）明确写作意图和目的（2）坚持开门见山、开宗明义公务文书的四要素（三）主题的确定：“长期积累，偶然得之”。（1）认真研究全部材料：（2）深入发掘事物本质：写人，应抓支配人物语言行动的指导思想；叙事，应着力于探求事件的思想意义；说理，应着眼于事物矛盾的剖析；说明，应抓住事物的特征。（3）展示崭新的时代精神：“要选取政治上重要的，为大众所注意的，涉及最迫切问题的主题”。公务文书的四要素二、材料（一）材料：材料是作者为某一写作目的从现实生活中搜集、摄取以及写入文章用以表达主题的一系列事实和适用的理论（二）要求：1.紧扣主题2.真实可靠3.典型、恰当（三）材料的获取和选材：1.日常积累，贵在有恒2.调查访问，态度正确，方法科学3.查阅资料，注意总结公务文书的四要素三、结构（一）结构：布局谋篇井然有序、紧密相连，形成有机整体（二）作用：有助于主体的表达，增强文章的表现力和说服力（三）要求：文面格式和结构样式1.符合事物发展的内部规律2.服从并服务于主题表述3.适应不同文种的特点和要求：文种格式是各文种之间区别的标志公务文书的四要素行政公文标题：居中，字体略大于正文（2号小标宋），除书名号、顿号外，一般不用标点符号组成：包括“发文机关+事由+文种”三要素。形式有：1．规范式：三部分，即“发文机关＋事由＋文种”――用于重要、庄重的公务。（下方可有时间（如决定），这时无主送机关和落款）公文一般结构2．灵活式：（1）两部分：•“发文机关＋文种”。•“事由＋文种”。•“转发+始发机关及原通知标题（2）一部分：只有“文种”。常常是不大重要的公务，带周知性公文一般结构事务文书标题•论文式标题：《……的启示》•提问式标题：如何……？为何……？•复合式标题：主、副标题公文一般结构正文包括原由、事项和结尾三部分，字体为3号仿宋。一、原由•情况式：常用“目前……”之类时间状语，简介人物及事迹。•根据式：常用“根据……”；•意义式：议论方式；常用“是……”。•目的式：常用“为了……”。公文一般结构例：高校章程是高等学校依法自主办学的依据。目前我校尚未制定章程，为了推进我校依法治校进程，根据《高等教育法》的有关规定，制定学校章程成为当务之急。公文一般结构二、事项•主题突出•陈述准确•条理清楚•层次明晰公文一般结构写错两个字，巴中市政府官员丢官该不该2008年9月9日发出的“关于2008年中秋节放假安排的通知”，由巴中市人民政府办公室主任签批，其中有这样一段内容：“各县（区）人民政府，市级各部门，市经济开发区商贸园、工业园管委会：根据《四川省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于2008年部分节假日安排通知的通知》安排，2008年中秋节放假三天……节假日期间，各地各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作，遇有重大突发事件发生，要按规定及时报告并妥善处置，确保人民群众度过一个祥和平安的端午节。”•9月10日，巴中市人民政府办公室工作人员立即重新发布更正后的放假通知。9月11日，巴中市机关行政效能建设办公室下发了“问责通报”，上任才1个多月的办公室主任被停职反省。市政府办公室也即刻召开会议，综合科科长、副科长和1名工作人员被免职。•错了两个字，4个人被问责，3个人丢了官。9月12日，巴中市多个市级部门都向工作人员宣读了这份问责通报。三、结尾•号召式：提出希望、发出号召、指明方向•总结式：总结、概括全文内容，点明主题，加深印象•说明式：下行文对与正文内容有关的事项做出交代•祈请式：上行文在报告、请示结尾提出祈使和请求，表明意向•期望式：下行文（公开发文）在结尾处提出要求和希望，敦促受文者采取相应的行动，或提出具体希望公文一般结构语言风格：平直、朴实、庄重表达要求：准确、规范、简练、鲜明常用表达方法：叙述、议论、说明公文语言要求例文：炎热的夏天就要到了，我们办公室里还没有空调，工作人员难以忍受。希望你们设备处尽量调拨给我们一台空调，以用来满足我们的紧急需要。是否能够办到，我们希望你们迅速答复。例文修改：炎夏在即，我处尚无空调。请速调拨配给，以应急需。可否，盼复。例句：•我们的文件已送去一个多月，你们为什么迟迟不予回复？改为：我单位文件已于×月×日报送你单位，至今尚未得到回复。•贵校府高庭阔，物实人济，且具宽大为怀，救人之危的美德。以上区区小事，谅贵校不难解决。改为：贵单位物力人力都较充足，希望此事上予以大力援助为盼。•这笔钱怎么解决，你们看着办好了。改为：此款由你单位自行解决。•会议时间是午睡以后，地点在宽敞明亮的二楼大会议室改为：会议时间：下午3：00。会议地点，二楼大会议室公文行文规则•数据语言书写要规范、清晰、准确。具体要做到以下几点：•（1）在同一篇文章中序数数字的体例要统一，不能体例混杂。•（2）表示公元世纪、年代、年、月、日、时刻均需使用阿拉伯数字,而星期则用汉字。如“21世纪”、“90年代”，“星期五”。•（3）邻近两个数字并列表示概数时，应该用汉字书写，数字与数字之间不能用顿号将其隔开。如“3、4天”应写成“三四天”，“七、八种”的“七”和“八”之间不能用顿号隔开。•2009年10月8日全国抗震救灾总结表彰大会在北京人民大会堂举行。中共中央总书记、国家主席、中央军委主席胡锦涛在大会上总结了汶川地震抗震救灾的三个历史之最，称其是中国历史上救援速度最快、动员范围最广、投入力量最大的抗震救灾斗争，最大限度地挽救了受灾群众生命，最大限度地减低了灾害造成的损失。•胡锦涛指出，四川汶川特大地震是新中国成立以来破坏性最强、波及范围最广、救灾难度最大的一次地震，震级达里氏8级，最大烈度达11度，余震3万多次，涉及四川、甘肃、陕西、重庆等10个省区市417个县(市、区)、4667个乡(镇)、48810个村庄。灾区总面积约50万平方公里、受灾群众4625万多人，其中极重灾区、重灾区面积13万平方公里，造成69227名同胞遇难、17923名同胞失踪，需要紧急转移安置受灾群众1510万人，房屋大量倒塌损坏，基础设施大面积损毁，工农业生产遭受重大损失，生态环境遭到严重破坏，直接经济损失8451亿多元，引发的崩塌、滑坡、泥石流、堰塞湖等次生灾害举世罕见。三、常用公文写作要领行政公文：●请示●报告●通知●函事务文书●工作总结●工作计划●调研报告常用公文下级向上级请求指示、批准的文体。•超出自己权限范围的工作•超出自己能力范围的工作•超出自己认识范围的工作请示常用公文要领•一文一事•不得越级行文•不得多头请示•不得送领导个人•不得与报告混用•理由要充分，要求要合理•语气要委婉，格式要正确请示常用公文要领结构•标题：一般规范二或三部分•主送机关：直接上级•正文：原由+事项+结语•落款：发文机关+发文时间请示常用公文要领•正文事由：说明请示起因，即为什么要请示和请示的缘由（情况、依据、意义、目的）•请示事项：写明请示事项，要叙述清楚、直陈其事、简洁明了，例：请示批拨资金、物资，须写明金额、品名、规格和数量等•结束语：规范用语：妥否，请批示。等等范例请示常用公文要领向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级机关询问时使用的文体。报告请示报告行文目的向上级请求指示、批准向上级汇报工作、反映情况、答复上级的询问职权范围职权范围内无权解决，或虽属职权范围却无力解决属职权范围内行文时间事前行文事前、事中、事后均可行文是否批复必须批复不须批复篇幅长短一事一请，内容单一，篇幅短小可一文数事，篇幅较长写作风格请示性写法陈述性写法缓急程度时限短，上级不批复不能行动不必批复，无时限结语妥否，请批示。当否，请批示。以上意见妥否（当否），请批示。特此报告。以上报告如有不妥，请指示。常用公文要领报告的结构、内容和写法首部标题主送机关（可以一个，也可多个）发文机关+事由+文种事由+文种正文开头（交待缘由、目的、意义、依据）主体（陈述说明报告事项）结语（特此报告、专此报告、以上报告请审阅）正文•引据简明扼要讲清发文背景、缘由或依据。习惯性过渡用语为“现将有关情况报告如下”•主体报告事项部分。做了什么工作、取得哪些成果、概括基本经验、说明存在问题、提出下来工作意见•结语特此报告。专此报告。以上报告，请审阅。范例报告报告范例ΧΧΧΧ关于ΧΧ的报告ΧΧΧΧ:为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ，我们在ΧΧ期间，进行了ΧΧ工作（总情况，总做法，总步骤，总成果），现将有关情况报告如下：一.ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ（工作的条件、经过和成效、实绩）（可分条）二.ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ（做法和体会）（一）ΧΧΧΧΧΧΧΧ（二）ΧΧΧΧΧΧΧΧ………………ΧΧΧΧ（存在的问题）ΧΧΧΧ（今后的打算）特此报告（或：如有不当，请批复）ΧΧΧΧ（公章）Χ年Χ月Χ日用于向特定受文对象通报、传达有关事项，让对象知道或者执行•转发性通知•发布性通知•部署性通知•任免性通知•事务性通知注意：不能给上级、给不相隶属机关发通知通知•1．标题：（1）灵活式（甚至只有文种）；•（2）省略式：“转发+始发机关及原通知标题”•2．主送机关：（一般为普发）•3．正文：原由+事项+结语•4．落款：发文机关+发文时间通知•原由起因由来、背景依据•事项突出重点，表达要求，抓住主要内容•结语按照执行、参照执行、研究执行要求文字通俗明白，交待清楚通知通知范例ΧΧΧΧ关于召开ΧΧ大会的通知ΧΧΧΧ:为了ΧΧΧΧ，决定召开ΧΧ会，现将有关事项通知如下：一、ΧΧΧΧ（议题，议程）二、ΧΧΧΧ（时